2020-06-09 16:43:57 Crece tu negocio English Aprende cómo utilizar las herramientas digitales para que tu empresa tenga mayor alcance, especialmente durante la pandemia de covid-19. https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/es_mx_qrc/uploads/2020/06/rsz_convertkit-rvpiave-zwo-unsplash.jpg https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/crece-tu-negocio/tips-para-aprovechar-la-conectividad-si-tienes-una-pyme/ Tips para aprovechar la conectividad si tienes una PyME

Tips para aprovechar la conectividad si tienes una PyME

13 Minutos para leer

En un webinar de QuickBooks con Gabriela Chávez Avilés, Editora de tecnología de Grupo Expansión, en el que también participó Paulina Portillo, Gerente de Comunicación de QuickBooks, se tocó el tema de la relevancia de que las PyMEs estén conectadas y cuenten con herramientas digitales, ahora más que nunca.

Para Avilés es importante que pensemos cuál es el universo digital en el que se encuentran las PyMEs en México, y pensar en tres puntos de qué manera mantener la digitalización, cómo mantener la productividad y qué modelos seguirán teniendo relevancia en el futuro.

La digitalización de las PyMEs en México

Primero debemos saber que en México, el 95 por ciento de las unidades de negocio son PyMEs, pero la mayoría no están digitalizadas ni cuentan con presencia en internet. Solo 10 por ciento de las PyMEs tienen presencia, por eso es tan importante sumarse a las experiencias digitales.

Se sabe que el 77 por ciento de las unidades de negocio en México podrían cerrar en los próximos 2 meses, debido al impacto del Covid-19. Por lo que es muy relevante que todas las PyMEs se unan al universo digital.

¿Digitalizarse o no?

Como en cualquier situación, hay varios pros y contras que se deben considerar al preguntarnos si debemos llevar a cabo un proceso de digitalización. ¿Qué ganamos y qué perdemos?

Uno de los pros es extender el alcance de tu negocio, internet tiene una vasta cantidad de vertientes por las que los clientes podrían llegar a conocerte. Especialmente si tu empresa cuenta con una red social o página de internet. También pueden llegar a ti por las búsquedas que las personas hacen mediante sitios como Google.

Actualmente, y más ahora, las personas pasan una gran cantidad de horas conectados a internet. Por lo que debemos estar donde están nuestros clientes potenciales, la Asociación Mexicana de Internet indica que los mexicanos pasan 8 horas con 20 minutos conectados a internet, según un estudio realizado en 2019. Sabemos que este tiempo será aún más ahora con la cuarentena. Esto significa que, potencialmente, durante 8 horas podrías llegar a tus clientes.

Mayor relevancia para tu negocio

Otra ventaja es que si digitalizas tus procesos puedes tener mejor comunicación con tus equipos y proveedores, incluso tener una gestión de procesos en tiempo real.

Debes preguntarte, ¿qué pierde tu negocio al no estar digitalizado? Especialmente, tu negocio pierde relevancia, tienes menos continuidad en las ventas, además, la comunicación podría significar una pérdida de lealtad a la marca. Pensemos que el  77 por ciento de las empresas que corren el riesgo de cerrar operaciones lo harán si no toman medidas para digitalizarse, por lo que este es el momento.

¿Cómo digitalizar a mi PyME?

Damos por sentado, cuando estamos en el universo digital, que todos conocen las herramientas existentes. Realmente no es tan fácil para todos, e incluso saber que las herramientas que existen no son solo para los ecommerce o para hacer home office, por lo que te sugerimos estas herramientas que son útiles para tres rubros distintos.

Muchas de ellas han liberado sus plataformas las cuales tenían suscripciones corporativas, ahora están abiertas de manera gatuita e incluso se ha incrementado la cantidad de personas que puedes enlazar en una llamada, lo cuál es útil, por ejemplo, para dar clases. Hay herramientas para todo tipo de PyMEs y negocios, incluso para freelancers.

