2020-05-13 12:32:54 Videos English 🗣️👨‍💻 Aprende cómo puedes agregar usuarios en QuickBooks, si ya tienes una cuenta. Verás cómo configurar cada uno y qué... https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/es_mx_qrc/uploads/2020/05/rsz_screen-post-qhlb_bg8oay-unsplash.jpg https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/videos/como-agregar-usuarios-en-quickbooks/ ¿Cómo modificar, eliminar y agregar usuarios en QuickBooks Online?

Cómo agregar usuarios en QuickBooks

8 Minutos para leer

Una de las características más importantes de QuickBooks es la posibilidad de agregar distintos tipos de usuarios, entre ellos tu contador. Como administrador podrás decidir quiénes pueden utilizar cierto tipo de herramientas y qué pueden ver en tu cuenta. Pero, antes de empezar, vamos a revisar qué tipos de usuario existen en cada plan de QuickBooks. 

Si ya eres usuario de QuickBooks pero tienes dudas sobre el plan que manejas, inicia sesión y posteriormente entra al apartado “Cuenta” y luego en “Configuración” para comprobar los detalles de tu suscripción. 

Agregar usuarios en QuickBooks por plan:

  • QuickBooks Simple Start: 

1 usuario facturable + 2 estudios contables. Solo un administrador.

  • QuickBooks Essentials: 

3 usuarios facturables + 2 estudios contables. Hay más usuarios disponibles que el plan anterior, por ejemplo, administrador principal y de la empresa, usuario estándar, seguimiento de horas trabajadas y pagos tomados.

  • QuickBooks Plus: 

5 usuarios facturables + 2 estudios contables. Tipos de usuarios: administrador principal, administrador de la empresa, usuario estándar, seguimiento de horas trabajadas, solo pagos tomados y reportes.

Como puedes ver, puedes agregar usuarios no facturables, los cuales son los usuarios de reportes (estos están disponibles solo en QuickBooks Plus) y los usuarios para el seguimiento de horas trabajadas.

¿Necesitas agregar más usuarios en QuickBooks?

Si llegaste al límite de usuarios en tu plan y necesitas agregar a más personas dentro de la plataforma, tienes las siguientes opciones:

  • Administra los usuarios existentes

Puedes eliminar un usuarios que ya no ocupes o no sea de tanta utilidad para después agregar uno nuevo. 

  • Cambia a un plan superior

Tienes la oportunidad de actualizar tu plan y contratar uno con mayor capacidad de usuarios. Si te interesa realizar este proceso puedes seguir las instrucciones del siguiente link.

¿Qué tipos de usuarios puedo agregar a mi empresa en QuickBooks?

Existen 5 tipos de usuarios que puedes agregar a tu empresa en QuickBooks Online. Si deseas personalizar el nivel de acceso de un usuario es conveniente que uses el usuario estándar.

Recuerda que, si en la configuración de un usuario estableces que éste puede realizar cambios en el archivo de la empresa, esos cambios los podrás revisar en el Registro de actividad. De esta manera, siempre podrás estar al pendiente de los cambios que se hicieron y conocer quién fue el responsable de realizarlos.

Te mostramos los distintos tipos de usuarios en QuickBooks:

  • Usuario estándar:

Este tipo de usuario es útil para personalizar los derechos de acceso de un usuario. Usa este tipo para que puedas establecer el nivel de acceso de la demás usuarios. 

  • Administrador de la empresa:

Este usuario tiene todos los derechos de acceso disponibles dentro de QuickBooks Online, así como de cualquier otra herramienta a la que esté suscrita la empresa. Este es el indicado para el dueño de la compañía.

  • Solo reportes:

El usuario de “solo reportes”, únicamente tiene un nivel de acceso lectura, es decir, no podrá modificar ni realizar cambios dentro de la plataforma; sólo tendrá acceso a la información para leerla y, de esta manera, podrá realizar reportes.

  • Solo seguimiento de horas trabajadas:

Este tipo de acceso solo permite observar una versión especial del sistema, que contiene hojas y reportes de las horas trabajadas de cada uno de los usuarios dentro de la plataforma. No tiene acceso a ninguna otra función dentro de QuickBooks.

  • Contador:

Cada empresa dentro del software de contabilidad tiene derecho a la creación de un usuario contador, el cual será el encargado de administrar las totalidad de la información contable con todos los accesos para realizar su trabajo de forma óptima. 

¿Cómo agregar usuarios en QuickBooks?

Ahora te mostraremos cómo agregar usuarios nuevos a tu cuenta de QuickBooks para que decididas qué es lo que pueden ver. Esto será importante cuando tu empresa crezca y quieras agregar personas que ayuden con las tareas, pero sin necesidad de que accedan a la totalidad de las áreas de tu empresa.

1.- Como primer paso es necesario hacer clic en el icono del engrane (Configuración ) y en el apartado de Tu empresa da clic en Administrar usuarios. Si no te aparece esta opción dentro del menú, quiere decir que no tienes los permisos necesarios para administrar otros usuarios. En este caso ponte en contacto con un usuario administrador para realizar el proceso.

Si te aparece esta opción, recuerda que el correo electrónico y la contraseña que usaste para configurar QuickBooks se convierten automáticamente en los accesos de administrador principales de la empresa. 

Si eres el administrador principal puedes acceder a todas las áreas de QuickBooks y configurar otros usuarios, inclusive administradores adicionales que también tengan acceso completo a QuickBooks. 

