2021-04-06 03:42:34QuickBooks Global Product HelpEnglishhttps://quickbooks.intuit.com/global/resources/quickbooks-global-product-help/personaliza-facturas-presupuestos-y-recibos-de-ventas-en-quickbooks-en-linea/Personaliza facturas, presupuestos y recibos de ventas en QuickBooks En Línea

Personaliza facturas, presupuestos y recibos de ventas en QuickBooks En Línea

7 min read

Aprende a personalizar y agregar información específica a los formularios de ventas.

QuickBooks En Línea te brinda las herramientas para crear facturas, presupuestos y recibos de ventas atractivos y de aspecto profesional.

Personalizar la apariencia y el diseño de los formularios de ventas es una forma sencilla pero eficaz de mejorar las comunicaciones de tu empresa. No es necesario ser diseñador para crear formas llamativas. Y puedes decidir qué información ven tus clientes – agrega la información que más le importa a tu negocio. Una vez hayas creado tu obra maestra, guárdala como plantilla para poder usarla en cualquier momento. A continuación, se explica cómo personalizar formularios de ventas en QuickBooks En Línea.

Personaliza la apariencia y la información de los formularios de ventas.

Los pasos de personalización son ligeramente diferentes para los diferentes niveles de QuickBooks En Línea. Sigue los pasos para tu versión.

Puedes crear plantillas específicas para tus facturas, presupuestos y recibos de venta. Y también puedes tener varias plantillas para cada tipo.

Paso 1: comienza una nueva plantilla

  1. Ve a Configuración ⚙  y luego selecciona Estilos de formulario personalizados.
  2. Selecciona Nuevo estilo.
  3. Seleccione un tipo de formulario de ventas.

Paso 2: Elige la apariencia general

Comencemos con el diseño. Verás una vista previa de los cambios a medida que los realizas.

  1. Selecciona la pestaña Diseño.
  2. Da un nombre a tu plantilla.
  3. Selecciona Sumérjete en una plantilla para elegir un diseño. Estos diseños son fijos. Recomendamos usar el Nuevo Aireado. Nota: Si planeas usar Unidades de Mantenimiento de Existencias (SKUs) o crear facturas de progreso, debes usar el nuevo diseño de Aireado.
  4. Selecciona Realizar ediciones de logotipos para cargar un nuevo logotipo.
  5. Selecciona Salpicar sobre algún color y elige un esquema de color. Puedes ingresar un código HEX (la combinación de seis dígitos de números y letras para un color) para obtener un color verdaderamente personalizado.
  6. Seleccione Sé exigente con tu fuente para cambiar la fuente y el tamaño.
  7. Selecciona En caso de duda, imprímelo para ajustar los márgenes. Esto es importante si envías formularios impresos a tus clientes.

Crear un logo personalizado

Paso 3: personaliza la información de tus formularios

Ve a la pestaña Contenido para comenzar a ajustar los detalles. Los formularios tienen tres secciones: encabezado, tabla y pie de página. Selecciona una sección del formulario de muestra para comenzar a editar. Edita cada sección por separado. Cuando esté listo para guardar tus cambios, selecciona Listo.

Tienes muchas opciones de personalización. No los cubriremos todos, pero aquí hay algunos aspectos destacados:

Agregar o quitar campos de datos

  1. Selecciona una de las secciones (encabezado, tabla o pie de página).
  2. Selecciona una marca de campo de datos para agregarla o quitarla de la plantilla.

Cambiar los nombres de los datos

  1. Selecciona la sección tabla.
  2. Selecciona Editar etiquetas y anchos.
  3. Selecciona un campo de datos.
  4. Ingresa un nuevo nombre.

Editar la información de tu empresa

La información de tu empresa aparece automáticamente en los encabezados de los formularios de ventas. Puedes eliminar o editar los campos si deseas que los clientes solo vean cierta información.

  1. Selecciona la sección de encabezado.
  2. Edita la información en cada campo.
  3. Selecciona las casillas de verificación para agregar u ocultar un campo.

Agregar campos personalizados en la sección del encabezado

  1. Selecciona la sección de encabezado.
  2. Selecciona + Campo personalizado.
  3. Ingresa una etiqueta para el campo personalizado.

Puedes agregar hasta tres campos personalizados.

Agregar números de facturas

  1. Selecciona la sección de encabezado.
  2. Selecciona la casilla de verificación Números de formularios.

Agregar descripciones de artículos y cantidades o tarifas

  1. Selecciona la sección tabla.
  2. Selecciona Editar etiquetas y anchos.
  3. Selecciona la casilla de verificación Descripción.
  4. Selecciona la casilla de verificación Incluir cantidad y tarifa.

