2020-02-14 12:14:03 Controla tu negocio English Conoce cuáles son las características de un programa contable encargado de registrar la información financiera de pymes en México.... https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/es_mx_qrc/uploads/2020/01/tim-van-der-kuip-CPs2X8JYmS8-unsplash.jpg https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/controla-tu-negocio/6-caracteristicas-de-un-software-contable-eficaz/ Características de un software contable | QuickBooks México

Características de un software contable para hacer tu negocio rentable

11 Minutos para leer

Si estás buscando un software contable que facilite el control administrativo de tu negocio, ten por seguro que te ayudará a rentabilizarlo, pero antes de contratar uno debes tomar en cuenta los siguientes aspectos. Estos son los puntos clave que trataremos a lo largo del texto:

  1. Software administrativo vs. contadores
  2. Tipos de software administrativo, ¿qué son?
  3. Software administrativo, ¿qué es?
  4. Conoce las características de un software contable:
    1. ¿Qué tan intuitivo es?
    2. ¿Puedes acceder a él de manera instantánea y ver tus datos en tiempo real?
    3. ¿Te ofrece la emisión ilimitada de facturas electrónicas?
    4. ¿Cómo es su portabilidad?
    5. ¿Qué tan seguro es?
    6. ¿Qué funciones adicionales te ofrece?
  5. Aspectos técnicos de los tipos de software administrativo
  6. 3 tipos de software de administración
    1. CRM
    2. BI
    3. ERP

Si piensas comenzar con tu negocio -o ya lo has puesto en marcha- pero no tienes grandes nociones de contabilidad, es posible que dudes entre tomar el mando por completo, dividir la responsabilidad entre tú y un experto, o contratar a todo un equipo que se encargue de la administración. Además de considerar todo esto, ¿en algún momento te has preguntado qué tipos de software administrativo pueden ayudar a tu equipo a facilitar sus tareas?

Si todavía no conoces las opciones que hay en el mercado, en este artículo encontrarás los distintos tipos, las características de un software contable y la información más relevante al respecto. Así, sabrás cuál es el que mejor se adapta a las exigencias de tu negocio y evitarás el riesgo de contratar el servicio equivocado.

Software administrativo vs. contadores

¿Te imaginas qué pasaría si tú y tu contador de cabecera pudieran optimizar al máximo los procesos contables y administrativos de tu negocio?

Tal vez no te habías detenido a pensar que es posible llevar el control de la contabilidad utilizando alguno de los tipos de software administrativo. Incluso, hay muchos emprendedores que consideran que estas herramientas son costosas y casi accesorias. Por eso, es necesario que desmontemos el falso dilema entre elegir alguno de estos tipos de software o contratar los servicios de un contador: es un mito que uno excluya al otro, o que debas elegir entre ambas opciones.

En todo caso, habría que pensar que, aunque nunca está de más la figura del contador en un negocio, es una realidad que para muchas micro, pequeñas o medianas empresas supone un lujo costear los gastos que se destinan al personal contable. Por el contrario, la contratación de estos tipos de software de contabilidad suele ser mucho más accesible si se compara con el pago de una nómina.

Entonces, a diferencia de las creencias comunes, un software contable no tiene por qué ser costoso y no se contrapone con la contratación de un contador; no quiere decir que tu especialista de cabecera dejará de colaborar contigo: ambos, en conjunto, pueden obtener mejores resultados, en menor tiempo y con una inversión muy accesible. De hecho es posible que este sistema contable sea utilizado por ti, por tu contador y por los demás usuarios a quienes autorices el acceso.

Tipos de software administrativo, ¿qué son?

Antes de comenzar a repasar las características principales que deberías considerar previo a contratar un software contable, es importante partir de su concepto. ¿Qué es? ¿Qué puede y qué no puede hacer?

Un software contable es una herramienta tecnológica que te permite realizar todos los procesos de esta índole de forma digitalizada, lo que te abrirá el panorama para hacer toda esa labor desde un mismo lugar. Existen tipos de software administrativo que puedes utilizar incluso desde la misma palma de tu mano, ya sea por medio de tu smartphone, tu tableta o tu computadora de escritorio.

En palabras más claras, hay tipos de software de administración de empresas que son programas instalables y otros que funcionan en la nube, permitiendo al personal de cualquier empresa registrar y clasificar la información contable y financiera. De hecho, en los últimos 20 años, los softwares contables han mejorado sus procesos y disminuido los costos y tiempos de casi todas las empresas, por lo que, en realidad, es muy extraño que alguna no los utilice hoy en día.

