2020-02-04 12:12:23 Controla tu negocio English Conoce qué características debe tener el mejor software de contabilidad en México para la administración de Pymes o negocios rentables.... https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/es_mx_qrc/uploads/2020/01/christin-hume-slbqShqAhEo-unsplash.jpg https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/controla-tu-negocio/cual-es-el-mejor-software-contable-en-mexico/ Qué software contable en México es mejor | QuickBooks México

Qué cualidades debe tener un programa contable en México

11 Minutos para leer

El objetivo general de un software contable consiste en el mejoramiento de las formas en las que profesionales, empresas y negocios llevan el registro, administración y control de su contabilidad. Si quieres conocer más detalles acerca de este tema, a continuación te compartimos los puntos que encontrarás a lo largo de este artículo:

  • ¿Cómo elegir un software contable a la medida?
  • Elige un programa contable de última tecnología
  • Software de contabilidad con planes escalables
  • Duda de los programas contables “gratuitos”
  • Capacidad de usuarios simultáneos
  • Valora la facilidad de uso
  • Creación de facturas automáticas
  • QuickBooks: el mejor  software contable

Gracias a la automatización que ofrecen los programas contables, muchos de los procesos administrativos, propios de las empresas, se han hecho cada vez más eficaces y más rápidos. El resultado más inmediato para sus usuarios se traducen en ahorro de tiempo y trabajo, e incluso en la disminución de errores humanos al llevar a cabo la contabilidad y otros procesos que exigen precisión.

¿Cómo elegir un software contable a la medida?

A pesar de los grandes beneficios que pueden atribuirse a estos programas, no todo software de contabilidad disponible. en el mercado resulta útil, pues cada uno está diseñado con diferentes propósitos. Incluso, una mala elección puede repercutir en resultados poco prácticos y un precio elevado.

Antes de elegir e invertir en el mejor software contable para tu negocio, debes pensar en varios aspectos clave, por ejemplo, hay programas que no siempre tienen las herramientas necesarias o no ofrecen acompañamiento para los usuarios, es decir, no cuentan con un soporte técnico o atención a clientes para resolver sus dudas o problemas. Entonces, si necesitas estar en contacto con asesores que puedan seguimiento a tus dudas, fíjate en un software que se preocupe por la atención al cliente y garantice mantenerlo al día con tutoriales, material informativo y soporte.

Otra característica que algunos olvidan, y que por lo general se incluye en esas letras pequeñitas que nadie lee, es pensar en manos de quién dejarán su información sensible. Antes de apostar por un programa contable, debes sentir total confianza: al fin y al cabo, es ahí donde nutrirás día tras día las cuentas de tu empresa, tus transacciones, los datos de tus clientes, etcétera. Revisa cuáles son los estándares de seguridad y privacidad que ofrece el software de tu interés y, ¿por qué no?, verifica cuántos clientes utilizan ese mismo sistema. Así, te darás una idea de la demanda y la confianza que genera.

Sabemos que la necesidad (y a veces la premura) de elegir el mejor sistema de contabilidad puede provocar frustración, pues existen varias opciones con distintas funciones o características limitadas. No te abrumes, para ayudarte a que hagas una excelente inversión, a continuación te explicaremos qué elementos y factores debes tomar en cuenta para escoger un software capaz de ofrecer variedad de soluciones que convengan a las necesidades de tu negocio.

Elige un programa contable de última tecnología

Antes de adquirir uno de estos sistemas, es básico que compruebes si el software de contabilidad que vas a elegir opera con almacenamiento en la nube. Esta es una opción ideal, pues al usar una interfaz alojada en la web, o bien, que funciona a través de navegadores de internet, no requiere que instales ningún programa en tu computadora, teléfono inteligente o tableta.

Recuerda que las aplicaciones en la nube ofrecen versatilidad y portabilidad para realizar estos procesos. De esta manera, dicha característica te facilita dos aspectos:

  • Primero: recibir los datos e información vinculada a las cuentas de tu empresa o negocio a través de cualquier dispositivo de forma inmediata;
  • Segundo: si el sistema cuenta con encriptación de datos, tu información se almacenará de manera segura, lo que te garantiza que nadie más tenga acceso a ella, además, ésta queda respaldada y eso evita toda posibilidad de extravío o pérdida, incluso impide que tu información sea sustraída por terceros o ajenos a tu negocio. Esto es porque tú controlas quién y con qué permisos accede al sistema.

