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¿Qué es la productividad empresarial y cómo mejorarla?

11 Minutos para leer

La productividad en los negocios es mucho más que pensar en los flujos económicos con márgenes de ganancias. Hay otros aspectos, como el clima organizacional, que son decisivos para la consecución de los objetivos. Conoce los ejemplos de productividad en una empresa.

Índice de contenidos:

  1. ¿Qué es la productividad?
  2. Factores que influyen en la productividad empresarial
    1. Tener en claro los objetivos empresariales
    2. El clima organizacional
    3. Disponibilidad de capital
    4. La estructura empresarial
    5. Equipamiento y recursos
    6. Formación y capacitación del personal
  3. ¿Cuáles son los factores que afectan la productividad de manera negativa?
    1. La rigidez
    2. La sobre exigencia
    3. El desconocimiento o la desinformación
    4. Ejemplos de productividad en una empresa
  4. En síntesis…

Cómo mejorar la productividad empresarial

Cuando pensamos en la productividad de una empresa, quizás muchas personas imaginan una compleja ecuación, con números e incógnitas. Sin embargo, la productividad empresarial, además de ser la relación entre la producción obtenida (o los resultados) y los recursos empleados, consiste en una variedad de aspectos del día a día de un negocio. De modo que más allá de los aspectos contables, es posible tomar decisiones que impactan en la eficiencia. Veamos qué es la  productividad de una empresa y cuáles son los factores que influyen en ella.

¿Qué es la productividad?

Una primera definición de productividad nos hace pensar en los resultados obtenidos y en los recursos empleados. Sin embargo, en definiciones más amplias y afines a lo que sucede efectivamente en una empresa, también se contemplan los recursos con los que cuenta el personal, así como el clima laboral.

Empleados sin recursos o empleados no comprometidos influyen en el modo en que se trabaja y en que se logran los objetivos. Si quieres conocer diferentes formas creativas de aumentar la productividad, ingresa aquí.

A su vez, es importante considerar que la productividad, para que realmente funcione, debe ser integral y transversal en todas las áreas y estructura. De poco sirve tener un sector de la compañía que sea modelo en su trabajo, si el procedimiento se ve obstaculizado en la siguiente etapa por un área improductiva. De este modo, al abordar y hacer ajustes en términos de eficiencia, será necesario poder aplicar una mirada global.

Factores que influyen en la productividad empresarial

A continuación te compartimos algunos de los factores que influyen en la productividad empresarial que pueden estar obstaculizando la eficiencia, y que deberían ser abordados para mejorarla.

●      Tener en claro los objetivos empresariales

En ocasiones, una empresa tiene en claro cuál es su misión y a qué aspira, es decir, su visión. Sin embargo, a veces quedan en términos abstractos y no existe una guía que permita conocer hacia dónde se camina. Es importante que haya, tanto objetivos globales, a nivel empresa, como objetivos por área y por equipo de trabajo. Los objetivos siempre deben cumplir con la regla mnemotécnica de MAREA: medibles, alcanzables, realistas, específicos y acotados en el tiempo.

●      El clima organizacional

Las personas pasan la mayor parte del día en su ámbito laboral, por eso es clave que el clima organizacional sea bueno, de amabilidad, agradable, diverso y de compañerismo. Los empleados tienen el derecho y el deber de ir a trabajar tranquilos, seguros. Además, hacerlo debería representar un desafío, por lo tanto, las empresas deben fomentar la motivación en el equipo.

Uno de los primeros factores que influyen en la productividad empresarial y en el que debe reparar el área de Recursos Humanos es el de la rotación de personal. Cuando un área o un puesto registra un recambio permanente, eso afecta a la eficiencia del negocio en términos de esfuerzos, dinero y recursos.

Por otro lado, cuando hablamos de clima organizacional, no se trata solo de pensar en la gestión de los equipos laborales, sino también del cuidado de la salud del personal en términos generales. Es decir, es importante que las condiciones físicas, ambientales y ergonómicas del trabajo resulten óptimas para que los empleados puedan sentirse a gusto, trabajar cómodos y no enfermen. Prevenir los accidentes laborales también debe ser un objetivo en pos de favorecer la productividad.

Por último, favorecer el clima organizacional implica también pensar en actividades diferentes (outdoor) que permitan que los empleados se desconecten de sus obligaciones cotidianas, por ejemplo, un día de campo entre compañeros de trabajo o una salida al cine. De este modo, se fomenta un clima de compañerismo, al mismo tiempo que se facilitan instancias para el relax.

