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Una mujer enviando sus facturas electrónicas en un computador portátil con una copa de vino en la mesa
contabilidad

¿Cuáles son los requisitos mínimos y legales de una factura electrónica?

La facturación electrónica tiene como objetivo facilitar el proceso de realizar las comprobaciones fiscales frente a la entidad correspondiente, por lo que es elemental que se cumplan ciertos criterios para poder facturar electrónicamente.


Entrando en materia y dependiendo del sistema tributario de tu entidad y para efectos de la correcta alta de los documentos de comprobación fiscal se deben de cumplir únicamente 3 elementos que son básicos para esta operación:


  1. Deberás de estar dado de alta en hacienda o en la entidad tributaria pertinente de tu país. Este deberá hacerse sin distinción de personas naturales o jurídicas, además de que tendrá que contar con el comprobante del registro de la inscripción al sistema del registro del contribuyente. 
  2. Independientemente de la entidad donde nos encontremos, el sistema de hacienda o de administración tributaria solicita una firma electrónica con la cual el sistema verifica al contribuyente para poder realizar dichas operaciones en el portal. 
  3. Para las personas que sean clasificadas como personas jurídicas, se les solicitará que cuenten con un Certificado del sello digital emitido por la administración de tu entidad. 


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¿Cómo se puede facturar electrónicamente?


El hecho de poder facturar electrónicamente brinda a tu organización más formalidad frente a los clientes potenciales y ya establecidos, además de asegurar de que el trámite que realicen contigo está normado y siendo transparente. Este procedimiento es importante cuando se trata de llevar el control de tus operaciones económicas.


Para comenzar a implementar este proceso en tu organización o dentro de tus actividades económicas tendrás que hacer lo siguiente: 


  1. Darte de alta en la organización correspondiente a hacienda o al servicio de administración tributaria. 
  2. Crear y administrar tu firma electrónica, la cual te identifica como la persona fiscal que llevará a cabo el procedimiento.
  3. Certificado de sello digital, este mismo será de utilidad para poder firmar o sellar las facturas emitidas, además de que se garantizará el origen de las facturas.
  4. Certificación de tus facturas que podrás hacer de la mano de tu sistema tributario o la organización de hacienda.


Este es un proceso necesario para que tu organización comience a emitir facturas electrónicas.



¿Cuáles son los requisitos fiscales de una factura?

Las facturas electrónicas emitidas y recibidas deberán de cumplir con los siguientes requisitos fiscales: 


  1. Clave y número de registro frente a la organización de contribuyentes de quien lo expida.
  2. Régimen fiscal en el que la persona con actividad económica se encuentra dado de alta. 
  3. Deberá de contener el domicilio de donde fue expedida. 
  4. Tendrá que contener el folio asignado por la dependencia de hacienda o del servicio tributario. 
  5. Sello digital de quien la expide. 
  6. Lugar, fecha y hora de expedición del documento.
  7. Clave y número de registro frente a la organización de contribuyentes de para quién es expedido.
  8. Nombre, denominación del negocio o razón social de las personas a favor de quien se expide. 
  9. Régimen fiscal de quien recibe el comprobante. 
  10. Código postal del receptor.
  11. Cantidad, medida, bienes, mercancías y descripción del producto
  12. Valor unitario.
  13. Importe señalado con número o letra.
  14. Señalización expresa del tipo de pago de la factura. 
  15. Si es que aplica, se dictará el monto por los impuestos aplicados.
  16. Tipo de pago en el que se efectuó.

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En tu actividad económica es importante conocer cuáles son las características que tiene que cumplir una factura electrónica y el software de facturación electrónica de QuickBooks te puede ayudar a encargarte de que todas tus facturas cuenten con los requisitos legales.


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