2021-06-03 20:38:17 Controla tu negocio English Descubre en QuickBooks qué es un sistema ERP, las claves para validar los activos de una empresa y cómo funciona un software ERP en... https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/controla-tu-negocio/cuales-son-los-beneficios-y-ventajas-de-un-erp/ Qué es y cómo funciona un software ERP | QuickBooks México

¿Cuáles son los beneficios y ventajas de un ERP?

16 Minutos para leer

Para identificar cuál es el mejor ERP para pymes, es importante conocer aspectos claves como su definición, su funcionamiento y para qué sirve, a fin de que las empresas tengan toda la información al momento de implementarlo. El mejor ERP México cuenta con características que toda empresa debe conocer antes de contratar un sistema de este tipo y aquí te explicamos cuáles son. ¿Nos acompañas?

Índice de contenidos

  1. Software ERP México: aspectos claves para su definición
  2. Representación y componentes de un ERP
    • 1. Módulos básicos
    • 2. Módulos escalables
    • 3. Módulos verticales
  3. Software ERP México para pymes; ¿cuál es el mejor?
    • 1. Cómo elegir el mejor ERP para tu negocio
  4. Características de un ERP eficiente y eficaz
  5. ERP en la nube para pymes
  6. Beneficios de un ERP México para pymes
  7. ERP México: precios en el mercado
  8. Recuperación de la inversión y ventajas de un ERP
  9. Demanda de los ERP en México

Software ERP México: aspectos claves para su definición

Un software ERP, por sus siglas en inglés Enterprise Resource Planning o un sistema de Planeación de los Recursos Empresariales, es un software que tiene por objetivo aprovechar de la mejor manera los recursos de una empresa. Se entiende como recursos empresariales a todos aquellos bienes y activos materiales, financieros, humanos y tecnológicos con que la empresa cuenta y con los que opera de manera continua.

También es importante recordar que software es un término informático referente a un programa o conjunto de programas, instrucciones y reglas de cómputo que permite ejecutar diferentes tareas incluyendo datos, procedimientos e información, para realizar distintas actividades. Con estas bases se puede tener un mejor panorama sobre los dos aspectos más relevantes de un software de planeación de recursos, que a final de cuentas se da en un ecosistema digital enfocado a la empresa.

En síntesis, un sistema como éste tiene la capacidad de automatizar y conectar los procesos entre las áreas de negocio que requieren interacción, como lo son los departamentos financieros, administrativos, o las áreas de operación, de inventario, de producción, de ventas, así como el resto de la organización. Es así como un sistema ERP tiene la capacidad de conectar todas las áreas de la organización proporcionando información sustancial y un mayor rendimiento económico, pues un ERP ayuda directamente a un mejor control de gastos, siempre con el enfoque de un intercambio ágil, rápido y directo.

Representación y componentes de un ERP

Un software ERP se presenta como un sistema integrado, esto quiere decir que conjunta diversas partes para después reunirlas como un todo. En este caso, integra múltiples módulos, por lo que en su interfaz se pueden notar menús modulares. En ese sentido, es un programa con acceso a una base de datos centralizada que reúne la información más importante para los departamentos de una organización.

Módulos básicos

Los diversos tipos de módulos tienen una amplia gama de capacidades y funcionalidades, desde los módulos básicos, los cuales pueden realizar tareas esenciales, por ejemplo, la concentración de los datos de un proveedor que se puede plasmar en una hoja de cálculo de Excel. Otro ejemplo de módulo básico podría ser el de compras, cuyas funcionalidades son el control de gastos, la creación de órdenes de compra y notas de crédito, el control de cuentas por pagar, la gestión de la recepción de mercancía, entre otras.

Módulos escalables

Sin embargo, tienen la opción de escalabilidad, lo que quiere decir que puede integrar módulos opcionales, los cuales desempeñan nuevas funciones, como es el seguimiento de pago de algún cliente, desde su orden de pago, hasta su facturación.

Módulos verticales

Pero también existen módulos verticales, que se tratan de módulos especializados que se desarrollan específicamente para un sector económico o industrial concreto, como puede ser el sector de farmacéutico, el que cuenta con una cadena de suministro muy bien definida con proveedores especializados y procesos únicos.

Todos los módulos se pueden visualizar por medio de un dashboard configurable, que puede integrar informes, proyecciones y estimaciones, así como la posibilidad de conocer los principales indicadores de rendimiento de mayor importancia para la empresa. Conoce aquí qué es un sistema ERP, características y ventajas de implementarlo.

