2021-07-02 16:23:08 Controla tu negocio English ¿Sabes en qué consiste la gestión de recursos? Conoce en QuickBooks cuáles son los recursos de una empresa que debes controlar para que... https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/es_mx_qrc/uploads/2020/08/rsz_northfolk-ok76f6yw2ia-unsplash.jpg https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/controla-tu-negocio/como-gestionar-los-recursos-de-una-empresa/ Cómo gestionar recursos empresariales | QuickBooks México

¿Cómo gestionar los recursos en una empresa?

11 Minutos para leer

Conoce qué es la gestión de recursos de una empresa, los tipos de recursos que existen y los pasos que puedes llevar a cabo para realizar una gestión eficiente que eleven el nivel de tu negocio.

Índice de contenidos:

  1. Introducción
  2. ¿Qué es la gestión de recursos de una empresa?
  3. Tipos de recursos en una compañía
    1. Recursos materiales de una empresa
    2. Recursos humanos
    3. Recursos financieros de una empresa
    4. Recursos tecnológicos de una empresa
    5. Recursos administrativos
  4. Importancia de gestionar los recursos en una organización
  5. 5 pasos para gestionar los recursos de una empresa
    1. Realiza un análisis
    2. Planifica tus recursos empresariales
    3. Coordina acciones y estrategias
    4. Haz un seguimiento de lo implementado
    5. Evalúa, mejora y vuelve a gestionar
  6. Tips para realizar una gestión eficiente de los recursos empresariales
  7. Conclusión

Introducción

Toda compañía cuenta con una serie de recursos disponibles para poder operar y cumplir con los objetivos de negocio que se ha planteado. Algunos de estos recursos son fijos, otros fluctuantes, otros más por contexto, temporales o especiales, pero, al final, serán recursos limitados, y es por eso que los recursos de una empresa deben gestionarse adecuadamente.

Esto quiere decir que una organización opera con estos elementos y, aunque durante algún proyecto o temporada incorpore más recursos, estos jamás serán ilimitados, principalmente por una cuestión de costos. Los recursos cuestan y esto exige que la empresa sea estratégica al momento de usarlos.

De aquí nace la necesidad de gestionar tanto los recursos materiales, como los recursos financieros, entre otros, con la finalidad de utilizar los menos posibles para generar una acción operativa, administrativa o de producción. Para conocer más sobre los recursos materiales y financieros de una empresa, ingresa aquí.

Un recurso es todo aquello de lo que dispone un negocio para su continuidad y ejecución de sus actividades. Los recursos van desde cosas materiales como sus instalaciones, oficinas, fábricas, maquinaria, equipo de cómputo, hasta el talento humano y elementos no tangibles, como el tiempo o el volumen de trabajo de los colaboradores.

Todos esos recursos deben ser gestionados para tener una visibilidad, control, planeación y disposición. Estos participan en la operación y cadena productiva de una empresa e impactan positiva o negativa, pues, si no se organizan, no funcionarán tras un objetivo y muy probablemente estarás generando pérdidas.

¿Qué es la gestión de recursos de una empresa?

Se trata del proceso por el cual se verifica con qué recursos cuenta una organización para hacer un plan que los integre, con el fin de programarlos, distribuirlos o asignarlos de manera eficiente para lograr los objetivos planteados en el esquema de negocio.

Una gestión empresarial eficiente organiza esos elementos, dentro de los procesos adecuados, en las áreas indicadas y en los periodos propicios para lograr objetivos y concretar una actividad. Lo que busca esta administración de recursos es ahorrar tiempo, esfuerzo y dinero; si esto se logra con éxito, entonces una empresa será rentable y competitiva. Pero no solamente hablamos de los recursos administrativos de una empresa, existen muchos tipos que veremos a continuación.

Gestión de recursos empresariales_QuickBooks

Tipos de recursos en una compañía

Dependiendo de la clase de negocio que se tenga, su operación, giro o sector, más su plan de negocios y el esquema bajo el cual se mueva, una compañía tendrá determinado tipo de recursos.

Por ejemplo, una agencia de relaciones públicas puede no necesitar una oficina, si sus colaboradores trabajan vía remota, pero sí necesitará equipos de comunicación y cómputo; mientras una empresa que fabrique textiles, forzosamente necesitará instalaciones con maquinaria, aunque su línea operativa carezca de equipos de comunicación.