Herramientas digitales para procesos

Si tienes cualquier tipo de negocio, lo primero que hay que hacer es digitalizar tus procesos: la comunicación con tu equipo, el cómo funciona el día a día, la generación de documentos, también cómo realizar home office. Es importante que cuentes con una estrategia y puedas obtener resultados.

Lo primero que debemos hacer antes de digitalizarnos es tener una estrategia de qué necesitas dependiento tu tipo de negocio. No es lo mismo mudar una startup que está iniciando, a mudar a lo digital a un negocio que tenía un local físico y que siempre ha sido así.

No es lo mismo mudar el trabajo, ya que todo el equipo debe adoptar los procesos del día a día ahora en la parte digital, además, tienes que pensar el tipo de cliente al que le ofrecerás tus productos y servicios.

Un analista de oportunidades para PyMEs en el área digital recalca que se comete el error de mudarse con la urgencia de hacerlo de un día para otro. Por lo que realmente no hay una estrategia, ni un paso a paso para que tu negocio lo logre.

No todas las herramientas se deben usar al mismo tiempo, además se debe tener equipo suficiente y funcional: computadora, tablet, celular y estar seguros de que todos los miembros del equipo tienen una conexión de internet de banda ancha de fibra para que haya mejor comunicación y no se sufra de conectividad.

Otro paso esencial es ponerse objetivos claros, saber qué se quiere lograrl. Por ejemplo, se quieren crecer las ventas, digitalizar al equipo. Lo más relevante es tener una meta final para saber hacia dónde se camina como equipo.

Tomemos en cuenta que durante estos 2 meses de cuarentena en México, se ha dado a conocer que 38 por ciento de las empresas que se han digitalizado han reportado ser más productivas. Esta es la primera ganancia de realizar este proceso, debemos tener seguridad que digitalizarnos traerá buenos resultados a nuestro negocio.

¿Cómo comenzar a hacer home office?

No todo es Zoom, hay muchas herramientas que puedes utilizar y que se deben usar, por ejemplo para trabajo colaborativo están: G Suite, Microsoft Teams, Cisco con Webex y Slack, entre otras.

La ventaja de estas es que te permiten compartir documentos, hacer comentarios en tiempo real y que todos tus documentos estén en la nube. La paquetería de G Suite, por ejemplo, te permite tener acceso a todo esto, además de un calendario que puedes compartir con tu equipo. También te permite colaborar en Google Drive para editar documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones y hacerlo varias personas al mismo tiempo.

Esto es muy bueno para la conectividad, ya que todos están al mismo tiempo en el mismo escenario para comentar y trabajar para los objetivos específicos.

Otro par de herramientas que se debe mencionar es Webex de Cisco, que antes solo era para las videoconferencias, pero que ahora se ha renovado y es una buena opción para un ambiente corporativo, además funciona bastante bien.

Slack es una herramienta corporativa que no se usa aún demasiado en México, pero podría ser útil para una agencia, por ejemplo, para que un project manager tenga toda la comunicación de trabajo vertida en un mismo lugar.

Opciones para videollamadas

Para videollamadas hay varias opciones como Meet de Google, actualmente es gratis y es la evolución de Hangouts, puedes reunir a más personas e incluso compartir pantalla. Es una plataforma distinta, con suscripción pero con mejores funciones.

También puedes usar Teams de Microsoft, esta te permite colaborar al mismo tiempo. Y bueno, Zoom ha sido muy beneficiado por esta cuarentena, los negocios lo han adoptado y a partir de que comenzó el lockdown en distintas partes del mundo, esta empresa creció de 10 millones de usuarios a 300 millones de usuarios reportados en abril. Es una necesidad estar conectados y Zoom es amigable y sencilla.

Hay que tener en cuenta que cuando se tiene una reunión en línea, y especialmente si van a trabajar información sensible, se deben tener las medidas de seguridad necesarias, como usar contraseñas de reunión, tener un moderador que pueda controlar quién entra y así evitar que alguien ajeno a la empresa se pueda inmiscuir.

