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Conoce el plan de cuentas de QuickBooks

El plan de cuentas es una lista de todas las cuentas y saldos de tu empresa. QuickBooks usa esta lista para organizar las transacciones en tus reportes y formularios fiscales. Mediante el plan de cuentas también se organizan tus transacciones para que sepas cuánto dinero tienes y cuánto dinero debes en cada cuenta.

La organización del plan de cuentas te permite ver:

  • Activos: vehículos, equipo, inmuebles y otros activos que se utilizan en los negocios.
  • Pasivos: aquellas cantidades que aún no has pagado.
  • Ingresos: dinero proveniente de tus tareas comerciales habituales; por ejemplo, los ingresos por ventas o los ingresos por servicios prestados.
  • Gastos: dinero que aplicas en gastos relacionados con las operaciones comerciales habituales; por ejemplo, publicidad y promoción, insumos de oficina y rentas.

QuickBooks crea el plan de cuentas de forma automática con base en el sector y el tipo de empresa que eliges al momento de crear el archivo de tu empresa. Si acabas de crear el archivo, no olvides registrar los saldos iniciales de las cuentas.

Cómo consultar tu plan de cuentas

En QuickBooks Online:


Selecciona Configuración ⚙ y luego elige Plan de cuentas.

Tipos de cuentas

Existen dos tipos de cuentas principales en QuickBooks: las cuentas del balance general y las cuentas de ingresos y gastos.

Las cuentas del balance general son aquellas que aparecen en el reporte del balance general. Estas cuentas incluyen tus negocios:

  • Activos: cuentas bancarias y equipo, por ejemplo.
  • Pasivos: tarjetas de crédito y préstamos bancarios, por ejemplo.
  • Fondos propios: ganancias acumuladas y saldos iniciales, por ejemplo.

Cada cuenta tiene su propio registro. Aquí puedes consultar todas las transacciones incluidas en tu cuenta y sus saldos. Estas cuentas figuran en el reporte del balance general.

Cuenta Para qué Cuándo agregar
Cuentas por pagar (CP) Para seguimiento a las transacciones relacionadas con lo que les debes a los proveedores. La mayoría de las empresas solo necesitan una cuenta de CP. QuickBooks crea una para ti la primera vez que ingresas una factura de proveedores. Tu contador puede asesorarte respecto a las situaciones en las que seria necesario crear otra cuenta de Cuentas por pagar.

Puedes usar los reportes de cuentas por pagar para dar seguimiento a lo siguiente:

  • Proveedores a los que tienes que pagarles
  • Facturas de proveedores pendientes de pago
  • Importes que adeudas a tus proveedores
Cuentas por cobrar (CC) Para dar seguimiento a las transacciones relacionadas con clientes que tienen adeudos contigo. La mayoría de las empresas requieren solo una cuenta de CC y QuickBooks crea una para ti la primera vez que generas una factura. Tu contador puede asesorarte respecto a las situaciones en las que sería necesario crear otra cuenta de CC.

Puedes usar los reportes de cuentas por cobrar para dar seguimiento a lo siguiente:

  • Clientes que tienen adeudos contigo
  • Facturas sin pagar
  • Número de días vencidos de una factura
Banco Para dar seguimiento a las cuentas corrientes, de ahorros, del mercado monetario y de caja chica. Si tienes una caja registradora, también puedes agregar cuentas bancarias para dar seguimiento al efectivo.
Tarjeta de crédito Para las compras de tu negocio que se hacen con tarjeta de crédito. Puedes agregar varias cuentas de tarjeta de crédito empresariales cuando:
  • Alguno de tus empleados necesita una tarjeta de crédito de la empresa para hacer compras relacionadas con el negocio.
  • Quieres usar diferentes tarjetas para diferentes tipos de compras (una para gastos de viaje, otra para suministros de oficina, otra para materiales de construcción, etc.).

Nota: si tienes varias tarjetas de crédito empresariales para una cuenta de cobro, crea solo una cuenta de tarjeta de crédito para el estado.

