2020-02-21 18:26:18 Facturación electrónica English ¿Sabes cómo hacer una factura electrónica en el 2021? Entérate en QuickBooks el paso a paso para hacerlo y tener tus comprobantes... https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/es_mx_qrc/uploads/2020/02/austin-distel-guij0yszpig-unsplash.jpg https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/facturacion-electronica/requisitos-para-hacer-una-factura-electronica-en-2020/?utm_term=&utm_campaign=PMAX+%3E+GG+%3E+MX+%3E+ES+%3E+PM&utm_source=adwords&utm_medium=ppc&hsa_acc=6089519323&hsa_cam=12556554926&hsa_grp=&hsa_ad=&hsa_src=x&hsa_tgt=&hsa_kw=&hsa_mt=&hsa_net=adwords&hsa_ver=3&gclid=CjwKCAiA55mPBhBOEiwANmzoQgbPUh664blfjNMF3uTrPjC2y5P5am-jcfYT_6lN1u1-JX3orFpyrhoCnR8QAvD_BwE Pasos para crear una factura electrónica | QuickBooks México

Requisitos de la factura electrónica en 2021 y cómo crearla paso a paso

12 Minutos para leer

¿Quieres saber qué es una factura electrónica y cómo emitirla paso a paso en pleno año 2021? En este artículo te diremos cómo. Además, te daremos un breve recorrido por la historia de la factura digital, para que conozcas su origen, sus porqués, y por supuesto, las últimas novedades para este año:

  1. CFDI: ¿qué es y cuáles son sus antecedentes?
  2. Factura electrónica SAT: Mis cuentas
  3. ¿Es posible facturar sin conocimientos contables?
  4. Requisitos de la factura electrónica
  5. Cambios en la factura electrónica 2021
  6. Uso de los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI)
  7. Claves de producto/servicio y unidad de medida
  8. Sigue estas recomendaciones para facturar de forma sencilla

 

Si eres de los que quieren huir cuando escuchan “tienes que emitir una factura”, quizá es porque no cuentas con la información o la herramienta adecuada para generarla. También es posible que apenas te introduzcas formalmente en el ámbito laboral y, por lo tanto, te preguntes cuál es la función de expedir estos (para muchos, molestos) comprobantes.

A continuación, daremos un repaso por aspectos clave de la facturación electrónica, y estamos seguros que te ayudará a clarificar tu percepción de esta parte dentro de la contabilidad.

CFDI: ¿qué es y cuáles son sus antecedentes?

Si te preguntas qué es una factura electrónica, debes saber que consiste en un documento digital que simplifica el trabajo fiscal y el control tributario en México.

El antecedente más lejano de esta índole de facturas data del año 2005: es en ese momento cuando surge el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI). El CFDI permitió simplificar y reducir los costos de los trámites, que antes exigían la presencia física en alguna de las sedes del Servicio de Administración Tributaria (SAT).

Con respecto a esta implementación, fue un gran avance en temas de transparencia y de rendición de cuentas, pues cuando todo este proceso se realizaba de forma análoga era muy difícil rastrear el fraude y la evasión fiscal. De este modo, los servidores públicos debían de revisar cada una de las facturas emitidas de forma manual.

Factura electrónica SAT: Mis cuentas

En el año 2010, se imprimieron las últimas facturas en papel y entró en vigor la versión 2.0 de los CFDI’s. Fue 4 años más tarde, en el año 2014, cuando las facturas en papel desaparecen por completo y las facturas electrónicas se vuelven obligatorias para todos los contribuyentes registrados ante el SAT. Ese mismo año, para facilitar el cumplimiento de la nueva obligación fiscal, el Servicio de Administración Tributaria ofreció una herramienta gratuita y simplificada para facturar de manera electrónica. Esta función fue denominada “Mis cuentas”, y hoy en día sigue disponible en su página de internet: sat.gob.mx.

