¿Qué es la nómina? Guía para el procesamiento de la nómina de 2022

La nómina es el proceso empresarial por el cual se les paga a los empleados. Ejecutar la nómina consiste en calcular las ganancias de los empleados y eliminar los impuestos sobre la nómina. Asimismo, el término nómina hace referencia a lo siguiente:

• Los registros financieros de los empleados de una empresa.
• La distribución de los cheques salariales de los empleados.
• Los registros anuales de los salarios de los empleados.

La nómina puede representar el mayor gasto general de una empresa. El proceso de la nómina es complejo, pero, si conoces cada uno de sus componentes, podrás comprender mejor las finanzas de tu empresa. Además, te ayudará a cumplir con las leyes laborales y fiscales tanto a nivel federal como estatal.

Pasos para procesar la nómina

1. Recopila los datos

Cuando contratas a un empleado nuevo, debes seguir los procesos de nómina correspondientes, y el primer paso es recopilar su información para la nómina. Los empleadores deben retener ciertos importes en concepto de impuestos gubernamentales, así como también para pagar las previsiones asistenciales de los empleados.

2. Calcula el pago neto

El pago neto del empleado es el pago bruto menos el pago de retenciones fiscales y previsiones asistenciales. También calcularás retenciones, como los impuestos sobre el seguro de salud, los impuestos sobre el seguro social o cualquier impuesto aplicable a las leyes fiscales de tu país .

3. Emite los pagos

Deberás realizar el pago neto al empleado mediante un depósito directo o la emisión de un cheque impreso.

4. Declara los impuestos

Es probable que tengas que presentar una declaración de impuestos sobre las retenciones de impuestos gubernamentales ante la agencia tributaria designada de tu país y el departamento de ingresos de tu estado. Tu informe puede incluir elementos como contribuciones para la jubilación, pagos estatales por desempleo, impuestos sobre el seguro de salud e impuestos sobre el seguro social a otras entidades.

5. Retén y paga los impuestos

Deberás reenviar todos los pagos de impuestos y de previsiones asistenciales a las autoridades fiscales, empresas de planes de jubilación y otros prestadores previsionales que correspondan.

Componentes básicos de la nómina

El proceso de nómina contiene varios componentes, cada uno de los cuales se incluye dentro de tres categorías: información del empleado, sueldos y salarios, y deducciones.

1. Información del empleado

Para que puedas pagarles a los empleados, estos deberán proporcionar cierta información. En primer lugar, deberán completar un formulario que te permita recopilar todos sus datos personales. Todos los empleados que figuren en la nómina de tu empresa deberán completar el formulario en el momento de su contratación. Este formulario contiene información de las retenciones fiscales sobre el ingreso del empleado (según lo establecido por las autoridades de cada país), así como sus datos personales, por ejemplo, nombre y dirección. Esta información te ayudará a procesar la nómina y distribuir los cheques salariales de los empleados.

2. Sueldos y salarios

La segunda categoría es el pago del empleado. Ya sea que elijas la forma de pago anual o por hora, los empleados asalariados reciben un importe fijo por cada periodo de pago. Los empleados por hora reciben una tarifa por hora. En el recibo de nómina, consta el pago bruto, las horas trabajadas, el pago por horas extra, los aportes y reembolsos por previsiones asistenciales, los ingresos adicionales y el pago neto.

Pago bruto

El pago bruto es el importe total en dólares que recibe un trabajador antes de que se realicen las deducciones. Es lo que gana un trabajador “antes de que se descuenten los impuestos”.

Horas trabajadas

Las horas trabajadas son la cantidad de horas que trabajó un empleado durante un periodo de pago. La mayoría de las empresas les exigen a los empleados por horas que realicen un seguimiento de las horas trabajadas. No obstante, algunos empleados asalariados también deben hacerlo para el pago de horas extras.

Pago por horas extras

La mayoría de los empleados no exentos tienen derecho a recibir un pago por horas extras. Según el país, es posible que el Gobierno local regule una tarifa de pago de horas extras para los empleados no exentos. Esta tarifa se aplica a la cantidad de horas que trabaja un empleado no exento después del periodo (u horas) de trabajo de tiempo completo en una semana laboral. Algunos países tienen una semana laboral de 38 o 40 horas para los empleados de tiempo completo. No obstante, esto puede variar según el lugar. Otro término que se puede usar para las horas extras es “horas extraordinarias”. Por lo general, los empleados exentos no reciben el pago por horas extras. Es posible que las leyes laborales de tu país establezcan las tarifas de pago por horas extras y los requisitos de contratación de la fuerza laboral.