2.- Como segundo paso, da clic en Agregar usuario en el botón verde de la esquina superior derecha de la tabla, esto sirve para dar a alguien acceso a QuickBooks. 

3.- El tercer paso consiste en seleccionar un tipo de usuario que deseas crear, es decir, deberás seleccionar alguno de los usuarios que te mencionamos anteriormente, el que más se adapte a la tarea que le quieras asignar.

Recuerda que tu plan de QuickBooks incluye una cantidad de usuarios específica. Antes de seleccionar el plan que requieras verifica cuántos usuarios podrán acceder a la plataforma.

4.- Como cuarto paso, una vez que hayas seleccionado el tipo de usuario, introduce el nombre y la dirección de correo electrónico de la persona que desees agregar para ese tipo de usuario. Una vez que lo hayas hecho de manera correcta puedes dar clic en Guardar para salvar la información ingresada.

Una vez que guardaste la información, el nuevo usuario recibirá un correo electrónico desde la dirección QuickBooks-email@intuit.com, en donde aparecerá el nombre de tu negocio y, en el cuerpo del mensaje, un texto que dice lo siguiente: “¿Estás listo para comenzar? ¡Vamos!”.

Aquí el nuevo usuario tiene que seleccionar el vínculo que se encuentra en la palabra “¡Vamos!” del correo electrónico, para dirigirse a la página de inicio de sesión o creación de cuenta. Una vez en este punto, el nuevo usuario tiene que iniciar sesión o introducir la información necesaria para crear una nueva cuenta en la plataforma. 

Cabe destacar que, si el nuevo usuario ve inicio de sesión en lugar de creación de cuenta, es porque su correo electrónico ya se encuentra registrado en una cuenta de Intuit.

Limitaciones de los usuarios

Al agregar usuarios en QuickBooks con las instrucciones antes mencionadas el sistema te muestra cada uno de los usuarios en dos secciones: 

1.- La primera aparece con la leyenda: “Se tendrá en cuenta para efecto de límite de usuarios”. Ahí se encuentra la función de agregar usuarios estándar o el administrador de la empresa.

2.- La segunda sección muestra la leyenda: “No se tendrá en cuenta para efecto de límite de usuarios”. Aquí puedes agregar usuarios de ”solo reportes” o de de ”seguimiento de horas trabajadas”. Luego podrás ver estas horas trabajadas en los reportes o usarlas para facturar a los clientes.

Si necesitas que alguien introduzca transacciones puedes configurar a esa persona como usuario estándar o administrador de la empresa, ambos tipos cuentan para el límite de usuarios, los administradores de la empresa pueden realizar casi cualquier tarea del negocio, así que fíjate bien a quién configuras como administrador. Sin embargo, cuando configuras a un usuario estándar, puedes restringir su acceso a ciertas partes de la empresa.

¿Cómo configurar un nuevo usuario estándar?

Para configurar un nuevo usuario estándar, al agregar usuarios en QuickBooks y elegir el tipo, da clic en Siguiente en la esquina inferior derecha de la plataforma. Es en esta parte donde eliges lo que el usuario verá y hará en el archivo de tu empresa. Puedes elegir todo para que puedan ver y trabajar en casi todas las áreas de la empresa. 

Elige “ninguno” si no quieres que introduzca ninguna transacción, pero quieres que tenga algunas funciones, como administrar usuarios o cambiar la configuración de la empresa; o puedes elegir “limitado”. Con esta opción la persona tendrá acceso a las ventas y clientes o compras y proveedores únicamente.

QuickBooks te permite obtener más información sobre lo que pueden y no pueden hacer en el sistema. Da clic en Siguiente, y selecciona Sí. Si deseas que los usuarios realicen el seguimiento de las horas trabajadas, elige su nombre de la lista desplegable de empleados y proveedores. Si no ves su nombre lo puedes agregar en la opción Agregar nuevo. 

Una vez hecho lo anterior da nuevamente clic en Siguiente. En la nueva pantalla desplegada puedes darle al usuario derechos de administrador. Si no quieres que el usuario los tenga, solo pasa la pantalla dando clic en Siguiente.

Para finalizar, introduce el nombre del usuario y su dirección de correo electrónico, luego da clic en Guardar para confirmar las opciones elegidas.

¿Cómo eliminar usuarios en QuickBooks?

Ahora que sabes cómo agregar usuarios en QuickBooks, también está la posibilidad de que desees eliminarlos. En este caso, selecciona la opción Configuración  y, posteriormente, selecciona la opción Administrar usuarios. Busca el usuario que deseas eliminar y selecciona el ícono de flecha pequeña en la columna Acción.

En este menú desplegable selecciona Eliminar y luego Eliminar de nuevo en la ventana de confirmación.

Además de ayudarte a simplificar todo el trabajo contable de tu empresa, QuickBooks también te permite realizar la configuración para agregar a más personal de tu equipo, para ayudarte a compartir tu trabajo, poder delegar responsabilidades y enfocarte en otras partes de tu negocio negocio de forma óptima. 

 

La información puede ser resumida y por lo tanto incompleta. Este documento / información no constituye, y no debe considerarse un sustituto de asesoramiento legal o financiero. Cada situación financiera es diferente, el asesoramiento proporcionado está destinado a ser general. Póngase en contacto con sus asesores financieros o legales para obtener información específica de su situación.

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