2020-04-25 12:17:05 Controla tu negocio English ūüí≤ ¬ŅSabes qu√© puedes hacer a trav√©s de un sistema para seguimiento de ventas? Conoce todas las herramientas que te ofrece un sistema... https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/es_mx_qrc/uploads/2020/03/rsz_sebastian-herrmann-nbtidofkgo8-unsplash.jpg https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/controla-tu-negocio/que-es-un-sistema-para-seguimiento-de-ventas/ Qu√© es un sistema para seguimiento de ventas

Qué es un sistema para seguimiento de ventas

8 Minutos para leer

¬ŅTienes una empresa y est√°s buscando mejorar la relaci√≥n con tus clientes? ¬ŅTe dedicas a vender productos o servicios y deseas potencializar tus ventas? No importa si eres una empresa peque√Īa que apenas est√° emprendiendo, o si ya tienes m√°s a√Īos de experiencia y has crecido: sea cual sea la opci√≥n donde te encuentres, coincidir√°s en una meta muy clara, que es aumentar tu clientela y tus ventas. A continuaci√≥n, te ayudaremos a implementar una estrategia basada en la utilizaci√≥n de un sistema para seguimiento de ventas, tambi√©n conocido como CRM.

¬ŅEn qu√© consiste el seguimiento de ventas?

Antes de utilizar un sistema para seguimiento de ventas, primero debes de conocer en qué consiste este proceso, pues no se trata de telefonear a toda hora a tus clientes, ni de mandar tantos correos electrónicos como se te ocurran, hasta que sean considerados spam; más bien, se refiere al proceso de documentar la totalidad de interacciones que tiene un cliente potencial con tu negocio y cómo este posible comprador va avanzando en el embudo de ventas.

En otras palabras, se trata de establecer un contacto genuino, que demuestre que tu empresa está preocupada por cubrir las necesidades de tus clientes, y de hacerlo de manera personalizada. Este servicio individualizado, te permite mantener comunicación efectiva, y así visualizar los puntos débiles que pueden estar presentes en tus desarrollo de ventas.

También te puede ayudar a comprender la efectividad de cada uno de los pasos que se establecieron en tu ciclo de ventas, pues, si existe un eslabón débil en la cadena, puede afectar la totalidad del proceso, por lo cual, al momento de identificarlo debe ser ajustado en el menor tiempo posible.

Ya sea que pienses lanzar una preventa de cierto producto muy esperado, que quieras brindar una mejor atenci√≥n al cliente, que realices una labor de posventa o desees hacer una campa√Īa de marketing, un CRM te ser√° esencial para fortalecer tu negocio.

Conformar el proceso de seguimiento de ventas

1.- Una vez que sabes en qu√© consiste el seguimiento de ventas, el siguiente paso consiste en configurar todo el proceso que te gustar√≠a llevar a cabo en tu empresa. Primero es importante que identifiques a tu p√ļblico objetivo, es decir, al perfil de la persona que se interesa en los productos y servicios que ofreces. Es decir, de qu√© edad son las personas que consumen tus productos, qu√© les interesa, cu√°nto est√°n dispuestos a gastar, etc.

2.- Como segundo paso, debes identificar las plataformas donde estos clientes potenciales antes mencionados están presentes, esto los debes de realizar tanto en la web como fuera de ella. Averigua qué redes sociales utilizan más, cuales son las palabras clave con las que encuentran tu mercancía y qué sitios web frecuentan.

3.- Una vez realizados estos dos fundamentales pasos, establece cada una de las etapas en las que cada uno de los clientes caer√≠a en tu proceso de ventas. Por ejemplo, puedes identificar el proceso seg√ļn el tipo de cliente: desconocido, visitante, lead, cliente y cliente postventa. Esto te ayudar√° a reconocer en qu√© parte de tu embudo de ventas se encuentra una persona y, dependiendo de su ubicaci√≥n, podr√°s encaminarla a comprar.

Es importante recalcar que cada empresa establece su propio proceso, pues cada una corresponde a diferentes giros comerciales, así que puedes aplicar el que más te funcione, incluso modificarlo de acuerdo a tu experiencia de uso.

4.- Ya que tienes establecido tu proceso de seguimiento ventas, ahora identifica los medios por los que mantendrás comunicación con tus clientes, como redes sociales, chats, formularios en internet, email o teléfono. Este paso es el inicio de un sistema para seguimiento de ventas, pues a partir de aquí la interacción estará en tu manos.

5.- Como √ļltimo paso, debes configurar m√©tricas para saber si tu proceso de seguimiento de ventas funciona. Por ejemplo, puedes partir de preguntas como:

  • ¬ŅCu√°l es la cantidad de personas que visitan tu sitio web?
  • ¬ŅCu√°les personas vienes de redes sociales o de email marketing? O
  • ¬ŅQu√© porcentaje de desconocidos se convierten en un cliente asiduo?

Integra un sistema para seguimiento de ventas: fortalece la relación con tus clientes

Ya que conoces en qué consiste el seguimiento de ventas y como configurarlo, puedes realizarte más preguntas como:

  • ¬ŅCu√°ntas veces has recibido un mail pero has olvidado responder a tiempo por descuido?
  • ¬ŅEn cu√°ntas ocasiones te has comprometido a devolverle la llamada a un cliente y, entre tantas y tantas actividades m√°s, lo has omitido?

Si te has identificado con alguna de ellas, probablemente tengas que ajustar algunos detalles en la gestión de tu seguimiento de ventas.

