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Cómo eliminar una cuenta de tu plan de cuentas en QuickBooks Online

Aprende cómo eliminar cuentas de tu plan de cuentas

Mantén tu plan de cuentas sencillo y organizado. Si no tienes pensado volver a usar una cuenta, la puedes inhabilitar; esto, prácticamente, la elimina. QuickBooks oculta la cuenta de las listas y menús, pero conserva los registros de transacciones pasadas en tus reportes.

Si nunca usaste una cuenta o su saldo es de MXN 0, puedes inhabilitarla fácilmente. Sin embargo, las cuentas activas que has usado durante un tiempo requerirán un poco más de trabajo. Dado que las cuentas están conectadas y dependen unas de las otras para mantenerse equilibradas, eliminar datos de una cuenta afecta todo lo demás. Te orientaremos respecto a lo que puedes hacer para tomar la mejor decisión.

Hay una gran diferencia entre desconectar una cuenta de la banca en línea y eliminar una cuenta del plan de cuentas. Estos son algunos consejos para tomar en cuenta:

Desconectar cuentas conectadas a la banca en línea

En lugar de eliminar las cuentas que tienes conectadas a la banca en línea, te recomendamos desconectarlas. Esta simple acción evitará que QuickBooks descargue nuevas transacciones. Si desconectas una cuenta de la banca en línea, los datos contables existentes no cambiarán; pero puedes volver a conectar la cuenta en cualquier momento para comenzar a descargar las transacciones nuevamente.

Cuando desconectas una cuenta, QuickBooks elimina las transacciones que aún necesitan ser clasificadas en la pestaña Para revisión. Si las transacciones tienen más de 90 días, no podrás volver a descargarlas en QuickBooks.

Eliminar cuentas

Eliminar una cuenta es una acción permanente. Es decir, dejarás de verla en los menús y en las listas. Aunque los datos existentes permanecerán en los reportes financieros, puedes eliminar los registros de las transacciones. Sin embargo, será muy difícil volver a agregar las transacciones en la cuenta si decides volver a crearla después.

Si las transacciones de una cuenta eliminada están vinculadas a otras cuentas en QuickBooks Online, las transacciones permanecerán en esas cuentas. Por ejemplo, si eliminas una cuenta de tarjeta de crédito, pero hiciste pagos a la tarjeta desde tu cuenta corriente, el registro de esas transacciones permanecerá en la cuenta corriente.

Desconecta una cuenta bancaria de la banca en línea

Sigue estos pasos para desconectar una cuenta de la banca en línea.

Inhabilita una cuenta para eliminarla

Nota: antes de comenzar, comunícate con tu contador. Asegúrate de que este cambio sea adecuado para ti. Una vez que inhabilitas una cuenta, es muy difícil deshacerla.

Si creas una cuenta con un saldo inactivo, QuickBooks crea un asiento de diario. Esto traslada el saldo restante a otra cuenta. Las transacciones existentes no desaparecen y permanecen en los reportes financieros. Sin embargo, si decides volver a usar la cuenta, QuickBooks no moverá el saldo ni cambiará el asiento de diario.

Importante: QuickBooks usa las características de ciertas cuentas predeterminadas. Las cuentas de impuestos y de fondos sin depositar son ejemplos de cuentas predeterminadas. No se pueden eliminar las cuentas predeterminadas. Conoce más sobre las cuentas predeterminadas.

Algunas cuentas requieren pasos adicionales antes de poder inhabilitarlas:

Si tienes todo listo para inhabilitar una cuenta:

  1. Ve a Configuración ⚙ y selecciona Plan de cuentas.
  2. Busca la cuenta que deseas eliminar.
  3. Selecciona el menú desplegable Acción ▼ y elige Inhabilitar.

Esto oculta la cuenta de los menús y del plan de cuentas.

Ver las cuentas inactivas

Cuando ejecutes reportes, seguirás viendo las cuentas inactivas y sus transacciones. QuickBooks las incluye para mantener todo preciso. Puedes personalizar algunos reportes para ocultar las cuentas inactivas, pero esto puede afectar la precisión.

Si deseas ver tus cuentas inactivas:

  1. Selecciona Configuración ⚙ y, después, Plan de cuentas.
  2. Selecciona el icono del engrane ⚙ ubicado en la parte superior de la lista.
  3. Selecciona la casilla de verificación Incluir inactivas.

  1. Ve a Configuración ⚙ y selecciona Plan de cuentas.
  2. Selecciona el icono del engrane ⚙ ubicado arriba de la columna Acción. Después, selecciona Incluir inactivas.
  3. Busca la cuenta que deseas volver a usar y selecciona Activar.

Ten en cuenta que QuickBooks no volverá a agregar transacciones a la cuenta ni editará ningún asiento de diario para equilibrar las cuentas.

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