Software ERP México para pymes; ¿cuál es el mejor?

Existen diversos sistemas ERP en el mercado según el tipo y la clasificación de la empresa, por lo cual la opción podría variar de acuerdo a las necesidades empresariales, sin embargo, existen ciertas características y rasgos de un ERP que los diferencia de los otros y que los hace superiores.

Cómo elegir el mejor ERP para tu negocio

Antes de considerar la contratación definitiva de un ERP, hay algunas preguntas clave que deberías considerar para definir cuál es la mejor opción para ti:

●      ¿Cuáles son las áreas específicas que tu empresa necesita mejorar?

¿Requieres tomar un mejor control de tus inventarios y así administrar óptimamente la materia prima de tu pyme? ¿Estás considerando mejorar tu área contable, para lograr el control de gastos, dar orden a tu facturación, a tus ingresos y egresos? ¿O estás interesado en dar un mejor seguimiento a tus cotizaciones, cobros de clientes, cuentas por pagar, etcétera?

Al dar un repaso por cada área o departamento de tu pyme y analizarlo con ojo crítico, podrás obtener un balance objetivo de tus necesidades y posteriormente determinar si lo que necesitas es, por ejemplo, un software con módulos o funciones básicas o uno con una estructura más personalizada y especializada, como en el caso de los ERP con módulos verticales.

●      ¿Qué socio tecnológico te conviene más?

Es evidente que cuando se trata de hacer una inversión, procuraremos no irnos con el primer resultado de nuestra búsqueda. Por el contrario, es ideal revisar la reputación del partner tecnológico que tengas contemplado y comparar en lo posible con otros proveedores de software.

¿Qué debes tomar en cuenta, además del precio y las funcionalidades del ERP? Sin duda, su atención al cliente (si es óptima, tú también podrás ofrecer a tus clientes una atención óptima), cuáles son sus opciones de mantenimiento del sistema, si requiere de actualizaciones constantes y, ojo: si los updates implican costos adicionales, además de verificar las opiniones de otros usuarios para que analices no solo el servicio de atención previa a una contratación, sino el servicio post-venta.

 

 

[Añadir infografía: ¿Qué negocios pueden utilizar un ERP?]

Además de esto, a continuación observarás las siguientes características que todo ERP de calidad debería tener.

Características de un ERP eficiente y eficaz

Flexibilidad

Adquirir sistemas de control para la gestión de las operaciones es una inversión que requiere de un análisis previo y exhaustivo; existen factores externos que están fuera del alcance de la compañía, por lo tanto, un sistema debe de reflejar una solución inmediata o de la mano para dichas situaciones inesperadas, como pueden ser las regulaciones de algunos sectores o los ajustes en las normas fiscales que muestran cambios constantemente, adicionalmente a los formatos de uso conforme al país en el que funcione.

Alta integración y conectividad

Definitivamente, un sistema ERP exitoso es aquel que se adapta no solo a un sector o tipo de empresa en específico. Las grandes, medianas y pequeñas empresas que ejecutan operaciones cuentan con cierta cantidad de procesos a los cuales atribuyen la razón del uso de la herramienta con el objetivo de agilizar su administración y lograr el control de gastos.

Personalización para cada uno de los clientes

Cada sector, mercado y cliente son auténticos con rasgos que los diferencian de los otros. Por ello, es necesario identificar características específicas en la herramienta de acuerdo a sus propias particularidades. Es importante que los proveedores del desarrollo del software encajen o se amolden a cada una de las áreas con las que opera la empresa, lo que permitirá su fácil y cómodo manejo.

Software amigable con el usuario

Este es uno de los puntos más importantes del ERP, ya que este sistema es utilizado por diversos perfiles de usuario y no únicamente por expertos. El contenido e interfaz del sistema son el arma principal de la herramienta, así que deben estar perfectamente delineados conforme a las necesidades de la empresa. Esto evitará posibles errores de uso por parte de los empleados.

Es recomendable elegir un software que ofrezca asesoría y acompañamiento (virtual, telefónico o presencial, según el caso) cuando el usuario lo necesite, y adicional a esto, que dentro de la empresa se establezca un periodo de capacitación, coordinada con quienes proveen del software ERP. Por lo general, este tipo de capacitaciones se programan y es así como la empresa que provee el sistema podrá llevar de la mano a su cliente, en cada etapa y en cada función del ERP.

