2020-12-09 18:31:34 Crece tu negocio English Conoce en QuickBooks los tipos de formas jurídicas que existen para la constitución de una empresa, y las ventajas de legalizar tu... https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/es_mx_qrc/uploads/2020/12/rsz_dmitry-rodionov-tbb_pb7f9ns-unsplash.jpg https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/crece-tu-negocio/tramites-para-legalizar-tu-negocio/ Constitución legal de una empresa | QuickBooks México

Trámites legales para crear una empresa en México

11 Minutos para leer

Uno de los procesos fundamentales para formalizar un negocio es identificar las formas jurídicas empresariales y poder registrarlo en una institución pública que de fe y legalidad de sus operaciones.

En este artículo te explicaremos los Trámites para legalizar tu negocio a través de los siguientes temas:

  • Por qué es necesario legalizar tu negocio
  • Constitución legal de una empresa
  • Tipos de formas jurídicas
  • Sociedad limitad
  • Sociedad anónima
  • Sociedad civil
  • Comunidad de bienes
  • Trámites de constitución legal de una empresa

Por qué es necesario legalizar tu negocio

El proceso de legalizar un proyecto trae diversas ventajas y beneficios a los propietarios y accionistas de una empresa u organización desde diferentes puntos de vista, el primero y más inmediato es cumplir con los lineamientos y directrices legales del sistema comercial de un país. Cuando una empresa no cuenta con una formalización desde sus inicios, se dice que es de hecho, o sea, que se encuentra al margen de la ley, por lo tanto, tener acuerdos comerciales con organizaciones de este tipo representa una evasión a la ley, ya que la relación comercial no está regulada.

Es por ello, que legalizar un negocio significa que la empresa pueda ser reconocida y considerada en la cadena de valor, es decir, que se acredita ante distintas organizaciones estatales de un determinado país. En un siguiente nivel, las organizaciones se pueden identificar y reconocer dentro del mercado nacional y posteriormente en el internacional; a estas alturas, se puede hablar de una empresa transnacional que cumple con los requerimientos legales y formales de un sistema comercial global.

De la misma forma, la legalidad y formalidad en las organizaciones pueden traer diversas ventajas, entre las que destacan las siguientes: Registro legal de la propiedad, así como desarrollos, nuevos productos y servicios patentados, los cuales son referencia en el sector y una copia de éstos podría ser ilegal y prohibida. Además, pueden acceder a préstamos y créditos con instituciones financieras establecidas.

El posicionamiento de una marca puede ser un proceso más sencillo al pertenecer a un sistema formal, de la misma forma se puede integrar a grupos o asociaciones empresariales que tienen la capacidad para aumentar la proyección de los negocios. Asimismo, las entidades económicas formales pueden participar en licitaciones públicas y concretar nuevas relaciones comerciales. En ese sentido, pueden destacar en el sector industrial al que pertenezcan.

Sobre esa misma base legal, las empresas pueden emitir y brindar documentos, como son los comprobantes de pago, facturas o garantías que sirven para darle confianza a sus clientes y garantizar la calidad de sus productos o servicios. Entra aquí para ver los pasos a seguir para empezar un negocio desde cero .

Constitución legal de una empresa

Una de las primeras etapas de una empresa es su constitución legal, la cual se traduce en los documentos validados ante instancias públicas, por los cuales, las partes involucradas, en su mayoría, -emprendedores, accionistas o empresarios-, cuentan con obligaciones y derechos formalizados con personalidad independiente y con plena capacidad para actuar y contratar con base en sus bienes y patrimonios.

En ese sentido, los integrantes deben de contemplar la posibilidad de implementar una forma jurídica empresarial que es la modalidad legal que un profesional o sociedad escoge para llevar a cabo una actividad económica o en su caso, comercial. Al decidirse por una forma jurídica, una organización adquiere derechos y obligaciones, así como responsabilidades frente a terceros y demás involucrados. Este punto es medular al momento de desarrollar una actividad económica de forma legal.

Tipos de formas jurídicas

La clasificación de las empresas desde un punto de vista jurídico se refiere a su responsabilidad. A lo que, de manera general, se pueden citar las siguientes categorías:

Autónomo o independiente

Se refiere a un empresario individual o trabajador por cuenta propia. Una de las características del autónomo es que, al trabajar por cuenta propia, es la misma persona responsable de la aportación a la seguridad social.

