La comptabilité de caisse et la comptabilité d’exercice
Les méthodes de comptabilité en partie simple et double peuvent fonctionner avec la comptabilité de caisse ou d’exercice.
Pour comprendre la différence entre ces deux méthodes, prenons l’exemple suivant. Vous avez commandé de nouvelles pièces de machine auprès d’un fabricant en janvier, et le fabricant vous envoie une facture le même mois. Cependant, vous ne payez le montant qu’au moment de la réception des pièces en février.
Avec la méthode de comptabilité de caisse, vous enregistrez l’opération uniquement lorsque l’argent a changé de mains. Donc, bien que vous ayez reçu une facture en janvier, vous n’enregistrez la dépense comme opération de caisse qu’en février, à la date à laquelle elle a été payée.
Par contre, avec la méthode de comptabilité d’exercice, vous auriez enregistré la dépense en janvier, à la date à laquelle la facture a été reçue, peu importe à quel moment vous avez payé les pièces.
Laquelle de ces méthodes devriez-vous utiliser pour votre tenue des livres afin d’obtenir l’image la plus fidèle et précise de vos habitudes en matière de dépenses? Tout dépend de la taille et de la complexité de votre entreprise.
La méthode de comptabilité de caisse est sans conteste plus facile. En enregistrant les opérations de caisse lorsque l’argent change véritablement de mains, vous pouvez facilement comparer vos relevés bancaires avec vos registres comptables pour en assurer l’exactitude. Cela dit, la méthode de caisse peut aussi être un peu trompeuse. Par exemple, si vous avez payé une facture en retard au cours d’un mois donné, vos dossiers pourraient montrer le paiement d’une somme importante pour les services publics au cours d’un mois et rien du tout le mois suivant, ce qui prête à confusion.
De plus, cette méthode ne tient pas compte des pertes liées aux stocks. Vous avez peut-être commandé des fournitures que, finalement, vous n’avez pas utilisées. En enregistrant le coût de ces fournitures simplement avec la méthode de caisse, vous pourriez obtenir une image inexacte du montant que vous dépensez pour vos fournitures (ou du montant que vous devriez dépenser).
La méthode d’exercice est un peu plus complexe, car vos relevés bancaires pourraient ne pas correspondre aux montants qui figurent sur votre feuille de revenus. Toutefois, la méthode d’exercice est la méthode requise pour les grandes sociétés canadiennes, et elle offre généralement une image plus précise de vos finances globales.
Le logiciel comptable QuickBooks peut vous aider à utiliser la méthode de comptabilité d’exercice en s’assurant que vos registres sont exacts et fondés sur les renseignements provenant de votre carte de crédit ou de vos applications de paiement. Si vous prévoyez de développer votre entreprise dans le futur, vous devriez probablement vous habituer à utiliser cette méthode.