Para los creativos o negocios pequeños, se puede utilizar la opción de Rooms de Facebook, la cual ya está actualizada para México. Incluso para un proyecto puede funcionar muy bien. Basta con estar en Facebook y se pueden enlazar hasta 8 personas, es una manera de comunicarse y se deben evaluar las prioridades, qué herramienta necesitas para comunicar.

Al hacer videollamadas es importante que no se extienda el tiempo como las reuniones presenciales, tampoco hacer videollamadas frecuentemente.

Plataformas para RH, nóminas, contabilidad

Hay plataformas para corporativos, donde se digitalizan procesos como nóminas y contabilidad. Debes analizar qué tipo de negocio tienes ya que su uso depende de cada caso. Podemos mencionar algunas como Runa para todo lo relacionado a Recursos Humanos, QuickBooks para llevar tu administración y contabilidad; y Zoho, software corporativo, entre otras.

Presencia en línea y ventas

El segundo punto para la digitalización es la relación entre la presencia digital y las ventas. Podemos decir que si tu negocio no está en línea es casi como si estuviera cerrado. Necesitas una página de internet y redes sociales que te coloquen en el ámbito digital.

Solo para darnos una idea, sabemos que el ecommerce facturó 631 mil millones de pesos. Por lo que es muy importante pensar en la conectividad. En este momento mucha gente necesita objetos y la manera más sencilla de obtenerlos es mediante internet, este debe ser un punto de arranque para decidir digitalizarnos.

Aparte de las redes sociales y tu propia página web puedes subir tus productos a lugares como Marketplace de Facebook, donde puedes vender fácilmente ya que la herramienta te muestra productos cerca de tu zona. También están plataformas como como Amazon, Mercado Libre, Linio, e incluso Shopify, la cuál es menos conocida pero también puedes utilizarla.

Como ya comentamos, también puedes crear tu propia página de internet y tener tu página en redes sociales, por ejemplo, Facebook tiene 85 millones de usuarios y 60 millones de negocios, por lo que puedes acceder a clientes nuevos para que vean tus productos a tan solo un clic. También abrirá pronto Facebook Shops, que te permitirá vender productos en Facebook y en Instagram.

Recursos adicionales y ejemplos

Por la cuarentena, la Organización de Estados Americanos comenzó la página emprender.com.mx que busca ayudar a la digitalización de 100 mil negocios. Acércate para que puedas acceder a este sencillo tutorial. Te explican cómo dar de alta al perfil de tu empresa y te lleva de la mano para abrir tu negocio o ecommerce. También puedes consultar la página de la Asociación Mexicana de Venta Online en el sitio aiuda.org.

Uno de los negocios que vio los resultados de estar en línea en poco tiempo fue la startup Azap, quienes se dedican a vender regalos y flores. Antes de digitalizarse tenían aproximadamente mil pedidos en los días de celebración. Pero ahora su tráfico se ha elevado en 600 por ciento, por lo que cada día tienen un gran número de pedidos.

Otro negocio que encontró un buen nicho fue 54D, el cuál cuenta con 400 mil personas que se conectan a su streaming en Instagram Live. Ahora cada clase reúne a 90 mil personas, por lo que su plataforma ha crecido inesperadamente e incluso piensan lanzar una app. El mercado de entrenamiento no estaba digitalizado pero ahora vemos que es posible hacerlo y que tiene beneficios.

Otro dato para tener mayor perspectiva es que el mercado de ecommerce cerrará en este 2020 con un incremento del 60%,  incluso podemos pensar que se va a exceder este porcentaje, esto tiene que ver con la oportunidad de que los clientes lleguen a tu negocio en medio de la cuarentena.

Ojo con la ciberseguridad

Un último punto que se debe considerar es la ciberseguridad, si vamos a estar conectados con nuestros negocios es necesario que se tenga en cuenta que México es el tercer país que más sufre ciberdelitos.

Pueden haber ataques que llegan a ti mediante redes sociales como extorsión digital. Para evitarlo es necesario contar con una buena higiene digital, tener muy claro qué protocolos se van a usar y explicar a todos los involucrados que este es un ambiente vulnerable y hay que tener cuidado.