Fondos propios Para el valor neto de la empresa. Representa la diferencia entre tus activos y pasivos. Si vendieras todos tus activos hoy y pagaras tus pasivos con el dinero recibido de la venta de tus activos, el dinero que te quedaría sería el de los fondos propios. Durante el proceso de configuración de tu empresa, QuickBooks crea dos cuentas de fondos propios: Fondos propios del saldo inicial y Ganancias acumuladas (los nombres de las cuentas reales dependen de la entidad comercial que eliges durante el cuestionario de configuración). También puedes crear otras cuentas de fondos propios para dar seguimiento a lo siguiente:
  • Fondos propios del propietario
  • Retiros del propietario
  • Inversiones de capital
  • Reservas de capital
Activo actual Para activos que puedes convertir en efectivo fácilmente; por ejemplo, cuentas corrientes, cuentas de ahorro, cuentas de mercado monetario y de CD. También puedes agregar una cuenta de activos corrientes para dar seguimiento a lo seguimiento:
  • Cuentas por cobrar
  • Inventario
Activo fijo Para artículos con costo mínimo que tienes que vender para generar efectivo; por ejemplo: automóviles, equipo y terrenos. Consulta a tu contador o a un especialista en impuestos para definir el costo mínimo real que debes usar para determinar los activos fijos. También puedes agregar cuentas de activos fijos para dar seguimiento a lo siguiente:
  • Maquinaria de construcción y paisajismo, equipo de música, fotografía e impresión
  • Instalaciones y accesorios (instalaciones de talleres automotrices o de fotografía, etc.)
  • Equipo de oficina (teléfonos celulares, computadoras, copiadoras, impresoras, faxes, proyectores, etc.)
  • Mobiliario de oficina (sillas, escritorios, archiveros, lámparas, etc.)
Otros activos corrientes Para los artículos que pueden convertirse en efectivo o agotarse en un plazo de un año; por ejemplo, gastos pagados por anticipado, anticipos en efectivo de empleados, inventario o préstamos de tu negocio. También se puede utilizar para dar seguimiento a suministros, impuestos sobre la renta diferidos, beneficios estimados de impuestos sobre la renta futuros, depósitos de seguridad y propiedades de inversión.
Otros activos Para los artículos que no son Activo fijo ni Otros activos corrientes; por ejemplo, fondo de comercio, pagarés a largo plazo y depósitos de seguridad que has pagado. También puedes usar Otros activos para dar seguimiento a la propiedad intelectual, información confidencial, derechos de autor, diseños, fórmulas, patentes y marcas registradas.
Pasivo a largo plazo Para el dinero que tu negocio adeuda y esperas pagar en un plazo mayor a un año; por ejemplo, hipotecas, préstamos a largo plazo y pagarés. También puedes agregar la cuenta para dar seguimiento a bonos por pagar, pagos de arrendamiento y pagos de impuestos sobre la renta diferidos.
Pasivo corriente Para el dinero que tu negocio adeuda y esperas pagar en el plazo de un año; por ejemplo, los impuestos sobre las ventas, depósitos de seguridad e impuestos sobre nómina. También se puede utilizar para dar seguimiento a beneficios, contratos, prestaciones y salarios.

Nota: si tu negocio tiene varios préstamos, debes crear cuentas de préstamo diferentes para cada uno. Por ejemplo, si tienes préstamos para financiar equipo, inventario o capital de trabajo, debes crear cuentas de préstamos diferentes para dar seguimiento al capital que debes de cada una. Cuando creas la cuenta de préstamo, QuickBooks establece el tipo de cuenta en Otros pasivos corrientes.

Mediante las cuentas de ingresos puedes identificar de dónde entra dinero y darle seguimiento. Con las cuentas de gastos das seguimiento a los gastos de la empresa. Cuando registras transacciones en las cuentas de balance general, normalmente asignas la transacción a una o varias cuentas de gastos e ingresos.

