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Cargar transacciones manualmente en QuickBooks Online

Aprende cómo obtener transacciones de tu banco o tarjetas de crédito e importarlas manualmente a QuickBooks Online

La banca en línea es una de las mejores opciones para ahorrar tiempo en QuickBooks Online. Cuando conectas tus cuentas bancarias y de tarjetas de crédito, QuickBooks descarga automáticamente las transacciones hasta una fecha determinada.

Si deseas ingresar transacciones más antiguas o si no puedes conectar tu banco o tarjeta de crédito a QuickBooks, puedes cargar las transacciones manualmente. Estos son los pasos:

Paso 1: elige una fecha de inicio

Para evitar ingresar datos duplicados, debes saber la fecha de la transacción más antigua que se encuentra actualmente en la cuenta:

  1. En QuickBooks, ve al menú Contabilidad y, después, selecciona Plan de cuentas.
  2. Busca la cuenta bancaria o de tarjeta de crédito en la que deseas cargar las transacciones.
  3. Selecciona Historial de la cuenta.
  4. Busca y anota la fecha de la transacción más antigua. Por lo general, la transacción más antigua es el saldo de apertura.

Paso 2: obtén las transacciones de tu banco

  1. Inicia sesión en el sitio web de tu banco o tarjeta de crédito.
  2. Sigue las instrucciones de tu banco para saber cómo descargar archivos CSV de tus transacciones en tu computadora. Cada institución financiera tiene diferentes pasos.
  3. Verifica el rango de fechas de la descarga. Debe ser al menos un día antes de la fecha de la transacción más antigua.
  4. Descarga las transacciones. Guarda el archivo en un lugar donde puedas encontrarlo fácilmente, como el escritorio de tu computadora.
Consejo: Puede que tu banco proporcione diferentes formatos de archivo. Si es posible, elige el formato de datos de QuickBooks Online (QBO). Estos están formateados específicamente para QuickBooks Online. También puedes cargar transacciones desde un archivo CSV.

Paso 3: revisa el tamaño y el formato del archivo

Abre y revisa el archivo de tu banco. Asegúrate de que esté en el formato correcto antes de cargarlo.

Ten en cuenta que el tamaño máximo del archivo es 350 KB. Si el archivo es demasiado grande, disminuye el rango de fechas y descarga las transacciones en grupos más pequeños.

Paso 4: carga las transacciones manualmente

Sigue los siguientes pasos según cómo esté conectada la cuenta:

  1. En QuickBooks Online, ve a Banca en el menú Transacciones importadas.
  2. Selecciona el icono azul de la cuenta en la que deseas cargar las transacciones.
  3. Selecciona el menú desplegable Vincular cuenta  y, después, Cargar desde archivo.
  4. Selecciona Arrastra y suelta los archivos o haz clic aquí para cargarlos. Después, selecciona Continuar.
  5. En el menú desplegable Cuenta de QuickBooks , selecciona la cuenta en la que deseas cargar las transacciones. Después, selecciona Continuar.
  6. Sigue los pasos en pantalla para emparejar las columnas del archivo con los campos correctos en QuickBooks. Después, selecciona Continuar.
  7. Selecciona las transacciones que quisieras importar. Después, selecciona Continuar.
  8. Selecciona .
  9. Una vez que hayas aceptado las transacciones, selecciona Listo.

Si ves un mensaje de error, no te preocupes. Estos son los pasos para corregir errores a la hora de cargar tus transacciones.

Sigue los siguientes pasos si no planeas conectar tu cuenta o si tu banco no puede conectarse a QuickBooks:

  1. En QuickBooks Online ve a Banca en el menú Transacciones importadas.
  2. Selecciona Comenzar.
  3. Selecciona tu banco.
  4. Selecciona Arrastra y suelta los archivos o haz clic aquí para cargarlos. Después, selecciona Continuar.
  5. En el menú desplegable Cuenta de QuickBooks ▼, selecciona la cuenta en la que quieres cargar las transacciones. Después, selecciona Continuar.
    Si eres nuevo en QuickBooks, es posible que no tengas una cuenta para cargar las transacciones. Si no ves una cuenta, selecciona Agregar nuevo ▼ en el menú desplegable para crear una nueva cuenta bancaria.
  6. Sigue los pasos en pantalla para emparejar las columnas del archivo con los campos correctos en QuickBooks. Después, selecciona Continuar.
  7. Selecciona las transacciones que quisieras importar. Después, selecciona Continuar.
  8. Selecciona .
  9. Una vez que hayas aceptado las transacciones, selecciona Listo.

Si ves un mensaje de error, no te preocupes. Estos son los pasos para corregir errores a la hora de cargar tus transacciones.

Paso 5: clasifica las transacciones

Ahora que tus transacciones están en QuickBooks, es hora de emparejarlas y clasificarlas. Después de revisar tus transacciones, estas aparecerán en tus cuentas.

QuickBooks Online también ingresa ciertos detalles automáticamente si configuras reglas bancarias o si reconoce descripciones de transacciones.

Paso 6: concilia las transacciones

Tus transacciones ahora están en QuickBooks. El último paso es conciliarlas. Esto garantiza que los libros contables sean precisos y que no haya transacciones duplicadas.

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