2020-02-10 12:13:23 Controla tu negocio English Aquí te decimos cómo hacer reportes en QuickBooks sobre las finanzas de tu empresa y te explicamos cómo programarlos y generarlos... https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/es_mx_qrc/uploads/2020/01/corinne-kutz-tMI2_-r5Nfo-unsplash.jpg https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/controla-tu-negocio/como-hacer-reportes-en-quickbooks-para-informes-de-gestion/ Cómo hacer reportes en QuickBooks para informes de gestión

Cómo hacer reportes en QuickBooks para informes de gestión

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La mejor herramienta para evaluar el desempeño de tu negocio son los informes de gestión. Anteriormente, obtener y sistematizar los datos para este tipo de documentos podía ser un procedimiento largo y tedioso. Sin embargo, hoy en día puedes hacer reportes en QuickBooks de manera sencilla.

La herramienta para generar reportes del sistema de contabilidad electrónica de QuickBooks aprovecha los datos que tú mismo introduces al instante para generar informes de manera casi automática. Solo tendrás que seleccionar los datos y los periodos que deseas incluir y QuickBooks creará los reportes para que los imprimas, descargues, envíes por correo electrónico o compartas con tus colaboradores y socios.

Como sabes, con tan sólo ingresar a QuickBooks puedes ver la información en tiempo real de tus facturas, gastos, ingresos, pérdidas, ganancias o cuentas bancarias. Sin embargo, con la herramienta para generar reportes podrás ver la evolución de tus finanzas y de todas las cuentas de tu empresa.

Si aún no sabes cómo hacer reportes en QuickBooks, aquí te explicamos las distintas formas de realizarlos para que elijas la que más te convenga.

¿Qué son los reportes o informes de gestión?

Antes, que nada, veamos en qué consiste un reporte o informe de gestión.

Para elaborar estos documentos, necesitamos distinta información sobre el estado de los diferentes departamentos de nuestra empresa. Los reportes de gestión deben incluir datos precisos de cómo nos estamos desempeñando en las áreas o departamentos que conforman nuestro negocio.

Aunque una parte importante de la elaboración de los reportes es la interpretación de los datos, la materia prima es la información; ésta debe ser precisa, estar actualizada y ordenada de tal manera que se pueda comunicar fácilmente a aquellos que están leyendo el reporte. Incluso, si fueras a contratar a una agencia que lo haga por ti, deberás brindarle los datos necesarios.

Es por ello que muchos emprendedores consideran que elaborar reportes o informes es una tarea difícil, pues las empresas suelen tener una gran cantidad de información que debe ser procesada y ordenada. Sin embargo, tener un sistema contable como QuickBooks te permite generar reportes en cuestión de minutos. Es muy sencillo, pues su interfaz es amigable con el usuario.

¿Cómo hacer reportes en QuickBooks?

Para empezar a realizar tus reportes, necesitas tener tu cuenta de QuickBooks ya funcionando. Nuestro sistema de contabilidad electrónica ya tiene la herramienta de creación de informes, la cual incluye una gran variedad de tipos de reportes. La lista incluye los más comunes, que son los que posiblemente vas a necesitar para tu negocio. Pero si no se incluye el reporte que necesitas, también puedes hacerlo de manera personalizada seleccionando aquellos datos específicos que requieres.

A continuación, te mostramos el proceso paso a paso para que aprendas cómo hacer reportes en QuickBooks.

1.- Para empezar, da clic en “Reportes” y luego en “Estándar”. Así, podrás ver la lista de reportes que QuickBooks te ofrece: pérdidas y ganancias, resumen de antigüedad de las cuentas por cobrar, extracto de flujo de efectivo, reporte de auditorías o pérdidas y ganancias como porcentaje total de los ingresos. Selecciona el tipo de reporte que desees.

Hacer reportes en QuickBooks

  1. Da clic en el botón “Personalizar”. Aquí podrás configurar el reporte de acuerdo con lo que necesites. Puedes seleccionar el periodo, el método de contabilidad, organizar las filas o columnas, editar el encabezado y agregar algunos filtros.

Hacer reportes en QuickBooks

  1. Da clic en “Ejecutar reporte”. Tu reporte se generará y podrás imprimirlo, descargarlo, exportarlo o enviarlo por correo electrónico.

Hacer reportes en QuickBooks

¿Cómo programar un reporte para que se haga automáticamente?

Si el reporte quieres obtener cotidianamente un reporte exactamente igual al que realizaste siguiendo los pasos anteriores, QuickBooks te da la opción de programarlo para que se genere automáticamente y se envíe al de tu correo o al de alguno de tus colaboradores.

Una vez que hayas guardado tu reporte. No olvides asignarle un nombre con el que puedas identificarlo. Después, regresa a la lista de “Reportes” y da clic en “Reportes personalizados”. Ubica el reporte que quieres programar. Ve a la columna de acciones y da clic en “Editar”.

Hacer reportes en QuickBooks

A continuación, selecciona la opción “Establecer programaciones de correo electrónico”. Selecciona la periodicidad para la programación del reporte; puedes elegir entre diario, semanal, mensual o dos veces por mes. Elige la cantidad de veces que quieres que se repitan los reportes programados, cada cuántos días quieres que se generen y hasta qué fecha.

Finalmente, indica la o las direcciones de correo electrónico a las que quieres que se envíe tu reporte y escribe el mensaje que quieres que se muestre en el cuerpo del correo. Cuando tengas todo listo da clic en “Guardar y cerrar”.

¿Cómo generar reportes desde las cuentas?