Más tarde, en el año 2017, se originó la versión 3.3 de los CFDI’s. Dicha actualización trajo nuevas formas de validar a los contribuyentes y a cada una de las operaciones que realizan. El objetivo: lograr un mayor control desde el organismo tributario y, a su vez, brindarle más control u orden al contribuyente. Naturalmente, esto transformó también el esquema de facturación electrónica que antes manejaba el SAT, y ahora las autoridades fiscales han logrado más claridad en la información obtenida de las personas o empresas que pagan impuestos.

Dentro de los cambios más importantes de esta nueva versión destaca la actualización de los comprobantes. Hoy en día, a los ingresos, egresos y traslados deben agregarse 2 comprobantes más: la recepción de pagos y nóminas. Es decir, ahora se podrán realizar facturas de los pagos realizados a plazos y de los sueldos o salarios. Además, se validarán los Registros Federales de Contribuyentes (RFC) para verificar su autenticidad cada vez que se ingresen a una factura, esto permitirá minimizar errores al momento de capturar la información. Los conceptos base de los impuestos como IVA, ISR e IEPS también estarán registrados en esta nueva modernización.

¿Es posible facturar sin conocimientos contables?

Como apuntábamos al inicio, a casi cualquier persona que no se dedica a la contabilidad le suele parecer complicado realizar un CFDI, por lo menos al principio. Esto las podría llevar:

  • A omitir la facturación electrónica y otros procesos contables
  • O a cometer ciertos errores que, de entrada, podrían generar inconsistencias o problemas con la autoridad hacendaria

Para Bertha Guzmán Álvarez, experta en temas fiscales, los profesionales de los impuestos deben saber los requisitos y, para ellos, hacer una factura debe ser muy sencillo, no así para el contribuyente promedio. “Para mí no lo es, pero si le preguntas a cualquier gente que no tiene los conocimientos, te va a decir que sí es complicado. ¿Alguna vez hiciste una factura? Si no es así, se te puede complicar. Es sencillo, porque hay hasta tutoriales. Teniendo tu RFC y tu firma electrónica te vas al portal del SAT y el mismo programa te guía.”, aseguró. Para más información sobre cómo hacer una factura electrónica SAT para este 2021 ingresa aquí.

Añadió que es necesario tener conocimiento sobre el procedimiento para generar la factura, porque la plataforma del sistema hacendario, por ejemplo, pide saber el régimen en el que se está inscrito, el tipo de persona, la forma de pago, el tipo de moneda, entre otras cuestiones que pueden hacer menos intuitiva la generación del archivo. “Si tienes alguna referencia que hayas realizado o hasta estudiado para realizar procesos fiscales, seguramente emitir la factura electrónica te será menos complicado de lo que en verdad es”, mencionó Guzmán Álvarez.

Sin embargo, tampoco es necesario saberte de memoria el Código Fiscal para aventarte a realizar una factura u otros procedimientos contables: basta con que te empapes de información de fuentes de confianza, con ver tutoriales o solicitar una asesoría profesional para que aprendas la información básica y el paso a paso.

Y si has llegado hasta aquí, estás en buenas manos, porque en este blog QuickBooks solemos compartir día con día artículos informativos, tutoriales, videos, webinars y otros recursos valiosos y gratuitos, para que adquieras cultura financiera y te mantengas actualizado en temas de contabilidad.

Requisitos de la factura electrónica SAT

Aunque las mejoras y actualizaciones que el SAT aplica periódicamente ayudan a hacer de estos procesos fiscales algo más sencillo y rápido, el desafío real al que se enfrentan los contribuyentes es disponer de las herramientas y conocimientos necesarios para facturar en línea, pues hacerlo les ayudará a permanecer actualizados y a disminuir su carga tributaria.