Quizá dabas por hecho que, hoy en día, todo programa de contabilidad tiene que estar alojado en la nube. La realidad es que muchos softwares aún no se actualizan a las necesidades de estos tiempos y continúan utilizando programas que requieren ser instalados en PC, los cuales forzosamente utilizan espacio en la memoria del disco duro de un equipo de cómputo. Por otro lado, algunos ni siquiera permiten que ocupes dispositivos móviles, como celulares o tabletas y, en ocasiones, están diseñados con interfaces complejas que no son intuitivas para el usuario.

En ese sentido, la ventaja de un sistema que opera en la nube frente a los programas que requieren instalación es que, el primero te permite la vinculación y sincronización de múltiples usuarios y cuentas, de manera que, cuando realices cambios o modifiques algún dato desde cualquier dispositivo, esta información se actualiza en tiempo real, y tanto tú y tu contador (u otros colaboradores del equipo) tendrán la misma información al instante. Esto suele ser muy útil en momentos cruciales, como la toma de decisiones basadas en la información inmediata.

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Software de contabilidad con planes escalables

Es recomendable que cada negocio que invierta en la adquisición de un software de contabilidad, para satisfacer las necesidades específicas relacionadas con la administración de las finanzas de cada empresa, considere antes cuáles son sus objetivos. Con ellos podrá medir el alcance para prever qué cambios puede haber a corto, mediano y largo plazo.

En ese sentido, conviene elegir un software de contabilidad que tome en cuenta la diversidad de negocios y permita contratar distintos esquemas de plan. De este modo, podría beneficiar a aquellos profesionales que están empezando con su empresa, a quienes ya están a medio camino y quieren impulsarla todavía más, incluso a las compañías más grandes que cuentan con un amplio número de empleados en su plantilla, que manejan una robusta cifra de facturación, y cuyas necesidades requieren de herramientas más especializadas.

Un programa ideal de contabilidad es aquel que piensa en el crecimiento de las empresas y tiene un plan adecuado para cada una.

Duda de los programas contables “gratuitos”

No hay que dejar de lado que, por la oferta y demanda de este tipo de servicios en el mercado, prácticamente ninguno de los programas contables en México es gratuito, y en el caso de aquellos que se ofrecen sin costo, hay que saber que tienen características muy limitadas, por lo que requieren de pagos adicionales para obtener más funciones.

Incluso, existen programas sin costo que pueden hacer uso indebido de tu información al venderla a terceros, o podrían no funcionar como prometen. Siempre es mejor invertir en herramientas que garanticen que tu información esté segura. Esto puede ahorrarte malas sorpresas, tiempo y dinero a futuro.

También, es importante que consideres que muchos softwares contables pueden alcanzar costos realmente altos, ya que ponen el énfasis en el número de facturas electrónicas a emitir, y con base en ello, tendrás que desembolsar cierta cantidad de dinero. Estos sistemas son una opción inviable, ya que al rebasar tal número de facturas, te cobran mucho más por el excedente.

Capacidad de usuarios simultáneos

En los negocios, hay momentos importantes que dependen del flujo de trabajo en simultáneo. Por ejemplo, para crear reportes, quizá, mientras unos analizan los ingresos, otros deban verificar los egresos, y otros deban centrarse en las horas trabajadas; o tal vez en las juntas semanales deban entrar múltiples usuarios al sistema y verificar cada uno ciertas cifras a analizar.

Por eso, otro punto a consideración al elegir el mejor software contable es la cantidad de personas que puedan utilizar el programa que contrates en tu plan: entre más cuentas de usuarios tengas, más es lo que deberás desembolsar, lo cual repercute en un incremento del costo.

En cambio, para el caso de los softwares que se venden por licencia, la desventaja es que su costo puede ser muy elevado, en ocasiones estos programas pueden alcanzar hasta más de cinco mil pesos, y el problema llega cuando las actualizaciones deben renovarse. Esto, como es evidente, implica pagar de nueva cuenta.

Lo deseable es que adquieras un programa que incluya facturas ilimitadas, así como cierto número de usuarios, con un plan de pago mensual y no una licencia que cueste más.

