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contact75
Niveau 1

Puis-je générer des factures automatiquement à partir d'un fichier excel que mon équipe remplit pour m'indiquer les produits qu'ils ont vendu à chaque client ?

Nous sommes obligés de passer par ce fichier excel, en effet, nous vendons du service (en l’occurrence des bulletins de paie) et nous travaillons à partir d'un logiciel de paie extrêmement spécifique à notre secteur d'activité.
RÉSOLU
Réponse approuvée April 23, 2020

Solutions approuvées
Soraia
Niveau 6

Puis-je générer des factures automatiquement à partir d'un fichier excel que mon équipe remplit pour m'indiquer les produits qu'ils ont vendu à chaque client ?

Bonjour contact, 

Merci d'avoir contacté la communauté QuickBooks France. 

 

Merci @STEVE68 pour ce magnifique listage, qui comporte une variété de solutions intéressantes !

Vu que vous avez fait la majorité du travail, je vais me contenter par apporter quelques précisions qui pourraient être davantage intéressantes pour @contact.

 

L'Import d'une liste de factures ou de reçus de ventes :

Il est possible de faire l'import de l'un ou l'autre en fonction de votre gestion et de votre comptabilité

 

Voici comment importer une liste de factures : 

  1. Rendez-vous sur la roue dentée
  2. Dans Outils, sélectionnez Importez des données
  3. Sélectionnez Factures ventes

 

Pour l'importation d'un reçu de vente, il faudra au préalable avoir fait l'activation dans QuickBooks Labs. 

Voici comment activer l'option : 

  1. Rendez-vous sur la roue dentée
  2. Dans Votre entreprise, sélectionnez QuickBooks Labs
  3. Cochez Importer vos liste de factures

 

Une fois l'activation faite, vous pourrez procéder à l'importation des reçus de vente via :

  1. Rendez-vous sur la roue dentée
  2. Dans Outils, sélectionnez Importez des données
  3. Sélectionnez Reçus de vente

 

Pour plus d'informations sur l'import, veuillez consulter l'article ci-dessous : 

 

En complément d'information, voici un article de notre Communauté sur la différence entre facture et reçu de vente :

 

J'espère avoir pu répondre à votre question.

N'hésitez pas à revenir sur la communauté si vous avez d'autres questions techniques à propos de QuickBooks.

Je vous souhaite une excellente journée.

Soraia

Voir le post d'origine

10 RÉPONSES 10
Soraia
Niveau 6

Puis-je générer des factures automatiquement à partir d'un fichier excel que mon équipe remplit pour m'indiquer les produits qu'ils ont vendu à chaque client ?

Bonjour contact, 

Merci d'avoir contacté la communauté QuickBooks France. 

 

Merci @STEVE68 pour ce magnifique listage, qui comporte une variété de solutions intéressantes !

Vu que vous avez fait la majorité du travail, je vais me contenter par apporter quelques précisions qui pourraient être davantage intéressantes pour @contact.

 

L'Import d'une liste de factures ou de reçus de ventes :

Il est possible de faire l'import de l'un ou l'autre en fonction de votre gestion et de votre comptabilité

 

Voici comment importer une liste de factures : 

  1. Rendez-vous sur la roue dentée
  2. Dans Outils, sélectionnez Importez des données
  3. Sélectionnez Factures ventes

 

Pour l'importation d'un reçu de vente, il faudra au préalable avoir fait l'activation dans QuickBooks Labs. 

Voici comment activer l'option : 

  1. Rendez-vous sur la roue dentée
  2. Dans Votre entreprise, sélectionnez QuickBooks Labs
  3. Cochez Importer vos liste de factures

 

Une fois l'activation faite, vous pourrez procéder à l'importation des reçus de vente via :

  1. Rendez-vous sur la roue dentée
  2. Dans Outils, sélectionnez Importez des données
  3. Sélectionnez Reçus de vente

 

Pour plus d'informations sur l'import, veuillez consulter l'article ci-dessous : 

 

En complément d'information, voici un article de notre Communauté sur la différence entre facture et reçu de vente :

 

J'espère avoir pu répondre à votre question.

N'hésitez pas à revenir sur la communauté si vous avez d'autres questions techniques à propos de QuickBooks.

Je vous souhaite une excellente journée.

Soraia

Steve_68
Niveau 6

Puis-je générer des factures automatiquement à partir d'un fichier excel que mon équipe remplit pour m'indiquer les produits qu'ils ont vendu à chaque client ?