Por eso, antes de comenzar con la facturación, es recomendable tener en cuenta varios requisitos de la factura electrónica o el Comprobante Fiscal Digital, los cuales nombraremos a continuación:

  • Inscribirse al Registro Federal de Contribuyentes (RFC).
  • Contar con una e-firma, la cual es el comprobante digital de identidad.
  • Tener un Certificado de Sello Digital. Esta es una medida de seguridad adicional que le brinda validez a nuestro comprobante.
  • Contar con acceso estable a internet.
  • Contar con un sistema de facturación, ya sea el que provee el SAT, o un facturador privado como QuickBooks Online, en caso de que desees facilitar el proceso, conoce nuestros precios de suscripción.

Una vez que tengamos estos documentos podremos emitir un CFDI. Y, para lograrlo, es posible generarlos de forma gratuita desde la página del SAT o a través de los Proveedores Autorizados de Certificación (PAC), los cuales cuentan con la autorización del Servicio de Administración Tributaria para generar y procesar facturas electrónicas.

Dentro de las actividades que realizan estos Proveedores Autorizados de Certificación, están las validaciones que consisten en revisar la integración del archivo XML, para asegurarse de que cuentan con el estándar tecnológico vigente y definido por el SAT. En la página web del sistema hacendario podremos consultar la lista de las empresas que brindan este servicio.

Dicho proceso consta de 14 pasos que, seguidos al pie de la letra, pueden facilitar su creación, sin embargo, para las personas que no tienen un gran conocimiento fiscal, la generación de este documento puede ser un tema complicado.

Si realizar este proceso se complica, en la actualidad existen programas y aplicaciones de contabilidad como QuickBooks, el cual facilita y agiliza la emisión, recopilación y conciliación de facturas de manera automatizada, esto gracias a la alianza con varios PAC’s, que permiten el timbrado de facturas para sus clientes.

La creación de estos certificados digitales a través de una plataforma es muy sencillo y se puede lograr en un abrir y cerrar de ojos, sin cometer ningún error, pues cuenta con conexión al SAT y nos permite vincular las cuentas bancarias de nuestra empresa.

Raúl Neria, especialista en temas fiscales y tributarios, con 15 años de experiencia en el ámbito, menciona que el nivel de complejidad y tardanza al facturar puede depender de la paquetería, ya que existen empresas que se dedican exclusivamente al timbrado de la factura, lo que se traduce en un apoyo para realizarla de forma muy sencilla.

“Desde que se contratan los servicios de esa empresa se hace una configuración paso a paso. Si el procedimiento se hace en el SAT, a muchas personas se les puede complicar debido a que se necesitan las claves, o porque no están muy relacionadas con la tecnología, pero la verdad es que no es tan difícil hacerlas”, consideró Neria.

En los últimos meses, el SAT ha dado a conocer nuevos procesos para la emisión de facturas electrónicas, mismos que se tendrán que acatar tanto por personas físicas como por personas morales, esto para cumplir y tener al corriente sus obligaciones fiscales.

Cambios en la factura electrónica 2021

Aunado a lo anterior, y ahora que estás más familiarizado con el tema, entremos de lleno a las novedades que ha traído la facturación electrónica en 2021.

Hay algunos cambios a considerar durante el proceso de emisión de un Comprobante Fiscal Digital (CFDI). Estos fueron anunciados desde el 8 de diciembre de 2020, en el Diario Oficial de la Federación, y entraron en vigor a partir del 1ero de enero de 2021.  Las modificaciones se centran puntualmente en lo siguiente:

Uso de los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI)

En 2021, los contribuyentes deberán especificar qué uso darán a su factura digital. Para esto, se registrará la clave correspondiente, según el Catálogo de Productos y Servicios, documento oficial del SAT, que puedes encontrar en este enlace. Sólo en caso de que el cliente no proporcione el uso específico de la factura, podrás colocar en ese campo la clave “P01 Por definir”. Esta opción también deberá considerarse cuando el cliente sea residente extranjero y su RFC sea genérico, es decir, la clave de factura global: XEXX010101000.