Aporte y reembolso de previsiones asistenciales

Las previsiones asistenciales son aportes que se hacen para los empleados. Los tipos de previsión asistencial más comunes son el seguro médico, los planes de jubilación y las licencias remuneradas. Sin embargo, debes deducir las previsiones asistenciales más comunes del salario de un empleado. Tras presentar la documentación, el trabajador es elegible para recibir el reembolso del importe deducido.

Un ejemplo de un aporte de previsión asistencial es el reembolso del seguro médico para realizarse una evaluación anual. Otro ejemplo son los reembolsos educativos, que permiten compensar a un empleado por asistir a cursos vinculados con su trabajo u obtener un título universitario.

Ingresos adicionales (propinas, comisiones y bonos)

Los trabajadores de servicios, los vendedores y otros empleados que son elegibles para recibir bonos pueden obtener ingresos adicionales. Los tipos más comunes de ingresos adicionales provienen de propinas, comisiones por ventas y bonos. Ciertas formas de compensaciones adicionales se pueden gravar a una tasa más alta de acuerdo con las leyes locales y estatales.

Las propinas son un tipo especial de ingreso adicional. Según los salarios mínimos que regulen las leyes estatales, las propinas pueden formar parte del pago total por hora que recibe un empleado. Asimismo, las propinas y el pago de los empleados no deben estar por debajo del salario mínimo. El salario mínimo de un estado puede diferir del salario mínimo federal 

Pago neto

El pago neto del empleado es el importe que se obtiene tras aplicar todas las deducciones. También se llama “salario en mano”. El pago neto es el importe de dinero que reciben los empleados el día de pago.

3. Deducciones

Las deducciones son las sumas de dinero que se descuentan del cheque salarial de un empleado para fines impositivos o de otro tipo. Las deducciones suelen incluir impuestos sobre la nómina, retenciones sobre la nómina, embargos de sueldos y deducciones de previsiones asistenciales.

Impuestos sobre la nómina

Los impuestos sobre la nómina representan la deducción más habitual. Debes retener estos impuestos del pago bruto de un empleado. Los impuestos sobre nómina pueden referirse al Seguro Social o a los impuestos del seguro de salud estatales, según el país en el que te encuentres  .

Retenciones sobre la nómina

Estas deducciones hacen referencia a los impuestos sobre la renta y el desempleo, y varían según el lugar. Puede haber tasas de impuesto sobre la renta federales, estatales y, a veces, locales .

Embargo de sueldo

El embargo de sueldo no es una deducción habitual. Es una medida que se aplica en virtud de una orden judicial por un proceso civil o crediticio.

Los tipos de embargos de sueldo incluyen los siguientes:

• pagos de créditos, gastos médicos o préstamos personales;
• pagos de deudas a consumidores o quiebra;
• pagos de sustento financiero para hijos o pensión al cónyuge;
• devoluciones de préstamos federales a estudiantes.

El importe de la retención dependerá de la sentencia judicial. Las leyes de tu país determinarán los puntos de referencia para el embargo de salario en función de las ganancias totales de un empleado .

Deducciones de previsiones asistenciales

Las deducciones de previsiones asistenciales pueden incluir gastos de seguro médico, seguro de vida y otros beneficios complementarios. A diferencia de los aportes de previsiones asistenciales, estos beneficios implican un costo para los empleados a cambio de un servicio o una cobertura.

Por lo general, es posible que los empleadores y los empleados paguen en partes el costo mensual del seguro médico. Los planes de jubilación suelen retener un porcentaje de los ingresos del empleado y lo depositan en una cuenta de jubilación a su nombre.

Las previsiones asistenciales que se obtienen antes de las deducciones fiscales se llaman “previsiones asistenciales con impuestos diferidos”. Las previsiones asistenciales sujetas a impuestos se toman del pago bruto de un empleado después de deducir los impuestos. Consulta las leyes locales, estatales y federales relativas las previsiones asistenciales sujetas a impuestos para garantizar su cumplimiento.

Cómo se calcula la nómina

Si bien la nómina incluye muchos componentes, no todos se aplican a tu empresa. Recuerda que la forma en que se calcula la nómina depende del tipo de empresa y las leyes locales vigentes.

1. Calcula el pago bruto de un empleado

Para establecer el pago bruto de un empleado, debes tomar la tarifa de pago y los periodos de pago programados. La mayoría de las empresas les pagan a los empleados según una programación. Por lo general, los periodos de pago pueden ser semanales, quincenales o mensuales.

Para calcular el pago bruto por hora de un empleado, debes multiplicar la cantidad de horas trabajadas durante el periodo de pago por la remuneración por hora. La fórmula es la siguiente:

Tarifa por hora x total de horas trabajadas durante el periodo de pago = pago bruto

Veamos un ejemplo. Supongamos que un empleado gana USD 15 por hora y recibe el pago cada dos semanas. Trabajó 35 horas la primera semana y 30 horas la segunda, lo que da un total de 65 horas durante el periodo de pago. El pago bruto del empleado es de USD 975.

