Qué es una asignación por viajes en el ámbito empresarial

Una asignación por viajes es un tipo de asignación empresarial diseñada para compensar el costo de los viajes relacionados con el trabajo de los empleados.

A veces, las empresas con empleados que viajan por trabajo pagan al personal una asignación por viajes para contemplar el costo de los gastos en los que incurren, como comidas y alojamiento.

En algunos países, la legislación les exige a las empresas reembolsar a los empleados los gastos de viajes relacionados con el trabajo. 

Estos son algunos ejemplos comunes de asignaciones por viajes y cómo funcionan.

Ejemplos de asignaciones por viajes

Si bien los pormenores particulares pueden variar según la empresa, algunos de los ejemplos más comunes de asignaciones por viajes incluyen:

• Una asignación por transporte para cubrir los gastos en los que se incurre durante el viaje fuera del recorrido habitual del empleado para ir a trabajar. Aquí se pueden incluir determinados costos, como tarifas aéreas, taxis o uso compartido de un vehículo, alquiler de vehículos, peajes, tarifas de estacionamiento y combustible.

• Una asignación por comidas para cubrir el costo de los alimentos y las bebidas durante el viaje de negocios.
• Una asignación por alojamiento para compensar el costo de las estadías en hoteles, además de los gastos incidentales, como propinas y gratificaciones.

• Una asignación por entretenimiento en aquellos casos en los que los empleados tienen que cenar con clientes o asistir con ellos a algún evento de entretenimiento durante el viaje de negocios.

• Una asignación por atención médica para cubrir tratamientos médicos, como inmunizaciones para viajes internacionales. 

Las asignaciones por viajes también pueden cubrir el costo de otros aspectos, como seguro de viajero y los servicios de tintorería y lavandería.

Qué es una asignación per diem

En lugar de reembolsar a los empleados cada gasto de viaje individualmente, algunas empresas optan por pagarles un importe determinado por día durante el viaje. Esto se conoce como asignación per diem.

Una manera habitual de administrar las asignaciones per diem es entregarles a los empleados una tarjeta de crédito prepaga con un límite diario.

Este método puede hacer que el seguimiento de los gastos sea más predecible, además de alentar a los empleados a ceñirse a un presupuesto específico para el viaje.

Asignaciones por viajes frente a gastos de viaje

Cabe aclarar que una asignación por viajes no es lo mismo que los gastos de viaje. 

En términos generales, la asignación por viajes se refiere a pagos hechos específicamente a los empleados para cubrir el costo de los viajes relacionados con el trabajo. 

Los gastos de viaje, por su parte, son los gastos en los que incurre una empresa por el costo del viaje. 

Por ejemplo, si eres el propietario de una empresa y viajas a otro estado para explorar una oportunidad o para asistir a una conferencia, el costo del viaje (tarifas aéreas, alquiler de vehículo, alojamiento, etc.) se podría considerar un gasto de viaje.

A menudo, los gastos de viaje son deducibles de impuestos, lo cual significa que puedes deducir el costo del viaje relacionado con el trabajo de los ingresos del negocio.

Encontrarás más información sobre los gastos deducibles de impuestos aquí.

¿La asignación por viajes es obligatoria?

En algunos países, la legislación les exige a las empresas reembolsar a los empleados los gastos de viaje mediante una asignación o un sistema de pago similar. 

Los detalles de las reglas sobre la asignación por viajes varían según el país, al igual que las implicancias tributarias. 

Por lo tanto, si piensas que deberías pagar una asignación por viajes a tus empleados, te recomendamos que revises las leyes laborales locales o consultes con un asesor de impuestos sobre tus obligaciones.

Cómo optimizar las asignaciones por viaje para tu empresa

Ya sea que tengas que configurar una asignación para empleados de manera continua o por única vez, la manera más rápida y sencilla de hacerlo es con un software de contabilidad. 

Con QuickBooks Online, puedes configurar una asignación por viajes de modo que aparezca automáticamente en cada ejecución de nómina de empleados específicos, o puedes aplicar asignaciones solamente cuando las necesites.

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