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Configurar y realizar el seguimiento del inventario

Aprende cómo realizar el seguimiento del inventario en QuickBooks Online Plus.

QuickBooks Online tiene todo lo que necesitas para administrar tu inventario. Realiza el seguimiento de las existencias, recibe alertas cuando sea el momento de reabastecerse y ve información sobre lo que compras y lo que vendes. Te ayudaremos a configurar todo y a ponerte en marcha.

Si no tienes la versión Plus, actualiza tu plan de QuickBooks cuando estés listo para comenzar a realizar el seguimiento del inventario.

Paso 1: activar el seguimiento del inventario

Si aún no lo has hecho, activa esta configuración para poder agregar el inventario.

  1. Ve a Configuración ⚙ y selecciona Cuenta y configuración.
  2. Selecciona Ventas.
  3. Selecciona Editar ✏️ en la sección Productos y servicios.
  4. Activa Mostrar columna Producto/servicio en los formularios de ventas.
  5. Activa Realizar seguimiento de la cantidad y el precio/tasa y Realizar seguimiento de las existencias del inventario.
  6. Selecciona Guardar y, a continuación, Listo.

QuickBooks siempre considera los primeros artículos que compras como los primeros artículos que vendes. Los contadores denominan este método “Primero entra, primero sale” o PEPS (FIFO, por sus siglas en inglés).

Paso 2: agregar los productos de inventario

Ahora que la configuración está en orden, puedes agregar los artículos de inventario.

Agregar artículos que compras o vendes, pero no realizar el seguimiento de inventario

No todo lo que compras o vendes es parte del inventario. Estas son otras funciones que tal vez puedes necesitar configurar en QuickBooks:

  • Agregar servicios que les brindas a los clientes. Por ejemplo: servicios de paisajismo o de teneduría de libros de contabilidad.
  • Agregar artículos que no son del inventario. Se trata de los artículos que compras o vendes, pero a los que no les realizas (o no puedes realizar) el seguimiento como inventario. Por ejemplo: las tuercas y los tornillos que se usan en una instalación.
  • Crear un paquete para las colecciones de productos o servicios que vendes juntos. Por ejemplo: una cesta de regalo con frutas, queso o vino. Agregar estos productos en un paquete te evita tener que seleccionarlos uno por uno en facturas a clientes o recibos.

Paso 3: realizar el seguimiento de lo que se vende

Una vez que configuras todos los productos del inventario, realizas el seguimiento cuando se venden. Hay dos maneras de realizar el seguimiento de lo que vendes:

QuickBooks luego disminuye las existencias según el monto de la factura a clientes o el recibo de ventas.

Consultar las existencias y los pedidos mientras trabajas

Consulta las existencias y los pedidos pendientes mientras trabajas en una factura a clientes, un recibo de ventas u otro tipo de transacción. Para ver más información, simplemente pasa el puntero sobre la cantidad que introdujiste para un artículo.

Si configuraste puntos de nuevo pedido, QuickBooks también te avisará cuando disminuyan las existencias de algún artículo.

Nota: Para consultar la cantidad disponible de todos tus productos, ve a Ventas y, luego, a Productos y servicios. O bien, ejecuta reportes para consultar las existencias en cualquier momento.

Paso 4: reabastecer el inventario

QuickBooks te indica cuándo es momento de reabastecerse. Puedes hacer un pedido para abastecer el inventario directamente en QuickBooks. Luego, puedes realizar el seguimiento de lo que recibes de los proveedores y de los pedidos que aún están pendientes. Al hacerlo, la cantidad disponible aumentará automáticamente de acuerdo con el número de artículos que recibas.

Aprende cómo volver a hacer un pedido de las existencias en disminución o faltantes.

Paso 5: usar reportes para consultar el estado del inventario

Accede a reportes para ver al instante los artículos que mejor se venden, los artículos disponibles, el costo de los bienes y más.

Aprende cómo usar reportes para ver el rendimiento y el estado del inventario.

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