Eso sí: hay que tener en claro que un software de este tipo por más automatizado que sea, también exigirá que te mantengas informado y en constante aprendizaje de los requerimientos que el Servicio de Administración Tributaria te exige como contribuyente. Si en tu empresa no están familiarizados, por ejemplo, con el proceso de la declaración anual -entre otros- es evidente que un software contable no te eximirá de estas obligaciones; tampoco las completará de manera automática, sino que te hará más llevaderos los procesos y te ayudará a ahorrar mucho tiempo. Toma en cuenta que, con o sin él, es imprescindible la educación financiera. Además, nunca está de sobra aprender a hacer estos trabajos de manera autónoma.

Software administrativo, ¿qué es?

Según el tamaño y el tipo de industria a la que pertenece tu empresa, es conveniente definir cuál software te conviene en particular. Por ejemplo, existen herramientas especializadas para bancos, industrias, inmobiliarias, retail, farmacéuticas, fabricantes, entre otros. Hay tantos y tan sofisticados programas que, si no tienes en claro primero cuáles son tus necesidades, elegir uno puede ser una tarea muy desgastante.

También es importante que no te confundas con los tipos de software administrativo que existen para los negocios, por ejemplo: hay software especializado en POS Point Of Sale o punto de venta); hay otro que te permite enfocarte en los procesos de inventarios; hay otro que se ajusta solo a tareas administrativas, etcétera. Si quieres aprender a diferenciar mejor este tipo de programas, te invitamos a revisar este otro artículo.

En resumen, ya sea que poseas una micro, pequeña o mediana empresa, o bien seas un trabajador independiente o freelancer, un software contable puede servirte por igual, siempre y cuando establezcas para qué lo vas a utilizar.

Veamos ahora las características que deberías tomar en cuenta para elegir el tipo de software para tu empresa que sea capaz de ajustarse a las actividades que requieras, desde la emisión de facturas electrónicas, la conciliación bancaria, la creación de reportes de ingresos y egresos y el control de inventarios, entre otras funciones.

Conoce las características de un software contable

Para algunos, antes de comprar un producto o servicio es casi indispensable hacer una comparativa de pros y contras, precios, beneficios y otras características importantes que nos garanticen una inversión a lo seguro, pero también es posible que termines estresado y saturado de información, al punto de perder la perspectiva y la objetividad. Por eso, para elegir qué software contable usar o si te conviene o no contratar uno, te sugerimos partir de las siguientes preguntas:

1.- ¿Qué tan intuitivo es?

¿Cuántas veces te has visto en problemas frente a un software complejo de usar, con cientos de opciones y cuyo estilo visual resulta atiborrado o sin un orden aparente? La mayoría de las veces lo que necesita un usuario autodidacta como tú (¡por eso estás aquí!) es olvidarse de los instructivos y solo dejarse guiar por la lógica de la intuición, incluso cuando no está familiarizado por completo con el uso de otros softwares.

Cuando contratas un software contable esta característica es fundamental, pues ¿de qué sirve contar con un programa que te facilitará una tarea administrativa pero, por otro lado, te exigirá una capacitación compleja para entenderlo?

Lo mejor es que, a pesar de lo moderno que pueda llegar a ser el sistema en cuestión, éste se acople y sea flexible para las necesidades específicas de tu negocio. Y lo ideal es que te resuelva la mayor cantidad de retos al mejor costo.

2.- ¿Puedes acceder a él de manera instantánea y ver tus datos en tiempo real?

De poco sirve un software de contabilidad electrónica si puedes disponer de sus herramientas desde un solo equipo. Ejemplo de esto son aquellos softwares cuya licencia está limitada a un número reducido de equipos de cómputo y que, por lo tanto, te obligan a acceder siempre desde la misma ubicación.

¿De qué sirve un software que no te permita consultar tu información contable de manera inmediata y en tiempo real, ya sea a ti o a los usuarios a quienes des acceso? Antes era muy común que los empresarios solicitaran a sus contadores ciertos reportes cada tres meses y, mientras tanto, resultaba una intriga conocer las cifras más importantes de su negocio.

Con un software contable eficaz no tienes que esperar, pues la información que arroja no sólo es visible para tu contador; puedes visualizar o generar todos los informes que necesitas en el momento que desees.

3.- ¿Te ofrece la emisión ilimitada de facturas electrónicas?

Aunque hoy en día resulta difícil de asimilar, aún existen softwares contables que te limitan la emisión de CFDI’s, de modo que una vez alcanzada la capacidad máxima de facturas emitidas, comienzan a cobrarte un costo extra al que pagaste por la licencia o la membresía mensual del programa. Un sistema contable eficaz es aquel que no te limita y que hace de la facturación electrónica una aliada para tu negocio.

