2020-02-13 12:28:31 Controla tu negocio English En Intuit QuickBooks te contamos los beneficios de contratar un software de contabilidad electrónica para administrar tu empresa. Entra... https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/es_mx_qrc/uploads/2020/01/amy-hirschi-uwpo02k55zw-unsplash.jpg https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/controla-tu-negocio/ventajas-de-un-sistema-de-contabilidad-electronica/ Ventajas de la contabilidad electrónica | QuickBooks México

Uso y ventajas de los sistemas contables electrónicos

13 Minutos para leer

En este artículo conocerás en qué consiste la contabilidad de una empresa, además de las características y ventajas que tiene un software de contabilidad electrónica. Te invitamos a conocer los temas que abordaremos a continuación:

  • ¿Por qué es importante la contabilidad electrónica?
  • Aspecto legal de la contabilidad
  • Aspecto técnico de la contabilidad
  • La contabilidad como método de control administrativo
  • Sistemas contables electrónicos: ¿para qué sirven?
  • Ventajas y limitantes de un software contable
  • Conoce sus beneficios
  • Conoce sus posibles desventajas
  • ¿Por qué invertir en un software de contabilidad electrónica?
  • Beneficios adicionales de un sistema contable
  • Funciones de un software de contabilidad electrónica
  • Facturación electrónica
  • Proporción de data en tiempo real
  • Emisión de complementos de pago
  • Generación de facturas ilimitadas
  • Reportes personalizados
  • Conciliación bancaria
  • Cumplimiento de las regulaciones fiscales
  • Fomento del trabajo en equipo
  • Asistencia técnica al alcance
  • No te compliques: conoce QuickBooks

Una parte importante de nuestra vida como profesionistas, dentro del ámbito formal, consiste en apegarnos a las normas fiscales de nuestro país y cumplir obligaciones de acuerdo a nuestro régimen tributario. En México, actualmente podemos llevar a cabo estos procesos o aventajar gran parte de ellos mediante un software de contabilidad electrónica, que no es otra cosa que un programa especializado en la organización administrativa de una empresa.

Debido a que es tanta la importancia de la contabilidad electrónica y son tantas las dudas que se generan en torno al tema, esta vez decidimos hablarte de sus aspectos más relevantes, y de cómo los sistemas de contabilidad electrónica pueden beneficiar a todo tipo de público: desde el más experimentado en el ámbito, hasta el más amateur. Además, esta información te servirá para que conozcas cuáles son las ventajas y desventajas de un software contable frente a la contabilidad tradicional, qué funciones engloba y cuáles son sus características generales.

¿Por qué es importante la contabilidad electrónica?

Comenzaremos hablando de la contabilidad electrónica en México. Y para ello, cabe aclarar que ésta puede tener dos acepciones: la primera de ellas es la legal y la segunda es técnica.

Aspecto legal de la contabilidad

Las personas morales y las personas físicas con actividad empresarial, servicios profesionales y arrendamiento, cuyos ingresos superen los dos millones de pesos tienen la obligación de enviar al SAT : 1) sus balanzas de comprobación mensuales; 2) su catálogo de cuentas cada vez que lo modifiquen; y 3) sus pólizas, en caso de que la autoridad se las solicite. En conjunto, estos tres documentos componen la contabilidad electrónica que se debe presentar al SAT.

Aspecto técnico de la contabilidad

Por otro lado, la segunda acepción de contabilidad electrónica se refiere al registro de las partidas tradicionales de una empresa, pero realizado por medios electrónicos.

La contabilidad controla y registra los movimientos financieros. Mediante ella se realizan los cálculos para pagar impuestos. Incluye el manejo de pólizas, gastos y cuentas bancarias. Y, si a todo eso le agregamos vanguardia y tecnología, el resultado es la contabilidad electrónica, la cual tiene a su disposición el uso de los recursos modernos.

La contabilidad como método de control administrativo

Pero, además de cumplir con la ley como contribuyente, ¿cuál es el objetivo de llevar al pie de la letra estos procesos? Tener control, orden y tranquilidad en lo que se refiere a la administración de tu empresa, es decir, lo realmente importante: los números, lo que se puede contar y palpar en los hechos, los buenos resultados.

