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Importar productos y servicios

Así es como se importan productos y servicios desde un archivo de Excel a QuickBooks Online.

IMPORTANTE: Al importar productos y servicios desde un archivo de Excel, se producirá un error si la lista tiene más de 1000 registros. Es posible que recibas el mensaje Algo no está del todo bien. No se pueden superar los 1000 registros. Las listas de más de 1000 registros se pueden dividir en varias listas e importarse individualmente siguiendo los pasos que se indican a continuación.

  1. Selecciona el icono del engrane en la parte superior y, luego, Importar datos.
  2. En la lista, selecciona Productos y servicios.
  3. Desde la flecha desplegable junto a Nuevo, selecciona Importar.
  4. En la página Importar productos y servicios, selecciona el botón Examinar .OPCIONAL: Selecciona el enlace Descargar un archivo de ejemplo si necesitas ver cómo deben aparecer los encabezados en tu hoja de cálculo.
  5. Busca el archivo de Excel y selecciónalo, luego haz clic en Abrir.
  6. Selecciona Siguiente para continuar.
  7. Asigna tus datos.
    • Se mostrarán los campos de QuickBooks Online y los tuyos. Selecciona las listas desplegables para cambiar la forma en la que está asignada tu información.
    • También puedes activar la casilla de verificación ubicada debajo de Vendo esto o Compro esto, pero toma en cuenta que el inventario no se importará.
    • Si te faltan datos críticos, te lo indicaremos con un icono de advertencia.
  8. Selecciona Siguiente para continuar.
  9. Ajusta tus datos, si es necesario, y luego selecciona Importar.NOTA: Si hay un error, como que ya exista un artículo duplicado en QuickBooks Online, o un campo no válido, tendrás la oportunidad de corregir los datos y volver a importar los registros modificados; también puedes optar por ignorar los registros.

Información adicional:

  • No puedes deshacer esta importación.
  • El campo Nombre de producto/servicio solo puede tener hasta 100 caracteres y no permite tabulaciones ni algunos otros caracteres especiales.
  • El campo Cantidad a la fecha NO permite usar un formato de fecha que comience con el año (ejemplo: 2018/06/30 o 2018-06-30).
  • Tendrás que seleccionar una cuenta de ingresos y gastos principal para cada artículo de la línea (no se pueden usar cuentas secundarias). Asegúrate de seleccionar las cuentas correctas aquí; de lo contrario, esto afectará tus reportes.
  • Por lo general, la importación de una lista de productos y servicios es complementaria. En otras palabras, enmienda la lista existente agregando nuevos artículos, pero no borra los que ya figuran en ella. Así pues, si ya tienes una lista que incluye botas, ventas y servicios, e importas una desde Excel con zapatos, la nueva lista de productos y servicios incluirá los cuatro artículos: botas, ventas, servicios y zapatos.
  • Si estás importando categorías, asegúrate de que la columna Nombre de producto/servicio en el archivo de importación siga el mismo formato: Categoría: Nombre (Flores: Rosa; Flores: Margarita; Flores: Clavel). Una vez completada la importación, QuickBooks creará una categoría llamada Flores, y artículos llamados Rosa, Margarita y Clavel.
  • Si quisieras reemplazar tu lista existente por el archivo importado de Excel, activa la casilla de verificación que dice “Reemplazar todos los valores de cada producto o servicio que se importe con el mismo nombre. (Esta acción no se puede deshacer)”.

  • Si notas que se completan los reportes de productos/servicios pero las listas están vacías, descarga el archivo de ejemplo de QuickBooks Online (lee el paso 3) y no cambies ningún encabezado. Los encabezados son los siguientes:
      • Nombre de producto/servicio
      • Descripción de ventas

      • Precio/Tasa de ventas

      • Cuenta de ingresos
      • Descripción de las compras
      • Costo de compras

    • Cuenta de gastos
    • Existencias
    • Cuenta de activos de inventario
    • Cantidad a la fecha

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