2021-07-02 21:36:38 Facturación electrónica English ¿Sabes cómo funciona una addenda y cuáles son sus beneficios? Conoce en QuickBooks la importancia de los complementos de pago en la... https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/es_mx_qrc/uploads/2020/02/rsz_scott-graham-5fnmwej4taa-unsplash.jpg https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/facturacion-electronica/que-es-una-addenda/?utm_term=&utm_campaign=PMAX+%3E+GG+%3E+MX+%3E+ES+%3E+PM&utm_source=adwords&utm_medium=ppc&hsa_acc=6089519323&hsa_cam=12556554926&hsa_grp=&hsa_ad=&hsa_src=x&hsa_tgt=&hsa_kw=&hsa_mt=&hsa_net=adwords&hsa_ver=3&gclid=Cj0KCQiAosmPBhCPARIsAHOen-NO7D1jdchSA2ZS3yKqGbrILYBEggYVYZsa_xyyInBr20MwCssHnM8aAtzbEALw_wcB ¿Qué es una addenda y cómo funciona? | QuickBooks México

Addenda, un complemento de factura

11 Minutos para leer

Con la incorporación de la factura electrónica en el mundo de los negocios, es primordial atender a proveedores y clientes de la mejor manera. Es por ello, que te invitamos a continuar leyendo este artículo para que conozcas qué es addenda y la importancia de los complementos en la facturación digital.

Índice de contenidos:

  1. ¿Qué es Addenda?
  2. Uso y beneficios
  3. ¿Cómo incorporar una addenda a mi factura electrónica?
  4. Integración de complemento
  5. Quickbooks: la solución perfecta para tus complementos

Si bien, para mantener una adecuada salud financiera es preciso conocer todos los requerimientos que pueden incluirse en un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), responder con efectividad a los requerimientos fiscales es de vital importancia a la hora de ejercer una óptima gestión en la administración contable de tu organización.

Por eso, es necesario permanecer informado de los requisitos del Servicio de Administración Tributaria (SAT) en materia de facturación electrónica y cómo adaptarlos a un sistema efectivo que brinde mejoras en los procesos administrativos y contables.

En las siguientes líneas, descubrirás qué es una addenda y cómo se elabora.

1.   ¿Qué es addenda?

La addenda es un complemento informativo que suele anexarse en la generación de un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), también conocido como factura electrónica. Este complemento revela datos comerciales que solicitan los receptores con la finalidad de gestionar la información de índole comercial de cualquier negocio que reciba un CFDI.

Como elemento adicional, los datos que podemos encontrar en la addenda SAT son especificaciones variadas como: la clave de los productos, lugar en el que se entregó la mercancía, el número de orden de compra, el teléfono y correo electrónico, la cantidad de productos, forma y dimensión, además de las condiciones de pago, entre otros. El objetivo es llevar una adecuada administración del proceso operativo, en función de las necesidades del sector o giro que solicita el receptor del CFDI.

Además, la addenda puede incluir información de tipo logístico, comercial y de cualquier operación que podría solicitar el negocio receptor a sus proveedores. Debido a que es opcional, no hay campos definidos por llenar que aparezcan en la factura.

Si bien, la información se puede incorporar dentro del archivo XML, este complemento no posee información fiscal, por lo que se exime de los requerimientos del Servicio de Administración Tributaria (SAT).

Algunas organizaciones que suelen pedir estos requerimientos suelen ser grandes cadenas comerciales o empresas transnacionales enfocadas en las ventas al público, además de aseguradoras o manufactureras.

Desde la visión del SAT, la addenda no tiene efectos fiscales de algún tipo. En realidad se trata de la información adicional que ayuda a clarificar de manera más amplia las relaciones comerciales entre las empresas.

Podría entenderse que, a mayor claridad en las operaciones, los clientes de una empresa pueden encontrar mayor satisfacción de los clientes que las emiten, en comparación con los proveedores que han pasado por alto detalles de las transacciones que, en determinado momento, pueden prestarse a malas interpretaciones y generar conflictos.

Otro tipo de complemento es el que se añade a los contratos. En tal caso, en el cuerpo de texto deben describirse con mucho detalle las modificaciones que se están haciendo al contrato original y dejar muy claro si cada término que se está plasmando reemplazará al término del contrato en cuestión de manera definitiva. Hechas las modificaciones, debe adjuntarse el contrato original.