Entre los ejemplos de usos que se les puede dar a una factura están:

  • (G03) Gastos en general
  • (D01) Honorarios médicos, dentales y gastos hospitalarios
  • (D09) Depósitos en cuentas para en ahorro, primas con base
  • Entre otros

En las imágenes siguientes puedes verificar a qué campo nos referimos y cómo se despliegan las claves de uso de CFDI:

Uso de CFDI 2021_ QuickBooks México

Uso de CFDI 2021_ QuickBooks México

Claves de producto/servicio y unidad de medida

En 2021, la factura digital deberá tomar en cuenta la unidad de medida, que se refiere a la medida estandarizada del producto o servicio a facturar, como lo puede ser una pieza, un kilo, una tonelada, un litro (por ejemplo, KT significa kit, MTR es metro, XLT es lote, etcétera); las claves de producto o servicio se refieren a

De acuerdo a lo que indica la fracción V del artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación, por disposición oficial:

“La cantidad, unidad de medida y clase de los bienes o mercancías o descripción del servicio o del uso o goce que amparen, estos datos se asentarán en los comprobantes fiscales digitales por Internet usando los catálogos incluidos en las especificaciones tecnológicas a que se refiere la fracción VI del artículo 29 de este Código.”

Sigue estas recomendaciones para facturar de forma sencilla

El Servicio de Administración Tributaria da algunos puntos para realizar el CFDI de forma adecuada. A continuación, te mostramos algunos de ellos:

  1. Primero, es necesario tener claridad sobre el Régimen Fiscal en que están dados de alta ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP), conforme a la Ley de Impuesto Sobre la Renta.
  2. A pesar de que se tenga una dirección fiscal, si se cuenta con uno o más locales o establecimientos, la factura deberá contar con la ubicación exacta del domicilio desde el cual se expide.
  3. Dos puntos importantes a destacar y con los que deben contar las facturas electrónicas son el folio y el sello digital del Servicio de Administración Tributaria.
  4. Aunado a lo anterior, el CFDI debe contar con el sello digital de quien lo expide.
  5. Un punto importante que destaca la autoridad tributaria es el lugar y fecha de expedición. No pueden faltar, ya que permiten establecer claramente su procedencia.
  6. Debe tener desglosado el tipo de bien o servicio que se realiza, además de la unidad de medida (kilo, litro, tonelada), tipo de bien y descripción de mercancía y el uso que se lleva a cabo.
  7. Es necesario incluir el valor por unidad de lo que se está pagando y éste debe ser en número y letra.
  8. El importe final del producto en número, y como tradicionalmente se realiza, entre paréntesis con letra.
  9. Hay que destacar si el pago se va a emitir en una sola exhibición o en pagos acordados como parcialidades, que pueden dividirse en días, semanas y/o meses.
  10. No hay que olvidarse de poseer claridad absoluta en cuanto a la cantidad de impuestos trasladados o retenidos.
  11. También es importante dejar en claro si el pago se hizo en efectivo, con tarjeta, cheque o cualquier otra forma, incluido el monedero electrónico que avale el SAT.
  12. Acorde con lo anterior, el SAT específica que también debe incluir hora y fecha de certificación, número de serie del certificado digital con el que se realizó el sellado.  Además, una vez generada la factura y, en caso de que se necesite añadir más información no fiscal, habrá que poner una “Addenda”.

¡Listo! Como ves, la facturación electrónica es un proceso que requiere de conocimientos básicos, paciencia y cuidado. Además, con la práctica y la herramienta adecuada, verás que tu emisión y control de facturas será mucho más efectivo.

Si deseas facilitarte el camino de la contabilidad y quieres estar al corriente, no dudes en seguir los puntos y consejos anteriores. Implicarán un gran ahorro en todos los sentidos.

La información puede ser resumida y por lo tanto incompleta. Este documento / información no constituye, y no debe considerarse un sustituto de asesoramiento legal o financiero. Cada situación financiera es diferente, el asesoramiento proporcionado está destinado a ser general. Póngase en contacto con sus asesores financieros o legales para obtener información específica de su situación.

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