●      Disponibilidad de capital

Retomando la cuestión financiera y contable, es claro que la liquidez o disponibilidad de recursos económicos impacta en las decisiones y maniobras que puede tomar una empresa, afectando por supuesto la productividad.

Por ejemplo, si pensamos en un ejemplo actual: al inicio de la pandemia de COVID-19, no todas las empresas pudieron implementar la transformación digital desde el comienzo, por lo que tuvieron que adaptar sus estructuras a las circunstancias. Por otro lado, algunas empresas no contaban con el capital y no pudieron proveer a sus empleados de computadoras o de los recursos necesarios para trabajar desde sus hogares, y hasta que eso fue una realidad posible, el trabajo no resultó fluir al ritmo y con el rendimiento habitual.

●      La estructura empresarial

Muchas empresas, especialmente las pymes, inician el negocio con los recursos con los que cuentan. Bien hecho. Sin embargo, con el correr del tiempo, se estancan en ello y dejan de buscar cómo mejorar su gestión, pues terminan confiando excesivamente en la herramienta o en el modo en que se hace “desde siempre”.

Esto conlleva el enorme riesgo de quedarse atrás en la incorporación de buenas prácticas, y por supuesto, en la pérdida de tiempo y de recursos en una tarea que podría realizarse de una manera más ágil. Es importante que la cultura empresarial sea capaz de acompañar los cambios, para evitar el riesgo de quedarse atrás de la competencia. O incluso peor, de perder información importante o dejar vencer stock. Hay ciertas actividades que empiezan a demandar otro rigor y es necesario dejar de hacer las cosas “artesanalmente”.

Por otro lado, también se recomienda tener presente el organigrama propuesto y el organigrama “real”, es decir cómo funciona el flujo de trabajo en la cotidianidad. A veces, las estructuras que son demasiado verticalistas dificultan la toma de decisiones y afectan la eficiencia. Por otro lado, las estructuras desordenadas, que no tienen un liderazgo claro, también lo hacen.

A su vez, es necesario que la estructura favorezca el trabajo en equipo, ya que el intercambio siempre resulta en un trabajo de mayor riqueza y diversidad. Además, fomenta la confianza, el sentimiento de pertenencia  y el apoyo entre las personas que integran la compañía.

Para profesionalizar la estructura y así mejorar la productividad de una empresa, es necesario identificar cuáles son las áreas críticas en donde urge hacerlo y luego planificar su abordaje en etapas.

●      Equipamiento y recursos

En relación con el punto anterior, el equipamiento y los recursos son claves para que el personal pueda desempeñar sus tareas de la mejor manera posible. Cuando los procesos no se simplifican, todo resulta desgastante para quienes participan en ellos, y termina por afectar la productividad empresarial. Cuando se espera que un área o un determinado puesto de trabajo rinda de una manera determinada, también hay que anticiparse a sus necesidades y propiciar los medios necesarios para cumplir los objetivos.

Un negocio debe incluir entre sus inversiones las mejoras en el equipamiento y la tecnología. Por ejemplo, para el área de administración y finanzas, para llevar una organización transparente y clara, se recomienda el software contable de QuickBooks Online, que permite organizar la información según módulos y necesidades de sus usuarios. De esta manera, es sencillo observar los flujos, balances, ingresos y egresos, sin cometer equivocaciones. Conoce más aquí sobre los planes accesibles para diferentes empresas con los que cuenta esta herramienta.

Por último, en relación a los recursos, la productividad se alcanza cuando se tiene en cuenta el rendimiento y la eficiencia personal de los empleados. Es decir, es necesario que el personal esté bien compensado por su tarea, y que pueda recibir algún incentivo en función de lo que aporta.

●      Formación y capacitación del personal

Vinculado a los puntos anteriores, es clave que la compañía facilite los recursos y espacios de formación y capacitación para su personal. Esto no solo habla de la productividad de una empresa, sino de su competitividad; es decir, de poder incorporar mejoras que sean tangibles para el cliente y que puedan evidenciar que el negocio va evolucionando. Esto se logra con inversión y buenas ideas que surgen a partir de explorar y conocer las nuevas tendencias.

¿Cuáles son los factores que afectan la productividad de manera negativa?

