2020-04-21 12:57:10 Videos English 馃 Aprende a registrar el pago de una factura a clientes en QuickBooks para mantener tus registros ordenados y realizar una conciliaci贸n... https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/es_mx_qrc/uploads/2020/04/rsz_roberto-cortese-9tyboipvcn4-unsplash.jpg https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/videos/como-registrar-el-pago-de-una-factura-a-clientes-en-quickbooks-online/ C贸mo registrar el pago de una factura a clientes en QuickBooks Online

C贸mo registrar el pago de una factura a clientes en QuickBooks Online

8 Minutos para leer

Es importante que, cuando est茅s usando QuickBooks, realices un registro de todas las transacciones de tus facturas, ya que esto es vital para mantener la informaci贸n actualizada y para que obtengas reportes con todos los datos de tus transacciones. En este art铆culo y videotutorial te ense帽aremos聽c贸mo registrar el pago de una factura a clientes utilizando QuickBooks Online.

Pago de una factura a clientes: paso a paso

Una vez que el cliente realice el pago en una sola exhibici贸n (PUE) de la factura, debes registrarlo en QuickBooks. Existen dos maneras en las que puedes recibir un pago. Tambi茅n veremos c贸mo puedes usar correctamente la cuenta聽Fondos sin depositar聽para mantener la precisi贸n de los libros.

La primera manera en la que puedes recibir el pago es mediante la selecci贸n de la opci贸n聽Ventas, la cual se encuentra en el men煤 lateral izquierdo de la plataforma. Una vez seleccionada esta opci贸n, se desplegar谩 un men煤, en donde tienes que seleccionar la opci贸n Clientes. Esta opci贸n muestra la lista completa de los compradores, y simplemente debes buscar a la persona indicada dentro de esta lista y ver谩s el dinero que a煤n no te ha pagado.

Para recibir un pago puedes seleccionar la opci贸n Recibir Pago que se encuentra justo al lado derecho de la cifra de deuda y est谩 resaltada en color azul. Sin embargo, tambi茅n es posible realizarlo a trav茅s del men煤 lateral izquierdo del software, oprimiendo el bot贸n superior de聽+Nuevo. En 茅l se desplegar谩 una lista de opciones donde tienes que seleccionar la opci贸n聽Recibir pago en el apartado de clientes.

A continuaci贸n, introduce el nombre del cliente para buscarlo en tu base de compradores. Una vez que lo encuentres, QuickBooks mostrar谩 las facturas a clientes pendientes. Marca las casillas correspondientes a las facturas que el cliente est谩 pagando.

QuickBooks asume que el cliente est谩 pagando el total de la factura, pero si se trata de un pago parcial, puedes cambiar el monto del pago. A continuaci贸n registra聽c贸mo te pag贸 el cliente. Esto lo realizas en el men煤 superior, en el apartado forma de pago. Ver谩s que aparecen diversas opciones, por ejemplo: Aplicaci贸n de anticipos, Cheque nominativo, Compensaci贸n, Condonaci贸n, Dinero electr贸nico, Efectivo. Tambi茅n puedes seleccionar la opci贸n A satisfacci贸n del acreedor.

No siempre debes registrar un n煤mero de referencia para el pago, pero en el caso de cheque s铆 debes registrar dicho n煤mero. En la opci贸n Depositar en, puedes seleccionar聽Fondos sin depositar o una cuenta corriente.

Ya que terminaste, solo tienes que darle clic al bot贸n Guardar y cerrar. Despu茅s de haber registrado ese pago, el cliente tendr谩 un saldo de MXN $0.0 (cero pesos mexicanos). Si registraste que el dinero va directamente a una cuenta bancaria, todo est谩 listo.

Si usaste la opci贸n Fondos sin depositar, tendr谩s聽registrar el dep贸sito despu茅s de colocarlo en el banco. Ahora puedes intentar registrar tu propio pago de una factura a clientes.

驴Qu茅 es la cuenta de Fondos sin depositar?

Esta es una cuenta temporal que se genera en QuickBooks para聽retener los pagos que planeas depositar m谩s adelante. Esta cuenta es importante porque te permite combinar f谩cilmente varios pagos en un solo dep贸sito. Si no vas a combinar el dep贸sito, puedes omitir el paso anterior y聽 solo debes seleccionar la cuenta corriente en la que se realizar谩 el pago.

Por ejemplo, si varios clientes depositan a tu cuenta un total de $1,000 pesos, el banco registra este dep贸sito como un 煤nico pago, aunque hayan sido varios clientes. Es por esto que tendr谩s que combinar estos registros para que coincidan con el dep贸sito realizado.聽Si descargas transacciones directamente desde tu banco, no es necesario que utilices Fondos sin depositar.

En pocas palabras, la opci贸n de Fondos sin depositar es un espacio en el que puedes guardar pagos que a煤n no vas a registrar en el banco. Ya que tengas el comprobante de dep贸sito, puedes combinarlo en los Fondos sin depositar para vincular registros bancarios. Esto permite聽tener una conciliaci贸n bancaria precisa y sencilla de realizar.

Es importante que revises esta cuenta varias veces ya que puedes retirar pagos que necesitan ser retirados. Para esto, selecciona Contabilidad en el men煤, posteriormente la opci贸n de Plan de cuentas y selecciona la cuenta Fondos sin depositar. Finalmente selecciona聽Historial de la cuenta聽para revisar toda la informaci贸n.

驴C贸mo registrar pagos parciales?

Si solamente te pagaron una parte de lo que te deben y no el monto total, tambi茅n debes de registrar el pago. Puedes realizar este seguimiento del saldo pendiente de la factura a clientes con QuickBooks.