Como se puede apreciar hasta aquí, el complemento se utiliza en los contratos para hacer cambios de entrega de bienes, fijación de precios o modalidad de pago.

En cualquiera de los dos casos se trata de un apartado que viene a detallar la información que en una factura aparece de forma escueta, o bien, cuando se trata de un contrato, la addenda se utiliza para plasmar por escrito la modificación a alguno de los términos del mismo.

Sin embargo, la addenda debe verse como un agregado de uso frecuente en las transacciones de compra-venta de las empresas, y es por eso que cuenta con protocolos específicos, según el caso.

Por ejemplo, el momento en que debe ser generada y avalada es diferente si se trata de una operación entre empresas del mismo país, que aquellas que se generan en el Comercio Exterior. Este es un aspecto de vital importancia para el personal de las empresas que las generan y las avalan. Las empresas deben conocer los detalles y estar actualizadas en caso de que dichos protocolos cambien, para evitar situaciones de controversia.

Aunque no tengan efectos fiscales, un complemento emitido fuera de los tiempos establecidos puede ser motivo de conflicto entre proveedores y clientes de un producto o servicio.

1.   Usos y beneficios

Uno de los mayores atributos de la addenda SAT es que te ofrece la posibilidad de anexar toda clase de información que el receptor solicite, incluso de adjuntar al CFDI otros archivos.

De esta forma, el complemento auxilia a los contribuyentes para incorporarlos al formato de factura electrónica y facilitar el transporte de dicha información. Si se tiene planeado administrar todas las anotaciones en las que se detalla la compra, es necesario integrar las referencias en un solo paquete.

Asimismo, se potencializa la utilidad para automatizar los procesos, lo que finalmente se traduce en una óptima gestión de operación, y en ahorro de tiempo.

Esta información es relevante, dado que, en la actualización de la versión 3.3 del CFDI, no hay apartados en los que se puedan ingresar especificaciones que detallan la transacción del proveedor y el receptor de facturas, por lo cual, es de suma importancia registrar los elementos que aclaran el acuerdo. Para ello, la addenda cfdi 3.3 SAT se vuelve conveniente a la hora de efectuar una gestión superior de contabilidad de tu negocio.

Existen empresas que tienen catálogos de addendas, pero no siempre las plantillas se adaptan a las necesidades del cliente, de manera que es mejor solicitar el servicio a la plataforma que se tiene contratada y elaborar en conjunto el documento que más se adapte a las necesidades.

Si bien, en la actualidad las empresas necesitan tener mayor gestión de sus compras, es elemental contar con una addenda que complemente el CFDI al mostrar las características de la compra del producto o servicio, de forma que permita controlar en mayor medida los artículos recibidos o los servicios solicitados, creando una lista de proveedores con una clasificación que facilita la organización, sobre todo, si hablamos de las enormes cadenas comerciales. De esta manera se establece un catálogo benéfico para la gestión de los administrativos y, a su vez, facilita la obtención de información que reduce significativamente el aprovechamiento del tiempo de los empleados. Conoce aquí las características de la factura 3.3 y sus actualizaciones para 2021.

2.   ¿Cómo incorporar una addenda a mi factura electrónica?

Para integrar este complemento a un CFDI es importante identificar la versión o clasificación que emplee el cliente que lo solicita. Por ejemplo, los proveedores que facturan a una empresa como Soriana, necesitan conocer qué clase de proveedor es (de servicios, no consolidado, consolidado), dado que cada una utiliza una addenda SAT diferente. Por lo anterior, cada organización especifica los requerimientos que necesita en su complemento.

En ese sentido, revisar la información que requiere el anexo es imprescindible para verificar con su cliente los datos de carácter obligatorio.

Las addendas se clasifican en 4 segmentos: producto, cliente, documento y movimiento. Cada concepto posee información distinta, por ejemplo:

  • Producto: incluye el código de barras del artículo, código SKU del producto e idioma.
  • Cliente: incluye código de la organización, centro de costos, GLN del comprador, número del proveedor, así como el almacén o planta en la que se resguardó el producto.
  • Documento: en este punto se especifica el número de la nota de entrega, así como el número de pedido, tipo de moneda, folio y la prefactura.
  • Movimiento: las notas o comentarios pueden añadirse en este apartado; también la fecha de recibo, unidad de medida así como la orden de compra.