Además de los factores mencionados, los cuales, si no se gestionan, impactan directamente en la productividad, también hay algunas otras conductas que se desaconsejan por su ineficiencia. Entre ellas, encontramos las siguientes:

●      La rigidez

La productividad se ve afectada de manera negativa por la rigidez de los procesos y de la organización. La incapacidad de poder adaptarse lleva a que una organización sea incapaz de hacer cambios y de prepararse de otro modo. Los nuevos tiempos demandan siempre nuevas medidas, sin embargo, en algunos espacios laborales eso no es aceptable.

●      La sobre exigencia

Por otro lado, llevar a los empleados al límite de la exigencia tampoco es productivo. Es decir, es entendible que se busque maximizar los márgenes de ganancias de un negocio, con el menor esfuerzo y recursos posibles, pero hay que tener mucho cuidado con no pasarse de ciertos límites, puesto que se vuelve contraproducente: no solo se ve afectado el clima laboral, sino que también hay consecuencias en la salud de los empleados.

●      El desconocimiento o la desinformación

Al pensar en este aspecto, debemos tener en cuenta lo que provoca la desinformación, tanto a nivel interno como externo. Si se toman decisiones, si se implementan nuevos procesos sin comunicarlo al personal, entonces se afectará la actividad de los empleados y, por lo tanto, su productividad.

También influye lo que sucede a nivel externo: tanto en términos generales y macroeconómicos, como en el sector en particular. Es importante mantenerse actualizado en normativas y legislación, en lo que sucede “afuera”, y no ser ajenos a la realidad de la sociedad en la cual se trabaja.

Muchas veces, emplear la matriz FODA  puede servir como una primera orientación. Identificar a nivel interno las fortalezas y debilidades, y a nivel externo las oportunidades y amenazas.

Ejemplos de productividad en una empresa

Para comprender el alcance de la productividad en un negocio, pensemos en un ejemplo con dos situaciones.

Se trata de una cafetería, que produce sus propios dulces y productos de panificación.

  • Empresa A: La productividad es de 200 bollos, que elaboran 5 personas en 1 hora. Adempas, la empresa cuenta con personal adicional (3 personas) en el salón, el cual se ocupa de atender a los clientes en mostrador y en las mesas.
  • Empresa B: La productividad es de 200 bollos, que elaboran 5 personas en 1 hora. Estas trabajan de manera intermitente, ya que no existe personal adicional en el salón, por lo que no solo cocinan sino que también se ocupan de la atención y de la venta. Esto ocasiona malestar en el personal y quejas por parte de los clientes, debido a las demoras.

¿Cuál de las dos empresas es más productiva? Depende de cómo se mire: hay quienes dirán que la segunda empresa, ya que es capaz de producir lo mismo con menos recursos, y, por lo tanto, hay menos gastos y salarios por pagar. Sin embargo, el costo en imagen y el mal clima organizacional son variables a considerar, ya que el funcionamiento de dicho negocio es una bomba de tiempo. Este segundo esquema no es sostenible en el corto plazo, lo cual terminará por impactar en la eficiencia y productividad del negocio.

Tal como se comentó al inicio, la productividad, entonces, es mucho más que observar el resultado final y los recursos en juego; significa poder ampliar la mirada y tener en cuenta el horizonte a mediano y largo plazo.

En síntesis

La productividad de una empresa depende de múltiples factores, como el clima organizacional, la disponibilidad de medios y recursos, la formación del personal, entre otros. La mayoría de ellos se pueden mejorar con medidas en el ámbito interno, mientras que hay otros que dependen del contexto y de factores externos.

Es clave que quienes administran una compañía no pierdan de vista los indicadores de la productividad, ya que la finalidad última de una empresa es maximizar sus ganancias al menor costo posible (siempre desde la ética empresarial y que ello no afecte al personal, claro).

Por el contrario, las empresas que son improductivas terminan por quedar expuestas en algún sentido ya sea con los clientes, su imagen o sus finanzas.

Recuerda que invertir en productividad no es un gasto, sino una inversión. Invertir en productividad implica pensar en la salud y sostenibilidad de una compañía en el tiempo.

La información puede ser resumida y por lo tanto incompleta. Este documento / información no constituye, y no debe considerarse un sustituto de asesoramiento legal o financiero. Cada situación financiera es diferente, el asesoramiento proporcionado está destinado a ser general. Póngase en contacto con sus asesores financieros o legales para obtener información específica de su situación.

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