Créer une facture dans Quickbooks Desktop

Vous utilisez la facture pour enregistrer les opérations de vente des clients qui n’effectuent aucun paiement ou qui effectuent un paiement partiel pendant la période de la vente. Les factures vous aident à faire le suivi de vos comptes clients. Selon l’opération que vous avez effectuée avec un client, vous pouvez créer une facture dans Quickbooks Desktop de différentes manières.

Dans cet article, vous apprendrez à faire ce qui suit :

• Créer une facture à partir de zéro
• Créer une facture pour un bon de commande
  • À partir de la fenêtre Bulletins de vente
  • À partir de la fenêtre Facture
• Créer une facture pour un devis
  • À partir de la fenêtre Devis
  • À partir de la fenêtre Facture

Créer une facture à partir de zéro

Si votre entreprise n’a pas besoin de créer des bulletins de vente ou des devis, votre flux de travaux lié aux CC commence par la création de la facture.

1. Aller à QuickBooks Accueil ou Clients et sélectionnez Créer des factures.
2. Dans la liste déroulante Clients : Projet ▼, sélectionnez un client ou un projet. Si le client ou le projet ne figure pas dans la liste, sélectionnez Ajouter.
3. Saisissez les renseignements pertinents.
4. Sélectionnez Article.
   Note : Lorsque vous sélectionnez ou ajoutez un article, la description et le montant sont automatiquement remplis en fonction de la description et du coût unitaire saisis lors de la configuration de l’article. Vous pouvez le supprimer ou le modifier lorsque vous créez des bulletins de vente.
5. (Facultatif) Si vous voulez demander un rabais, vous devez créer un article de rabais.
   1. Allez à Listes et sélectionnez Liste d’articles.
   2. Faites un clic droit n’importe où et sélectionnez Nouveau.
   3. Dans la fenêtre Nouvel article, à partir de la liste déroulante Type ▼, sélectionnez Rabais.
   4. Saisissez un nom ou un numéro d’article et une brève description.
   5. Dans le champ Montant ou % , saisissez le montant ou le pourcentage du rabais. Si les montants de vos rabais varient, laissez le champ Montant ou % vide et saisissez le montant directement sur vos formulaires de vente.
   6. Dans la liste déroulante Compte ▼, sélectionnez le compte de revenus que vous voulez utiliser pour faire le suivi des rabais que vous accordez aux clients.
   7. Sélectionnez le code de taxe de vente approprié pour l’article.
   8. Sélectionnez OK.
6. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Créer une facture pour un bon de commande

Si vous avez créé un bon de commande et que vous l’avez exécuté, vous devez créer une facture. Il y a deux façons de procéder :

À partir de la fenêtre Bulletins de vente

1. À l’écran Créer des bulletins de vente, allez à l’onglet Principal .
2. Sélectionnez Créer une facture.
3. Dans l’invite qui s’affiche, choisissez :
   • Sélectionnez Créer une facture pour tous les bulletins de vente pour ajouter tous les articles du bulletin de vente à la facture.
   • Sélectionnez Créer une facture pour les articles sélectionnés si vous ne voulez ajouter qu’une partie des articles à la facture.
4. Apportez les modifications nécessaires à la facture. 
   Note : Dans la liste des articles, saisissez une quantité dans la colonne À facturer (Ou que j’aifacturée) pour chaque article. Si vous ne voulez facturer aucun des articles énumérés, saisissez 0 (zéro) comme quantité.
5. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

À partir de la fenêtre Facture

1. Aller à QuickBooks Accueil ou Clients et sélectionnez Créer des factures.
2. Dans la liste déroulante Clients : Projet ▼, sélectionnez un client ou un projet.
   La fenêtre Bulletin de vente disponible s’affiche.
3. Sélectionnez un ou plusieurs bulletins de vente qui contiennent des articles que vous voulez inclure dans la facture.
4. Apportez les modifications nécessaires à la facture. 
   Note : Dans la liste des articles, saisissez une quantité dans la colonne À facturer (Ou Facturé) pour chaque article. Si vous ne voulez facturer aucun des articles énumérés, saisissez 0 (zéro) comme quantité.
5. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Créer une facture pour un devis

Une fois que votre client a accepté votre devis et a accepté de payer un montant fixe (plutôt que pour les heures et les coûts réels), vous pouvez transformer le devis complet en facture.

À partir de la fenêtre Devis

1. Ouvrez le bon devis.
2. Sélectionnez Créer une facture.
3. Si la facturation proportionnelle est activée, vous pouvez recevoir une invite vous demandant quels articles et quelles quantités ajouter à la facture. Indiquez ce que vous voulez inclure lorsque vous y êtes invité.
4. Lorsque la facture s’affiche, modifiez les renseignements au besoin.
5. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

À partir de la fenêtre Facture

1. Aller à QuickBooks Accueil ou Clients et sélectionnez Créer des factures.
2. Dans la liste déroulante Clients : Projet ▼, sélectionnez un client ou un projet. La fenêtre Devis disponibles s’affiche.
3. Sélectionnez le devis que vous voulez inclure dans la facture. Notez que QuickBooks vous permet de sélectionner un devis à facturer. 
   Note : Si la facturation proportionnelle est activée, vous pouvez recevoir une invite vous demandant ce que vous voulez avoir sur la facture. Vous pouvez simplement préciser ce qu’il faut inclure à l’invite.
4. Lorsque la facture s’affiche, modifiez les renseignements au besoin.
5. Sélectionnez Enregistrer et fermer.