2020-01-31 19:51:20 Facturación electrónica English Aprende cómo realizar la sustitución de una factura electrónica en el SAT, si te equivocaste al digitar algún dato. ¡Evita sanciones y... https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/es_mx_qrc/uploads/2019/06/79.jpg https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/facturacion-electronica/como-hacer-una-sustitucion-de-una-factura-electronica/ Cómo hacer una sustitución de una factura electrónica

Cómo hacer una sustitución de una factura electrónica

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¿Has emitido una factura electrónica con datos erróneos y no sabes cómo solucionarlo? No entres en pánico. Es común que, al elaborar CFDI’s, en especial cuando se es primerizo en el proceso, se cometa algún error: puede ser que te equivocaste en introducir el RFC, que la razón social del receptor no sea la que te habían dado, que digitaste otro concepto o que te equivocaste al introducir el porcentaje de los impuestos, entre otras posibilidades. Cualquiera que haya sido tu caso, es factible revertirlo, aunque la solución no consista precisamente en la sustitución de una factura electrónica. En este artículo te compartimos todos los pasos a seguir para que realices de manera correcta el proceso que equivale a la sustitución de una factura electrónica.

Sustitución de una factura electrónica, ¿es posible?

Como bien te adelantamos, el SAT no permite que los contribuyentes hagan una sustitución tal cual de la factura electrónica. La razón es simple: evitar problemas o confusiones entre la persona que hace y la que recibe la factura. Quizá te preguntes ¿cómo solucionarlo entonces?

Al proceso que puede equipararse con la sustitución de una factura electrónica se le conoce como CFDI relacionado. Este método consiste, tal como lo sugiere el nombre, en relacionar otro CFDI vinculándolo con la factura original. 

Hasta el momento existen siete tipos de CFDI, autorizados por el Servicio de Administración Tributaria, que se pueden vincular a otras facturas. Estos son los siguientes:

  • 01 – Nota de crédito de los documentos relacionados
  • 02 – Nota de débito de los documentos relacionados
  • 03 – Devolución de mercancía sobre facturas o traslados previos
  • 04 – Sustitución de los CFDI previos
  • 05 – Traslados de mercancías facturados previamente
  • 06 – Factura generada por los traslados previos
  • 07 – CFDI por aplicación de anticipo

Para fines prácticos, en esta ocasión nos centraremos solo en el cuarto tipo de relación, es decir, en la sustitución de los CFDI previos, con numeración 04, no obstante, si quieres conocer en qué casos específicos utilizar cada uno, puedes acceder a este enlace.

La opción 04 tiene la función de suplir el CFDI original en donde cometiste el error. De este modo, a través de este vínculo, en el sistema del SAT o cualquier otro sistema privado de facturación electrónica, podrás corregir el error previo. Un ejemplo de su aplicación es si te equivocaste en fijar el costo de tu producto o servicio.

Realiza la sustitución de una factura electrónica paso a paso

A continuación te enumeramos los pasos que deberás seguir para lograr una sustitución de CFDI exitosa, mediante el portal gratuito del SAT:

1.- Para realizar una sustitución, primero que nada, accede al portal oficial del SAT, justo aquí.

2.- Un paso esencial para realizar la correcta sustitución de una factura electrónica es cancelar la factura original en la que cometiste el error. Para esto, deberás desplegar el submenú del ícono “Factura electrónica”, que encontrarás en la parte superior del portal SAT. Enseguida verás 5 opciones principales. Da clic en “Cancela y recupera tus facturas”.

sustitución de una factura electrónica

3.- Dirígete a la opción “Consultar facturas emitidas”.

sustitución de una factura electrónica

4.- Una vez dentro, verás varios campos por llenar. Estos son: “Folio fiscal”, “Fecha inicial de emisión de la factura”, “Fecha final de emisión”, “RFC receptor”, “Estado del comprobante”, y “Tipo de comprobante (Complemento)”. Filtra la factura electrónica que desees sustituir y da clic en el botón azul que dice “Busca CDFI”.

sustitución de una factura electrónica

 

5.- Si la información que introdujiste es correcta, verás a continuación, en la parte inferior de la página, un rectángulo donde encontrarás la factura a corregir. Podrás previsualizar su folio fiscal, el RFC emisor, el nombre o la razón social del emisor, entre otros datos. Si es, en efecto, la que buscabas, da clic en el cuadrado blanco que se encuentra a la izquierda, para seleccionar tu archivo.

sustitución de una factura electrónica

6.- Verás que, en la barra inferior azul, está la opción que dice “Cancelar seleccionados”. Haz clic ahí.

De acuerdo a las normas del SAT, “en caso de que la solicitud de cancelación no requiera aceptación por parte del receptor, la factura se cancelará de manera inmediata” y, de este modo, podrás proceder con la sustitución de la factura electrónica.

7.- Posteriormente, deberás hacer una nueva factura, tal y como la hiciste la primera vez. No olvides que, en el campo “Tipo Relación”, deberás escribir el número “04”, el cuál corresponde a la sustitución del CFDI previo. ¡Listo!

