Estamos seguros de que has escuchado poco o mucho acerca del balance general y, como sabes, consiste en un reporte que sirve a las empresas a modo de resumen de la situación financiera. En esta ocasión te mostraremos algunos ejemplos de balance general para que visualices de una mejor manera qué es lo que debe contener este reporte, cómo luce y en qué situaciones es necesario realizarlo.

El balance general suele pensarse en situaciones que ameritan conocer de forma puntual la salud financiera de una empresa. Este reporte se muestra a los propietarios del negocio, a los socios de la compañía, incluso a posibles accionistas, ya que, por medio de este análisis es posible conocer de qué forma ha operado el negocio a lo largo de cierto periodo, y si conviene o no apostar por él. En otras palabras, sirve como una hoja de presentación donde se contabilizan todos aquellos recursos con los que dispone el negocio para llevar a cabo sus actividades cotidianas. Y, si lo que buscas es convencer a tus socios o inversionistas de que su dinero está en buenas manos, es recomendable que este balance general sea impecable.

Por lo común, el reporte de balance general evalúa el comportamiento anual de una empresa, y suele elaborarse al final de su ejercicio fiscal. Sin embargo, hay expertos que también recomiendan realizarlo con una periodicidad mensual, incluso trimestral o semestral. Aunque todo depende según las necesidades específicas de cada empresa, siempre es recomendable llevar a cabo este reporte de manera constante para poder dar seguimiento al presupuesto de operación, o simplemente para tener todos los números de la empresa en orden.

La metodología para obtener este reporte de estado financiero consiste en restar la cantidad de dinero que debe la empresa del valor de sus posesiones (su capital) para así calcular cuánto vale el negocio. En otras palabras, la ecuación es la siguiente:

Activos – pasivos = fondos propios

¿En qué casos es útil realizar un balance general?

Cuando hablamos de tomar decisiones acertadas y basadas en información, de acuerdo con las cifras tangibles que ésta arroja, nos referimos a la interpretación de los datos financieros y contables, para definir el curso del negocio. Algunas preguntas a las que responde el balance general son:

• ¿Es oportuno invertir?
• ¿Cuál es mi capacidad de capital?
• ¿Estoy en condiciones de expandirme?
• ¿Mi situación financiera es crítica y debo solicitar un préstamo?
• ¿Cuánta solvencia tengo?
• ¿Los recursos con los que opera mi negocio son suficientes para alcanzar mis objetivos?, etcétera.

Incluso los datos que recoja este balance general son muy útiles para definir metas y objetivos, ajustar presupuestos de operación, modificar procedimientos o implementar cambios que conduzcan al cumplimiento de objetivos. Por otro lado, tomar decisiones apresuradas, sin antes analizar con objetividad el comportamiento del negocio, o no contar con la información suficiente de la empresa puede conducir a movimientos muy arriesgados. Como dicen por ahí: “los números son fríos” a la hora de medir la productividad, pero también “la información es poder”, y este poder puede hacer la diferencia que conduzca al éxito o al fracaso de nuestro negocio.

Algunos ejemplos prácticos a los que suele aplicarse el balance general son:

• Si piensas hacer una o varias inversiones de la mano con otros socios. Con el informe puedes justificar la viabilidad de realizar este tipo de movimientos, los cuales siempre buscan el crecimiento de la empresa.
• Si deseas solicitar un préstamo o financiamiento a una institución bancaria para expandir tu negocio. Al conocer si cuentas con liquidez o si mides el margen de ganancias de los meses más recientes, puedes hacer un presupuesto que te ayude a saber si tendrás posibilidades de pagar una deuda y cuál sería en promedio la cantidad que puedes destinar al pago de un financiamiento y por cuánto tiempo.
• Si quieres realizar una planificación o reestructurar tus próximos pagos y determinar su periodicidad. Puede que tu empresa ya haya contraído deudas y requieras realizar un esquema de los gastos fijos y las áreas que son prioritarias para mantener la operación de tu negocio.

Ejemplo de balance general

En el siguiente ejemplo podrás visualizar cómo se conforma de balance general. Encontrarás las 3 secciones principales: el recuadro de activos, la sección de pasivos, y el panel del patrimonio o capital.