Con lo anterior, podemos resumir que la contabilidad electrónica ayuda a las personas, empleados, contadores, empresarios a mantener un control sobre lo que ocurre al interior de la empresa: qué entra, qué sale, cómo opera.

Sistemas contables electrónicos: ¿para qué sirven?

Tiempo atrás, la contabilidad de una empresa implicaba acumular cajas y cajas apiladas en alguna bodega con todos los documentos generados durante un año fiscal: facturas, gastos e ingresos, entre otros documentos. Sin embargo, desde 2014, el Servicio de Administración Tributaria solicita a los contribuyentes emitir facturas electrónicas de sus ingresos. Por ello, la forma de llevar la contabilidad se ha modificado. Hoy en día, una de las inversiones más inteligentes que puede hacer cualquier negocio es la de contratar un sistema contable.

Para empezar, los sistemas contables electrónicos ayudan a las micro, pequeñas y medianas empresas, sin importar si son personas físicas o morales, pues les permite ahorrar tiempo y facilitar sus procesos fiscales. Además, agilizan los trámites con el SAT, gracias a que hacen posible aventajar el proceso de las declaraciones mensuales o anuales.

Por otro lado, un software de contabilidad electrónica mejora los procesos contables de cualquier empresa. Al evitar el papeleo y simplificar, tanto la emisión de facturas como el registro de los gastos e ingresos de todas las áreas de las compañías, permite ahorrar hasta 50 por ciento el costo promedio de los servicios de contabilidad tradicional.

Conoce cómo usar el software contable de QuickBooks para tener al día la contabilidad electrónica de tu negocio.

Ventajas y limitantes de un software contable

Aunque los sistemas de contabilidad suelen traer más ventajas que contras, hay que decir que no todos tienen las mismas características ni ofrecen las mismas funciones y costos, por lo que, dependiendo del esquema de cada uno, encontrarás diferentes beneficios.

En un modo general, a continuación te enumeramos algunas de las ventajas y desventajas de un software contable. Estas podrán ayudarte en un primer momento a descartar o sumar algunas funciones, según las exigencias de tu negocio:

Conoce sus beneficios:

  • Algunos softwares contables están alojados en la nube. Esto te permite acceder a tu información en todo momento y mantenerla actualizada y al alcance tuyo y de los usuarios que te apoyan en el área administrativa.
  • Algunos son sumamente fáciles de usar y te proveen información de utilidad para que siempre puedas sacarles el mejor provecho.
  • Algunos son muy accesibles en costo, incluso tienen un plan de renta mensual que no te compromete a mediano o a largo plazo. Además, sus tarifas son transparentes.
  • Otros son de acceso gratuito, como el sistema del SAT.
  • Algunos te permiten generar tu contabilidad electrónica en su totalidad, y tenerla lista para enviar al SAT.

Conoce sus posibles desventajas:

  • Algunos de ellos son sistemas altamente técnicos, y exigen una capacitación exhaustiva para su uso.
  • Algunos de ellos limitan tu uso de transacciones contables, según el paquete a contratar. ¿A qué se refiere esto? Por ejemplo, la generación de una póliza para el SAT o cualquier otra operación contable.
  • Otros, limitan las facturas a emitir y no importa si cometes un error: la factura se perderá por igual.
  • Algunos se hacen pasar por gratuitos, pero son en realidad sistemas freemium, que te obligan en algún punto a comprar sus servicios para obtener los máximos beneficios. Te recomendamos no dejarte llevar por publicidad engañosa y sólo contratar el servicio que sea transparente desde el principio.
  • En conjunto, estas desventajas se resumen en el costo total de su sistema contable, pues al ofrecerte opciones limitadas, es posible que debas gastar más conforme aumentes tu demanda, o bien, que generes gastos en cursos, asesorías y, en ocasiones, en otros cobros ocultos.

¿Por qué invertir en un software de contabilidad electrónica?

