Créer une facture dans QuickBooks Desktop

Vous utilisez la facture pour enregistrer les opérations de vente des clients qui n’effectuent aucun paiement ou qui effectuent un paiement partiel pendant la période de la vente. Les factures vous aident à faire le suivi de vos comptes clients. Selon l’opération que vous avez effectuée avec un client, vous pouvez créer une facture dans QuickBooks Desktop de différentes manières.

Dans cet article, vous apprendrez comment faire ce qui suit :

• Créer une facture à partir de zéro
• Créer une facture pour un bon de commande
  • À partir de la fenêtre Bulletins de vente
  • À partir de la fenêtre Facture
• Créer une facture pour un devis
  • À partir de la fenêtre Devis
  • À partir de la fenêtre Facture

Créer une facture à partir de zéro

Si votre entreprise n’a pas besoin de créer des bulletins de vente ou des devis, votre flux de travaux lié aux comptes clients commence par créer la facture.

1. À partir du Accueil ou l’écran Clients, sélectionnez Créer des factures.
2. À partir du Client : Projet, sélectionnez un client ou un projet de client. Si le client ou le projet ne figure pas encore dans la liste, vous pouvez sélectionner Ajouter.
3. Indiquez les renseignements pertinents dans le haut du formulaire, comme Date Nº de facture , Facturer à/Vendu à, et Conditions.
4. Dans la zone des détails, sélectionnez le(s) article(s) .Note : Lorsque vous sélectionnez ou ajoutez un article, la description et le montant sont automatiquement remplis en fonction de la description et du coût unitaire entrés lors de la configuration. Vous pouvez le supprimer ou le modifier lorsque vous créez des factures.
5. (Facultatif) Si vous voulez demander un rabais, vous devez créer un article de rabais.
   1. À partir du Accueil aller à l’écran Listes menu.
   2. Sélectionner Liste d’articles.
   3. Faites un clic droit n’importe où, puis sélectionnez Nouveau.
   4. Sélectionnez le Type menu déroulant, puis sélectionnez Rabais.
   5. Saisissez un Nom/Numéro de l’article et une brève Description.
   6. Dans le Montant ou %, saisissez le montant ou le pourcentage du rabais. Si les montants de vos rabais varient, vous pouvez laisser le champ Montant ou % vide et saisir le montant directement sur vos formulaires de vente.
   7. À partir du Compte, choisissez le compte de revenus que vous voulez utiliser pour faire le suivi des rabais que vous accordez aux clients.
   8. Sélectionnez un(e) approprié(e) Code de taxe pour l’article.
   9. Sélectionnez OK.
6. Sélectionner Enregistrer et fermer.

Créer une facture pour un bon de commande

Si vous avez créé un bon de commande et que vous l’avez exécuté, vous devez créer une facture. Il y a deux façons de procéder :

À partir de la fenêtre Bulletins de vente

1. Dans l’onglet principal Bulletins de vente, sélectionnez Créer une facture bouton.
2. Dans l’invite qui s’affiche, choisissez :
   • Sélectionner Créer une facture pour tous les bulletins de vente pour ajouter tous les articles du bulletin de vente à la facture.
   • Sélectionner Créer une facture pour les articles sélectionnés si vous ne voulez ajouter qu’une partie des articles à la facture.
3. Apportez les modifications nécessaires à la facture.Note : Dans la liste des articles, saisissez une quantité dans la colonne À facturer (ou facturé) pour chaque article. Si vous ne voulez facturer aucun des articles énumérés, saisissez 0 (zéro) comme quantité.
4. Sélectionner Enregistrer et fermer.

À partir de la fenêtre Facture

1. À partir de QuickBooks Accueil ou l’écran Client, sélectionnez Créer des factures.
2. Le Client : Projet, sélectionnez un client ou un projet de client.
   La fenêtre Bulletin de vente disponible s’affiche.
3. Choisissez un ou plusieurs bons de commande comportant des articles que vous voulez inclure dans la facture.
4. Apportez les modifications nécessaires à la facture.Note : Dans la liste des articles, saisissez une quantité dans la colonne À facturer (ou facturé) pour chaque article. Si vous ne voulez facturer aucun des articles énumérés, saisissez 0 (zéro) comme quantité.
5. Sélectionner Enregistrer et fermer.

Créer une facture pour un devis

Une fois que votre client a accepté votre devis et a accepté de payer un montant fixe (plutôt que pour les heures et les coûts réels), vous pouvez transformer le devis complet en facture.

À partir de la fenêtre Devis

1. Ouvrez le bon devis.
2. Sélectionner Créer une facture en haut du formulaire Devis.
3. Si la facturation proportionnelle est activée, vous pouvez recevoir une invite vous demandant quels articles et quelles quantités ajouter à la facture. Indiquez ce que vous voulez inclure lorsque vous y êtes invité.
4. Lorsque la facture s’affiche, modifiez les renseignements au besoin.
5. Sélectionner Enregistrer et fermer.

À partir de la fenêtre Facture

1. À partir de QuickBooks Accueil ou l’écran Client, sélectionnez Créer des factures.
2. Le Client : Projet, sélectionnez un client ou un projet de client.
   La fenêtre Devis disponibles s’affiche.
3. Choisissez le devis que vous voulez inclure dans la facture. Prenez note que QuickBooks ne vous permet de sélectionner qu’un seul devis à facturer.Note : Si la facturation proportionnelle est activée, vous pouvez recevoir une invite vous demandant ce que vous voulez avoir sur la facture. Vous pouvez simplement préciser ce qu’il faut inclure à l’invite.
4. Lorsque la facture s’affiche, modifiez les renseignements au besoin.
5. Sélectionner Enregistrer et fermer.