También puedes seleccionar el Producto / Servicio y luego las casillas de verificación Incluir descripción aquí para mantener la descripción en una sola columna.

Cambiar el ancho de las columnas

  1. Selecciona la sección tabla.
  2. Selecciona Editar etiquetas y anchos.
  3. Utiliza los controles deslizantes para ajustar el ancho.

Reordenar columnas

  1. Seleccione la sección tabla.
  2. Selecciona Editar etiquetas y anchos.
  3. Arrastra el icono cuadrado junto a un campo de datos a un nuevo lugar en la lista.

Agregar detalles de pago

  1. En el menú Contenido, selecciona la sección Pie de página del formulario.
  2. En Tus detalles de pago, ingresa los detalles de pago.
  3. Selecciona Listo.

Paso 4: personaliza tu mensaje de correo electrónico

Haz las cosas personales. Puedes cambiar el mensaje que ven los clientes cuando reciben tu factura o recibo de compra. Si deseas utilizar tu mensajería predeterminada, puedes omitir esto.

Ve a la pestaña Correos electrónicos. Cambia la línea de asunto, el saludo y el cuerpo del mensaje. Incluso puedes personalizar los correos electrónicos de recordatorio. Nota: QuickBooks no muestra URL abreviadas cuando envías correos electrónicos a los clientes.

Paso 5: selecciona y usa una plantilla para facturas, recibos de ventas o presupuestos

QuickBooks usa tu plantilla predeterminada cada vez que realizas una nueva factura, recibo de venta o presupuesto. Puedes seleccionar una plantilla específica para transacciones específicas directamente desde el formulario:

  1. Crea o abre una factura, recibo de venta o presupuesto existente.
  2. Selecciona Personalizar en el pie de página.
  3. Selecciona una plantilla personalizada de la lista.

Paso 6: establece una plantilla personalizada predeterminada

QuickBooks utiliza la primera plantilla personalizada que crees como predeterminada para facturas, recibos de ventas y presupuestos. Para establecer otras plantillas personalizadas como predeterminadas:

  1. Encuentra tu plantilla.
  2. Selecciona ▼ en la columna Acción.
  3. Selecciona Establecer como predeterminada.

Paso 7: Edita plantillas personalizadas y administra

Para administrar tus plantillas personalizadas:

  1. Selecciona Configuración ⚙  y luego Estilos de formulario personalizados.
  2. Encuentra tu plantilla personalizada o estándar.
  3. Selecciona Editar en la columna Acción.

En QuickBooks Simple Start, puedes tener una plantilla de factura a la vez. Puedes personalizar las facturas, pero no otros tipos de formularios de venta. Todas las herramientas que necesitas para personalizar las facturas están en el propio formulario:

  1. Crea o abre una factura.
  2. Selecciona Editar empresa.
  3. En el panel Elige lo que usas, decide qué información de la empresa deseas que vean los clientes.
  4. Selecciona Agregar logotipo para cargar tu logotipo.
  5. Selecciona Configuración para comenzar a personalizar el diseño y la apariencia.
  6. Selecciona Guardar cuando hayas terminado.

Personaliza los detalles

Puedes agregar campos, cambiar el esquema de color y habilitar pagos en facturas. Aquí hay algunas cosas que puedes hacer:

  1. Crea o abre una factura.
  2. Selecciona Configuración ⚙  en el formulario Factura. En el panel Elige lo que usas, selecciona Cambiar lo que ven tus clientes para decidir qué información de la empresa deseas que vean tus clientes.
  3. Selecciona la sección Contenido.
  4. En Formularios, selecciona los números de formulario.
  5. En Pantalla, selecciona o desmarca las casillas de verificación Condiciones, Enviar a o Fecha de vencimiento para agregar o eliminar estos campos en el formulario.
  6. Selecciona la sección Diseño para cambiar los colores, fuente y el logotipo. Sugerencia: puedes ingresar un código hex en el campo Color si deseas un color verdaderamente personalizado.
  7. Selecciona la sección Correo electrónico. Personaliza el mensaje que ven tus clientes cuando reciben su factura.

Cuando hayas terminado de personalizar, selecciona Ocultar o Configuración para cerrar la ventana de personalización. Luego termina tu factura.

Cambiar de nuevo a la plantilla de factura anterior

Si decides que necesitas más opciones de personalización o necesitas funciones como depósitos y descuentos, es posible que la plantilla simplificada no sea para ti.

Information may be abridged and therefore incomplete. This document/information does not constitute, and should not be considered a substitute for, legal or financial advice. Each financial situation is different, the advice provided is intended to be general. Please contact your financial or legal advisors for information specific to your situation.

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