Sauvegarder votre fichier d’entreprise QuickBooks Desktop

Apprenez comment sauvegarder vos données comptables dans QuickBooks Desktop.

Voulez-vous faire une sauvegarde de votre fichier d’entreprise? Créez un fichier d’entreprise de sauvegarde. Considérez-le comme un point d’enregistrement pour vos données comptables. Si vous rencontrez des problèmes, vous pouvez utiliser votre sauvegarde pour restaurer vos données.

Voici comment programmer des sauvegardes automatiques ou sauvegarder vos fichiers manuellement.

Étape 1 : Créer un fichier d’entreprise de sauvegarde

Les fichiers d’entreprise de sauvegarde enregistrent tout ce qui se trouve actuellement dans votre fichier d’entreprise. Cela comprend vos données comptables, vos modèles, vos lettres, vos logos, vos images et vos fichiers connexes (QuickBooks Statement Writer, Projecteur de flux de trésorerie, Planificateur d’affaires et Gestionnaire de prêts). Cependant, il ne sauvegarde pas vos formulaires de paie. Nous vous montrerons comment faire plus tard.

Il y a deux façons de sauvegarder vos données. Vous pouvez soit sauvegarder vos données automatiquement, soit le faire manuellement.

Planifier des sauvegardes automatiques

Plutôt que de sauvegarder manuellement votre fichier d’entreprise, laissez QuickBooks le faire automatiquement.

1. Dans QuickBooks, allez à Fichier menu et sélectionnez Passer en mode mono-utilisateur.
2. Aller à Fichier menu de nouveau et survolez Sauvegarder l’entreprise. Sélectionnez ensuite Create Local Backup (créer une sauvegarde locale).
3. Dans la fenêtre, sélectionnez Local Backup (sauvegarde locale), puis Next (suivant).
4. Dans la section Sauvegarde locale seulement, sélectionnez Parcourir et sélectionnez l’endroit où vous voulez enregistrer votre fichier d’entreprise de sauvegarde.
5. Définissez le nombre de sauvegardes que vous voulez conserver. Cette étape est facultative.
   

   Conseil : Inutile de l’inscrire au crayon dans votre calendrier. Utilisez les options du Sauvegarde en ligne et locale pour définir des rappels.

6. Dans la section Sauvegarde en ligne et locale, sélectionnez Terminer la vérification. Cette action effectue un test pour s’assurer que votre fichier de sauvegarde est en règle avant l’enregistrement.
7. Lorsque vous serez prêt, sélectionnez OK.
8. Sélectionner Enregistrez-le maintenant et planifiez des sauvegardes futures et ensuite Suivant.Ou si vous ne voulez pas enregistrer une sauvegarde maintenant, sélectionnez Planifier seulement les sauvegardes futures.
   
9. Sélectionnez le Enregistrer une copie de sauvegarde automatiquement lorsque je ferme mon fichier d’entreprise à cocher. Sélectionnez ensuite le nombre de fois entre les sauvegardes.
10. Pour créer un échéancier, sélectionnez Nouveau. Remplissez les champs de données pour créer un calendrier de sauvegarde. Vous pouvez définir une heure ou un jour de la semaine précis.
    
11. Après avoir défini votre calendrier, sélectionnez OK. QuickBooks vous demande de saisir votre mot de passe d’ouverture de session Windows. Cela permet à QuickBooks d’exécuter la sauvegarde programmée.
12. Lorsque vous êtes prêt à créer votre sauvegarde, sélectionnez Finir.

QuickBooks crée une sauvegarde et planifie vos sauvegardes futures en même temps. Lorsque c’est fait, vous recevez un message de confirmation.

Sauvegarder votre fichier d’entreprise manuellement

Si vous préférez, vous pouvez sauvegarder vous-même vos fichiers d’entreprise en tout temps.

1. Dans QuickBooks, allez à Fichier menu et sélectionnez Passer en mode mono-utilisateur.
2. Aller à Fichier menu de nouveau et survolez Sauvegarder l’entreprise. Sélectionnez ensuite Create Local Backup (créer une sauvegarde locale).
3. Dans la fenêtre, sélectionnez Local Backup (sauvegarde locale), puis Next (suivant).
4. Dans la section Sauvegarde locale seulement, sélectionnez Parcourir et sélectionnez l’endroit où vous voulez enregistrer votre fichier d’entreprise de sauvegarde.
5. Définissez le nombre de sauvegardes que vous voulez conserver. Cette étape est facultative.
   

   Conseil : Inutile de l’inscrire au crayon dans votre calendrier. Utilisez les options du Sauvegarde en ligne et locale pour définir des rappels.

6. Cette action effectue un test pour s’assurer que votre fichier de sauvegarde est en règle avant l’enregistrement.
7. Lorsque vous serez prêt, sélectionnez OK.
8. Sélectionnez Save it now (sauvegarder maintenant), puis Next (suivant).

QuickBooks crée un seul fichier d’entreprise de sauvegarde. Lorsque c’est fait, vous recevez un message de confirmation.

Étape 2 : Ajuster vos paramètres de sauvegarde

Vous voulez savoir quand vous avez sauvegardé votre fichier d’entreprise pour la dernière fois? Allez au menu File (fichier) et passez la souris sur l’option Back up Company (sauvegarder l’entreprise). Vous verrez l’heure et la date dans le haut du menu.

Si vous voulez modifier vos préférences de sauvegarde :

1. Sélectionnez le fichier et survolez Sauvegarder l’entreprise. Sélectionnez ensuite Create Local Backup (créer une sauvegarde locale).
2. Sélectionnez Options.
   
3. Apportez vos modifications et sélectionnez OK.

Étapes suivantes : Restaurer votre sauvegarde

Vous avez maintenant un fichier d’entreprise de sauvegarde que vous pouvez utiliser pour restaurer votre fichier d’entreprise. Ce fichier a une extension .qbb à la fin du nom de fichier.

Note importante : Si vous conservez vos fichiers d’entreprise de sauvegarde sur un appareil externe ou un service d’hébergement comme Box, vous devez d’abord les déplacer sur votre disque dur local avant la restauration.