2021-04-28 19:47:15 Crece tu negocio English Descubre las ventajas de los reportes financieros y administrativos que se pueden automatizar a través del software contable de QuickBooks... https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/es_mx_qrc/uploads/2021/04/firmbee-com-jrh5lAq-mIs-unsplash.jpg https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/crece-tu-negocio/ventajas-de-los-reportes-automatizados/ Informes de gestión automatizados | QuickBooks México

Ventajas de un informe de gestión automatizado

12 Minutos para leer

¿Quieres saber las ventajas de un informe de gestión automatizado para llevar a tu negocio a su estado más óptimo? Te diremos cuál es su importancia y en qué te beneficia elaborar reportes periódicos, incluso sin necesidad de ser un especialista en el tema. Además, te diremos los principales reportes en una pyme para que te familiarices mejor. Conoce los detalles a lo largo de este artículo:

Índice de contenidos

  1. Importancia de los reportes financieros en tu pyme
  2. ¿Qué es un software automatizado?
    1.  Nivel MES
    2. Nivel ERP
  3. Ventajas de los reportes automatizados
  4. Principales reportes automatizados en QuickBooks Online
  5. Conclusiones

Introducción

Muchos huimos tras escuchar términos como informe de gestión, reporte administrativo, reportes de contabilidad, o similares. Es comprensible, en especial porque tenemos arraigada la creencia de que, para elaborar estos documentos, hay que saber de números sí o sí; pensamos que tenemos que dedicarle mucho tiempo a cada uno, incluso que requieren de cierta especialización.

Lo anterior, antes de la revolución digital podía ser más o menos cierto: dado que las operaciones eran mayoritariamente manuales, los especialistas en finanzas y contabilidad tenían que elaborar informes casi de su puño y letra, sin embargo, hoy en día el panorama ha cambiado gracias a la tecnología.

¿Quieres saber por qué los reportes, entre ellos los informes de gestión, son no solo sencillos, sino necesarios de elaborar a nivel empresarial? Pues quédate leyendo, porque a continuación te diremos cuáles son las ventajas de un informe automatizado, desmontaremos algunas falsas percepciones al respecto, y resaltaremos su importancia o papel en todo negocio. Y, si nunca has sido un cerebrito para las matemáticas, no te preocupes, esta entrada te gustará incluso más.

Importancia de los reportes financieros en tu pyme

Los reportes financieros son una manera de analizar un negocio a 2 dimensiones y no a 3, como lo hacemos en nuestra cotidianidad, cuando estamos ahí, interactuando con los compañeros de trabajo, los clientes, atendiendo el teléfono y a los proveedores, calculando a ojo de buen cubero ciertos números o incluso frente a un inventario palpable.

El manejo de este tipo información o data, extraída de los reportes, en una empresa no consiste en la acumulación sin un fin en sí misma, de la misma forma en que, cuando ahorramos, no solo lo hacemos para guardar el dinero; hay que aprender a analizarla y conducir ese conocimiento hacia objetivos meta. Es por eso que, una vez que tenemos enfrente el papel o la PC con el desglose de números, gráficas u otros recursos visuales, hay que llevarnos de vuelta la información bidimensional hacia la práctica, convertirla en acciones y apuntar a hechos, en vez de quedarnos solo con la teoría.

Pues bien, los reportes administrativos en general, pero en particular los reportes contables y financieros son esa herramienta mediante la cual podremos trabajar conjuntamente, en miras de favorecer y potenciar el desarrollo de nuestra pyme. La buena noticia es que no se trata de hacer malabares numéricos sino de comprender para qué sirve cada uno, cómo interpretarlos y traducirlos a las situaciones que tu empresa vive día a día.

¿Y qué pasaría si te dijéramos que ese trabajo lo puede hacer alguien más por ti, y que ese alguien es, de hecho, un algo: un software especializado?

Aquí es cuando entran en juego los sistemas administrativos, softwares contables, o de más nombres que dentro de la jerga empresarial son tan famosos hoy en día, por sus múltiples herramientas y capacidad de resolver funciones que, de otro modo, seguirían llevándonos una eternidad. Con ustedes, la automatización de procesos.

¿Qué es un software automatizado?

Antes de contratar cualquier programa o servicio que involucre las funciones de crear reportes, debes percatarte de que sea el software adecuado, y en lo posible, lo más completo y autónomo para tus necesidades. Es decir, que no tenga cobros ocultos y te obligue a contratar algo más para complementar sus herramientas.

¿Y cómo puedo saber cuál software es el mejor para mi negocio?, te preguntarás. Para eso, es necesario conocer cuáles son los tipos de software contable para las empresas, ya que no todos apuntan hacia las mismas funciones ni tienen el mismo costo-beneficio. Si quieres informarte más al respecto, no dudes en consultar este artículo, después de conocer lo más importante, que es lo siguiente:

Lo primero es que este tipo de software (contable-administrativo en este caso) debe facilitar labores que normalmente realizas en tu rubro, valiéndose de tecnología que permite la automatización y la semi-automatización de procesos. De esta forma, los usuarios pueden confiar en que los programas ejecutarán sus funciones de manera autónoma (siempre y cuando éstos sean programados óptimamente y cuenten con el mantenimiento adecuado), o bien, pueden participar en comunión con los softwares de manera simultánea.