Debido a que ambos CFDI’s (tanto el original como la sustitución) se corresponden directamente, estos deben pertenecer al mismo tipo, pues se entiende que solo se está sustituyendo uno con otro.

¿Qué hay que considerar al cancelar un CDFI?

En casos específicos, para poder cancelar un CFDI, deberás enviar una solicitud de cancelación al receptor de la factura a través del portal del SAT o de tu facturador electrónico. La notificación se enviará mediante el Buzón Tributario al receptor, quien podrá corroborar la solicitud para cancelar la factura y deberá aceptar o rechazar la solicitud, a criterio.

El receptor tendrá hasta 72 horas para aceptar o cancelar tu solicitud, esto solo si la factura asciende los 5 mil pesos mexicanos.

Si no se requiere de la aprobación del receptor, entonces el CFDI en cuestión se cancelará automáticamente. De igual manera, si no contesta dentro del plazo de 3 días, también se cancelará la factura.

¿Cómo cancelar un complemento de pago?

Desde el 1 de septiembre de 2018 es obligatorio realizar los complementos de pago para las facturas que contengan la opción “Por definir” en el método de pago registrado. Pero también suele pasar que se realiza un complemento de pago erróneo, por ejemplo: si se emitió con errores en el RFC receptor, si se ingresó un monto de pago incorrecto o se asoció a una factura incorrecta. En cualquiera de estos casos tendrás que seguir un proceso muy parecido a la cancelación de factura. Es muy sencillo:

1.- Primero, cancela el complemento de pago desde el SAT. Éste deberá ser cancelable sin aceptación, para que el SAT te entregue automáticamente un “Acuse de cancelación”.

2.- Posteriormente tendrás que realizar un nuevo complemento de pago con los datos correctos. No te olvides de que debe ser exactamente igual al anterior, solo con la corrección del error.

Recuerda que, en caso de presentar cualquier error en una factura emitida o en un complemento, debes realizar una cancelación inmediata. De lo contrario, podrías equivocarte y crear dos facturas iguales, y esto es motivo de sanción por parte del SAT. En el peor de los casos, la autoridad fiscal podría cobrarte más impuestos por facturar “de más”.

Para éste y otros procesos contables similares, te recomendamos el uso de QuickBooks. Con este sistema de contabilidad electrónica siempre podrás estar al tanto del estatus de tus facturas y podrás realizar tanto una cancelación como sustitución exitosa y sencilla.

En caso de que ya lo utilices, por último, te decimos cómo hacer el mismo procedimiento de sustitución de CFDI, a través de QuickBooks. Verás cuán fácil es, en comparación con el sistema del SAT y otros sistemas contables privados.

¿Cómo realizar una sustitución de factura con QuickBooks?

Una de las ventajas que QuickBooks te ofrece es que este procedimiento es mucho más sencillo de realizar, en comparación con el sistema del SAT que, en ocasiones, resulta muy lento y complicado para los contribuyentes.

Para lograr la sustitución de una factura electrónica exitosa en QuickBooks debes realizar los siguientes pasos:

1.- Primero accede a tu cuenta de QuickBooks con tu usuario y contraseña.

2.- Después, selecciona la opción “Facturar a clientes”. Escoge la factura que quieres sustituir y selecciona “Cancelar factura a clientes”.

3.- Solo en el caso que te presentamos con anterioridad, tendrás que esperar a que el receptor apruebe tu cancelación de la factura. Recuerda que tiene 3 días para hacerlo. En caso de que no sea necesaria la aprobación del receptor, la factura procederá con la cancelación automática.

4.- Una vez que el receptor haya aprobado la solicitud, o bien, luego de que el plazo mencionado haya expirado, podrás corroborar el estatus de la factura, mediante la leyenda “Cancelación aceptada”.

5.- Una vez aceptada la cancelación, aparecerá una opción que indica “Sustituir factura”. Recuerda que ésta solo aparecerá después de que sea cancelada.

6.- Enseguida aparecerá una ventana emergente para que vuelvas a llenar tu factura con los datos correctos.

7.- Presiona “Timbrar” cuando corrobores los datos de la factura y ¡listo!

Ya que hayas realizado el timbrado, QuickBooks habrá vinculado la nueva factura con la factura cancelada del SAT. Por lo que se habrá realizado una sustitución exitosa y vinculado a la transacción original.

Como puedes ver, realizar este mismo procedimiento a través de QuickBooks te ahorra tiempo y esfuerzo. Si todavía no conoces en qué consiste cada plan, accede aquí y comienza a disfrutar de todos los beneficios de este sistema contable.

La información puede ser resumida y por lo tanto incompleta. Este documento / información no constituye, y no debe considerarse un sustituto de asesoramiento legal o financiero. Cada situación financiera es diferente, el asesoramiento proporcionado está destinado a ser general. Póngase en contacto con sus asesores financieros o legales para obtener información específica de su situación.

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