2021-07-05 07:28:54 Controla tu negocio English Conoce qué son las cuentas por pagar y aprende cómo administrarlas detalladamente para mantener en orden las finanzas en una empresa.... https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/es_mx_qrc/uploads/2021/07/rsz_yolk-coworking-krakow-22hgvzym8ga-unsplash.jpg https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/controla-tu-negocio/como-administrar-las-cuentas-por-pagar/ Cómo administrar las cuentas por pagar | QuickBooks México

Administración de cuentas por pagar en una empresa

10 Minutos para leer

Las cuentas por pagar ofrecen uno de los indicadores más importante para analizar el rendimiento de una empresa, por lo tanto, es primordial conocer a detalle su evolución y administrarlas minuciosamente para mantener la salud financiera de cualquier pyme.

Contenido

    1. ¿Qué son las cuentas por pagar ?
    2. Rotación de cuentas por pagar: indicador de solvencia
    3. Cómo articular la administración de cuentas por pagar

Entender qué son las cuentas por pagar es algo que todo emprendedor debe conocer, especialmente para tener una mejor claridad de sus números y poder diseñar estrategias para su expansión. Un negocio pueda asegurar su desarrollo exponencial al tener un desglose minucioso de todo el comportamiento financiero, siempre y cuando establezca como eje dos a las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar, dos de las operaciones comerciales que realizará de manera recurrente y que implican la mayor parte de la gestión administrativa.

Estos indicadores son elementales para saber qué tan capaz es la empresa de responder a las necesidades internas y la de sus clientes, al mismo tiempo que permiten la proyección de crecimiento, inversiones o ajustes a las estrategias de producción-venta.

Otro elemento importante es la elección asertiva de canales para la gestión contable de estos rubros. Anteriormente se contaba con grandes y pesados libros, haciendo que la localización de datos específicos fuera mucho más lenta. También estaba la posibilidad de generar vacíos de información a causa de extravío de documentos o por un seguimiento inadecuado del proceso de la deuda. Esto era más recurrente de lo que podemos imaginar, sobre todo cuando las empresas se encontraban en un proceso de crecimiento acelerado y el departamento contable debía cubrir diversas cuentas o áreas de información financiera. Con la llegada de los softwares administrativos, estos procedimientos se hicieron mucho más eficientes.

Hace tiempo, tuvimos la oportunidad de revisar cuidadosamente en qué consisten las cuentas por cobrar, es decir, todos aquellos adeudos que los clientes tienen con una empresa y cómo pueden ser más beneficios de lo que pensamos. En esta ocasión, revisaremos las particularidades de las facturas generadas por la adquisición de insumos, bienes y servicios, porque conocer su índice de rotación puede garantizar el desarrollo efectivo de una pyme y estrategias de gestión efectivas para las mismas.

¿Qué son las cuentas por pagar?

Son facturas que ingresa a una empresa o negocio por la adquisición de bienes o servicios relacionados con su giro comercial, es decir se refiere a cualquier operación de adquisición que se realice con un proveedor y que no son liquidadas en el momento de la compra, sino que serán cubiertas en plazos a través de una operación crediticia. Generalmente estas líneas de crédito son expedidas por el mismo proveedor por lo que no hay la intervención de un tercero.

Su clasificación está conformada por dos rubros:

  • A corto plazo. Se denominan pasivos corrientes porque su lapso de liquidación no supera los 12 meses, lo que es un indicativo de compras o adquisiciones que se hacen periódicamente para los procesos de producción o de funcionamiento interno del negocio. Normalmente los pasos se abonan cada semana o mes.
  • A largo plazo. A estas facturas se le denominan pasivos no corrientes y su proceso de liquidación supera los doce meses. Se trata de compras a gran escala, mobiliario especializado o insumos que tienen un precio más alto y son esporádicos. Este rubro necesita mucha atención contable, pues al ser menos recurrentes es muy fácil hacer omisiones cuando el seguimiento de los pagos no es el adecuado.

Algunos ejemplos de cuentas por pagar son la adquisición de mobiliario de producción, contratación de un equipo técnico para el ensamblaje de maquinaria, capacitaciones para el personal de producción, compra de insumos para el inventario, materiales de embalaje, alquiler de almacenes, servicios traslado para insumos o productos vendidos, renta de vehículos para transportación, alquiler de oficinas, etcétera.