Nota: QuickBooks no muestra los saldos de las cuentas de gastos e ingresos en el plan de cuentas. Para ver estos saldos:

  1. Ve al menú Reportes.
  2. Luego, selecciona Pérdidas y ganancias o Detalle de pérdidas y ganancias.
Cuenta Para qué Cuándo agregar
Ingresos Para el dinero que obtienes de tus operaciones comerciales diarias; por ejemplo, ingresos por ventas, honorarios profesionales, gastos reembolsables o ingresos por servicios prestados. Además de dar seguimiento a las ventas relacionadas con los productos, las ventas relacionadas con los servicios y los descuentos, puedes agregar cuentas de ingresos para dar seguimiento a lo siguiente:
  • Ingresos residuales de comisiones que recibes
  • Ingresos apalancados del trabajo que terceros hacen para ti; por ejemplo, subcontratistas
  • Ingresos que recibes por franquiciar tu negocio a terceros
  • Honorarios que recibes de los seminarios o clases que das
Otros ingresos Para clasificar los ingresos que obtuviste de las operaciones comerciales habituales; por ejemplo, ingresos por dividendos, ingresos por intereses y reembolsos de seguros. También puedes agregar esta cuenta si necesitas dar seguimiento a lo siguiente:
  • Intereses de inversiones
  • Ganancias derivadas de la venta de activos no incluidos en el inventario
Gastos Para el dinero que gastas. Utilízala para dar seguimiento a los gastos relacionados con las operaciones comerciales habituales; por ejemplo, publicidad y promoción, material de oficina, seguros, costas judiciales, donativos de caridad y rentas. También puedes agregar cuentas de gastos para dar seguimiento a lo siguiente:
  • Gastos de viajes de negocio
  • Seminarios o conferencias relacionados con tu negocio a los que asistes
  • Cuotas o suscripciones relacionadas con tu negocio
Otros gastos Gastos que se encuentran fuera de tu negocio habitual; por ejemplo, una pérdida por la venta de un activo o los honorarios de corredores de bolsa, impuestos empresariales, sanciones y acuerdos legales. También puedes agregar esta cuenta para dar seguimiento a los gastos ocasionales o a los gastos que no afectan directamente tu negocio, por ejemplo:
  • Multas de tránsito
  • Demandas

En los reportes, los gastos de otro tipo se reportan por separado de los gastos habituales del negocio para que puedas distinguir fácilmente los gastos constantes de los gastos ocasionales.

Costo de bienes vendidos/Costos de trabajo Para los costos relacionados con tu línea de negocio. Si construyes viviendas, el costo de trabajo es lo que te cuesta construir una casa. Los costos de trabajo incluyen materiales, subcontratistas, renta de equipo o mano de obra directa. Si vendes productos, entonces incluye el costo de inventario, las materias primas, los fletes y cualquier costo de mano de obra que hagas para terminar el producto. También puedes agregar costos de los bienes vendidos (CBV) para dar seguimiento a lo siguiente:
  • Renta de equipo
  • Mensajería con entrega al día siguiente
  • Costos judiciales (para el despacho de un abogado)
  • Planos (para un arquitecto)
  • Compras hechas en nombre de un cliente (por ejemplo, los muebles que compra un diseñador de interiores o la piezas de automóviles que compra un mecánico)

Cuentas que QuickBooks configura para ti

Al crear el archivo de una empresa nueva tendrás que seleccionar también un tipo de empresa. Esto determinará el archivo de empresa para el plan de cuentas que QuickBooks creará para ti.

QuickBooks crea las siguientes cuentas sobre la marcha.

