Envoyer des reçus et des factures à payer par courriel à QuickBooks en ligne

Apprenez comment envoyer vos reçus de dépenses et vos factures à payer par courriel pour les importer dans QuickBooks en ligne.

Si vous avez un reçu, vous pouvez l’envoyer par courriel à QuickBooks. Nous en extrairons les renseignements pertinents pour créer une opération que vous devrez réviser. Vous pourrez ensuite modifier le reçu, l’ajouter à un compte ou l’apparier à une opération existante dans l’onglet Reçus (Accéder). Vous aurez aussi le reçu dans vos dossiers au moment de la production des déclarations de revenus.

Dans cet article, vous apprendrez comment faire ce qui suit :

• Personnaliser une adresse courriel pour la rediriger vers
• Transférer des images de reçus et de factures à payer à QuickBooks
• Révisez et catégorisez vos factures à payer et vos reçus

Note : Il y a deux types de vues utilisateur dans QuickBooks en ligne. Assurez-vous d’être dans la vue Entreprise pour pouvoir suivre ces étapes.

Étape 1 : Personnaliser une adresse courriel de transfert

Créez une adresse courriel personnalisée pour transférer des images de vos reçus et factures à payer, même lorsque vous êtes en déplacement. Pour créer une adresse courriel personnalisée :

1. Allez à Opérations, puis sélectionnez Reçus (Accéder).
2. Sélectionnez Transférer à partir du courriel.
3. Dans le champSaisir l’adresse courriel, créez une adresse courriel personnalisée. Elle se terminera par @qbodocs.com.
   Note : Si vous voulez mettre à jour l’adresse courriel plus tard, allez à la section Votre courriel de transfert, puis sélectionnez Mettre à jour. Saisissez une nouvelle adresse courriel et sélectionnez Confirmer le changement.
4. Lorsque vous serez prêt, sélectionnez Suivant.
5. Confirmez qu’il s’agit bien de la bonne adresse, puis sélectionnez C’est bien!.
6. Sélectionnez Terminé.

Autoriser les utilisateurs à transférer des reçus

Vous pouvez donner aux utilisateurs standard l’autorisation de transférer des reçus. Voici comment procéder.

1. Allez à Opérations, puis sélectionnez Reçus (Accéder).
2. Sélectionnez Gérer l’adresse courriel de transfert.
3. Activez la touche à bascule pour les utilisateurs auxquels vous voulez accorder l’autorisation de transférer des reçus.
   Note : Si vous n’avez pas encore configuré d’utilisateurs, sélectionnez Ajouter un nouvel utilisateur. Le nom de l’utilisateur s’affichera après qu’il aura accepté votre invitation.
4. Lorsque vous aurez terminé, sélectionnez Fermer.

Notes sur la gestion des utilisateurs et des adresses :

• Vous ne pouvez enregistrer qu’une seule adresse courriel par utilisateur pour votre entreprise. Voici comment modifier l’adresse courriel associée à votre compte d’utilisateur QuickBooks.
• Dans l’onglet Reçus , vous pouvez toujours sélectionner Gérer le courriel de transfert pour gérer les utilisateurs qui peuvent envoyer des reçus et des factures à payer par courriel.
• Un utilisateur doit avoir au moins une autorisation standard auprès des fournisseurs pour envoyer des reçus et des factures à payer.
• Si vous avez une adresse Gmail contenant un signe +, vous ne pourrez peut-être pas enregistrer votre adresse courriel.

Étape 2 : Transférer les images des reçus et des factures à payer à QuickBooks

Lorsque vous recevez vos reçus et vos factures à payer, prenez-les en photo et envoyez-les-nous. Voici la procédure à suivre.

1. Prenez une photo de votre facture à payer ou de votre reçu sur votre appareil mobile.
   Note : La photo doit être sous forme de fichier PDF, JPEG, JPG, GIF ou PNG.
2. Assurez-vous que chaque image ou fichier contient un seul reçu.
3. Envoyez l’image par courriel à votre adresse courriel personnalisée @qbodocs.com. L’envoi peut prendre quelques minutes.
   Note : Vous pouvez envoyer plusieurs images de reçus dans un seul courriel. La taille du fichier joint au courriel doit être comprise entre 46 Ko et 20 Mo.

Nous nous occuperons du reste. QuickBooks extrait automatiquement de l’image les dates, les montants, le fournisseur et les quatre derniers chiffres de la carte de crédit.

Étape 3 : Réviser et catégoriser les factures à payer et les reçus

Vos factures à payer et vos reçus sont maintenant dans QuickBooks. Suivez ces étapes pour les réviser et les catégoriser dans les comptes appropriés.