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Cargar transacciones manualmente en QuickBooks Online

Aprende cómo descargar transacciones del banco o las tarjetas de crédito y, luego, importarlas manualmente en QuickBooks Online.

Conectar las cuentas bancarias y de tarjetas de crédito es una de las principales tareas para ahorrar tiempo en QuickBooks Online. Una vez que lo hagas, QuickBooks descargará automáticamente los últimos 90 días (o más) de transacciones del banco.

Si necesitas obtener transacciones anteriores del banco, o si el banco no se conecta a QuickBooks, puedes cargarlas manualmente.

Paso 1: elegir un rango de fechas

Para asegurarte de no importar transacciones que ya registraste, tendrás que saber la fecha de la transacción más antigua de la cuenta. Esto evita registros duplicados.

  1. En QuickBooks, ve a Contabilidad, luego selecciona Plan de cuentas.
  2. Busca la cuenta bancaria o de tarjetas de crédito en la que desees cargar más transacciones. Luego, selecciona Historial de la cuenta.
  3. Deslízate hasta la parte inferior de la lista.
  4. Escribe la fecha de la transacción más antigua. En muchos casos, la transacción más antigua es la fecha del saldo inicial.

Paso 2: descargar transacciones del banco

  1. Inicia sesión en el sitio web del banco o de la tarjeta de crédito.
  2. Sigue las instrucciones del banco para saber cómo descargar transacciones en el equipo. Algunos bancos llaman a esta operación WebConnect. Cada institución financiera tiene diferentes pasos.
  3. Asegúrate de que el rango de fechas para la descarga comience al menos un día antes de la transacción más antigua.
  4. Descarga las transacciones. Guarda el archivo donde lo puedas encontrar fácilmente, por ejemplo, en el escritorio.

Paso 3: revisar el tamaño y el formato del archivo

Es posible que el banco te ofrezca opciones en cuanto a cómo descargar/exportar las transacciones. Elige una de estas opciones para cargar el archivo en QuickBooks Online:

  • Valores separados por coma (CSV)
  • QuickBooks Online (QBO)
  • Si puedes, opta por el formato QBO. Los archivos QBO de los bancos ya deberían tener el formato para QuickBooks. Si tu archivo no tiene ese formato, puedes volver a darle formato y, luego, cargarlo. El tamaño de archivo máximo es 350 kB. Si el archivo es demasiado grande, acorta el rango de fechas y descarga las transacciones en lotes más pequeños.

Paso 4: comenzar la carga

Para las cuentas conectadas a la banca en línea

Si la cuenta está conectada a la banca en línea, esto es lo que debes hacer para comenzar la carga:

  1. En QuickBooks Online, ve al menú Banca y, luego, selecciona la pestaña Banca.
  2. Selecciona el mosaico azul para la cuenta en la que deseas cargar las transacciones.
  3. Selecciona el icono de flecha pequeña ▼ junto al botón Actualizar y, luego, selecciona Carga de archivo.

Para las cuentas que no están conectadas a la banca en línea

Si no tienes pensado conectar la cuenta, o si el banco no se puede conectar a QuickBooks, esto es lo que debes hacer para comenzar la carga:

  1. En QuickBooks Online, ve a Banca.
  2. Selecciona Cargar transacciones.

Paso 5: cargar el archivo en QuickBooks

  1. Selecciona Examinar y elige el archivo que descargaste del banco; luego, selecciona Siguiente.
    ¿Ves un mensaje de error? Esto es lo que debes hacer si ves un mensaje de error mientras cargas tus transacciones.
  2. En el menú desplegable ▼ de la cuenta QuickBooks, selecciona la cuenta en la que deseas cargar las transacciones y, luego, selecciona Siguiente. Si no has conectado tu cuenta a QuickBooks, es probable que no tengas una cuenta en la cual cargar las transacciones. Si no tienes ninguna, selecciona Agregar nueva del menú desplegable ▼ para crear una cuenta bancaria nueva.
  3. Sigue las instrucciones que aparecen en pantalla. Empareja las columnas del archivo con los campos de banca en QuickBooks y, luego, selecciona Siguiente.
  4. Cuando hayas terminado, selecciona ¡Comencemos! QuickBooks agregará las transacciones en la cuenta.

Paso 6: clasificar las transacciones

Ahora que tus transacciones están en QuickBooks, es momento de ir al menú Banca para emparejar y clasificar las transacciones. No estarán completamente en tu cuenta hasta que las hayas revisado.

Paso 7: conciliar las transacciones

Ahora tus transacciones están en QuickBooks, pero hay algo más que se debe tener en cuenta: conciliarlas. Esto garantiza que tus libros de contabilidad sean precisos y que no haya ninguna transacción duplicada.

Por ejemplo, es posible que tengas que editar el saldo inicial si las transacciones que acabas de cargar son anteriores al saldo inicial. Es probable que hayas incluido algunas (o la totalidad) de esas transacciones anteriores como parte del total del saldo inicial. Tienes que conciliar las transacciones para asegurarte de que QuickBooks no las esté contando dos veces.

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