Ahora que ya sabemos exactamente qué son las cuentas por pagar, profundicemos en otros procesos que nos permitirán gestionarlas para obtener beneficios comerciales.

Rotación de cuentas por pagar: indicador de solvencia

El índice de rotación de cuentas es un indicador financiero que nos permite conocer la capacidad de solvencia de una empresa respecto a su relación con los proveedores, pero también de su posibilidad de crecimiento. Conocer esta cifra no sólo facilita el acceso a instrumentos financieros o extensión de líneas de crédito, también son de gran interés para los inversionistas interesados en incorporar activos al negocio. Este indicador general se obtiene a través de tres fórmulas que nos permiten entender distintas aristas de la solvencia de las deudas adquiridas.

El indicador general de rotación se obtiene de la siguiente manera:

Compras totales a proveedores/Promedio de cuentas por pagar

Para obtener el promedio de cuentas se aplica la siguiente operación:

Cuentas por pagar al inicio del período + Cuentas por pagar al final del periodo/2

Se calcula a partir del promedio de compras porque en un solo ejercicio (un mes, por ejemplo) puede tener variaciones respecto a otro, pues la adquisición de bienes depende mucho de la demanda de producción, temporadas de comercialización, un cambio de giro y otros eventos que pueden tener un efecto directo en el material o servicios que se necesitan durante determinado tiempo. Así, se obtiene una cifra general que contemple cualquier cambio de comportamiento productivo.

Finalmente, para conocer el indicador más específico, es decir, la rotación en días se utiliza la siguiente fórmula:

365/ rotación de cuentas por pagar

Estas cifras deben registrarse periódicamente en los canales para la administración de cuentas por pagar, para luego reflejarlas en balances del rendimiento financiero. Al momento de hacer el análisis de los indicadores para saber si nuestra empresa tiene liquidez de sus deudas o no se debe tener mucho cuidado, no basta con saber si el nivel decrece o aumenta, también se deben tomar otras características de rendimiento para llegar a un resultado final.

Cuando una pyme comienza a decrecer en la rotación de cuentas por pagar, significa que le está tomando más tiempo cumplir con las obligaciones adquiridas con sus proveedores, y aunque podría denotar peligro financiero, también puede tratarse de una mejoría en los tratos económicos con los proveedores.

Por otro lado, si el índice de rotación muestra que la empresa está logrando liquidar más pronto los compromisos con los proveedores, y si bien es muestra clara de solvencia económica también puede significar fuga de ingresos en deudas y una desaceleración de los recursos para reinversión, estancado el posible crecimiento financiero y/o productivo del negocio.

Cómo articular la administración de cuentas por pagar

Cuando un negocio o emprendimiento comienza a despuntar, lo más lógico es pensar en el aumento de la capacidad de producción, pues aparentemente nos permitirá captar a una mayor cantidad de clientes. Sin embargo, una gestión asertiva no buscaría aumentar las ventas de un producto y servicio (y por lo tanto adquiriendo más insumos para su producción) a partir de un repentino aumento en la demanda del mercado.

No son pocas las empresas que tomaron medidas impulsivas al notar el aumento de la popularidad de un producto sin antes hacer un análisis de riesgos o de marketing. Entonces, llenan el inventario de insumos, contratan a más personal, se hacen de un almacén más grande y la cartera de facturas por pagar se hace cada vez más grande. Y entonces… las ventas de aquel producto estrella comienza a bajar, la demanda se hace más angosta y ahora, la empresa tiene acumulación de materiales en la bodega y pasivos en los libros contables.

Por ello, es vital establecer una administración de cuentas por pagar adecuada, personalizada para las necesidades del emprendimiento, que se actualice de manera constante y con un seguimiento apropiado de las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar. El equilibro entre ambos rubros es la mejor táctica para garantizar el crecimiento de una empresa a corto, mediano y largo plazo, no sólo por qué hará rendir adecuadamente los recursos que tiene a la mano, este equilibrio puede llamar la atención de inversores que pueden, a través de una inyección estratégica de capital, mejorar considerablemente las posibilidades de crecimiento de una pyme.