Este tipo de clasificación contempla las siguientes figuras:

  • Trabajadores autónomos

Son pequeños empresarios que tienen un negocio con el que ofrecen productos y servicios especializados. También pueden ser profesionistas que trabajen por proyectos, como servicios de contabilidad, reparación de equipos, construcción, etcétera. En esta categoría entran freelancers, socios de comunidades de bienes y sociedades civiles, socios trabajadores de cooperativas que coticen en el régimen de autónomos, entre otros.

Cooperativas

La legislación de las cooperativas está íntimamente relacionada con los lineamientos que establezca cada Estado; una cooperativa, generalmente se compone de personas que realizan una asociación bajo un régimen de libre adhesión y baja voluntaria, con el fin de realizar actividades empresariales, enfocadas a satisfacer sus necesidades y aspiraciones económicas, contando con una estructura y funcionamiento de manera mayoritaria. Algunos tipos de cooperativas son las siguientes:

  • De trabajo asociado

Son aquellas que se establecen por personas físicas que mediante su trabajo personal realizan cualquier actividad económica para otros.

  • De consumo

Sirven para la entrega de bienes o prestación de servicios para el consumo y uso de los socios.

  • Agrarias

Su principal función es comercializar, proporcionar suministros, equipos productivos, así como distintas operaciones encaminadas a la mejora de la explotación de los bienes de sus socios.

  • Financieras

Tienen como objetivo, servir y responder a las necesidades de financiamiento de sus socios con el apoyo de terceros. También existen cooperativas de servicios profesionales, empresariales o institucionales, formadas por profesionales o empresarios para la prestación de determinados servicios de sus socios.

Sociedad Limitada

Este tipo de asociación tiene un carácter mercantil en el que la responsabilidad, frente a terceros, se encuentra limitada al dinero que el socio aportó desde su integración.

El capital de la empresa de una sociedad limitada está integrado por las aportaciones de los socios, que a su vez se dividen en participaciones indivisibles y acumulables.

Un aspecto importante es que las aportaciones de los socios se representan en un valor económico, por lo que en ningún caso puede ser en especie, por servicio o trabajo y tienen las siguientes características:

  • Denominación Social

La denominación social o razón social es, jurídicamente, el nombre con el que se va a conocer a la empresa u organización, el cual debe de ser único y ser expresado en el acta constitutiva de la empresa.

  • Responsabilidad de socios

La responsabilidad se limita al capital aportado y es solidaria entre cada uno de ellos, lo que permite que los socios no respondan ante las deudas con su patrimonio personal.

Sociedad Anónima

Se refiere a un tipo de sociedad mercantil en la que varias personas se unen con el objetivo de adquirir acciones y relacionarse como socios de una empresa o negocio para compartir una ganancia. Por ser sociedades comerciales, su capital se divide en acciones o partes para cada uno de los socios.

Una de las peculiaridades de la sociedad anónima es que no importa quiénes son los socios, sino el patrimonio y el capital de la misma, por lo que la obligación patrimonial de los socios solo llega hasta pagar el capital que representan sus acciones, es decir que no están obligados por las deudas que adquiera.

Existen dos tipos de Sociedades Anónimas:

  • De capital abierto (S.A.A.). Son aquellas que tienen la capacidad de integrar a múltiples accionistas, los cuales gozan de mayores libertades mercantiles con respecto a sus títulos.
  • De capital cerrado (S.A.C.). Estas sociedades tienen un número determinado de accionistas, tiene ciertas restricciones, como es el hecho de que no pueden transmitir sus acciones.

Usualmente una Sociedad Anónima se compone de una junta general de accionistas, en la cual se eligen los encargados de la administración de la sociedad, a partir de la participación de sus accionistas, así como un administrador de la sociedad que ejercerá las funciones ejecutivas y representativas de la sociedad, y que será elegido por la junta general de accionistas.

Sociedad civil

Es la colaboración que se plasma dentro de un contrato privado, en la que una o más personas realizan una actividad que debe de ser lucrativo para los participantes. De acuerdo con expertos, es un tipo de sociedad sencilla que está especialmente indicada para proyectos empresariales o relaciones comerciales.

Al ser un pacto privado y secreto entre las partes, y no una sociedad mercantil como la sociedad anónima, las actuaciones de los socios son individuales frente a terceros y no cuentan con personalidad jurídica. Entre las características más representativas de una sociedad civil, se encuentran las siguientes: tiene que estar constituida por dos o más personas y surge a partir de la firma de un contrato en el que se establezca que los socios participan en las pérdidas y ganancias.

