2019-06-06 16:28:29 Controla tu negocio English Los sistemas contables no son solo para contadores, te explicamos cómo puedes utilizarlos aunque no tengas conocimientos en... https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/es_mx_qrc/uploads/2019/06/31.jpg https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/controla-tu-negocio/puedo-usar-un-sistema-contable-si-no-soy-contador/ ¿Puedo usar un sistema contable si no soy contador? | QuickBooks

¿Puedo usar un sistema contable si no soy contador?

7 Minutos para leer

¿Puedo usar un sistema contable si no soy contador? Esta es una de las dudas recurrentes que se hacen muchos emprendedores y/o administradores de una PyME.

Sabemos que existen diferentes sistemas contables que nos pueden ayudar a optimizar ciertas labores administrativas. Sin embargo, no sabemos qué tan complicado será usarlos y si tal vez requieran de conocimientos más específicos como los de un contador o alguien que estudió administración. Es cierto que hay sistemas contables más complejos que otros, pero también hay algunos pensados para las personas que no tienen experiencia en estas áreas. Aquí te mencionamos algunas funciones de estos sistemas contables, que pueden ayudarte para administrar tu negocio, aunque no seas contador.

El falso dilema…

Mientras unos piensan que utilizar un sistema de contabilidad electrónica puede ser tarea exclusiva para especialistas en el ámbito, otros creen en el extremo opuesto: que al contratar un sistema contable podrán prescindir por completo de un experto.

Como hemos dicho ya en otras ocasiones, un sistema de contabilidad, por más bueno que sea, no anula el papel esencial del contador. Y, aunque es posible que, sin ser un especialista, puedas manejar muy bien tus finanzas y tus obligaciones fiscales, no todos los usuarios cuentan con la misma capacidad de tiempo o con la misma disposición para adentrarse en estas herramientas digitales.

Entonces, el punto de equilibrio está en ser consciente de la importancia de ambas partes, al margen de si decides contratar ambos servicios, o solo uno de los dos.

Una vez dicha la respuesta rápida, es decir: sí puedes utilizar un sistema contable sin ser contador, vayamos de lleno a las funciones más amigables para ser manejadas por cualquier mano, sin importar si es o no especialista en contabilidad:

Facturas rápidas

Esta es una de las mayores preocupaciones cuando tenemos una PyME. Si nunca hemos facturado, no sabemos ni cómo empezar. El facturador del SAT es poco amigable a la hora de utilizarlo y, a veces, ni siquiera está disponible, debido a la saturación de usuarios o a fallas técnicas. Si queremos buscar un facturador, nos encontramos con que muchos cobran por adquirir el programa descargable, lo cual resulta muy caro; también hay otros que te cobran por folio, lo cual tampoco es conveniente, pues, además, las facturas suelen caducar luego de 1 año de haberlas adquirido y, si te equivocas, es como si tiraras tu CFDI a la basura.

Afortunadamente, ya hay sistemas contables que tienen una interfaz muy amigable, por ejemplo QuickBooks. Una vez que contratas el plan que más te acomoda, podrás ingresar a tu cuenta y configurarlo en minutos: una vez hecho esto, estará listo para que realices tus facturas de forma rápida. Uno de los plus que QuickBooks te brinda es que cualquiera de sus planes incluye facturación ilimitada.

Control de ingresos y egresos

Muchas de las labores administrativas deben resultar en tener a la mano la información más reciente de nuestros ingresos y egresos. En este sentido, un contador nos puede ayudar para tener todas las cuentas al día. Sin embargo, ahora también puedes utilizar un sistema contable al que puedes conectar tu cuenta bancaria, para que registre automáticamente los movimientos que realices, las facturas que ya pagaste, o los depósitos que ya recibiste. Así tendrás tu información financiera en tiempo real.

Conciliación de cuentas bancarias

Otra de las labores que realizan los contadores es la conciliación de cuentas de una empresa. Esto se hace, por lo regular, cada mes y consiste en cotejar la información de los libros contables de la empresa con las cuentas bancarias, para confirmar que no haya errores. Antes, este proceso llevaba mucho tiempo y, si había errores, era necesario verificar la información, número a número, hasta que las cuentas quedaran en ceros. Aunque nunca hayas realizado una conciliación de cuentas, ahora puedes hacerlo rápidamente usando un sistema contable como QuickBooks. Solo tienes que conectar tu cuenta bancaria y escoger la opción de conciliación de cuentas. Así sabrás que todo está en orden. Lo mejor es que lo lograrás en cuestión de minutos, gracias a las funciones de automatización con las que cuenta este software. Aparte de la conciliación bancaria, hay otros procesos que puedes automatizar con QuickBooks, como los pagos recurrentes a tus proveedores, la creación de reportes, como el balance general, el reporte de ingresos y egresos, reportes de inventario, y otros informes más específicos; y la lista continúa.