Otro aspecto importante al hablar de un sistema automatizado es que aquellos más utilizados a nivel empresarial podemos identificarlos tal como Wikipedia señala a continuación:

Nivel MES o Manufacturing Execution System: “donde se encuentran PCs con softwares especializados para la distribución de toda la información de planta así como la generación de reportes”, y que se centran, sobre todo, en planificar la producción de una empresa y, por lo tanto, en el producto.

Y nivel ERP o Enterprise Resource Planning: “donde se encuentran igualmente PCs con softwares especializados para la planificación y administración de la producción de toda la industria o empresa”, además del aspecto de la distribución y envíos, la logística, la facturación, la contabilidad, el control de inventarios de productos y/o servicios y la generación de reportes específicos, como el informe de gestión, el reporte administrativo, o los diversos reportes de contabilidad, entre otros. Como ves, los ERP son sistemas más equipados para una empresa, y en esta categoría entra, por ejemplo, QuickBooks Online. Conoce todas las herramientas y beneficios que te brinda QuickBooks, el mejor programa administrativo en la nube para las pequeñas y medianas empresas.

Dicho lo anterior, una vez que tengamos en mente qué es un software con automatización integrada y qué tipo de programa requiere nuestro negocio, entonces podremos enfocarnos en qué tantas ventajas nos brinda.

¿Quieres hacer crecer tu negocio?

Descubre cómo QuickBooks te puede ayudar a lograrlo.

Ventajas de los reportes automatizados

Son múltiples las ventajas de un informe emitido mediante un software automatizado, no obstante, enumeraremos las que hemos considerado esenciales para una pyme.

Si aún no decides qué programa administrativo utilizar en tu negocio, concéntrate en estas ventajas de un informe con las que debe contar:

1. Ahorro de tiempo

Aunque en un primer momento, sentarse a hacer cálculos y manejar datos duros en un negocio, ya sea solo o al lado de un equipo, puede parecer un derroche de tiempo que bien podrías invertir en un paseo familiar, en negociar con inversionistas, o en cualquier otra actividad productiva o de ocio, cuando trabajas con sistemas administrativos, que integran automatización de procesos de por medio, lo que realmente haces es concentrarte en los análisis de resultados y ya no dedicarte a la recopilación, captura y creación de datos, además de diseñar desde cero el reporte específico en cuestión, entre ellos los tan temidos reportes contables o el informe de gestión.

Dichas tareas las realiza tu sistema y no tú, así que el ahorro de tiempo es diametralmente mayor, cuando eliges el software adecuado.

2. Precisión en los cálculos

Hay que admitir que, cuando estamos fatigados o sumamente ocupados, incluso por el puro hecho de que somos humanos, cualquier oportunidad es buena para equivocarnos y teclear un dato con error de dedo incluido. Y cuando se trata de números, las consecuencias pueden ser peores: con tan solo un punto, dos o tres ceros que digitemos de más o de menos, nuestros resultados financieros se alterarán por los cielos y no nos van a checar esos reportes en los que tanto tiempo invertimos.

Un sistema hecho para generar informes automatizados nos brindará la exactitud que requerimos para dirigir nuestro negocio, y nos ofrecerá, de acuerdo a la información que hemos alimentado durante el tiempo operativo de una pyme, resultados fiables y precisos, por ejemplo, en nuestro informe de gestión, a partir de los cuales podremos idear un plan de acción óptimo.

 3. Intuición en su uso

¿Has sentido alguna vez la frustración de enfrentarte a un sistema cuyas funciones son poco claras, que luce tan avejentado como los primeros softwares, que pareciera ocultar incluso algunas opciones, que te obliga a ver una y otra vez un tutorial y que, por más que te concentras, sientes que no terminas de aprender a dominarlo? Pues bien, al tratarse de un programa para tu empresa, que usarás a diario y en un rango amplio de horario, te pedimos que, si acaso entre tus opciones está uno con las características anteriores, huyas ahora mismo por más gratis que sea.

Lo ideal es que el software automatizado con el que vayas a generar tus reportes sea amigable desde la primera impresión.

¿Cómo distinguir esto? En la sencillez con que despliega las opciones, en qué tanto te invita a explorar y en su diseño. Es decir, por lo general un software que tiene tantos botones como los de una nave espacial o que conserva un diseño parecido a Windows 95 (porque, créenos, los hay aún) difícilmente satisfará las necesidades vertiginosas que hoy en día tienen las pymes, que son aprender a usar rápido y por sí mismo un programa, dado que no existen aún los fondos para contratar a un equipo de expertos (si acaso a un contador de cabecera), cubrir la demanda de facturación de la empresa en pocos clics y tiempo, llevar un registro ágil de las operaciones diarias, lograr un rastreo eficiente de sus finanzas, entre otras.