Bonjour @contact,

en effet une demande surprenante de vouloir "court-circuiter" le module phare de Quickbooks, à savoir la facturation. Mais ok, pas de problème.

  1. Pour m'a part j'ai appris une nouvelle fonctionnalité: Vous pouvez importer un fichier csv avec des factures ici: "Ventes/factures" quand on clique sur le bouton "nouvelle facture" un menu déroulant s'ouvre et offre l'option "importer des factures".
  2. Sinon il y a tj l’alternative de passer par le "reçu de vente"
    Si vous pouvez attendre le paiement de vos clients, passez simplement en "mode reçu de vente". C'est à dire une fois vous trouvez la ligne sur la Banque vous cliquez dessus et vous laissez QB créer automatiquement un reçu de vente qui fera office de facture. Je l'ai testé, il y a toutes les mentions obligatoires, c'est conforme.
  3. Et plus généralement je vous conseille de vous pencher sur le module "employés". On pourrait imaginer une saisie des travaux de bulletin par vos collaborateurs. Ces éléments alimentent ensuite votre facturation. C'est prévu justement pour des entreprises dans les services comme les cabinets comptables.

A+

Steve68

contact75
Niveau 1

Puis-je générer des factures automatiquement à partir d'un fichier excel que mon équipe remplit pour m'indiquer les produits qu'ils ont vendu à chaque client ?

Bonjour !
Merci de prendre le temps de me conseiller !
En fait je ne veux justement pas du tout "court-circuiter" la facturation de Quickbooks je veux me faciliter le travail.
Peut être n'étais-ce pas claire ce que j'expliquais.
Mes collègues me liste dans un tableau excel les choses de la manière suivante :
Client1 : 2 carottes, 3 poireaux
Client 2 : 1 carotte, 2 poireaux, 1 oignon,
Etc etc...
Ils me font passer leur tableau et moi je fais mes factures sur Quicbooks à partir de leur tableau.
Je voulais savoir en fait si je pouvais importer leurs tableaux excel pour que les factures que je fais 1 par 1, se fassent automatiquement grâce aux infos indiqués dans leurs tableaux….

Merci
C.
Soraia
Niveau 6

Puis-je générer des factures automatiquement à partir d'un fichier excel que mon équipe remplit pour m'indiquer les produits qu'ils ont vendu à chaque client ?

Bonjour contact,

Vous devez alors procéder à la solution A.

Cela ne signifie pas que vous pourrez importer le tableau Excel tel quel il a été crée par vos collègues de travail.

Il y a une trame à suivre concernant le format du fichier, mais cela vous pourrez le vérifier tout en consultant l'onglet Importer des données, puis Liste de factures.

Cordialement.

Soraia
Fiat Lux - ASIA
Niveau 15

Puis-je générer des factures automatiquement à partir d'un fichier excel que mon équipe remplit pour m'indiquer les produits qu'ils ont vendu à chaque client ?

@contact75 

Comme autre option, demandez à votre équipe d'envoyer les données dans un modèle d'estimation comme celui-ci.

RefNumberCustomerTxnDateExpirationDateStatusAcceptedByAcceptedDateSalesTermLocationClassBillAddrLine1BillAddrLine2BillAddrLine3BillAddrLine4BillAddrCityBillAddrStateBillAddrPostalCodeBillAddrCountryShipAddrLine1ShipAddrLine2ShipAddrLine3ShipAddrLine4ShipAddrCityShipAddrStateShipAddrPostalCodeShipAddrCountryPrivateNoteMsgBillEmailToBePrintedToBeEmailedCurrencyExchangeRateShipAmtShipItemDiscountAmtDiscountRateTaxRateTaxAmtDiscountTaxableLineServiceDateLineItemLineDescLineQtyLineUnitPriceLineAmountLineClassLineTaxable
101Janice Johnson01/10/202031/12/2020Pending  Net 30  110 Main StreetSuite 2000  DallasTX99875         Special HandlingThank you for your order![email address removed]NY     0.02    MP3 PlayerBlue MP3 Player255  TAX
101Janice Johnson01/10/202031/12/2020Pending  Net 30  110 Main StreetSuite 2000  DallasTX99875         Special HandlingThank you for your order![email address removed]NY     0.02    Leather CaseLeather Case210  TAX
103Lisa Smith01/10/202031/12/2020AcceptedLisa10/10/2020Net 30  19 Jerico Drive   BensalemPA84256          We appreciate your business![email address removed]NY          Gift Certificate$50 Gift Certificate150  NON
103Lisa Smith01/10/202031/12/2020AcceptedLisa10/10/2020Net 30  19 Jerico Drive   BensalemPA84256          We appreciate your business![email address removed]NY          Magazine SubscriptionAnnual Magazine Subscription212  NON