En QuickBooks te ofrecemos facturas ilimitadas para que puedas timbrar todas las operaciones que necesites sin preocuparte por tu límite.

4.- ¿Cómo es su portabilidad?

La portabilidad va más allá de un cambio de número telefónico como el que nos ofrecen comúnmente en los centros comerciales de las telefónicas. La portabilidad es una característica que va de la mano con el segundo punto de esta lista: tu software contable debe permitirte trabajar en cualquier lugar y desde cualquier dispositivo, ya sea en tu casa o en tu oficina (¡incluso en el transporte público o en un parque, si así lo requieres!) desde tu celular, tablet o PC.

Antes de elegir qué software contable utilizar, cerciórate de que sea un sistema alojado en la nube. De este modo, no corres el riesgo de que tu información se pierda y sabrás que siempre cuentas con tu información actualizada. Además, esta solución va totalmente de la mano con el siguiente punto.

5.- ¿Qué tan seguro es?

Al hablar de una empresa, la seguridad y el resguardo de la información más sensible no es un juego. Acceder a ella por medio de contraseñas y certificados es una necesidad con la que tu programa de contabilidad no puede dejar de contar.

Pero si, además de eso, tu software está respaldado por muchos más usuarios, es una señal importante de que es confiable y seguro. Al elegirlo, cuida que toda la información esté asegurada por medio de la encriptación de datos.

6.- ¿Qué funciones adicionales te ofrece?

Otras preguntas derivadas de ésta pueden ayudar a esclarecer tus necesidades. Enumeramos tan solo algunas de las funciones que deberías considerar al contratar un sistema de este tipo:

  • ¿Te permite llevar el control de tus ingresos y egresos?
  • ¿Te permite crear reportes especializados de tus finanzas?
  • ¿Puedes realizar de manera sencilla conciliaciones bancarias?
  • ¿Puedes gestionar tus impuestos y tus ventas?
  • ¿Pueden acceder múltiples usuarios?
  • ¿Te avisa automáticamente sobre tus facturas por pagar?
  • En caso de necesitarlo, ¿puedes manejar en él divisas internacionales?
  • ¿Este tipo de software administrativo cuenta con un soporte técnico que te respalde cuando lo requieras?

Además, el hecho de que tu sistema cuente con la automatización de diversas funciones será un gran plus que te evitará cometer errores comunes en la captura de datos y te ahorrará muchísimo tiempo.

Aspectos técnicos de los tipos de software administrativo

Hasta ahora hemos abordado, sin demasiados tecnicismos, las características que conviene tomar a consideración antes de contratar algún tipo de software administrativo ideal, pero si quieres identificar una clara y breve tipología de estos programas, a continuación daremos un breve repaso a 3 los principales:

3.- Tipos de software de administración

CRM

Conocido como Customer Relationship Management, este software se enfoca en entablar un mejor contacto con los clientes, sean frecuentes, ocasionales o potenciales. Su objetivo es atender a los clientes como se merecen y, con ello, alcanzar una mayor fidelización de los mismos.

BI

Este tipo de programa, también conocido como Business Intelligence,  es capaz de integrar un conjunto de herramientas potencializadoras que recopilan los datos empresariales, para facilitar el diseño de objetivos y la toma de decisiones.

ERP

Sin duda, este es uno de los softwares más conocidos. El ERP, o Enterprise Resource Planning, funciona como un gestor de compras, ventas, inventarios, contabilidad, entre muchas otras áreas clave en una empresa. Hablamos, en suma, de un software totalizador y automatizado, que mejora la operación y la productividad de tu negocio.

Ahora que has visto cuáles son los principales tipos de software administrativo, podrás corroborar que con el sistema de contabilidad electrónica de QuickBooks tienes todas estas y más características al alcance de un clic. Su presencia a nivel mundial ha hecho que millones de pymes opten por alguno de sus planes, que además son accesibles para todos los bolsillos.

Conoce más acerca de cómo QuickBooks puede beneficiar tu negocio, cuáles son sus planes y por qué deberías considerarlo como la primera y única opción en sistemas contables.

La información puede ser resumida y por lo tanto incompleta. Este documento / información no constituye, y no debe considerarse un sustituto de asesoramiento legal o financiero. Cada situación financiera es diferente, el asesoramiento proporcionado está destinado a ser general. Póngase en contacto con sus asesores financieros o legales para obtener información específica de su situación.

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