• Los activos se dividen por circulantes y fijos, activos que pueden ser convertidos en dinero en efectivo, según el periodo máximo de 12 meses, a partir de la fecha en que se realiza el balance general.

Como verás en la imagen, dentro de los activos circulantes se encuentra el valor de tu inventario y otros bienes, como el valor de tu caja, tus cuentas por cobrar, dinero en efectivo, bonos y acciones, provisiones, gastos pagados de forma anticipada (como pólizas de seguro o la renta de algún bien). En los activos fijos se enlistan aspectos como el valor de bienes que pueden contemplar el terreno donde se localiza tu empresa, el valor de la construcción, tus equipos de cómputo y oficina, softwares, tipo de maquinaria, entre otros.

Aunque en la lista solo incluimos los bienes tangibles, también caben en esta categoría aquellos que no lo son, por ejemplo, tus patentes, licencias, marcas registradas, uso de derechos de autor o el valor de tu propia marca.

• Por otro lado, tenemos la sección de pasivos.

Esta engloba las deudas que la empresa contrae y se dividen en pasivo circulante y pasivos a largo plazo. Tal como su nombre lo señala, mientras el primero representa una obligación a corto plazo (como los títulos a pagar a corto plazo, gastos vencidos y cuentas por pagar), la cual se mantendrá en constante rotación, los segundos son aquellos cuyo saldo podrás diferir en un lapso mayor a un año (incluye el pago de hipoteca, bonos por pagar, entre otras deudas adquiridas).

• Por último, los fondos propios corresponderán al resultado final de la ecuación. En otras palabras, es la diferencia entre los activos y los pasivos.

Es decir, al capital contable resultante sería el dinero con el que contaría la empresa si decidiera vender sus activos y liquidar el pasivo. Verás que, en el ejemplo, al capital contable le añadimos el capital social de la empresa, que suma aquellos bienes que posee gracias a la aportación de todos los socios.

En resumen, para conocer cuál es el total del capital propio de la empresa, el balance general debe contabilizar los ingresos netos que generó la compañía durante el periodo a medir. También se tiene que contabilizar los activos de la empresa, o sea lo que posee; los pasivos, es decir las deudas como créditos y financiamientos que el negocio contrajo y que debe pagar; y las diferencias en el valor de ambas categorías, que debe dar como resultado el total de los fondos propios que tiene la empresa.

¡Apóyate en QuickBooks!

Como puedes ver, el aspecto de tu balance es lo que menos importa, siempre y cuando organices bien tus categorías e incluyas todos los aspectos que tu empresa contempla. Cabe resaltar que, por su importancia, un balance general exige precisión. ¿Te imaginas lo que podría representar cometer un error que involucre varios ceros de por medio? Tus resultados serían muy distintos a la realidad. Además, al contabilizar estos recursos se deben evitar las discrepancias para que todo cuadre al final.

Asimismo, para que el balance general sea lo más apegado a la realidad y contabilice todo el capital de una empresa, se recomienda que éste sea llevado a cabo por periodos que no sean mayores a 6 meses y que este reporte lo lleve el especialista en contabilidad de la empresa. De manera general, las empresas tienen que llevar un inventario y actualizarlo cada cierto tiempo, de otro modo no existirá un control sobre su capital y, de no hacerlo, te puedes llevar sorpresas nada agradables.

Una manera de obtener reportes, incluso automatizados, ya sea de balance general u otros tipos de reportes que son relevantes para los directivos del negocio, es a través de un sistema de contabilidad electrónica como QuickBooks.

Este software, cuenta con un facturador electrónico que ayuda a registrar aquellas transacciones que generan ingresos y egresos; integra herramientas para controlar inventarios de forma automatizada, de modo que conozcas cuánto stock tiene tu empresa; permite la conciliación de cuentas bancarias, la cual te ayuda a saber cuándo hay que cobrar a un cliente o las cuentas por pagar.

Sin duda, adquirir QuickBooks no solo es una inversión que te ayudará a optimizar tu contabilidad, sino que también te facilitará a concentrar los números que genera tu empresa y organizarlo en reportes que te ayuden a conducir a tu negocio al éxito. Si quieres saber lo sencillo que es elaborar en QuickBooks el reporte de balance general de tu empresa, accede a este link, y conoce qué plan se adapta mejor a tu medida.