Otra opción para hacer reportes en QuickBooks es generarlos desde tus cuentas.

Para esto necesitas utilizar el icono de engrane en “Plan de cuentas” y seleccionar “Acción” en la lista desplegable. Luego, en “Historial de cuenta”, selecciona “Ejecutar reporte” y desde ahí podrás seleccionar la opción que más se acerque a lo que necesitas. Podrás elegir entre reportes de “Cuentas por cobrar”, “Cuentas por pagar” y otras cuentas del balance. También puedes elaborar reportes de ventas, deudas incobrables y otras cuentas relacionadas con ingresos y gastos.

Hacer reportes personalizados en QuickBooks

Otra opción que tienes para hacer reportes más específicos de los campos que necesitas es personalizarlos con la información financiera más relevante. Otra de las ventajas de QuickBooks es que hay una gran cantidad de datos para personalizar. Para empezar, puedes filtrar qué información es la que quieres mostrar, de esta manera es más sencillo que el reporte sea exactamente como lo estás pensando.

Si quieres generar un reporte personalizado, puedes hacerlo en tan solo dos pasos:

El primer paso consiste en ejecutar alguno de los reportes existentes. Para empezar, necesitas ir hacia el menú “Reportes”. Abre el documento con el que quieras trabajar. Puedes utilizar los distintos filtros que hay en el archivo para seleccionar la información que necesites.

El segundo paso consiste, precisamente en aplicar cuantos filtros sean necesarios para personalizar tu reporte.

Selecciona la opción de “Personalizar” y aplica los filtros. De manera predeterminada el sistema te mostrará todas las cuentas. Tú deberás elegir las que quieras que aparezcan en tu reporte. Puedes dar clic en la opción de “Filtrar” para elegir qué cuentas quieres que aparezcan en tu reporte, ya que se mostrarán todas de manera predeterminada. Para esto ocupa la opción “Cuenta de distribución” y de esta manera puedes seleccionar cuáles quieres que aparezcan en el reporte, puedes elegir más de una. Esto también se puede hacer con proveedores, productos y servicios diferentes.

El sistema te dará la opción de filtrar las cuentas por tipo (por ejemplo, activos o cuentas por pagar). También puedes elegir los clientes, proveedores, productos o servicios que quieres que se muestren; podrás seleccionar más de uno. E incluso podrás filtrar las columnas por clases o ubicación.

También puedes cambiar el formato de número y el periodo del reporte, seleccionar las filas y columnas que quieres que aparezcan y las leyendas que aparecerán en el encabezado y en el pie de página.

Toma en cuenta que no todos los tipos de informe tienen todos los filtros para que los modifiques. Por eso, antes de empezar a personalizar, asegúrate de escoger el tipo de reporte que se acerque más a la información que estás buscando. De esta manera solo tendrás que seleccionar los filtros que quieras mostrar para generar exactamente el reporte que necesitas.

¿Cómo compartir reportes en QuickBooks?

Además de hacer reportes en QuickBooks puedes imprimirlos, enviarlos por correo electrónico, descargarlos o exportarlos

Imprimir reportes

Si quieres imprimir tus reportes puedes hacerlo directamente desde esta herramienta. Si en dado caso falta alguna de las columnas, intenta eliminar las que no necesites o cambiar el tamaño de cada una de estas. Puedes reducir los márgenes o incluso modificar la orientación de la página para hacerla horizontal y tener mayor espacio para toda tu información. Puedes elegir que el papel sea oficio para incluir más columnas e incluso cambiar el porcentaje de la escala para que todo quepa perfectamente.

Enviar reportes por e-mail

Si prefieres enviar tus reportes por correo es incluso más sencillo, ya que solo tienes que seleccionar la opción de “Correo electrónico” en tu reporte y completar el formulario. Edita el mensaje que quieres que aparezca en el cuerpo del correo. Ya que escribiste las direcciones de correo de los destinatarios, entonces selecciona “Enviar”.

Compartir reportes en QuickBooks

Puedes compartir tu reporte con otros usuarios de tu equipo utilizando QuickBooks, esto también es útil porque permite que estos usuarios tengan los permisos para modificar el reporte si lo necesitas. Para esto tienes que seleccionar la opción “Guardar personalización” en un reporte ya abierto. Selecciona a un usuario que aparezca en tu menú y elige “Compartir con”, finalmente da clic en “Guardar” para finalizar.

Es importante que de hacer esto solo realices la acción una vez, de lo contrario puedes crear reportes duplicados y podrías causar confusión al no saber qué reporte es el que se tiene que editar. También puedes utilizar la opción “Ejecutar reporte” para obtenerlo en formato PDF y de esta manera mandarlo fácilmente a tu equipo de trabajo

Recuerda que QuickBooks te da la opción de agregar usuarios de acuerdo con el plan que elijas. También tienes la opción de determinar qué nivel de acceso a tus cuentas puede tener cada usuario, y si solo pueden generar reportes o además pueden realizar otro tipo de funciones.

Así que ya lo sabes: hacer reportes con QuickBooks es sencillo y te servirá para tener el panorama más completo de las finanzas de tu empresa. Utiliza esta herramienta para mantenerte informado, explicar el panorama a tus socios o colaboradores y sobre todo, para tomar las mejores decisiones.

La información puede ser resumida y por lo tanto incompleta. Este documento / información no constituye, y no debe considerarse un sustituto de asesoramiento legal o financiero. Cada situación financiera es diferente, el asesoramiento proporcionado está destinado a ser general. Póngase en contacto con sus asesores financieros o legales para obtener información específica de su situación.

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