2020-06-22 20:56:45 Controla tu negocio English Te explicamos de qué manera puedes administrar el inventario de tu ecommerce para tener un mejor control y no te quedes sin artículos en... https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/es_mx_qrc/uploads/2020/06/rsz_8700.jpg https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/controla-tu-negocio/como-administrar-el-inventario-de-tu-ecommerce/ Cómo administrar el inventario de tu ecommerce

Cómo administrar el inventario de tu ecommerce

12 Minutos para leer

Cuando vendes productos en tu tienda en línea, es fácil dejar de controlar la gestión de inventario, ya que las ventas virtuales suceden sin la necesidad de mirar tu inventario físico.

Sin embargo, conocer los conceptos básicos de cómo administrar tu inventario te ayuda a evitar problemas costosos que pueden hacer que tu tienda se apresure a cumplir con los pedidos. Al utilizar algunos componentes clave en combinación con el software de administración de inventario, estarás en el camino para configurar un sistema de inventario que funcione sin problemas.

Previsión del inventario de la tienda en línea

Independientemente de si tu tienda en línea es nueva o si ha estado en el negocio por un tiempo, debes obtener números sólidos al ordenar artículos para el inventario. Como no eres un adivino, no hay forma de saber con certeza cuántos productos se venderán con anticipación, por lo que debes usar una estimación aproximada. Puedes basar tu estimación en las ventas de los últimos tres a seis meses o más. El pronóstico es más fácil cuando calculas teniendo en cuenta lo siguiente:

  • Tasa de crecimiento actual
  • Ventas del año anterior
  • Tendencias del mercado
  • Contratos o suscripciones existentes
  • Próxima publicidad

El truco para hacer un buen pedido de inventario es no pedir demasiado o muy poco. Ordenar demasiados artículos significa correr el riesgo de tener productos no vendidos, lo que te costará preciosos fondos que podrían gastarse mejor en otro lugar. Ordenar muy pocos artículos significa que la reputación de tu tienda podría verse afectada cuando los pedidos se cancelan debido a la falta de suministro. Con un sistema de gestión de inventario de calidad, la precisión del pronóstico debería mejorar con el tiempo.

Usar el Sistema de Inventario Par

Los niveles par son un concepto básico de gestión de inventario, y este término se refiere a la cantidad mínima de inventario que tienes en stock para cada tipo de producto vendido. Los niveles de par fluctúan dependiendo de la cantidad de existencias que solicites y cuánto se venda en un momento dado. Idealmente, es una buena idea configurar un sistema que rastree automáticamente esta información.

Imagina lo difícil que es tratar de realizar un seguimiento manual de numerosos artículos de inventario mes a mes. Perder la pista de los niveles par puede hacer que tu tienda se quede sin un artículo popular y, a su vez, enfurezca a los clientes. Para evitar este escenario, asegúrate de verificar los niveles paritarios cada pocos meses para que puedas tomar medidas rápidas para aumentar las existencias antes de que surja un aumento repentino de las ventas.

Sigue la regla “primero en entrar, primero en salir”

A medida que continúas ordenando artículos para reforzar tu inventario, el más antiguo puede quedar relegado a una parte posterior del estante del almacén. Esto puede conducir al deterioro del producto, o a convertirse en un artículo que pierde relevancia para los clientes, lo que resulta en una pérdida de ventas. La regla de «primero en entrar, primero en salir» (FIFO) es un método simple para garantizar que el inventario ordenado se venda primero antes que el inventario más nuevo. Muchos almacenes siguen esta regla, pero debes verificarlo con tus proveedores para asegurarte de que todo el inventario anterior salga por la primera puerta.

Anticipar problemas de inventario

Los problemas de inventario pueden acercarse sigilosamente a ti. Si no estás listo, puedes tener dificultades para resolver estos problemas. Supongamos que inviertes en un «ganador seguro» que resulta ser una venta lenta. ¿Cómo deshacerse de ese inventario estancado? ¿Qué haces cuando un proveedor se queda sin producto en medio de la temporada de compras navideñas? Considera todas las cosas que podrían generar un problema para tu inventario y crea planes de contingencia para cada escenario.

Clasificar inventario basado en popularidad

Cuando tienes un inventario que no se vende, solo tiene sentido dejar de almacenarlo. Esto hace que sea importante usar unidades de inventario (SKU) para rastrear artículos. También, te ayuda a descubrir cómo limpiar tus estantes de productos de baja rotación, como por ejemplo, haciendo una venta. Por otro lado, asegúrate de tener inventario disponible para tus artículos más populares, especialmente si anticipas un aumento alto en la demanda de los clientes.