Para calcular el pago bruto de un empleado asalariado, debes dividir el salario anual por la cantidad de periodos de pago durante el año. La fórmula es la siguiente:

Salario anual ÷ cantidad de periodos de pago durante el año = pago bruto

Veamos un ejemplo. Un empleado gana USD 60 000 al año. La empresa le paga cada dos semanas, lo que da un total de 26 periodos de pago. Entonces, el pago bruto del empleado es de USD 2307,69.

2. Realiza las deducciones antes de los impuestos

Una vez que hayas establecido el pago bruto, deberás restar las deducciones. Esto se conoce como deducciones fiscales, pero también existen otras deducciones antes de los impuestos.

Estos son algunos ejemplos:

• planes de jubilación
• planes de seguro médico
• cuenta de ahorros para la salud (HSA por sus siglas en inglés) o aportes a cuenta de gastos flexible (FSA, por sus siglas en inglés)
• algunos planes de seguros de vida e incapacidad

3. Deduce los impuestos (impuestos sobre la renta y el desempleo)

Una vez que hayas realizado las deducciones antes de los impuestos, se grava el pago restante. Digamos que en el país de ejemplo, la tasa impositiva es del 7,65%, o del 1,45% para el seguro de salud y del 6,20% para los impuestos del seguro social. Las demás tasas de impuestos se determinarán según las leyes federales, estatales o locales, así como las opciones que haya elegido el empleado en el formulario W-4.

Calcula los impuestos federales sobre la renta. En la mayoría de los casos, pagarás impuestos federales cuando pagues los impuestos del seguro social .

Deduce el impuesto federal sobre la nómina del pago bruto del empleado. Tu empresa debe igualar el aporte de cada empleado, y esto representa un gasto para la empresa. La empresa remite tanto las contribuciones del empleado como las de la empresa al Seguro Social y al seguro de salud. .

Por ejemplo: supongamos que un empleado recibió un pago bruto de USD 1120 el último periodo de pago. Para calcular la contribución de impuestos al Seguro Social del empleado, multiplica $ 1120 por .062 para obtener $ 69.44. Para calcular la contribución de impuestos al seguro de salud del empleado, multiplique $ 1120 por .0145 para obtener $ 16.24. En total, la contribución del impuesto federal sobre la nómina del empleado es de $ 85,68 para el período de pago, que su empleador debe emparejar. En este caso, el empleador deberá pagar USD 171,36 a la agencia tributaria correspondiente. La mitad de este importe representa un gasto directo para la empresa. La otra mitad se retiene del cheque salarial del empleado.

Los empleadores no deben igualar las deducciones fiscales sobre los ingresos, pero sí deben pagar impuestos federales de desempleo. Para establecer el importe del impuesto federal sobre la renta que adeuda un empleado, utiliza la calculadora de retenciones fiscales de la agencia tributaria correspondiente de tu país (si hubiere).

Cabe destacar que los impuestos que se deben pagar dependen de cada país. Te recomendamos que investigues y revises los impuestos de tu país para que puedas procesar correctamente la nómina comercial y que uses estos ejemplos solo como referencia .

4. Realiza las deducciones voluntarias

Una vez que hayas realizado tanto las deducciones fiscales como las deducciones antes de los impuestos de un empleado, deberás efectuar las deducciones después de impuestos del salario restante. Estos son algunos ejemplos:

• aportes de jubilación
• algunos planes de seguros de vida e incapacidad
• algunos planes de seguro por discapacidad a largo plazo
• embargos de sueldo
• Cuotas sindicales .

5. Determina las ganancias netas del empleado

Tras aplicar todos los impuestos y deducciones, se obtiene la ganancia neta del empleado. La ganancia neta es el importe que el empleado se llevará a su casa el día de pago.

Prácticas recomendadas para el manejo de la nómina

1. Recuerda las fechas de presentación de impuestos

Deberás presentar los impuestos sobre la nómina en las fechas y los plazos que se establezcan en tu país. Asimismo, otros plazos fiscales dependerán de las leyes estatales y locales. La agencia tributaria federal correspondiente de tu país debe tener un listado de los plazos y los formularios de impuestos importantes para pequeñas empresas y trabajadores independientes. Crea recordatorios para que no olvides presentar los impuestos a lo largo del año. No cumplir con una fecha límite de impuestos podría dar lugar a cargos adicionales .

2. No incluyas trabajadores ni contratistas independientes en el proceso de la nómina

Por lo general, la nómina solo corresponde a los empleados asalariados. Al procesar la nómina, la carga fiscal se divide en partes iguales entre el empleador y el empleado. Sin embargo, los trabajadores y los contratistas independientes deben hacerse cargo del pago de sus impuestos y previsiones asistenciales.