Este aspecto es muy importante para mantener satisfecho al cliente: se traduce en darle seguimiento al proceso de implementación del sistema que va desde la curva de aprendizaje hasta la implementación y correcto uso.

Además, implica, la resolución de dudas y el asesoramiento posterior a la capacitación, que son cualidades de una buena empresa proveedora de software, que siempre resaltará de sus competidores y que se logra mediante el trabajo constante entre cliente y proveedor.

Es indispensable que el servicio que brinda un sistema ERP sea de la más alta calidad, pues contar con asesores y expertos dentro de lo que ofrece la empresa es una ventaja competitiva, haciendo aún más especial el trabajo de la herramienta arrojando buenos resultados.

Seguimiento de ventas

Además del seguimiento pre y post venta del que hablamos anteriormente, es decir, el que debe proporcionar idealmente el ERP, no hay que olvidar el seguimiento de ventas que este sistema permitirá proporcionar a los clientes de tu pyme.

Un buen ERP debería ofrecer la herramienta de gestión de ventas, mediante la cual puedes dar seguimiento a todas las transacciones de tu pyme, así como monitorear el status de tus ventas, apartados, cuentas por pagar, etcétera.

Para esta opción, es esencial que el ERP cuente con un módulo que englobe funciones de facturación, clientes, pedidos, notas de crédito, vendedores, entre otros elementos.

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ERP México en la nube para pymes

Un buen ERP permite que las operaciones y registros de la empresa se puedan visualizar en tiempo real para todas las áreas involucradas, esto permite que se puedan tomar decisiones con base en información veraz.

Anteriormente, el sistema ERP era un software descargable y que se podía gestionar por medio del desarrollo de empresas especializadas en tecnología, es decir, un proveedor contaba con licencias únicas y con programas que se tenían que instalar en las computadoras de los administradores y usuarios.

Pero, hoy en día, los desarrolladores de este sistema han integrado nuevas tecnologías que les permiten ampliar las capacidades, eliminar los puntos débiles, ampliar la visibilidad de información, además de potenciar el almacenamiento. En ese sentido, el cloud computing o la nube, es un medio, por el cual se ha fortalecido el ERP.

Beneficios de un ERP para pymes

Entre los principales beneficios y ventajas de usar esta modalidad, se encuentran las siguientes:

Seguridad

Los proveedores de ERP deben contar con las herramientas para proteger el flujo de la información, como lo son las operaciones diarias y los datos sensibles de la pyme y los clientes. Por lo tanto, se debe de contar con un equipo de técnicos y especialistas que estén disponibles para solucionar cualquier incidente de seguridad que ocurra en el ERP. Es necesario que implementen los protocolos y las buenas prácticas enfocados a los entornos informáticos en la nube, las aplicaciones que se ejecutan en la nube y los datos que se almacenan.

Ahorro en actualización y mantenimiento

Este sistema en particular requiere de algunas actualizaciones y mantenimiento continuo, por lo que el hecho de ser ejecutable en la nube tiene la ventaja de que el proveedor externo tenga la capacidad de gestionar de manera remota este tipo de cuestiones. La administración de un proveedor externo y especializado evita inconvenientes, además de asegurar las condiciones y el ecosistema digital.

Instalación de nuevas versiones

Como es un desarrollo informático, el ERP debe de ejecutarse desde un servidor propio, por lo tanto, requiere la instalación de las últimas versiones, además de realizar copias de seguridad o darle seguimiento a las directrices de mantenimiento. Con la nube, se puede facilitar este proceso y en algún grado se puede automatizar.

Usabilidad sencilla y práctica

Además de que el ERP es un software que en teoría debe estar integrado con cualquier tipo de sistema operativo, la nube proporciona otros elementos que lo hacen flexible y práctico para cualquier usuario, independientemente de su nivel de pericia. Como por ejemplo, su fácil debe ser sencilla y contar con los componentes necesarios para que los usuarios accedan a la información.

Acceso desde cualquier equipo

Al utilizar un almacenaje en la nube, el software ERP está disponible y ejecutable para cualquier dispositivo, es decir, que los usuarios pueden utilizar este servicio en cualquier momento y sin importar el equipo que se utilice, ya sea un móvil o una tablet o una computadora personal con acceso total las 24 horas.

Escalabilidad del sistema

Al utilizar la nube, se pueden acceder a diversas propiedades como son las licencias a las cuales tienen acceso. Es por ello, que se dice que con esta tecnología, se puede escalar a mejores paquetes o comprar más licencias según sean las necesidades de la organización.