En general, los recursos de una empresa se pueden dividir en 2:

  • Recursos tangibles: elementos físicos, que requieren de un espacio, que pueden acumularse o almacenarse, como computadoras, dinero, artículos de papelería, vehículos, etc.
  • Recursos intangibles: componentes que no se ven porque no son concretos, por ejemplo, el talento, la información, los datos, el tiempo, entre muchos otros.

Independientemente del sector del negocio, siempre se necesitará del recurso humano, financiero y técnico o tecnológico. A continuación, veremos los tipos de recursos que son más comunes en una organización, los cuales se pueden gestionar para que la compañía sea más eficiente.

Recursos materiales de una empresa

Son aquellos más concretos y tangibles, sean espacios, equipos o accesorios necesarios para que un negocio opere y para que los colaboradores puedan realizar su labor asignada. Suelen ser los bienes que forman parte de los activos y patrimonio de una empresa. Ejemplos de recursos materiales de una empresa son los inmuebles, instalaciones, oficinas, fábricas, maquinaria, computadoras, aparatos electrónicos, herramientas de trabajo, vehículos, etcétera.

Recursos humanos

Se trata de toda persona que preste un servicio, su talento, experiencia, conocimiento o habilidad para un puesto, actividad o proyecto de una empresa, lo cual determina la operación de la organización. Los recursos humanos son, en sí, la plantilla laboral de colaboradores o trabajadores en una compañía. Se trata del único activo que no le pertenece a una empresa.

Recursos financieros de una empresa

Los recursos financieros de una empresa son los recursos de capital que posee un negocio, con los cuales sustenta su operatividad. Estos pueden ser el dinero, la capacidad para obtener financiamiento, la inversión de accionistas o socios, bonos de deuda, acciones, etcétera. Estos recursos muestran la liquidez de una empresa.

Recursos tecnológicos y técnicos

Los recursos tecnológicos de una empresa, además de los recursos técnicos, son aquellos componentes, plataformas, software enfocados en la parte técnica de la compañía: Los recursos tecnológicos cada vez son más importantes en una organización, debido a la transformación digital que estamos viviendo.

Los recursos tecnológicos de una empresa pueden ser tangibles o intangibles, porque abarcan herramientas físicas como cuestiones informáticas.

Recursos administrativos de una empresa

Los recursos administrativos de una empresa tienen que ver con la organización y la operación del negocio, por lo que abarcan procesos, flujos, jerarquías, canales internos, etcétera.

Tipos de recursos empresariales_QuickBooks

Importancia de gestionar los recursos en una organización

Tener a una persona, área o grupo de colaboradores para gestionar los recursos empresariales es de vital importancia para la sobrevivencia de un negocio; la gestión adecuada ayuda a optimizar todos los procesos, gastar menos recursos (de todo tipo) y ser más eficientes. Mientras mejor sea la gestión, mayor la productividad, operatividad, rentabilidad, competitividad e imagen positiva de una organización.

Entre las ventajas y beneficios que destacan de una buena gestión de recursos en una empresa se encuentran los siguientes puntos:

  1. Tienes mayor visibilidad de escenarios y panoramas.
  2. Puedes hacer una mejor planeación.
  3. Tu negocio se vuelve más estratégico.
  4. Previenes escenarios negativos.
  5. Disminuyes errores.
  6. Sabes cómo actuar ante contingencias.
  7. Mejoras la toma de decisiones.
  8. Fortaleces cada área de la empresa.
  9. Tienes equipos de trabajo más sólidos y cohesionados.
  10. Gastas menos tiempo y recursos.
  11. Optimizas actividades y organizas todo de forma eficiente.
  12. Generar mejores resultados.
  13. Sacas mayor provecho del talento humano.
  14. Implementas más fácil tecnologías.
  15. Impulsas un proceso de mejora continua.

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5 pasos para gestionar los recursos de una empresa

1. Realiza un análisis

Primero, debes conocer desde qué punto parte tu empresa, es decir, con cuáles recursos cuenta, de qué tipo, cuántos, si hay posibilidad de que aumenten unos o si es urgente que se adquiera algún tipo de recurso.

Este es tu punto de inicio para saber cuál es la capacidad, las limitantes y el potencial de operación de tu negocio. Tienes que hacer una valoración realista de los recursos y una evaluación estratégica de los mismos.

