¿Cómo se hace el análisis de los gastos?
Pero, ¿cómo se realiza este análisis de gastos? Para comenzar debemos recordar que este consiste en el control de los gastos de una empresa y el análisis de resultados que posibilite encontrar aspectos que se pueden mejorar para tomar decisiones que incrementen los beneficios de la organización.
Entonces, el análisis de gastos debe asumirse como una estrategia financiera para dar seguimiento y reducir costos en función de la competitividad y sostenibilidad de la empresa.
Para llevar a cabo el análisis de datos primero se deben recopilar los datos de todas las compras que se han realizado para identificar qué se compra, a quién se compra, quien es la persona encargada de realizar estas compras, la frecuencia con la que se compra, cuando se hacen las compras de cada producto o servicio y la cantidad que se paga. También debe visibilizarse la ubicación de los artículos que se compraron y los datos de ventas de los años anteriores para compararse con los del año en curso.
Una vez que se conozca esta parte, se deben recopilar y consolidar todos estos datos en una base central para proseguir a limpiarlos; en la limpieza debe incluirse una revisión para corregir posibles errores que no se hayan encontrado en los pasos anteriores, y en seguida crear una estandarización para facilitar la visualización de los datos. Dentro de la estandarización, el siguiente paso es agrupar todos los proveedores para mejorar la gestión de las compras y gastos registrados.
A continuación se realiza una clasificación del gasto en categorías específicas para saber cómo se gasta el dinero de la empresa, es importante diferenciar la estandarización y la agrupación de proveedores de este paso.
La estandarización se refiere a crear un sistema para la lectura de los datos de manera general, con un mismo vocabulario y caracteres para cada dato, mientras que la creación de categorías se refiere a segmentar los datos según áreas, funciones y etapas del proceso de producción.
Finalmente, se deben analizar los datos identificados para asegurarse de que las negociaciones con los proveedores han representado las opciones óptimas y más benéficas para la empresa, si es necesario se reduce el número de proveedores y las prácticas de compra se ajustan; cómo último paso estos cambios deben comunicarse a todos los colaboradores que participen en los procesos de compra.
Es muy importante repetir este proceso de forma regular para mantener los datos actualizados y poder garantizar el cumplimiento de las mejores prácticas de compra, así como identificar las oportunidades de ahorro continuamente.