Como primer paso para realizar este proceso, debes de seleccionar +Nuevo en la parte superior del men煤 lateral izquierdo, justo como te mostramos previamente.

Despu茅s, debes de oprimir la opci贸n Recibir pago, una vez hecho esto se desplegar谩 una lista con los nombres de todos tus clientes, aqu铆 selecciona el cliente en el que har谩s el registro.

Posteriormente selecciona el m茅todo de pago, en el men煤 desplegable podr谩s elegir desde efectivo, dinero electr贸nico, condonaci贸n, compensaci贸n, cheque, etc.

Introduce tambi茅n un n煤mero de referencia si quieres llevar un control sobre cada uno de los pagos y una nota, donde especifiques las caracter铆sticas del pago o cualquier informaci贸n que te sea de utilidad para cualquier referencia o control.

En la secci贸n de Monto recibido, podr谩s introducir el monto del pago que fue realizado . De igual manera, en la secci贸n Transacciones pendientes, tendr谩s que seleccionar las transacciones en las que se aplicar谩 dicho pago.

Al igual que el paso anterior, puedes depositar el dinero del pago realizado en una cuenta corriente a la que ir谩 el dinero o seleccionar la cuenta Fondos sin depositar de la que hablamos anteriormente. Finalmente selecciona la opci贸n Guardar, para salvar todos los cambios realizados y los datos introducidos, una vez que te cerciorarse que todo quede correctamente guardado puedes cerrarlo.

驴C贸mo encontrar el saldo restante?

Si despu茅s necesitas ver cu谩l es el saldo pendiente, solo abre nuevamente la factura a clientes, y ah铆 podr谩s observar el apartado Saldo pendiente. Una vez seleccionado este apartado ve a Reportes, donde podr谩s encontrar y ver cada uno de los reportes.

Aqu铆 podr谩s buscar por nombre el reporte que necesitas, 茅ste se llama聽Detalles del saldo de cliente. Ejecuta este reporte para obtener toda la informaci贸n que necesitas.

Como puedes ver, es muy sencillo realizar el registro del pago de una factura y hay varias opciones para hacerlo, ya sea utilizando Fondos sin depositar o tu cuenta corriente.

Es importante resaltar que, cuando recibes un pago parcial, QuickBooks Online aplica ese pago al primer art铆culo de la factura a clientes. A medida que se realicen pagos el sistema continuar谩 aplic谩ndolos a cada una de las l铆neas hasta que se agoten. Debes tomar en cuenta que esta es una cuesti贸n de dise帽o y que no se puede cambiar el orden en que QuickBooks realiza estas aplicaciones de dinero.

驴C贸mo registrar pagos conjuntos?

Si un cliente realiza el pago de su factura propia y adem谩s la factura de otro cliente en el mismo pago, esto es lo que tienes que realizar para registrar los pagos conjuntos:

Nuevamente selecciona la opci贸n +Nuevo en la parte superior del men煤 lateral izquierdo y otra vez dir铆gete y selecciona la opci贸n Recibir Pago. Luego introduce el nombre del cliente.

Como siguiente paso introduce el monto, el m茅todo de pago y el n煤mero de referencia. Como recomendaci贸n, aseg煤rate de anotar el n煤mero de cheque en el campo n煤mero de referencia.

En el campo Nota, escribe que esta transacci贸n incluye el pago de (nombre del otro cliente), aseg煤rate de que la factura a cliente sea marcada de forma correcta. Igual que en los ejemplos anteriores, puedes depositar el dinero en tu cuenta corriente o en la cuenta Fondos sin depositar. Ya que has verificado que toda la informaci贸n es correcta, puedes seleccionar la opci贸n de guardado para salvar todos los cambios dentro de QuickBooks Online y posteriormente cerrar.

Repite los mismos pasos para el segundo cliente. Tienes que asegurarte de que el n煤mero de cheque sea el mismo que el cliente anterior e introducir una nota descriptiva nuevamente.

Luego, agrupa cada uno de los pagos para que se muestre como un 煤nico dep贸sito en el historial de la cuenta. Para realizarlo tienes que hacer lo siguiente:

Como primer paso debes de seleccionar el icono Crear聽猕 en la barra de herramientas de QuickBooks Online, posteriormente selecciona el apartado dep贸sito bancario.

Una vez ah铆, en la secci贸n Seleccionar los pagos incluidos en este dep贸sito, marca todos y cada uno de los pagos que desees agregar con un cheque, esta secci贸n solo estar谩 disponible si existen pagos registrados que est茅n listos para depositarse.

Es importante que verifiques que el monto total sea exacto, pues en este caso el monto deber谩 de ser de la totalidad del cheque conjunto, es decir, no deber谩s de ingresar el monto de las cuentas independientes, sino la suma de los pagos que se realizaron juntos.

Una vez que verificaste que los datos ingresados y los montos son correctos puedes seleccionar la opci贸n guardar y posteriormente cerrar.

Sigue estos pasos para realizar el pago de una factura a clientes en QuickBooks Online, pues a trav茅s de ellos podr谩s simplificar el trabajo contable teniendo la informaci贸n correcta y actualizada en todo momento.

La informaci贸n puede ser resumida y por lo tanto incompleta. Este documento / informaci贸n no constituye, y no debe considerarse un sustituto de asesoramiento legal o financiero. Cada situaci贸n financiera es diferente, el asesoramiento proporcionado est谩 destinado a ser general. P贸ngase en contacto con sus asesores financieros o legales para obtener informaci贸n espec铆fica de su situaci贸n.

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