La facturación electrónica posibilita la reducción de costos y permite que tu empresa se formalice en el entorno empresarial. Esta herramienta es una oportunidad para optimizar el desempeño de pequeñas y medianas empresas.

Conoce en esta nota qué es una factura electrónica, los países de Latinoamérica donde es obligatoria, las ventajas de implementarla en tu empresa y lo que requieres para facturar electrónicamente.

¿Qué es una factura electrónica?

Es una factura que se expide y se recibe en un formato electrónico, por estfacturación electrónica trae múltiples beneficioso el Centro Interamericano de Administraciones Tributarias sostiene que tiene los mismos efectos legales que una factura física. Así, es una alternativa legal a la facturación tradicional. 

Una característica de la factura electrónica radica en que están reguladas legalmente de la misma forma que la factura en papel.

Los aspectos que generalmente se regulan en la facturación electrónica son:

• Contenido de la factura. 
• Requisitos legales, de autenticidad e integridad.
• Conservación. 

Los elementos mencionados permiten garantizar la legalidad de la factura y viabiliza el acceso fácil y rápido de las facturas dentro de una empresa. 

La factura electrónica en América Latina

La facturación electrónica en América Latina se comenzó a implementar en los años 90 y su uso ha conllevado a que la región sea reconocida como líder mundial de la facturación electrónica. Por lo tanto, existen normativas que versan sobre su obligatoriedad y de los procesos para el intercambio de facturas. 

Lo países de América Latina en donde el formato digital es obligatorio es:

• Brasil 
• México
• Perú
• Chile 
• Ecuador
• Argentina
• Uruguay
• Guatemala

Teniendo en cuenta lo anterior, según el Banco Interamericano de Desarrollo, en América Latina, se presenta la implantación del formato así: 

• Chile: en el 2003 se destacó por crear el primer modelo de facturación electrónica en América Latina. 
• Brasil y México: son los países con mayor implantación de factura electrónica. 
• Perú, Ecuador, Argentina, Uruguay y Guatemala: son países en los que se está masificando la factura electrónica. 
• Colombia, Bolivia, Honduras, Costa Rica, Panamá y Paraguay: se encuentran basándose en los modelos de factura electrónica para masificar y hacer uso de los propios sistemas de facturación. 

Si bien, otros países de América Latina no tienen una normativa de facturación, ésta se ha vuelto esencial en la transformación digital. Lo anterior, debido a que herramientas de facturación electrónica y la integración bancaria les posibilita a las pequeñas y medianas empresa reducir tiempo y errores en el seguimiento contable.

¿Cuáles son las ventajas de la facturación electrónica?

Implementar la facturación electrónica trae múltiples beneficios a tu negocio:

• Simplifica los ciclos de tramitación
• Ayuda a minimizar el riesgo de error humano
• Facilita el acceso a las facturas almacenadas
• Mejora el servicio al cliente

Adicionalmente tu organización, sea pequeña o mediana, podrá minimizar el costo en impresión de facturas físicas y envíos a tus clientes. 

¿Cómo emitir una factura electrónica?

La facturación electrónica se ha convertido en una herramienta esencial para el control fiscal y reducción de los altos índices de evasión fiscal.

Algunos de los requisitos para emitir la factura electrónica son:

• En Costa Rica es fundamental que estés inscrito como contribuyente en el Ministerio de Hacienda, registrarte como emisor-receptor y obtener la llave criptográfica.
• En Guatemala debes tener acceso a la agencia virtual de la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT), tener datos del NIT actualizados en el RTU y tener un establecimiento activo en el RTU.
• En Panamá debes estar exceptuado del uso de equipos fiscales y contar con un certificado electrónico previamente expedido por un prestador de servicios de facturación ante la Dirección Nacional de Firma Electrónica del Registro Público de Panamá. 
• En Perú debes tener el RUC con condición de domicilio fiscal “Habido” y no tener el RUC en estado de “supervisión temporal de actividades o baja de inscripción”. Adicionalmente, puedes realizar la emisión de la factura a través de la App Sunat.

¿Qué son las firmas digitales para la facturación electrónica?

Las firmas o certificados digitales en la facturación electrónica le otorga niveles de seguridad a los documentos. El uso de este instrumento garantiza la autenticidad, integridad y confidencialidad de la información. Esto, debido a que permite cifrar los documentos, otorga sello de garantía y cumple con lo estipulado por la norma de cada país. 

Por ello, es importante conocer las leyes del país en el que te encuentres y proceder a adquirir el certificado de firma digital. 

Software de facturación electrónica de QuickBooks

QuickBooks Online es una herramienta de software de contabilidad y facturación electrónica que se destaca por viabilizar el seguimiento de gastos, personalización de facturas y ejecución de informes desde la nube.

Además, contribuye al crecimiento de tu empresa debido a que puedes:

• Crear una factura personalizada que represente tu marca
• Acceder a la información desde cualquier lugar
• Convertir cotizaciones y presupuestos en facturas
• Sincronizar los libros contables con el banco u otras aplicaciones para que siempre estén actualizados
• Posibilitar el trabajo desde cualquier lugar y en varios dispositivos

Ahora que ya sabes qué es una factura electrónica, los países en donde es obligatoria, sus principales ventajas, lo que necesitas y de qué trata el software de facturación electrónica de QuickBooks, esperamos que estés listo para llevar tu negocio al siguiente nivel. 

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