Cuenta Qué es QuickBooks la agrega automáticamente cuando...
Cuentas por pagar (CP) Registro de las facturas de proveedores pendientes. Si tu negocio usa varias cuentas de CP, QuickBooks te permitirá elegir la cuenta que deseas usar al momento de ingresar y pagar las facturas de proveedores. Creas una factura de proveedores por primera vez.
Cuentas por cobrar (CC) Lista de transacciones relacionadas con clientes que te deben dinero. Si necesitas usar más de una cuenta de CC, el programa te permitirá seleccionar la que deseas usar al momento de crear una factura o recibir un pago. Creas una factura por primera vez.
Fondos propios del saldo inicial Asegurarte de contar con un balance general correcto de tu empresa antes de ingresar todos sus activos y pasivos. Ingresas el saldo inicial para una cuenta del balance general.
Gastos de nómina Da seguimiento a los conceptos de la nómina (gastos) de la empresa, incluidos sueldos y salarios, bonos, comisiones, contribuciones del empleador; por ejemplo, el seguro médico y el porcentaje de impuestos que paga la empresa. Activas la nómina por primera vez.
Pasivos de nómina Da seguimiento a los impuestos que deduces del sueldo de tus empleados hasta su entrega al gobierno, incluidos los impuestos sobre la renta federales y estatales, los impuestos locales y los impuestos que paga el empleado. Activas la nómina por primera vez.
Órdenes de compra Cuenta sin asignación que no afecta el balance general. Creas una orden de compra por primera vez.
Ganancias acumuladas Da seguimiento a las ganancias de períodos anteriores que aún no se han distribuido a los propietarios. Al comienzo del año financiero, QuickBooks transfiere automáticamente los ingresos netos a la cuenta de ganancias acumuladas. Configuras un nuevo archivo de empresa.
Impuesto a las ventas por pagar Da seguimiento a todos los impuestos sobre las ventas que cobras y pagas. Activas los impuestos a las ventas.
Gastos sin clasificar Ingresas un saldo inicial para un proveedor.
Ingresos sin clasificar Ingresas un saldo inicial para un cliente.
Fondos sin depositar Retiene los pagos cobrados hasta que los depositas en el banco. Registras el pago de una factura o un pedido de ventas por primera vez.
Activo de inventario Da seguimiento al valor actual de tu inventario. Agregas una pieza o ensamblaje de inventario por primera vez.
Discrepancia de conciliación Da seguimiento a los ajustes de conciliación. Ingresas un ajuste conciliado con discrepancias.


Se trata de las hojas de cálculo descargables de Excel que describen cada cuenta en cada tipo de sector:

Abre la hoja de cálculo de Excel que corresponda con tu versión de Excel.

Desde la hoja de Excel descargada, selecciona tu sector en el menú desplegable. Después, selecciona el tipo de empresa.

Tareas comunes del plan de cuentas

El plan de cuentas es la base de tu contabilidad. Ya está configurado y personalizado para ti, pero si necesitas cuentas nuevas para mantener un registro de tus transacciones, siempre podrás agregar más.

Aunque no es obligatorio que uses números de cuenta, es posible que contador te recomiende que lo hagas. QuickBooks inserta los números de cuenta antes de los nombres de cuenta en el plan de cuentas. El número de cuenta también aparece en los reportes que enumeran la cuenta.

Se asignan números de cuenta predeterminados a las cuentas de acuerdo con el tipo de cuenta y dentro de los rangos basados en los principios de contabilidad generalmente aceptados (PCGA). Puedes cambiar cualquier número de cuenta cuando lo desees.

Ejemplos de números de cuenta estándar:

10000 - 19999 Activos
20000 - 29999 Pasivos
30000-39999 Fondos propios
40000-49999  Ingresos
50000-59999 Costos de trabajo/Costo de bienes vendidos
60000 - 69999 Gastos o costos administrativos
70000-79999 Otros ingresos
80000 - 89999 Otros gastos



Activar números de cuenta en QuickBooks Online:

Aquí se indica cómo activar números de cuenta en QuickBooks Online.

Inhabilitar una cuenta en QuickBooks Online 

Sigue estos pasos para desactivar una cuenta en tu plan de cuentas en QuickBooks Online.

La banca en línea (también conocida como fuente bancaria) es una de las funciones de mayor utilidad y beneficio en ahorro de tiempo de QuickBooks. Si conectas una cuenta, QuickBooks descarga y categoriza automáticamente las transacciones bancarias y de tarjeta de crédito recientes por ti. Lo único que tendrás que hacer después es aprobar el trabajo.

Si deseas ver los saldos de las cuentas que no forman parte del balance, puedes agregar el saldo de QuickBooks y tu saldo bancario en el plan de cuentas.


En QuickBooks Online:

  1. Selecciona Configuración ⚙ y después elige Plan de cuentas.
  2. En la columna Acción, selecciona Configuración ⚙.
  3. Selecciona Saldo de QuickBooks y Saldo bancario.
  4. Para cerrar el menú desplegable, selecciona Configuración ⚙.

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