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Registrar tus ventas diarias totales en QuickBooks Online

Averigua cómo registrar tus ventas diarias totales en QuickBooks Online con un solo recibo de ventas.

Puedes ingresar un solo recibo de ventas para reportar las ventas diarias totales en QuickBooks si usas un sistema de puntos de venta independientes, o si simplemente no les facturas a los clientes. Esto te ahorra tiempo y, a la vez, conserva la precisión de tus reportes de ingresos.

Esta es una guía paso a paso que te servirá como punto de partida.

Paso 1: crear un cliente para ventas diarias

Solo usarás esta cuenta de cliente en tu recibo de ventas de “final del día”.

  1. En el menú izquierdo, selecciona Ventas y, luego, Clientes.
  2. Selecciona Nuevo cliente.
  3. Introduce “Ventas diarias”.
  4. Selecciona Guardar.

Paso 2: configurar cuentas para ventas diarias

Asegúrate de que tus cuentas de ventas diarias estén bien configuradas. Esto será de gran ayuda para elaborar reportes de ingresos precisos.

Para configurar cuentas de ventas diarias, haz lo siguiente:

  1. Selecciona el icono del engrane en la barra de herramientas.
  2. En Tu empresa, selecciona Catálogo de cuentas.
  3. Selecciona Nuevo arriba a la derecha.
  4. Configura estas cuentas:
NombreTipo de categoría / tipo de cuentaTipo de detalles Descripción
Ingresos por ventas diariasIngresosOtros ingresos primarios / ingresos por venta de productosPara seguimiento de ventas diarias
Cuenta de compensaciónEfectivo y equivalentes de efectivoBanco / efectivoCuenta de saldo cero para ventas diarias
Gastos por sobrantes y faltantesGastoOtros gastos comercialesPara faltantes de efectivo

Paso 3: configurar artículos para ventas diarias

Configura una categoría de “Ventas diarias” para mantener tus artículos organizados:

  1. Selecciona el icono del engrane en la barra de herramientas.
  2. En Listas, elige Todas las listas.
  3. Selecciona Categorías de productos.
  4. Selecciona Nueva categoría arriba, a la derecha.
  5. Asigna a la nueva categoría el nombre “Ventas diarias”.
  6. Selecciona Guardar.

Una vez configurada la categoría, se configuran los artículos:

  1. Selecciona el icono del engrane en la barra de herramientas.
  2. En Listas, elige Productos y servicios.
  3. Selecciona Nuevo en la parte superior derecha.
  4. Configura estos artículos. Nota: Asegúrate de seleccionar Ventas diarias como categoría para cada artículo.
NombreCuentaDescripción (aparecerá en formularios)
Ingresos por ventas diariasIngresos por ventas diariasIngresos por ventas diarias
Sobrantes/faltantesGasto por sobrantes/faltantesSobrantes/faltantes
ChequeChequeCheque
Visa/MasterCardFondos sin depositarVisa/MasterCard
American ExpressFondos sin depositarAmerican Express
EfectivoFondos sin depositarEfectivo
DiscoverFondos sin depositarDiscover

Paso 4: crear una plantilla de ventas diarias

Usarás esta plantilla cada vez que debas registrar las ventas diarias totales.

  1. Selecciona el icono del engrane en la barra de herramientas.
  2. En Lista, elige Transacciones recurrentes.
  3. Selecciona Nuevo arriba a la derecha.
  4. Desde la lista desplegable Tipo de transacción, selecciona Recibo de venta.
  5. Asigna a tu plantilla el nombre “Ventas diarias” y verifica que Tipo esté definido como Sin programar.
  6. Selecciona Ventas diarias como Cliente.
  7. Selecciona estos artículos:
    1. Ventas diarias: Ingresos por ventas diarias
    2. Ventas diarias: Efectivo
    3. Ventas diarias: Cheque
    4. Ventas diarias: Visa/MasterCard
    5. Ventas diarias: American Express
    6. Ventas diarias: Excedentes/faltantes
    7. Ventas diarias: Discover
    8. Selecciona Guardar.

Recuerda

  • Marca el elemento “Ingresos por ventas diarias” como imponible si cobras el impuesto sobre las ventas.
  • Verifica que la tasa del impuesto sobre las ventas sea correcta.

Paso 5: registrar tus ventas diarias totales

¿Terminaste de configurar tu plantilla de recibo de ventas? Ya estás listo para registrar tus ventas de “final del día”.

  1. Selecciona el icono del engrane en la barra de herramientas.
  2. En Listas, selecciona Transacciones recurrentes.
  3. Busca tu plantilla, luego selecciona Usar en la lista desplegable Acción.
  4. Para ilustrar mejor cómo se debería ver tu recibo de ventas, revisa el ejemplo de desglose de ventas diarias totales que se incluye a continuación.

Ejemplo de ventas totales de final del día:

  • Tienes MXN 1,177.20 en ventas totales reportadas (MXN 1,080 de ingresos por ventas, más MXN 97.20 de impuesto sobre las ventas/IVA).
  • El arqueo de caja da MXN 327.
  • El total de pagos con cheques es de MXN 316.10.
  • Las ventas con Visa/Mastercard son de MXN$343.35.
  • Las ventas con Amex son de MXN$87.20.
  • Tienes un faltante de efectivo de MXN 16.35.
  • Las ventas con Discover suman MXN 87.20.

Paso 6: depositar tus ventas diarias totales

Registra el monto real de los fondos depositados en el banco. Este paso es importante para verificar que tus depósitos coincidan con lo que aparece en tu estado de cuenta bancario.

Recuerda

  • Registra el depósito para Visa, AMEX o Mastercard apenas recibas los fondos de tu proveedor de servicios comerciales.
  • Además, registra un depósito bancario apenas deposites pagos con cheques.

Para registrar el depósito, haz lo siguiente:

  1. Selecciona + Nuevo.
  2. En Otro, selecciona Depósito bancario.
  3. Selecciona la cuenta bancaria en la lista desplegable Cuenta.
  4. En el campo Fecha, introduce la fecha de depósito.
  5. Selecciona el conjunto de pagos incluidos en el depósito.
  6. Selecciona Guardar.

Consulta este ejemplo de depósito.

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