En consecuencia, este tipo de anexo del CFDI que, en ocasiones, solo se agrega de manera opcional, conlleva la posibilidad de tener diversas opciones a la hora de agregar los datos a la factura electrónica. Como no existe una plantilla o una serie de datos específicos, el complemento se puede adaptar a los requerimientos de cada empresa, como proveedor o cliente, de todo tipo.

Actualmente, para generarla, se ingresa dentro del catálogo de addendas existentes, en el sistema de facturación que se haya contratado. Luego, se elige la que se requiere y en ese momento se deberán adquirir los folios digitales para timbrarla. Posteriormente, el sistema importará los archivos XML de quien la genera. Enseguida deberán llenarse los módulos de captura que se requieran para, finalmente, timbrarla e incorporar los datos que se solicitaron.

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3.   Integración de complemento

Este complemento puede anexarse en las facturas electrónicas que son expedidas por la consolidación de contratos de formato de obras públicas y de inmuebles, por lo que esta anotación será indispensable para especificar algún tipo de penalización, e incluso incumplimientos de todo tipo.

Recordemos que la versión de la addenda cfdi 3.3 SAT no incluye apartados en los que se pueda identificar la información que el proveedor requiere. Por eso, puede adjuntarse información de tipo ingreso para señalar el número de cuenta, la clave de rastreo SPEI e incluso averiguar los últimos números de una tarjeta, ya sea de crédito, débito, monedero electrónico o servicio.

También puede añadirse información sobre los recibos de nómina que reflejen datos útiles para el que expide la factura, por ejemplo, información sobre descuentos (que pueden ser derivados de la relación laboral), aportaciones voluntarias pactadas entre las instituciones y los empleados, de modo que los segundos gestionen el pago a través de un descuento de nómina, etcétera.

La addenda también puede incorporarse a las facturas electrónicas con complemento de pago para agregar detalles de un pago posterior.

Pese a que la información que se le agrega al CFDI es de utilidad para el contribuyente y representa una sección de tipo no fiscal, su integración al CFDI debe gestionarse a través de un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC).

Existen ocasiones en las que esta operación falla, debido a que los archivos tipo XML que se expiden no están adecuadamente realizados o no se codifican en el formato correcto (UTF-8), por lo que los factores de apertura así como los cierres pueden marcar algún error.

2. QuickBooks: la solución perfecta para tus complementos

Hoy en día, es necesario buscar una plataforma contable que se adapte a las necesidades de tu organización, ya sea como proveedor o a la hora de solicitar información como cliente.

QuickBooks Online es el mejor software de facturación, y es una herramienta indispensable para gestionar toda la información que requieres de los proveedores de tu negocio. Conoce cómo funciona aquí.

Incorpora fácilmente complementos durante la expedición de las facturas electrónicas, agrega los datos que necesites adjuntándolos en el archivo XML, anexa tu addenda durante la creación de cada CFDI, todo mediante un proceso muy sencillo en el que podrás generar y timbrar la factura electrónica que se adapte a tus requerimientos empresariales actuales.

Simplifica procesos con los anexos con un sistema totalmente en línea, que brinda la posibilidad de controlar las finanzas de una manera más eficaz.

Con QuickBooks podrás administrar tus egresos e ingresos, además de facturas electrónicas, complementos, gastos, transacciones, asimismo, organiza el perfil de toda tu clientela en una nube, con la que podrás acceder desde cualquier lugar y a cualquier hora con sólo un dispositivo electrónico y acceso a internet.

Dado que el SAT no regula la información incluida en la addenda SAT, puedes integrar cualquier tipo de datos, planillas o formatos acordes a tus requerimientos o la información que necesitas recopilar. Dicha información, tendrá mayor relación con la gestión interna de tu cliente o proveedor que la que se refiere a los datos fiscales que contiene la factura electrónica.

La cuenta permite acceder a varios usuarios y gestionar los permisos de cada uno. Gracias a esto, dispondrás de la accesibilidad de tus administrativos a la valiosa información de tu negocio.

Automatiza tus procesos y acelera la posibilidad de incrementar tus ingresos, genera vínculos con tus proveedores y clientes para potencializar el negocio a nuevos niveles.

La información puede ser resumida y por lo tanto incompleta. Este documento / información no constituye, y no debe considerarse un sustituto de asesoramiento legal o financiero. Cada situación financiera es diferente, el asesoramiento proporcionado está destinado a ser general. Póngase en contacto con sus asesores financieros o legales para obtener información específica de su situación.

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