Cuando la empresa le paga a un trabajador o un contratista independientes, está contratando sus servicios. Incluirlos en el proceso de nómina puede enrevesar los registros. En cambio, los pagos de los trabajadores y los contratistas independientes se deben registrar como gastos comerciales.

3. Lleva un registro preciso de la nómina

Siempre debes llevar un registro detallado del proceso de nómina y los cheques salariales de los empleados. El mantenimiento de registros precisos puede proteger tu negocio en caso de una auditoría fiscal u otros juicios laborales  .

• Nombre legal y número de identificación del empleado 
• Dirección y código postal del empleado.
• fecha de nacimiento y género del empleado;
• ocupación del empleado;
• día de la semana y hora en que comienza la semana laboral del empleado;
• horas trabajadas durante cada día;
• total de horas trabajadas durante cada semana laboral;
• condiciones de pago (tarifa por hora o semana, comisión, por servicio o salario);
• remuneración estándar por hora;
• ganancia total del salario básico por día o semana;
• ganancia total de horas extras por semana de trabajo;
• todas las deducciones realizadas del salario del empleado;
• salario total (pago bruto y neto) que se abona en cada periodo de pago;
• fechas de pago y de los periodos de pago.

4. Conoce cómo se clasifican los empleados

Los trabajadores se pueden clasificar como empleados o contratistas, y como exentos o no exentos. Es fundamental clasificar correctamente a los empleados y los contratistas independientes. Esto te ayudará a proteger tu empresa en caso de una auditoría o una demanda.

Los empleados y contratistas necesitan distintos formularios fiscales. Para definir la clasificación, la agencia tributaria de tu país dividirá la relación entre el empleador y empleado en tres categorías: control de comportamiento, control financiero y relación.

Asimismo, la autoridad en materia laboral de tu país establecerá las diferencias entre la clasificación de los empleados y los contratistas. Si bien los empleados tienen derecho a recibir ciertas previsiones asistenciales por parte del empleador y beneficios federales de la nómina, Por lo general, los contratistas independientes no lo son .

Es posible que tengas que pagar impuestos atrasados a la agencia de ingresos federales asignada por tu país si clasificas incorrectamente a un empleado como contratista .

Formas de procesar la nómina

Ahora que conoces los conceptos básicos sobre la nómina, es momento de ejecutarla. Se puede ejecutar de forma manual, tercerizar con un contador especializado en la materia, o bien utilizar un proveedor de servicios de nóminas.

1. Ejecución de la nómina de forma manual

Muchas pequeñas empresas eligen la opción de ejecutar la nómina de forma manual por cuenta propia. Sin embargo, este proceso puede llevar mucho tiempo, ya que debes realizar los cálculos a mano, hacer un seguimiento de los registros y presentar los impuestos. Ejecutar la nómina es un proceso complejo, y cometer errores tiene un costo. Por lo tanto, la administración manual no es la mejor solución a largo plazo.

2. Tercerización de la nómina

Puedes tercerizar la nómina con un contador o una empresa de teneduría de libros. Contratar a un especialista para que se encargue de la nómina te permite ahorrar tiempo. Además, los contadores poseen los conocimientos que se necesitan para darte la tranquilidad que buscas. No obstante, cabe destacar que tercerizar la nómina o contratar a un contador puede ser costoso.

3. Software de nómina

En algunos casos, un software de nómina es más asequible que contratar a un contador y te permite ahorrar tiempo durante el proceso. Con el software de servicio de nóminas correcto, podrás acceder a la nómina y ejecutarla dondequiera que estés. Beneficios adicionales del software de nómina:

• registros de nómina digitalizados y mantenimiento de registros automatizado;
• deducciones fiscales automatizadas y alertas de fechas de presentación;
• cálculos automatizados de salario y alertas de día de pago.

Cómo el coronavirus (COVID-19) afectó la nómina

El coronavirus generó un impacto tanto en las empresas como en los procesos de nómina. Por ello, muchos gobiernos brindaron formas de ayuda para pequeñas empresas en todo el mundo.

Si tuviste empleados durante la pandemia de coronavirus, es posible que tengas derecho a recibir ciertos beneficios según las leyes laborales de tu país.

Conoce todo sobre la nómina

El proceso de administración de la nómina puede ser complejo y llevar mucho tiempo, pero no tienes que ocuparte de todo por tu cuenta. Sin importar cómo decidas ejecutar la nómina, conocer los conceptos básicos puede ayudarte a realizar un seguimiento de las finanzas de tu empresa. Si bien la mano de obra puede ser el gasto más grande de una empresa, es necesario ejecutar la nómina correctamente para lograr el éxito y la rentabilidad de toda pequeña empresa.