Y, para poder llevarla a cabo, la mejor alternativa es usar un CRM (Customer Relationship Management, o un Gestor de Relaciones con los Clientes), que puede ir desde un sencillo archivo de Excel hasta un software especializado gratuito o con un costo mensual.

Estos softwares funcionan a manera de base de datos. En ellos se concentra la información más relevante de nuestros clientes. Pero ojo: para saber qué datos necesitamos extraer de ellos, hace falta analizar previamente qué te aporta cada uno.

Puede resultar lógico que, mientras más información tengas, mejor para ti, sin embargo, no es necesario atiborrar la base con campos que no te doten un valor, en relación con una meta bien delineada: quizá no requieras saber la dirección física del cliente, a menos que realices envíos a domicilio, por ejemplo.

Funcionalidad de un sistema CRM

A grandes rasgos, a trav√©s de un CRM puedes prospectar clientes, enviarles¬†newsletters¬†con las √ļltimas promociones o noticias y de manera automatizada, realizar campa√Īas de marketing. Entre las funcionalidades m√°s importantes destacan:

  • Gesti√≥n de contactos

Pues aquí tendrás toda la información de los clientes, desde datos hasta cada una de las interacciones de servicio.

  • Seguimiento de contactos

Esta función permite realizar un seguimiento de las actividades tareas y objetivos en el embudo de ventas, desde el prospecto hasta la conversión.

  • Pron√≥stico de ventas

Esta función ayuda a los vendedores de tu empresa a obtener una mejor visibilidad de los clientes, y así, poder calificar a las personas que tienen más posibilidad de consumir tu mercancía.

  • Anal√≠tica

Consiste en la informaci√≥n completa de todos tus clientes, de manera que pueda ser visualizada en tiempo real a trav√©s de un tablero, donde se visualiza la totalidad de tus proyectos, campa√Īas, ventas, periodicidad, etc.

Y entonces‚Ķ ¬ŅQu√© es lo que todo sistema para seguimiento de ventas CRM debe contener?

Los aspectos espec√≠ficos m√°s esenciales los determinas t√ļ mismo, puesto que dependen de tus objetivos como empresa. Preg√ļntate primero: ¬ŅA d√≥nde quiero llegar con esta informaci√≥n?, ¬ŅQu√© puedo ofrecer al cliente a partir de ella? Eso s√≠, nunca omitas el nombre completo del cliente (por lo menos con el primer apellido), la edad, su email y su tel√©fono, pues son los elementos de caj√≥n para identificar al cliente y poder entablar un contacto con √©l.

Aspectos m√°s generales, pero no por eso menos importantes, son:

Automatización:

Es una de las herramientas m√°s importantes, pues aumenta en gran medida tus ventas gracias a la velocidad con la que te permite realizar los procesos.

Portabilidad móvil:

Hoy en día, el ajetreo cotidiano nos hace imposible estar frente a un monitor en el momento en que la empresa lo exige, por lo que la portabilidad móvil es un aspecto fundamental.

Sincronización:

¬ŅTe imaginas lo complicado que ser√≠a modificar doblemente la informaci√≥n, seg√ļn est√©s online u offline? Otro aspecto esencial es la sincronizaci√≥n, para que tu base de datos y toda funci√≥n que ejecutes desde el CRM se actualice en autom√°tico, una vez que te conectes de nuevo.

Métricas y creación de reportes:

Ya lo dijimos: si t√ļ sacaras manualmente cientos de cifras con tal de crear, desde cero, las m√©tricas y los reportes de tus ventas, seguro tendr√≠as que invertir media vida y no tendr√≠as cabeza para analizarlas despu√©s.

Seguridad:

No est√° de m√°s decir que debes cerciorarte de que el CRM que utilices te ofrezca seguridad. Recuerda que no s√≥lo se trata de n√ļmeros sino de personas que, por algo, depositaron su confianza en tu empresa, revel√°ndote sus datos. Este es un aspecto fundamental.

¬ŅCu√°nto cuesta un sistema de este tipo?

Como bien has le√≠do, existen varias opciones: desde un archivo de Excel (m√°s que gratuito) hasta variedad de softwares o programas en la nube, que podr√°s considerar de acuerdo a tu presupuesto. Algunos de √©stos √ļltimos son tambi√©n gratuitos y solo requieren un pago peri√≥dico si deseas desbloquear opciones m√°s avanzadas, mientras que otros te cobran una mensualidad desde el inicio; tambi√©n hay ciertos softwares que te regalan un mes de prueba, para que t√ļ decidas si es la opci√≥n que m√°s te conviene y si se adapta a tu presupuesto. Tambi√©n existen opciones como QuickBooks, un sistema de contabilidad electr√≥nica que posee herramientas como las antes mencionadas. Si est√°s buscando un sistema para seguimiento de ventas y crees que QuickBooks puede ser una opci√≥n, no dudes en consultar a detalle las funciones completas, as√≠ como sus precios, de acuerdo a los 3 planes existentes.

En nuestro blog de QuickBooks hemos hablado mucho sobre los beneficios de sumar a empresa un sistema de contabilidad electrónica para hacer más llevadera la gestión de facturas, realizar reportes especiales y llevar, en general, un control óptimo de toda nuestra información contable y, como has visto, el seguimiento de ventas CRM no es la excepción, pues es a través de este proceso que lograrás reforzar tanto tus ventas como la relación con tu clientela.

La información puede ser resumida y por lo tanto incompleta. Este documento / información no constituye, y no debe considerarse un sustituto de asesoramiento legal o financiero. Cada situación financiera es diferente, el asesoramiento proporcionado está destinado a ser general. Póngase en contacto con sus asesores financieros o legales para obtener información específica de su situación.

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