Para esta fase, puedes crear un equipo de colaboradores de distintas áreas, de modo que tengas un mejor panorama de las capacidades y ventajas competitivas que tiene tu empresa en el mercado en el que se mueve. Como ves, los recursos materiales de una empresa, recursos financieros y recursos humanos son fundamentales.

  1. Planifica tus recursos empresariales

Cuando tengas en vista los recursos, cuantificados, evaluados y con toda la información que te arrojó el análisis, ya puedes pasar a la organización de estos por áreas, objetivos y/o por características.

Haz una planeación de dónde, cómo, en qué procesos, quién, en qué momentos, se pueden usar cada uno de los recursos. Existen diversas tecnologías, plataformas y software destinados a la gestión, planificación y seguimiento de procesos, información y recursos empresariales, así que vale la pena en este punto que pienses si implementarás alguno de estos.

  1. Coordina acciones y estrategias

Como en todo, una planificación no es nada si no hay acción, así que, con base en ésta, generarás las estrategias, medidas, esfuerzos y actividades en las que participan y se vinculan los recursos a la mano de tu negocio.

En este paso, delegarás responsabilidades, dispondrás de los recursos, se implementarán procesos y flujos. En esta fase se involucran todas las áreas, para trabajar bajo determinados objetivos.

  1. Haz un seguimiento de lo implementado

Todas tus estrategias y acciones deben tener un monitoreo y seguimiento para que puedas verificar cómo está funcionando la gestión de los recursos de tu empresa. Así, si hay algo que modificar, tienes oportunidad de hacerlo lo más pronto posible para evitar el desperdicio de recursos.

Cada departamento o área en tu negocio debe tener un responsable y parte de la labor de esta persona será el seguimiento y el correcto uso de los recursos que están dentro de su ámbito.

  1. Evalúa, mejora y vuelve a gestionar

Como hemos dicho, la gestión de recursos requiere de una evaluación constante con el fin de que los optimices cada vez más. Además, tienes que medir los resultados de lo que has implementado. Así, tendrás indicadores para mejorar.

Cuando hayas cumplido con los objetivos planteados en un tiempo determinado, tendrás que volver a realizar estos pasos de gestión de recursos.

Etapas de gestión empresarial_QuickBooks

Tips para realizar una gestión eficiente de los recursos empresariales

Ahora, ya sabes la importancia de hacer una gestión de los recursos en tu negocio y cómo  llevarla a cabo, pero no olvides que esta práctica no debe ser aislada de las demás actividades en tu organización, así que hazla parte de tu cultura de trabajo.

Para que hagas una gestión más eficiente, toma en cuenta estos consejos o tips que te recomendamos:

  • Todos los procesos de gestión de recursos debes documentarlos para que sea más fácil su consulta y para que tengas un referente de lo que estás haciendo al respecto. Así, cualquier persona que se integre a la actividad de gestión sabrá por dónde empezar.
  • Dale un gran valor a tu personal. El talento es fundamental para la operación de la organización, así que refuerza tus procesos de selección y reclutamiento e incentiva un programa de capacitación. Asimismo, mantén la motivación alta entre tus colaboradores.
  • Establece una comunicación constante para que informes sobre los pasos que estás llevando a cabo para la gestión de los recursos.

Conclusión

Mientras mejor se gestionen todos los  recursos de una empresa, mayores posibilidades de negocios habrá. Una gran forma de que tengas mayor visibilidad, control y planeación de las áreas que integran a tu empresa es mediante el uso de tecnologías y softwares especializados para esas actividades, que a su vez formarán parte de los recursos tecnológicos.

Trata de automatizar muchas de las tareas que se realizan en las diferentes áreas para optimizar tiempos y da pasos acertados para lograr una transformación digital en tu compañía.

Por ejemplo, en la parte de contabilidad y finanzas, QuickBooks Online es una gran solución para tu negocio, ya que puedes automatizar tareas contables y llevar la administración y control de tu facturación.

Al ser un software especializado en la contabilidad de pequeñas y medianas empresas, con QuickBooks ahorras tiempo y recursos valiosos que puedes aplicar en otras actividades. Conoce más sobre nuestros servicios.

La información puede ser resumida y por lo tanto incompleta. Este documento / información no constituye, y no debe considerarse un sustituto de asesoramiento legal o financiero. Cada situación financiera es diferente, el asesoramiento proporcionado está destinado a ser general. Póngase en contacto con sus asesores financieros o legales para obtener información específica de su situación.

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