Considera opciones de almacenamiento alternativas

Considera la posibilidad de almacenar algunos productos en centros regionales para que puedas enviar pedidos a tus clientes de manera más rápida. Es posible que puedas realizar acuerdos de almacenamiento con cadenas nacionales que tengan espacio de almacén disponible. A medida que lo organizas, mantener los artículos populares fácilmente accesibles puede acelerar tu tiempo de embalaje y de envío.

Auditorías en curso

Periódicamente, es una buena idea realizar auditorías de inventario utilizando un software de gestión de inventario de calidad que produzca un informe detallado. Como muchos propietarios de negocios, puedes sentir que una auditoría por año es todo lo que necesitas. Pero realizar auditorías cada mes o cada trimestre puede ayudarte a mantenerte mejor informado sobre el estado de tu inventario. Los informes de auditoría también pueden colaborar con los pronósticos y con la gestión de riesgos.

Con el software de inventario en tiempo real, como QuickBooksOnline, puedes tener información actualizada sobre el estado del inventario en cualquier momento. El mejor software hace lo siguiente:

  • Asigna códigos de barras a cada artículo
  • Actualiza los registros de inventario cada vez que un empleado escanea ese código de barras
  • Actualiza tu sitio web inmediatamente cada vez que se quede sin producto
  • Proporciona información de seguimiento durante el envío para que los clientes sepan cuándo esperar la entrega.

El software de inventario también puede proporcionarte datos valiosos de análisis de ventas. Del mismo modo, puede enviarte notificaciones cada vez que te quedes sin productos.

Revisa tu presupuesto de inventario

A medida que revisas tus números de inventario, es inteligente compararlos con tu presupuesto y hacer ajustes según sea necesario. Quizás los productos que ordenas regularmente han sufrido cambios en los precios que afectan a tu presupuesto. Asegúrate de que tu pedido de inventario planificado esté dentro de tu presupuesto. Es posible que debas asignar fondos que iban a cubrir otra categoría de productos, una vez que compares tu inventario y tu presupuesto de ventas.

Aprende a crear un presupuesto para tu pequeña empresa con estos consejos.

Gestionar costos relacionados con el inventario

El uso de un software inteligente de administración de inventario es un buen paso para minimizar los costos de mantenimiento relacionados con tu inventario, pero también puedes tomar otras medidas para mantener los costos bajo control. Si tienes un inventario que no puedes vender, es posible que tengas que ver si tu proveedor está dispuesto a recuperarlo. Otras opciones incluyen ventas que ofrecen descuentos drásticos en artículos de bajo rendimiento. Incluso podrías considerar mantener rebajas o ventas de liquidación para las líneas de productos que planeas eliminar por completo de tu catálogo.

Algunas pequeñas empresas también consideran rentable donar productos no deseados a organizaciones sin fines de lucro, aplicando una deducción de impuestos para mitigar las pérdidas. También, puedes negociar mejores condiciones de pago con los proveedores y reducir los costos de envío al organizar el envío directo, lo que significa que los fabricantes y los proveedores envían los productos directamente a tus clientes para ahorrar dinero en costos de procesamiento.

Aplicaciones para ayudar a organizar y a administrar inventario

Si tienes un negocio minorista en línea o vendes productos a través de un sitio web como eBay, Etsy o Amazon, necesitas herramientas para ayudar a rastrear y a administrar tu inventario. La buena noticia es que ya existen varias aplicaciones solo para este propósito. En muchos casos, puedes sincronizar estas aplicaciones con tu cuenta de QuickBooks Online u otras versiones de QuickBooks para que puedas controlar tus ventas.

Shopify

Compatible con QuickBooks Online, Shopify ofrece soluciones de comercio electrónico para negocios minoristas con tus propios sitios web, ayudando con todo, desde la configuración del sitio web hasta el procesamiento de transacciones con tarjeta de crédito. Sin embargo, Shopify no es solo para emprendedores con sus propios sitios web. También, puede ayudarte a administrar las ventas en Facebook, Amazon, Pinterest y una variedad de otros sitios. Además, Shopify rastrea tu inventario y muestra la información en un tablero cuando inicias sesión.

DEAR Inventory

DEAR Inventory es una solución de inventario integral que puede funcionar a pequeña o a gran escala. La aplicación puede rastrear los niveles de inventario en múltiples ubicaciones, generar facturas y crear pedidos de compra cuando el stock es bajo. DEAR puede manejar múltiples niveles de precios, fechas de vencimiento y descuentos para clientes. Además, tiene características de costos y de antigüedad que te permiten evaluar la rentabilidad de los artículos individuales y realizar un seguimiento de cuánto tiempo te lleva venderlos. Los minoristas tradicionales pueden usar el DEAR Inventory, y también ofrece características para los fabricantes. Sin embargo, si vendes productos en línea, te encantará cómo DEAR se integra con muchos sitios de comercio electrónico, así como con QuickBooks Online.