 

Vous pouvez les importer en masse à l'aide d'un outil tiers. Une fois les données d'estimation disponibles dans votre QB, vous pouvez valider la facture.

https://transactionpro.grsm.io/qbo

 

Geoffroy75
Niveau 1

Puis-je générer des factures automatiquement à partir d'un fichier excel que mon équipe remplit pour m'indiquer les produits qu'ils ont vendu à chaque client ?

Bonjour,

 

Fonctionnalité très intéressante étant donné que nous générons +/- 200 factures par mois c'est un gain de temps précieux. Ma question est la suivante : L'importation de facture via un fichier CSV génère les factures dans quickbooks mais sont-elles envoyées au client ?

 

Merci pour votre précieuse aide.

Cordialement

Fiat Lux - ASIA
Niveau 15

Puis-je générer des factures automatiquement à partir d'un fichier excel que mon équipe remplit pour m'indiquer les produits qu'ils ont vendu à chaque client ?

@Geoffroy75 

Il y a une colonne "TobeEmailed" dans le modèle que j'ai mentionné plus tôt. Assurez-vous de mettre "N" pour empêcher QuickBooks en ligne d'envoyer la facture.

Geoffroy75
Niveau 1

Puis-je générer des factures automatiquement à partir d'un fichier excel que mon équipe remplit pour m'indiquer les produits qu'ils ont vendu à chaque client ?

Merci @Fiat Lux - ASIA  pour votre rapide retour. Si nous souhaitons automatiser tout le process avec un envoie automatique de la facture, il faudra du coup mettre un Y c'est bien cela ? 

 

Fiat Lux - ASIA
Niveau 15

Puis-je générer des factures automatiquement à partir d'un fichier excel que mon équipe remplit pour m'indiquer les produits qu'ils ont vendu à chaque client ?

Oui tu as raison. En option supplémentaire, utilisez la version d'essai d'une application de restauration de sauvegarde pour réduire tout risque. Je ne sais pas s'il prend en charge la version QuickBooks Online France.

https://rewindio.grsm.io/quickbooks

 

Lucile-H
Modérateur

Puis-je générer des factures automatiquement à partir d'un fichier excel que mon équipe remplit pour m'indiquer les produits qu'ils ont vendu à chaque client ?

Bonjour à vous deux et merci pour votre enthousiasme sur le forum ! 🤗

 

@Geoffroy75 bienvenu sur la Communauté QuickBooks France ! 🛸

Merci pour votre demande qui pourra aider d'autres utilisateurs. 

 

@Fiat Lux - ASIA merci pour vos informations. Il convient de préciser que Transaction pro est une application payante et Rewind n'est pas référencé comme application partenaire.

 

@Geoffroy75  sachez que vous pouvez importer vos factures en format CVS depuis notre module d'import de facture. 📥

Pour trouver le fichier type:

  1. Rendez-vous sur Roue dentée ⚙ en haut à droite.
  2. Sélectionnez Importer des données dans la colonne Outils.
  3. Choisissez la pastille Factures clients
  4. Puis Télécharger un exemple.Capture.PNG

     

QuickBooks va générer les factures mais ne les enverra pas de manière automatique.

 

Pour faire un envoi groupé, vous pouvez suivre ce pas-à-pas: 👣

  1. Assurez-vous dans un premier temps que les factures comportent bien une adresse mail.
  2. Rendez-vous sur Ma compta, puis Opérations bancaires.
  3. Entrez ensuite dans l'onglet Opérations clients.
  4. Vous pouvez grâce au bouton Filtre, vous pouvez choisir de n'afficher que les Factures.
  5. Depuis le module Actions groupées, sélectionnez Envoyer par mail. 📧

 

Félicitations ! Le tour est joué. 🎉

 

J’espère que ma réponse vous a été utile.  

Je vous souhaite une excellente soirée. 🌓

 

À bientôt, QuickBooksement vôtre.

Lucile,       

Modératrice de la Communauté QuickBooks France

 

PS : Si ma réponse vous convient, n'hésitez pas à mettre un 👍 BRAVO.