Desde que introdujo la obligación de emitir facturas electrónicas, el SAT puso a disposición de los contribuyentes una aplicación que les permite llevar su contabilidad en línea.

Se trata de Mis cuentas, que incluye la herramienta Factura fácil para generar facturas electrónicas; Mi contabilidad, donde se pueden registrar las operaciones realizadas por las que no se hayan generado facturas electrónicas; Mi nómina, donde se pueden registrar los pagos a los trabajadores de una empresa, y Mis declaraciones, para presentar declaraciones parciales y anuales.

Estas herramientas son gratuitas y las pueden utilizar contribuyentes que tributen bajo los regímenes de Incorporación Fiscal, Actividad empresarial, Honorarios o Arrendamiento, así como asociaciones religiosas, asociaciones de colonos o donatarios autorizados.

Sin embargo, para el caso de las personas morales, como lo son las empresas, lo mejor es recurrir a un sistema contable privado para mantener en orden sus finanzas y cumplir con sus obligaciones fiscales. Incluso para los contribuyentes que pueden utilizar la aplicación Mis Cuentas, un software de contabilidad electrónica es una inversión inteligente, si desean ahorrar tiempo y dinero, además de simplificar sus procesos contables.

Muchas empresas pueden dudar de la conveniencia de contratar este tipo de servicios. Incluso pueden considerarlo un gasto innecesario. Sin embargo, los sistemas contables electrónicos modernos permiten optimizar los procedimientos, reduciendo hasta 50 por ciento el costo de realizarlos y permitiéndoles hacerlo hasta 10 veces más rápido. 

Conoce cómo es la contabilidad electrónica en México y cómo debes presentarla.

Beneficios adicionales de un sistema contable

Expertos coinciden en que los sistemas de contabilidad electrónica aportan los siguientes beneficios:

  • Ahorro de papel
  • Manejo efectivo de los archivos
  • Vigilancia y cuidado eficiente de la información
  • Retorno de la inversión en un plazo adecuado
  • Disminución de los errores del ojo humano

También facilitan 3 características que mejoran los procesos fiscales y contables en las empresas, ya sean micro, pequeñas, medianas o grandes: visión estratégica, transparencia y atracción de inversionistas. En pleno siglo XXI, aquellas empresas, que no han echado mano de un sistema contable, pueden desperdiciar los beneficios que representa una inversión de este tipo, a corto, mediano y largo plazo.

Al final de cuentas, todas las empresas deben tener en claro que la tecnología en la contabilidad, incluida la nube, dejó de ser una herramienta de segunda importancia y se convirtió en un aliado primordial para todo tipo de instituciones.

Funciones de un software de contabilidad electrónica

Los sistemas de contabilidad electrónica te permitirán realizar de manera más rápida y sencilla todos los procedimientos relacionados con las finanzas de tu empresa. Por ejemplo, a continuación te presentamos las principales herramientas que QuickBooks pone a disposición de sus usuarios.

QuickBooks es un sistema contable que hoy en día cuenta con casi 7 millones de usuarios a nivel mundial. En 2019 llegó a México y desde entonces hasta ahora ha optimizado enormemente los procesos contables de miles de pymes.

Facturación electrónica

Con QuickBooks es más fácil y rápido generar facturas electrónicas. Su sistema te permite registrar a tus clientes, de modo que cuando desees emitirles facturas, la mayoría de los datos aparecerán precargados. Incluso podrás enviárselas a su correo electrónico de forma inmediata.

Además, QuickBooks es un software contable al que podrás acceder desde la nube. Eso significa que podrás facturar desde cualquier dispositivo, ya sea tu smartphone, tablet, PC, o laptop, y en cualquier lugar, siempre que tengas acceso a Internet.

Proporción de data en tiempo real

Otra ventaja de los sistemas contables electrónicos que operan en la nube, como es el caso de QuickBooks, es que podrás tener tu información contable actualizada. Cada movimiento que hagas se verá reflejado de forma automática, de modo que podrás ver en tiempo real tus ventas, gastos, ingresos y pérdidas o ganancias.

Asimismo, QuickBooks agrupa en un solo lugar tus gastos y ventas. De este modo, podrás llevar un mejor control de las facturas que te faltan por pagar o por cobrar, según sea el caso.

