2020-02-27 12:18:51 Controla tu negocio English Conoce estos 10 tips para aprender a hacer una buena planificación financiera que te permita ahorrar costos y crecer de forma más... https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/es_mx_qrc/uploads/2020/02/patrick-tomasso-fmnti8haab8-unsplash.jpg https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/controla-tu-negocio/10-tips-para-una-buena-planeacion-financiera-de-tu-pyme/ 10 tips para una buena planeación financiera de tu PyME

10 tips para una buena planeación financiera de tu PyME

8 Minutos para leer

Las pequeñas y medianas empresas (PyMEs) requieren guiarse de un esquema de medidas concretas que las impulsen a asegurar su supervivencia. A este conjunto de pasos se le conoce como planificación financiera. Si aún no tienes en claro cuáles son algunas de las tácticas que tu empresa debería implementar, aquí te damos algunos consejos a seguir para que elabores una buena planeación financiera de tu PyME. 

Establecer una planificación financiera no solo le brinda un orden a tu negocio, sino que puede ayudarte incluso cuando decidas buscar nuevas oportunidades, como recurrir a financiamientos o conseguir inversionistas que se interesen en los beneficios de tu negocio.

¿Por qué es importante la planificación financiera en la PyME?

Cuando una persona decide arrancar su propia compañía, generalmente comienza a ejecutar decisiones partiendo de las ideas que tenga en mente, además de disponer del capital con el que cuenta, sin embargo, dichos propósitos deberían estar plasmados dentro de un plan financiero para PyME.

En la realidad, la planificación financiera no ocurre en todas las PyMEs y puede deberse a que, quienes emprenden, centran sus esfuerzos en la cuestión operativa actual de su empresa, más que en fortalecer la visión y gestión del negocio a largo plazo. Es decir, la urgencia de sustentar a la organización, así como de conseguir los recursos para que la empresa se mantenga operante, pueden parecer aspectos más prioritarios para las y los emprendedores antes de diseñar un plan financiero, lo cual es un gran error.

A pesar de esa situación habitual en muchas PyMEs en México, la importancia de implementar la planificación financiera radica en que la o el emprendedor se prepara para el porvenir de su negocio. Además, diseñar un plan es trazar la ruta que encamina a la organización para el cumplimiento de sus propios objetivos. Este plan dicta cómo deben manejarse los recursos y en que usar el dinero destinado a dicho proyecto.

¿Cómo empezar el proceso de planeación financiera de tu PyME?

  1. Familiarízate con los conceptos

Uno de los pasos previos a la elaboración de un plan financiero para PyME, por más obvio que resulte, consiste en realizar una labor de investigación para comenzar a familiarizarse con los términos y conceptos del mundo de las finanzas. Estudiar la jerga y los conceptos que todavía no dominas te facilitará los próximos pasos, y aunque en un inicio dicha tarea pueda parecer abrumadora, conforme la vayas practicando te darás cuenta de que es más sencilla de lo que te imaginas.

  1. Gestiona tu información financiera

¿Conoces la situación actual de tu empresa? ¿Sabes con cuántos recursos cuentas y cuáles son tus limitaciones?

Antes de trazar objetivos específicos a seguir, debes saber la situación actual en la que se encuentra tu negocio. Evidentemente, tu plan financiero debe adecuarse a las necesidades particulares de tu empresa, y para esto es indispensable que conozcas los datos duros y precisos que arroja, es decir, tu información contable.

Algunas empresas llevan estos controles de manera manual, sin embargo, en la actualidad esta tarea puede resultar agotadora, sobre todo cuando tu negocio ha comenzado a prosperar. Por esta razón, para hacer una correcta cuantificación de tus datos, te sugerimos contar con un sistema contable para la gestión de empresas que te permita automatizar algunos procesos, como la generación de reportes específicos. Por medio de softwares contables, como QuickBooks, es posible mantener un control administrativo mucho más eficaz y rápido de lo que llevaría hacerlo de manualmente.

Otra forma que podría complementar un reporte sobre tu PyME es realizar un análisis FODA, el cual te arroja el estatus sobre las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas de tu negocio. Este diagnóstico puede ser muy útil para la toma de decisiones sobre la operación de tu empresa.

  1. Establece planes de acción a corto, mediano y largo plazo

Una vez que interpretes los datos financieros de tu PyME en forma de diagnósticos, además de descubrir cuáles son tus fortalezas y tus áreas de oportunidad, es preciso establecer metas claras, alcanzables y tangibles, manteniendo el objetivo de lograr mayor optimización y rendimiento en las ganancias de tu PyME.

Para conseguir estos beneficios en tu empresa, conviene contar con un equipo con que puedas trazar cada objetivo, además de fijar un plazo determinado, así como mantener un seguimiento constante de las metas.

Recuerda que dar alcance a tus objetivos de negocio puede ser determinante para mejorar los asuntos que deban ser corregidos, así como conocer los procesos que brindan beneficios al desarrollo de tu PyME.