Algunos consejos: no tengas contraseñas repetitivas, deben ser seguras y difíciles, especialmente si manejas información de clientes tener una contraseña fuerte es esencial para evitar robo de información.

El liderazgo a distancia

Dentro de la cuarentena uno de los retos más grandes es estar en contacto a través de una pantalla con tu equipo de trabajo para replantear estrategias. Sabemos que el 41 por ciento de las personas creen que seguirán haciendo trabajo remoto después de que pase la cuarentena.

Es un gran reto ahora manejar equipos mediante una pantalla, hay que aprender una mejor gestión de equipos para que ni el negocio ni la gente sufra. Se debe empoderar ala gente que trabaja contigo para darles la corresponsabilidad en la toma de decisiones, darles libertad creativa para trabajar con objetivos, esto aumenta la productividad en un 38 por ciento. Se debe crear empatía y mentoría, especialmente con los que no están familiarizados con el modelo digital.

También se debe tener un acompañamiento digital y reinventar la expecativa de los objetivos, hay que repensar y considerar que el 26 por ciento de los empleados se sienten aislados haciendo home office por lo que debe haber acompañamiento digital.

Algunas consideraciones

Ahora compartimos algunas preguntas relevantes a tomar en cuenta.

¿Si eres un negocio en línea, es necesario darte de alta en el SAT?

Sí es necesario, sobre todo ahora cuando vendas un producto o servicio en internet se va a pasar el IVA por estas transacciones, por lo que es necesario estar ahí y tener facturas para que haya más formalidad. Es recomendable al 100 por ciento.

Cómo manejar la digitalización si eres una PyME B2b

Aunque las grandes empresas o grandes corporativos lo tienen más fácil, hay que saber que sí existe un nicho de negocio que aprovechar, especialmente en México. Debes saber a quién le estás hablando y cuál es tu mercado, aunque las grandes empresas tengan el branding necesario, todavía hay nichos que acaparar sin que tengas centenas de clientes.

Primeros 3 pasos para PyMEs que nunca ha estado en internet

  • Creación de redes sociales como Facebook, que tiene mayor alcance, es muy sencillo dar de alta una página oficial.
  • Digitalizar los procesos con tu equipo, pensar la estrategia de home office y de procesos colaborativos, para avanzar desde ahí.
  • Después viene digitalizar tu proceso de ventas para dejar eso aparte.

Cómo Rooms de Facebook le sirve a pequeños negocios

Son una opción para las MiPyMEs que no son tan rígidas en la comunicación. Son muy sencillas y solo hay un tope de 8 personas para enlazar videollamada, funciona muy bien la interfaz. Es una buena opción.

Herramientas para monitoreo de actividades

Puede ser Slack para hacer check-up de cómo vas avanzando con un proyecto, para saber en qué parte está cada miembro del equipo. Incluso si no tienes tanta planta puedes hacer un grupo de Whatsapp con los involucrados, se puede hacer un par de check-ups al día o una videollamada a la semana para pedir objetivos y avances.

Las personas solas empiezan a ser más productivas en época de home office cuando se les da la libertad.

Consejos para proveedores de servicios

Para servicios especializados hay marketplaces, plataformas que unen la oferta y la demanda, donde solo tienes que decir cuánto cobras, para que la persona que lo necesite haga una búsqueda. En estas plataformas se pueden acercar incluso los freelancers para tener más opciones. Es una alternativa perfecta para tu negocio.

Si quieres más información y consejos de Gabriela Chávez síguela en @gchaviles para que haya mayor comunicación con esta experta. Y continúa siguiendo a QuickBooks para más webinars con especialistas.

La información puede ser resumida y por lo tanto incompleta. Este documento / información no constituye, y no debe considerarse un sustituto de asesoramiento legal o financiero. Cada situación financiera es diferente, el asesoramiento proporcionado está destinado a ser general. Póngase en contacto con sus asesores financieros o legales para obtener información específica de su situación.

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