Don't miss out
Subscribe to QuickBooks for only
$1/month for 3 months
Don't miss out
Claim now
April Sale
Buy now and pay only $1/month
for your first 3 months
March into savings Don't miss out!
$1 /monthfor 3 months
Track your expenses as you go and save 11 hours of admin per week
QuickBooks Online $1 /monthfor 3 months
Start fresh this new year
with QuickBooks Online
$1 /monthfor 3 months
Sale ends soon. Don't miss out, sign up today
$1 /monthfor 3 months
Start fresh this new year
with QuickBooks Online
$1 /monthfor 3 months
$1/month
for 3 months
$1/month
for 12 months
When purchased in bundles of 10
50 %off for 3 months
50 %off for 12 months
  • Invoices
  • Expenses
  • Reports
Mujer revisando los gastos de su negocio en un computador portatil con jarrones con flores a su alrededor
Controla tu negocio

¿Cómo se hace un análisis de gastos para una empresa?

Si tienes una empresa consolidada o estás empezando tu propio negocio es muy probable que te hayas encontrado en un dilema, o al menos, hayas escuchado hablar de los gastos administrativos, es decir, todos esos gastos que a veces se encuentran desordenados, sobre los que no se tiene un control o que están fuera de las metas o planes iniciales.

¿Qué es un análisis de gastos?

Para poder tener control sobre todos los gastos de nuestro negocio y evitar pérdidas que puedan traer consecuencias irremediables en nuestras finanzas, es importante realizar un análisis de gastos, esto permitirá conocer la salud de la empresa, así como saber en qué se está gastando el dinero, si hay gastos no esenciales para el funcionamiento de la organización y encontrar oportunidades para la reducción de costos.

¿Cómo se hace el análisis de los gastos?

Pero, ¿cómo se realiza este análisis de gastos? Para comenzar debemos recordar que este consiste en el control de los gastos de una empresa y el análisis de resultados que posibilite encontrar aspectos que se pueden mejorar para tomar decisiones que incrementen los beneficios de la organización. 

Entonces, el análisis de gastos debe asumirse como una estrategia financiera para dar seguimiento y reducir costos en función de la competitividad y sostenibilidad de la empresa.

Para llevar a cabo el análisis de datos primero se deben recopilar los datos de todas las compras que se han realizado para identificar qué se compra, a quién se compra, quien es la persona encargada de realizar estas compras, la frecuencia con la que se compra, cuando se hacen las compras de cada producto o servicio y la cantidad que se paga. También debe visibilizarse la ubicación de los artículos que se compraron y los datos de ventas de los años anteriores para compararse con los del año en curso.


Una vez que se conozca esta parte, se deben recopilar y consolidar todos estos datos en una base central para proseguir a limpiarlos; en la limpieza debe incluirse una revisión para corregir posibles errores que no se hayan encontrado en los pasos anteriores, y en seguida crear una estandarización para facilitar la visualización de los datos. Dentro de la estandarización, el siguiente paso es agrupar todos los proveedores para mejorar la gestión de las compras y gastos registrados.

A continuación se realiza una clasificación del gasto en categorías específicas para saber cómo se gasta el dinero de la empresa, es importante diferenciar la estandarización y la agrupación de proveedores de este paso.

La estandarización se refiere a crear un sistema para la lectura de los datos de manera general, con un mismo vocabulario y caracteres para cada dato, mientras que la creación de categorías se refiere a segmentar los datos según áreas, funciones y etapas del proceso de producción.

Finalmente, se deben analizar los datos identificados para asegurarse de que las negociaciones con los proveedores han representado las opciones óptimas y más benéficas para la empresa, si es necesario se reduce el número de proveedores y las prácticas de compra se ajustan; cómo último paso estos cambios deben comunicarse a todos los colaboradores que participen en los procesos de compra.


Es muy importante repetir este proceso de forma regular para mantener los datos actualizados y poder garantizar el cumplimiento de las mejores prácticas de compra, así como identificar las oportunidades de ahorro continuamente.



Haz crecer tu negocio con QuickBooks

¿Cómo llevar un control de gastos de una empresa?

Existen diferentes formas en las que las empresas pueden organizarse para llevar el control sobre sus gastos, pero una de las más utilizadas por su eficiencia y utilidad, son los indicadores clave de rendimiento o KPI (Key Performance Indicator), por sus siglas en inglés. 

Para esto la empresa debe tener identificados los indicadores clave que le interesa analizar pues los mismos datos pueden analizarse de distintas maneras:

  • De forma vertical para detectar puntos de mejora en los procesos, patrones y situaciones comunes de gastos, tendencias, proveedores, etc.
  • Si se analizan de forma horizontal el análisis está centrado en el gasto del individuo o en los diferentes departamentos.
  • También se pueden combinar ambos análisis

Esto puede hacerse también en dos tipos de período temporal:

 ¿Cómo identificar los gastos de una empresa?

Una empresa puede tener diferentes tipos de gastos según su área y el campo de producción en el que se ubica su negocio, pero estos pueden definirse como gastos directos o indirectos. 

Gastos directos

El gasto directo está relacionado con los costos de adquisición y se encuentran ligados al costo de los bienes y servicios directamente asociados con la fabricación de sus productos. 

Gastos indirectos

Por otro lado, los gastos indirectos se refieren a la adquisición de bienes y servicios no relacionados directamente con el proceso de producción, pero que juegan un papel importante para el desarrollo y funcionamiento empresarial, como el mantenimiento operacional.


Ejemplos de los gastos de una empresa

Como se mencionó anteriormente, las empresas pueden tener diferentes tipos de gastos que resumidamente se pueden agrupar en gastos directos o indirectos. En los gastos directos se pueden encontrar las materias primas, el hardware para la fabricación de los bienes y servicios que vende, así como otros servicios de producción. 

En cuanto a los gastos indirectos, encontramos las reparaciones y el mantenimiento del hardware y software de producción, gastos de administración como los servicios de recursos humanos, gastos de servicios públicos como permisos y certificaciones, costos de marketing y otros servicios profesionales (como consultores), entre otros.

Para terminar, es conveniente saber que las principales fuentes de donde obtendremos esos datos son los libros y documentos del área de contabilidad general, datos proporcionados por los proveedores y órdenes de compra anteriores.

Toma en cuenta el resultado de tu análisis de costos

Esperamos que esta información haya ampliado tu conocimiento sobre el análisis de gastos, ya que, al obtener los resultados de este reporte, cualquier empresa puede tener un panorama basado en cuentas claras y visión en los gastos que realizan. 

Y después de aprender a hacer un análisis de gastos para tu empresa, es hora de llevar tu negocio a otra etapa, ¿sabes cuál? ¡Apoyarte en la tecnología! Disfruta de los 30 días gratis de prueba del software de control de gastos que QuickBooks tiene para ti, y facilita todas las operaciones contables que tu negocio requiere.