Valora la facilidad de uso

Como ya mencionamos, el software que elijas debe ser flexible para cualquier usuario. Esto significa que debe contar con una interfaz que sea amigable al navegar en él y utilizar sus herramientas, lo cual no es fácil de saber hasta que las utilizas. Aunque algunas personas tienen noción de cómo se hace una factura o ya cuentan con experiencia para hacerla, considera que, aunque parezca sencillo, hay otras personas que apenas comienzan a acercarse a este tipo de sistemas o que nunca antes los habían probado.

Por esa razón, te sugerimos elegir un programa que esté pensado y diseñado para que cualquier persona, sin necesidad de que posea experiencia previa, de modo que no tenga mayor complicación en el manejo de facturas electrónicas y otros procesos; lo ideal es que puedan ocuparlo desde el más nuevo hasta el profesional más calificado en materia de contabilidad.

Algunos sistemas son abrumadores, pues despliegan muchas herramientas en pantalla, y la forma en la que éstas se insertan en el diseño de la interfaz vuelve todo mucho más complejo. De este modo, el resultado termina siendo tedioso para el usuario.

En ese sentido, el software de contabilidad más adecuado e intuitivo de operar debe mostrar sus herramientas, así como la información de forma clara y limpia, en especial porque se trata de un trabajo con números, claves, facturas, pagos, así como con información fiscal.

Creación de facturas automáticas

Como el tiempo es importante para la productividad, las empresas necesitan automatizar diversos procesos con el fin de ser más eficientes. En este sentido, tu software contable también debe estar pensado y diseñado con la incorporación de tecnología que te permita optimizar cada trabajo que se lleva a cabo.

No todos los softwares contables logran cumplir con esta facilidad y sencillez, y por eso es importante que también te asegures de que todas las facturas que realicen estén certificadas por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) y que cuenten con generación de archivo en formato .XML (Extensible Markup Language), así como la representación impresa en fichero .PDF.

QuickBooks: el mejor  software contable

Ahora que conoces los pros y contras de cada tipo de sistema contable, y que hemos repasado los beneficios de cada una de estas soluciones, tenemos razones para afirmar que, entre los programas contables en México, sin duda, QuickBooks es el mejor.

QuickBooks puede ser una elección asequible para profesionales independientes que deciden dedicarse de lleno a su trabajo y resolver rápido los asuntos relacionados con la contabilidad de su actividad; ofrece distintos planes mensuales que se ajustan, a las necesidades de cada negocio, desde aquellos que necesitan mayor apoyo y acompañamiento técnico; desde las empresas pequeñas, hasta las que generan grandes volúmenes de facturación.

Con QuickBooks podrás gestionar tus recursos y conciliar tus cuentas de manera eficiente permitiéndote ahorrar hasta 15 horas de trabajo al mes. Conoce precios y funcionalidades de nuestro software contable y obtén un 50% de descuento por tres meses.

Cabe subrayar que QuickBooks cuenta con la mejor tecnología para automatizar procesos, y además posee un sistema de seguridad basado en la encriptación de datos que te permite guardar, de manera confiable, tu información en la nube y sincronizar distintas cuentas en tiempo real.

Incluso, QuickBooks destaca sobre otros programas contables, ya que te ofrece soporte técnico, asistencia y atención a clientes, en cada momento que lo necesites. Otra gran ventaja es que este sistema es sumamente utilizado alrededor del mundo: son casi 7 millones de empresas que confían en él. Esto te garantiza su experiencia alrededor del mundo y, por supuesto, la mejor calidad.

Conoce todos los detalles y toma las riendas de tu negocio.

Si intentáramos enumerar todas y cada una de las características que puede ofrecerte un software contable ideal, como QuickBooks, este artículo no sería suficiente. Sin embargo, esperamos que este recuento de información te haya sido de utilidad para conocer con más detalle en qué centrar la atención antes de contratar un programa de contabilidad: desde la seguridad que te ofrece, la demanda en el mercado, su costo-beneficio, su portabilidad, cómo funciona, entre otros aspectos.

La información puede ser resumida y por lo tanto incompleta. Este documento / información no constituye, y no debe considerarse un sustituto de asesoramiento legal o financiero. Cada situación financiera es diferente, el asesoramiento proporcionado está destinado a ser general. Póngase en contacto con sus asesores financieros o legales para obtener información específica de su situación.

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