Agiliron

Esta aplicación está especialmente diseñada para minoristas que venden en más de un sitio o en más de una ubicación. Por ejemplo, si tienes una tienda física y su propio sitio web, pero también trabajas como revendedor de Amazon y enumeras algunos productos en eBay, Agiliron puede ayudarte. Agiliron rastrea el inventario de todos tus canales de ventas y te permite ver los niveles de inventario, cambiar los precios y crear órdenes de compra para comprar más inventario. Además de las herramientas de gestión, Agiliron también facilita las actividades de cumplimiento de pedidos y te ayuda a gestionar tu cadena de suministro. Además de trabajar con QuickBooks Online, esta aplicación también se sincroniza con QuickBooks Desktop.

Cloud Cart Connector

Es posible que prefieras confiar en las herramientas de seguimiento de inventario de QuickBooks y usar Cloud Cart Connector para facilitar la comunicación entre tu sitio de comercio electrónico y QuickBooks. Esta aplicación funciona con QuickBooks Online, pero la compañía crea programas similares que también interactúan con las versiones Pro e Enterprise del software. Si realizas una venta en uno de tus sitios, Cloud Cart Connector carga la venta en QuickBooks. Con base en esa información, QuickBooks puede crear facturas, generar nuevos archivos de clientes, reducir la cantidad de inventario que tienes disponible y actualizar tu columna de ingresos de manera adecuada. Puedes catalogar a cada una de tus ventas por separado o puedes indicar a este programa que organice todas tus ventas de cada sitio en una sola categoría. También puedes configurar esta aplicación para que se sincronice a una hora determinada todos los días o las semanas.

Actualiza tus pedidos

Una vez que actualices tu lista de inventario a través de un recuento manual de productos, estarás en una buena posición para actualizar tus pedidos. Mantener el inventario en stock resulta importante porque puedes perder clientes, a veces para siempre, si no cumples con tus pedidos. Usa tu software de inventario basado en la nube para reponer el stock necesario a medida que se agota.

Mantén tu sitio web actualizado

Si te quedas sin un determinado producto, es importante actualizar tu sitio web de inmediato. Cuando los clientes hacen pedidos y pagan productos, pero no los reciben de manera oportuna, pueden recurrir a otros vendedores. Idealmente, tu software de administración de inventario basado en la nube actualiza tu sitio web automáticamente, pero es posible que desees implementar cajas de seguridad para asegurarte de que esto ocurra de manera confiable.

Considera si deseas agregar información en tu sitio indicando cuándo esperas que el producto vuelva a estar disponible. También es posible que desees retirar los pedidos con promesas de cumplirlos en una fecha determinada.

Ajusta los niveles de stock de seguridad

Cuando tienes demasiado stock, disminuye tu valor y reemplaza los productos que podrían venderse más fácilmente. Planifica tener un suministro de inventario para 30 días, especialmente para tus productos clave. Ten en cuenta ese stock de seguridad para reponer.

Centrarse en el control de calidad

Si tus productos se ven (o están) dañados de alguna manera, es posible que desees retirarlos del inventario. Pídeles a los empleados que cumplan con sus pedidos, que estén atentos a los bienes dañados y usa una lista de verificación para anotarlos durante tus auditorías de inventario regulares. Vigilar el mantenimiento de tu almacén y de tu equipo de envío también es clave para mantener los procesos de cumplimiento de pedidos sin problemas. La maquinaria rota puede detener todo el proceso.

Ajustar inventario para eventos estacionales

Muchos minoristas en línea obtienen una parte importante de sus ingresos al final de cada año, ya que los consumidores gastan dinero en regalos para Navidad y para otras fiestas. Pero esos no son los únicos días festivos que se deben tener en cuenta al abastecer sus estantes. Si vendes artículos de papelería y material de oficina, el final del verano puede ser tu temporada alta, ya que los estudiantes se preparan para volver a la escuela. Del mismo modo, el invierno generalmente aumenta la demanda de abrigos, botas y equipos de esquí, entre otros productos, y el verano puede aumentar la demanda de gafas de sol y de trajes de baño. Usa tu temporada de gestión de inventario para rastrear el aumento y la caída de la demanda de productos para poder planificar en consecuencia y para evitar perder dinero debido a la falta de existencias.

Cuando controlas tu inventario en línea, puedes reaccionar rápidamente a las condiciones cambiantes del mercado y maximizar tus ganancias. 5.6 millones de clientes usan QuickBooks. Únete a ellos hoy para ayudar a que tu negocio prospere de forma gratuita.

La información puede ser resumida y por lo tanto incompleta. Este documento / información no constituye, y no debe considerarse un sustituto de asesoramiento legal o financiero. Cada situación financiera es diferente, el asesoramiento proporcionado está destinado a ser general. Póngase en contacto con sus asesores financieros o legales para obtener información específica de su situación.

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