Además, un sistema que hoy en día tiene las características negativas previas también transmite desconfianza, puesto que es posible que ni siquiera cuenten con un soporte técnico dispuesto a ayudar a los clientes, en caso de que lo necesiten; quizá ni siquiera es un software legal o, si lo es, no significa que sea 100% seguro.

La conclusión: poner atención en este punto implica valorar también la seguridad de tu negocio, tus datos sensibles y confidenciales y, por supuesto, los de tus clientes.

4. Tecnología en la nube

Aunque no todos los sistemas automatizados para crear un informe de gestión, entre otros, están alojados en la nube, hoy en día es casi un requisito para garantizar que tu información fluya de forma actualizada en tiempo real y no tenga que esperar largos periodos para que se “refresque” en tu sistema.

La tecnología en la nube brinda como principal ventaja el resguardo instantáneo de tus transacciones, facturas, reportes contables, etcétera, en un lugar no físico, ligero y al que pueden acceder de forma simultánea aquellos usuarios a los que tú des permiso.

Esto significa agilidad y practicidad (propiedades relacionadas con los puntos anteriores), pues tu equipo de trabajo no está sujeto a un programa contable-administrativo instalado en uno o pocos equipos, ni a la tediosa espera que conllevan las actualizaciones, ni al posible desfase de información causada por la interacción de los administradores y transacciones de clientes.

Principales reportes automatizados en QuickBooks Online

¿Sabías que QuickBooks ofrece a sus usuarios un abanico de hasta 80 reportes predeterminados y con acceso a la personalización? Entre los principales están el/los:

  • Balance general
  • Informe de gestión
  • Reporte de pérdidas y ganancias
  • Reportes de contabilidad
  • Reporte de ventas
  • Reporte de obligaciones tributarias
  • Reportes de nómina
  • Reporte de flujo de efectivo
  • Resumen de cuentas por cobrar

Ahora, es probable que pienses, ¿y para qué me servirá todo eso si yo solo utilizaré 2 o 3 por mucho? O tal vez creas que un servicio con una amplia gama de informes automatizados como éste te hará gastar más de lo que necesitas, que no le sacarás provecho (similar a cuando pagas un plan tarifario del que utilizas apenas un 40% de sus beneficios), pero he aquí una advertencia.

En muchas ocasiones no tenemos en claro cuál es la aplicación práctica de X reporte, así que un buen paso es familiarizarnos con las posibilidades que ofrece cada uno, ya sea consultando con nuestro contador, en internet o directamente en nuestro centro de recursos gratuitos de QuickBooks, que se compone de artículos informativos siempre actualizados, tutoriales y videotutoriales, webinars y más. ¡No te quedes al margen de esta información!

Conclusiones

Como ves, no es poca la importancia de los informes automatizados provenientes de un software de calidad.

En este punto, hasta un youtuber, que tiene por trabajo la creación de contenido, tiene a su alcance (y debe conocer el funcionamiento de las) métricas y estadísticas de sus “productos” (videos), así como la posibilidad (y a veces el deber) de crear reportes gracias a la automatización que les brinda tanto YouTube, como otras herramientas digitales, y con las pymes sucede lo mismo.

Las pequeñas y medianas empresas, así como las más grandes, no pueden darse el lujo de quedarse obsoletas ni en información fiscal y financiera, ni en el dominio de programas automatizados para gestionar su negocio, y es por eso que el mercado ha traído variedad de opciones para medir sus acciones día con día y empujarlas a seguir creciendo.

Las ventajas de los informes automatizados sobrepasan esta entrada, pero estamos seguros de que, si has llegado hasta aquí, estarás convencido de que, más que un lujo para tu pyme, un software automatizado es una excelente y necesaria herramienta para ti, tu personal y, por supuesto, el porvenir de tu negocio.

La información puede ser resumida y por lo tanto incompleta. Este documento / información no constituye, y no debe considerarse un sustituto de asesoramiento legal o financiero. Cada situación financiera es diferente, el asesoramiento proporcionado está destinado a ser general. Póngase en contacto con sus asesores financieros o legales para obtener información específica de su situación.

Artículos relacionados

¿Qué es un reporte de estado de proyecto?

¿Eres de las personas que cuentan con el privilegio de la buena…

Lee mas

¿Qué es el Sistema de Control de Cuentas de Créditos y Garantías del SAT?

Conocido por sus siglas como SCCCyG, el Sistema de Control de Cuentas…

Lee mas

Cómo hacer reportes en tiempo real con QuickBooks Online

Una de las funciones más importantes y destacadas de QuickBooks es la…

Lee mas