ERP México: precios en el mercado

El precio de un sistema ERP es variable según el tamaño de la empresa, los módulos que integra, las licencias para los usuarios, el nivel de desarrollo y codificación, así como la modalidad de compra, ya sea renta o adquisición. Aun así, existen algunos factores que las empresas deben de tener en cuenta y que afectan al precio final de forma directa, como son los siguientes:

Consultoría

Generalmente un proveedor de ERP cuenta con planes y paquetes, en los que incluye el servicio de consultoría, el cual es la parte más costosa del proceso, ya que se requiere de un examen exhaustivo sobre las necesidades de la empresa.

En este proceso se comienza el diseño e implantación del ERP, enfocados a la creación de la solución más adecuada, además se considera los principios de implementación. Es el proceso más importante, ya que en este se adapta y se ajusta el software.

Licencias

El costo de las licencias por el uso del ERP puede variar, ya que algunos de quienes proveen el servicio cuentan con tarifas según el volumen de usuarios de la herramienta. Otros cuentan con tarifas de renta de éstas, pero con sólo algunos módulos, por lo cual, no hay un costo fijo.

Costo del hardware

Este cargo se refiere al dinero que se destinará a la compra de la infraestructura informática que contempla el servidor en el que se alojará el software, una base de datos que concentrará la información o las actualizaciones del sistema, así como un sistema de copias de seguridad.

En este nivel, se deben de considerar una conexión LAN que permita el alto volumen de datos que genera el uso de un ERP. En el caso que se elija una solución de ERP en la nube, muchos de estos costes quedan incluidos en el precio de la licencia.

Mantenimiento

En este punto se contemplan aspectos que implican el mantenimiento, tales como las posibles fallas, actualizaciones, incidencias técnicas, la escalabilidad o adaptación de mayores módulos. Por lo general, esta tarea la realiza el proveedor y se cobra mediante cuotas anuales. Otra opción es incorporar en la empresa a un especialista que se encargue de este criterio.

Recuperación de la inversión y ventajas del ERP

Unos de los beneficios que trae este sistema es que vuelve más eficientes y rentables los procesos de las empresas, además de reducir costos y elevando el servicio de sus clientes, por ende, el nivel de competitividad aumenta al mismo tiempo que trasciende a un nivel macroeconómico, o en su caso, a homologar los procesos con los eslabones más importantes de la cadena de suministro.

Adicionalmente, existen algunas ventajas puntuales como son: contar con acceso y visibilidad total en tiempo real a la información; facilitar el análisis y la interpretación de resultados, así como de la información que arrojan los módulos; detectar tendencias y aumentar márgenes de utilidad; aumentar la rentabilidad y liquidez al coordinar las tareas y operaciones de cada área de la organización.

[Añadir infografía: Ventajas adicionales de un sistema ERP]

Demanda de los ERP en México

Como puedes ver, si has llegado hasta aquí, contratar un ERP en México que ayude a optimizar los procesos de tu pyme no atiende únicamente a las exigencias internas de la empresa y su área administrativa, o a las responsabilidades fiscales, cuyo cumplimiento se ve favorecido, sin duda, gracias al uso de sistema de esta índole; también es una necesidad para los proveedores y clientes. Por ejemplo, quienes proveen a las empresas de inventario, en muchas ocasiones les solicitan contar con un sistema de control de este tipo, con el fin de evitar desabastecimiento, y poder prever y planear de la manera correcta sus pedidos, programar sus pagos, etcétera.

En concreto, además de antes dicho, contratar el servicio de un ERP podría considerarse una necesidad básica para que las empresas cumplan la gran demanda que hay en México y en el mundo. Al ser una inversión, un ERP se volverá parte inmediata de los activos de una empresa.

Un sistema ERP de contabilidad en línea significa que podrás tener acceso a la información financiera de tu empresa y a reportes personalizados en cualquier momento y en cualquier lugar, siempre que cuentes con una conexión a internet. Con QuickBooks, administra tu negocio de forma más fácil y ahorra tiempo en tareas de facturación y contabilidad.

La información puede ser resumida y por lo tanto incompleta. Este documento / información no constituye, y no debe considerarse un sustituto de asesoramiento legal o financiero. Cada situación financiera es diferente, el asesoramiento proporcionado está destinado a ser general. Póngase en contacto con sus asesores financieros o legales para obtener información específica de su situación.

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