En este sentido, se debe considerar un procesamiento adecuado de las facturas de las adquisiciones y verificar que cumplan con ciertos requerimientos. Toda cuenta por pagar debe tener:

  • El nombre y razón social de quien emite la factura, es decir, el proveedor
  • Número de factura
  • Montos totales, subtotales e impuestos desglosados
  • Tipo de gasto, especificando si se trata de la adquisición de un bien o un servicio.
  • Fecha de recepción de la factura, además de los datos de emisión
  • El estado actualizado (si está en proceso de pago o se ha liquidado)
  • Plazo de pago, esto para darle un seguimiento adecuado a las parcialidades

Es importante hacer una precisión respecto a los plazos de pago. Desde el principio de la operación, estos deben ser claros desde el inicio de las negociaciones y la pyme debe disponer todos los recursos para cumplir adecuadamente con las parcialidades, pues muy fácilmente se puede volver un pasivo conflictivo. Además de la factura se puede generar un documento en el que se registren las especificidades de la deuda: la descripción minuciosa de los insumos o bienes que se adquieren, las fechas para los abonos, si habrá posibilidad de prórrogas y cuánto ascenderán las multas en caso de retrasos. Muchos proveedores suelen poner condiciones específicas para sus relaciones comerciales y es importante conocerlas, sobre todo para evitar malentendidos o conflictos si la posibilidad de pago se ve comprometida por razones ajenas a la empresa.

Las ventajas de tener una administración adecuada de las facturas de los acreedores y conocer los indicadores de la rotación de cuentas por pagar:

  • Evitar el aumento de la deuda (y, por lo tanto, fuga de recursos) por la suma de multas o sanciones por atraso de pago.
  • Asegurar la continuidad de la relación comercial, fidelizando nuestra relación con un proveedor y evitar las variaciones de producción que puede generar un constante cambio de proveedores.
  • Mejorar los puntajes de crédito y tener un rendimiento crediticio favorable, que permitirá al acceso a otros recursos de financiamiento.
  • La prevención de fraudes o intentos de extorsión.
  • Crear un plan de crecimiento exponencial mucho más cercano a la realidad y con acciones definidas en caso de necesitar adecuaciones.
  • Atraer el interés de inversores ángeles que puedan exponencial o facilitar el crecimiento de la empresa.

En un mundo comercial cada vez más cambiante es importante tener un registro minucioso de todas las operaciones financieras de una empresa, sobre todo para lograr una estabilidad entre lo que genera y lo que compra, tener un margen de ganancias y, además, tener posibilidades para la reinversión, capitalizando su crecimiento.

La incorporación de tecnologías contables ha transformado por completo la manera en la que se pueden realizar la administración de cuentas por pagar y cobrar, permitiendo que el rendimiento de los departamentos contables sea más efectivo y reduciendo considerablemente el margen de error.

Softwares administrativos y contables, como QuickBooks, que ofrece al gestor un panel de control con un nivel de especificidad que antes necesitaba una considerable inversión de tiempo. Por ejemplo, mostrar en un panel de control lo que se gasta en categorías reconocibles y manejables, subdivididas por área e incluso relacionándolas con procedimientos específicos, conoce aquí cómo funciona.

En el caso de QuickBooks, tienen la gran ventaja de interconectar las cuentas bancarias, por lo que se hará un registro automático de las operaciones bancarias y se irán categorizando según se trate de un ingreso o egreso, además de otras especificidades programables. Esto no solo garantiza una gestión afectiva, también asegura la confidencialidad y seguridad tanto de las operaciones como de los registros. Jamás se debe subestimar el seguimiento de las deudas y su registro adecuado en los controles contables, pues muchas veces, de ellas dependerá la consolidación de cualquier emprendimiento.

La información puede ser resumida y por lo tanto incompleta. Este documento / información no constituye, y no debe considerarse un sustituto de asesoramiento legal o financiero. Cada situación financiera es diferente, el asesoramiento proporcionado está destinado a ser general. Póngase en contacto con sus asesores financieros o legales para obtener información específica de su situación.

Artículos relacionados

Control interno de cuentas por cobrar: QuickBooks vs. Bind

Descubre qué son las cuentas por cobrar y cuál es la importancia…

Lee mas

Las 50 mejores apps para PyMEs, ordenadas por procesos

No te endulzaremos: tienes mucho por hacer. Es la naturaleza de la…

Lee mas

Cómo subir tu plan de cuentas a QuickBooks

Si tienes un negocio y quieres llevar un registro detallado de tus…

Lee mas