Existen diversos tipos de sociedad civil como son:

  • Sociedad civil particular: Tienen objetivos en específico como es el ejercicio de una profesión.
  • Sociedad universal de todos los bienes presentes: Los bienes presentes se convierten en propiedad de todos los socios, pero no las donaciones o similares.
  • Sociedad universal de todas las ganancias: Los resultados se reparten entre todos los socios, así como los bienes actuales y futuros.

También, la sociedad civil se puede clasificar según su formalización como son:

  • Sociedades civiles públicas: Se constituyen mediante documento legal, lo que le otorga personalidad jurídica.
  • Sociedades civiles privadas: No cuentan con personalidad jurídica, son acuerdos entre los socios privados y secretos.

Comunidad de bienes

Se trata de una forma sencilla de asociación entre varios autónomos, se constituye cuando la propiedad de un bien o derecho pertenece a varias personas y forma parte de una actividad empresarial o un proyecto en común.

En otras palabras, es la asociación entre dos o más autónomos, también llamados socios comuneros que tienen una cosa o derecho en común y por la que obtienen un beneficio. Esta opción no requiere una elevada inversión.

Existen dos principales tipos de comunidades de bienes, que son:

  • Comunidades voluntarias: que se constituyen por la voluntad de varias personas de adquirir o explotar un bien o derecho conjuntamente.
  • Comunidades incidentales: surge no por la voluntad de los comuneros, sino es circunstancial o por imposición, como por ejemplo en el caso de una sucesión o herencia.

Para crear una comunidad de bienes se requiere un contrato privado, mínimo dos socios, capital social mínimo, responsabilidad de los socios comuneros, ya que las deudas frente a terceros son ilimitada y solidaria. Es decir, los socios responden con sus bienes presentes y futuros y se respaldan el uno al otro.

Trámites de constitución legal de una empresa

Los trámites necesarios para la formalización definitiva de algún proyecto o negocio en sus diversas formas jurídicas, -salvo algunas excepciones- requiere de un registro directo con las instancias públicas que regulan las actividades o el sector industrial. Un ejemplo sobre el proceso de formalización de un proyecto, es la constitución de una sociedad, la cual se debe de llevar a cabo frente a un notario de la localidad, quien emite una carta constitutiva y las partes involucradas la signan.

Otro caso para establecer las bases formales de un negocio, implica reunir ciertos documentos que le den validez y garantía de las operaciones. En cada país este proceso es diferente, sin embargo, existen profesionales, que fungen como personas jurídicas registradas y quienes pueden ser representantes legales, o en su caso, otorgar asesorías sobre los documentos que se requieren para su legalización.

En el caso de México, por ejemplo, existen diversas formas y métodos para establecer las bases legales de una empresa, como son las siguientes:

Inscripción al Servicio de Administración Tributaria (SAT), que según la institución, todas las personas que realizan alguna actividad, por la cual se obtienen ganancias, están obligadas a pagar impuestos y a contribuir con el gasto público que realiza el gobierno para contar con todos los servicios.

Para realizar este proceso, deben de considerar la inscripción al Registro Federal de Contribuyentes, elegir el tipo de régimen de impuestos, obtener la contraseña y firma electrónica, que sirve para acceder a los servicios electrónicos que ofrece el SAT. Posteriormente es importante contar con un sistema contable para darle seguimiento a las operaciones y sobre todo a los ingresos y egresos en la empresa. Conoce los planes y funcionalidades de QuickBooks, la plataforma favorita de las pymes en México.

Otra forma de empezar a legalizar la empresa es acudir a la Secretaría de Relaciones Exteriores (SRE) en la que se puede entrar en alguna de las denominaciones sociales y consultar si el proyecto tiene homónimos.

Asimismo, se puede inscribir a las instituciones que tienen que ver con el registro de propiedad, las cuales suscribirán a la empresa y los bienes inmuebles que la conforman, así como sus fines, objetivos y marcas comerciales, este proceso puede traer beneficios de protección de plagio y distribución prohibida.

Otra de las instituciones que puede avalar la legitimidad de una empresa en México es el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) que brinda protección social a los colaboradores de una empresa, mediante aportaciones periódicas. Finalmente se recomienda investigar los organismos que regulan las operaciones según la industria a la que se dedique la empresa u organización, por ejemplo, si es una farmacéutica, se debe acudir a la Secretaría de Salud y otros organismos vinculados con este ramo.

La información puede ser resumida y por lo tanto incompleta. Este documento / información no constituye, y no debe considerarse un sustituto de asesoramiento legal o financiero. Cada situación financiera es diferente, el asesoramiento proporcionado está destinado a ser general. Póngase en contacto con sus asesores financieros o legales para obtener información específica de su situación.

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