Emisión de complementos de pago

En el caso de las facturas por cobrar, podrás generar de forma sencilla los complementos de pago, gracias a que tus facturas son más sencillas de rastrear en QuickBooks. Por lo mismo, también es más práctica y rápida la cancelación de facturas.

Generación de facturas ilimitadas

Con el software de contabilidad electrónica de QuickBooks no tienes que preocuparte por la cantidad de facturas que emites. A diferencia de otros sistemas de contabilidad electrónica, que imponen un límite mensual, QuickBooks, en cualquiera de sus planes mensuales, te ofrece facturas ilimitadas.

Reportes personalizados

QuickBooks también te brinda la posibilidad de crear reportes personalizados sobre tus finanzas. Tú puedes elegir de acuerdo a tus necesidades si quieres enfocar los reportes hacia tus ventas o hacia tus ingresos o gastos.

Lo mejor de todo es que puedes configurar el sistema para que los reportes se generen periódicamente en las fechas que elijas y se envíen en automático a tu correo electrónico. También podrás compartirlos con tus socios o colaboradores para tomar decisiones con base en la información más completa.

Conciliación bancaria

QuickBooks también te ofrece la posibilidad de vincular al software contable tus cuentas bancarias para llevar un control más estricto de tu contabilidad. De ese modo, podrás asegurarte de que todos los movimientos reflejados en el estado de cuenta de tu banco impacten también en los libros de tu empresa y viceversa; es decir, podrás realizar una conciliación bancaria .

Este proceso, por lo común, es muy tedioso y tardado. Pero con QuickBooks podrás realizarlo en instantes, ya que te permite comparar, uno al lado del otro, los saldos y movimientos de tus cuentas en los libros y el estado bancario. Sólo revisa que los saldos coincidan y listo.

Cumplimiento de las regulaciones fiscales

Todas las facturas que generes con QuickBooks cuentan con la certificación del SAT, y cumplen con la versión 3.3 de facturación. Además, este software genera las representaciones impresas de tus facturas en formato PDF y XML.

QuickBooks se mantiene actualizado en materia fiscal, por lo que puedes estar seguro de que tus transacciones estarán siempre en regla.

Fomento del trabajo en equipo

QuickBooks también te permite crear cuentas adicionales para agregar colaboradores que requieran acceder a la información de tus cuentas. Como administrador, podrás decidir si les das acceso a toda la información de tu empresa o solo les permites ver reportes o acceder a ciertas cuentas limitadas. El plan básico o Simple Start te permite crear una cuenta para tu contador, mientras que en su plan Plus puedes agregar hasta a 25 usuarios.

Esta herramienta también funciona para llevar un control más eficaz sobre tu nómina. Por ejemplo: podrás pedirle a tus empleados que se registren para llevar un mayor control de sus horas trabajadas.

Asistencia técnica al alcance

QuickBooks es muy fácil de usar. Podrás ejecutar todas sus funciones de manera intuitiva. Pero, en caso de requerir asistencia técnica, podrás recibir atención telefónica gratuita o revisar tutoriales que te explican de manera sencilla cómo realizar cada proceso.

No te compliques: conoce QuickBooks

Como puedes ver, en conjunto, la mayor ventaja de la contabilidad actual es que haya abierto las puertas a los sistemas de contabilidad electrónica, que facilitan la vida de los contribuyentes a partir de herramientas tecnológicas.

Sin un software de contabilidad electrónica, estos procesos serían simplemente improductivos e implicarían el tiempo y la atención que puedes dedicar de lleno a otras actividades. ¡No te compliques! Te invitamos, hoy mismo, a dar una solución inmediata y eficaz a la contabilidad de tu negocio.

La información puede ser resumida y por lo tanto incompleta. Este documento / información no constituye, y no debe considerarse un sustituto de asesoramiento legal o financiero. Cada situación financiera es diferente, el asesoramiento proporcionado está destinado a ser general. Póngase en contacto con sus asesores financieros o legales para obtener información específica de su situación.

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