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Envoyer par courriel des reçus et des factures à QuickBooks en ligne

RÉSOLUde QuickBooksQuickBooks en ligne6Mis à jour il y a 2 semaines

Apprenez comment envoyer par courriel vos reçus de dépenses et vos factures pour les importer dans QuickBooks en ligne. Ensuite, vous les verrez dans l’onglet Reçus.

Si vous avez un reçu, vous pouvez l’envoyer dans QuickBooks par courriel. Nous en extrairons les renseignements pour créer une opération que vous devrez réviser. Vous pouvez ensuite modifier le reçu, l’ajouter à un compte ou l’apparier à une opération existante dans l’onglet Reçus. Vous aurez aussi le reçu dans vos dossiers lorsque viendra la période de production des déclarations de revenus.

Étape 1 : Personnaliser une adresse courriel à transférer

Créez une adresse courriel personnalisée pour transférer des images de vos reçus et factures, même lorsque vous êtes en déplacement. Pour créer une adresse courriel personnalisée :

  1. Allez au menu Banque ou au menu Opérations.
  2. Sélectionnez l’onglet Reçus.
  3. Sélectionnez Transférer à partir du courriel.
  4. Dans le champ Entrer une adresse de courriel personnalisée , créez une adresse de courriel personnalisée. Il y aura l’extension @ qbodocs.com à la fin.
  5. Lorsque vous êtes prêt, sélectionnez Personnaliser le courriel et ensuite Confirmer. Note : Une fois que vous avez réclamé une adresse courriel, vous ne pouvez pas la changer.
  6. Autorisez les utilisateurs à transférer des courriels à votre nouvelle adresse de courriel en basculant le bouton pour chaque utilisateur. Vous pouvez aussi ajouter un nouvel utilisateur en sélectionnant Ajouter un utilisateur. Apprenez comment ajouter un nouvel utilisateur.
  7. Sélectionnez ensuite Terminé.
  • Vous ne pouvez enregistrer qu’une seule adresse courriel par utilisateur pour votre entreprise. Voici comment changer l’adresse courriel associée au nom d’utilisateur de votre compte QuickBooks.
  • Dans l’onglet Reçus, vous pouvez toujours sélectionner Gérer les expéditeurs pour gérer les utilisateurs qui peuvent envoyer des reçus et des factures par courriel.
  • Pour que les utilisateurs puissent envoyer des reçus et des factures, ils doivent être au moins un utilisateur standard avec des autorisations de fournisseur.
  • Si vous avez une adresse Gmail avec un signe +, vous ne pourrez peut-être pas enregistrer votre adresse courriel.

Étape 2 : Transférer les images des reçus et des factures à QuickBooks

Prenez d’abord des images de vos reçus et factures :

  1. Prenez une photo de votre facture ou de votre reçu sur votre appareil mobile. La photo doit être au format PDF, jpeg, jpg, gif ou png.
  2. Assurez-vous que chaque image ou fichier contient un seul reçu.

Note : Vous pouvez envoyer plusieurs images de reçus dans un seul courriel. La taille du fichier de la pièce jointe doit être comprise entre 46 Ko et 20 Mo.

  1. Envoyez l’image par courriel à votre adresse courriel personnalisée @ qbodocs.com. L’envoi peut prendre quelques minutes.

Nous nous occuperons du reste. QuickBooks extrait automatiquement les dates, les montants, le fournisseur et les quatre derniers chiffres de la carte de crédit de l’image.

Conseils :

Étape 3 : Réviser et catégoriser les factures et les reçus

Vos factures et vos reçus sont maintenant dans QuickBooks. Suivez ces étapes pour les réviser et les catégoriser dans les comptes appropriés.

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