Adecuación a las normativas del SAT

Una preocupación recurrente en el negocio, sobre todo al no dominar las leyes fiscales, es si estaremos facturando y haciendo la contabilidad de acuerdo a los lineamientos del SAT. Sabemos que los contadores son los profesionales que están al día en las leyes del SAT, pero en caso de que todavía no tengas alguno que te asesore, te adelantamos que QuickBooks sí está adecuado a la legislación mexicana en materia de impuestos. Si quieres conocer más respecto a este punto, no dudes en consultar cómo saber si estás utilizando un facturador electrónico autorizado.

Incluso, puedes calcular IVA, ISR e IEPS automáticamente. Además, tienes la seguridad de que cualquier cambio que se realice, el sistema estará listo para implementarlo e informarte al respecto.

Si tú no lo sabes, QuickBooks te dice cómo

Una de las tareas en las que QuickBooks trabaja día a día consiste en divulgar la información que los usuarios necesitan para mantenerse actualizados de las funciones del sistema y para educarse en las finanzas y en la contabilidad. Desde tips, recomendaciones más detalladas, artículos especializados, resolución de dudas frecuentes, tutoriales y videotutoriales hasta webinars, QuickBooks cuenta con centenas de contenido de acceso gratuito, no solo para aquellos que contraten un plan, sino para el público en general.

De este modo, sin necesidad de ser experto en el tema, podrás adquirir las capacidades que requieres para mejorar la administración de tu negocio, no importa si eres una micro, pequeña o mediana empresa; si eres una compañía con más experiencia y tamaño, o si eres un trabajador independiente a cargo de diversos proyectos.

¿Realmente es tan fácil usar este sistema contable?

Sabemos que una práctica común en la mala mercadotecnia es prometer beneficios que, una vez contratados, no resultan ser lo que el cliente esperaba. Muchos de estos programas se venden como los más completos o los más fáciles de usar, pero al momento de enfrentarse a las funciones: o cuestan más de lo previsto, o requieren de un aprendizaje profundo para su utilización.

En cambio, QuickBooks es un sistema contable utilizado por empresas muy pequeñas y otras que llevan varios años de crecimiento, no solo en México sino en todo el mundo. Actualmente son casi 6 millones de empresas las que avalan QuickBooks, y no es coincidencia, pues

Este sistema se adapta a las necesidades de cada país y brinda herramientas para todos aquellos que no tienen estudios o conocimientos profundos en contabilidad o administración. Pero también tiene herramientas complejas que pueden servirle a tu contador, y es aquí cuando entra en juego uno de los puntos que al principio comentábamos: un sistema contable como QuickBooks puede ser el mejor aliado para expertos y para neófitos en materia contable.

Por eso, te recomendamos que, antes de contratarlo, elijas un plan adecuado para ti y tu contador o tu equipo, de modo que las personas involucradas en el área contable puedan acceder a la cuenta para llevar de la manera más eficiente y profesional el manejo de las cuentas de tu empresa.

Dentro de los 3 planes de renta mensual que QuickBooks ofrece, puedes elegir entre la capacidad mínima de 2 usuarios hasta la de 26 usuarios en total.

Apuesta por la seguridad de tus datos e información

Por si lo dudabas, el que haya más usuarios utilizando el mismo sistema no compromete en absoluto la seguridad y el resguardo de tu información. Una vez que eres administrador en tu sistema de QuickBooks, tienes la posibilidad de proveer el acceso que cada usuario requiera, de acuerdo a sus funciones específicas: ya sea como usuario estándar, como administrador de la empresa, como analista de reportes, o bien, como contador. Aprende cómo agregar usuarios en QuickBooks a través de este artículo.

Gracias a un sofisticado sistema de encriptación de datos, toda la información valiosa de tu negocio quedará en tus manos, resguardada en la nube, al margen de robo informático o de cualquier posible ataque de hackers.

La información puede ser resumida y por lo tanto incompleta. Este documento / información no constituye, y no debe considerarse un sustituto de asesoramiento legal o financiero. Cada situación financiera es diferente, el asesoramiento proporcionado está destinado a ser general. Póngase en contacto con sus asesores financieros o legales para obtener información específica de su situación.

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