  1. Jamás combines tus cuentas personales con las empresariales

Tan sencillo como eso. No olvides que esta mala práctica puede desencadenar una serie de problemas administrativos, ya sea combinar tu cuenta del hogar y la del negocio, o tu cuenta propia con la de tu empresa. Si ya lo haces, te recomendamos con urgencia corregir esta situación a toda costa.

El objetivo de mantener las cuentas personales separadas de las de tu empresa es mantener una mejor organización de tus finanzas, ya que puedes poner en riesgo el capital una cosa, la otra, o ambas.

  1. Controla tu tesorería

Es conveniente disponer de dos estados de tesorería: uno que muestre las ventas que lleva a cabo tu empresa y otro que se encargue de los cobros. Este es un control orgánico que te permitirá llevar tus cuentas claras. De este modo será más sencillo identificar cuando tu empresa ingrese el dinero proveniente de sus ventas.

  1. Cobra a tus clientes

Cuando las pequeñas y medianas empresas manejan políticas de cobros anticipados, ya sea totales o parciales, evitan financiar a sus propios clientes, así como causar desajustes en la tesorería.

Sin embargo, en muchas PyMEs en México es común que se disponga de una lista de cuentas para clientes frecuente. Por ejemplo, si por alguna razón un comprador no puede liquidar el pago total al momento, puedes registrar el monto que debe, los productos que adquirió y la fecha para realizar el cobro de manera posterior, sin que transcurra mucho tiempo. Esta recomendación va más encaminada a tiendas de abarrotes, lavanderías u otros negocios de barrio, ya que es frecuente que estos fíen de manera parcial a algunos de sus clientes. Solo úsalo si no olvidas cobrarles.

  1. Analizar tus costes

Ahora bien, si lo que pretendes es reducir costes, primero hay que analizar con detenimiento en qué está gastando tu PyME. Para realizar este estudio deberás contar con reportes de gastos, así como saber el flujo de efectivo de tu negocio. Una vez más, te sugerimos el uso de un software contable, ya que éste te permitirá profundizar, de manera accesible, en las cifras previamente recopiladas; QuickBooks siempre será tu mejor aliado.

  1. Reduce tus costes

Si ya analizaste en qué estás gastando más, ahora debes implementar ajustes a tu presupuesto de negocio, con el objetivo de optimizar tus recursos en lo que es necesario para tu empresa.

Es bien sabido que, a mayor reducción de costes, mayor margen de beneficios. Procura economizar, por más mínimo que pueda parecer el ahorro (con el tiempo estas pequeñas reservas representarán un porcentaje considerable de tus costes). Redúcelos, ya sea negociando con tus proveedores algunos descuentos o bien, abaratando los costes de aquellos materiales que sueles utilizar, siempre y cuando esto no afecte en su calidad.

  1. Mantén un fondo de reserva

Reservar un fondo financiero te ayudará mucho a mantener los compromisos de tu empresa, por ejemplo, cuando un empleado requiere tomar vacaciones y, por lo tanto, debes cubrir su remuneración; o cuando requieres efectuar un finiquito o una liquidación. Además, tener un “guardadito” para imprevistos puede ayudarte a no desequilibrar tus capitales.

Un ejemplo actual que podemos señalar son cambios en el entorno, como la pandemia por la covid-19, en el que muchas PyMEs de México y otras partes del mundo se han visto afectadas por no contar con un fondo financiero. No olvides que mantener un fondo de reserva contribuirá a que evites involucrar tu flujo de caja

  1. Controla tus egresos

Traza punto por punto cuáles son las necesidades de tu empresa, ¿qué gastos podrías ahorrarte? Aunque este punto es similar al de la reducción de costes, controlar tus egresos abarca más aspectos: desde clasificar tus gastos para determinar si son gastos fijos, marginales, mixtos, en efectivo, directos o indirectos.

Una vez que conozcas la categoría a la que pertenece cada uno de tus gastos, podrás tomar mejores decisiones para controlar egresos. Una estrategia que podrías aplicar, por ejemplo, consiste en implementar bonos para tus empleados que premien la optimización de recursos, de este modo, quienes logren gastar menos del presupuesto asignado, se beneficiarán mientras que tu PyME también.

Estos son algunos tips que puedes implementar en tu PyME para comenzar una buena planificación financiera de tu negocio. Además, con ellos podrás determinar la viabilidad de tu negocio. ¿Cuáles pasos has llevado a cabo y cuáles te han funcionado?

Y recuerda que los datos financieros de tu negocio pueden ser determinantes. Considera tener como aliado un sistema contable como QuickBooks, el cual te ayuda a registrar y controlar de manera automatizada la actividad contable de tu PyME, desde generar facturas electrónicas, conciliar cuentas bancarias, establecer presupuestos, gestionar la nómina, monitorear tu inventario, hasta obtener reportes detallados en tiempo real, al momento en que lo necesites.

La información puede ser resumida y por lo tanto incompleta. Este documento / información no constituye, y no debe considerarse un sustituto de asesoramiento legal o financiero. Cada situación financiera es diferente, el asesoramiento proporcionado está destinado a ser general. Póngase en contacto con sus asesores financieros o legales para obtener información específica de su situación.

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