Migrer de QuickBooks Desktop vers QuickBooks en ligne avec l’outil interne d’Intuit

Vous envisagez de migrer de QuickBooks Desktop vers QuickBooks en ligne, mais vous ne savez pas où commencer? Ce guide vous accompagnera tout au long du processus.

La migration vous convient-elle?

Passez en revue les deux sections suivantes pour vous aider à prendre la décision de passer à QuickBooks en ligne à partir de QuickBooks Desktop à l’aide de notre outil interne.

Ce que vous devez savoir avant la migration

QuickBooks en ligne et QuickBooks Desktop sont tous deux des outils puissants, mais il y a quelques points à considérer pour vous aider à décider si votre entreprise doit faire la transition.

• QuickBooks en ligne (QBE) fonctionne différemment de Quickbooks Desktop : certaines fonctions peuvent ne pas être transférées exactement ou nécessiter des rajustements.
• Les fichiers très volumineux ou complexes (beaucoup de stocks, plusieurs années d’opérations) peuvent causer des problèmes ou limiter la quantité qui peut être convertie.
• Au Canada, QuickBooks Enterprise n’est pas pris en charge pour la migration directe.

Avant d’entamer le processus de migration, tenez compte des fonctions dont votre entreprise a besoin pour mener ses activités. Certaines de ces différences sont détaillées dans le tableau de comparaison des fonctions.

Qu’est-ce qui sera ou non converti de QuickBooks Desktop à QuickBooks en ligne?

Lorsque vous passez de QuickBooks Desktop à QuickBooks en ligne, la plupart des renseignements de votre fichier d’entreprise sont copiés sans que vous ayez à les saisir de nouveau. Toutefois, certains renseignements ne seront pas copiés automatiquement.

Les renseignements peuvent changer lors du passage de QuickBooks Desktop à QuickBooks en ligne. Vous devrez peut-être faire quelques rajustements après le changement.

Les données qui ne sont pas converties ne seront pas transférées avec votre fichier d’entreprise. Vous devrez l’ajouter de nouveau manuellement.

Consultez notre article sur la conversion des données de QuickBooks Desktop vers QuickBooks en ligne pour en savoir davantage.

Éléments transférés (avec rajustements possibles) : listes de clients/fournisseurs, opérations, soldes de comptes, plans comptables, etc.

Ce qui n’est pas transféré et nécessite une configuration manuelle : certains détails sur la paie, les paramètres de l’entreprise (nom, adresse), les connexions bancaires ou de cartes de crédit, les modèles personnalisés et certaines fonctions qui ne correspondent pas entre QuickBooks Desktop et QuickBooks en ligne.

Préparation de la migration

Pour assurer la réussite de la migration, vous devez prendre quelques mesures avant d’entreprendre le processus. Suivez les étapes ci-dessous pour vous assurer que tout est en règle avant la migration.

1. Sauvegarder votre fichier d’entreprise

Dans QuickBooks Desktop, il est sage de sauvegarder vos données souvent. Dans QuickBooks en ligne, vos données sont stockées de façon sûre dans le nuage. Vous n’avez pas besoin d’effectuer de sauvegarde manuelle.

Effectuez les étapes suivantes pour sauvegarder vos données avant la migration :

1. Si vous êtes actuellement en mode multi-utilisateur, allez au menu File (fichier), puis sélectionnez Switch to Single-user Mode (passer en mode mono-utilisateur).
2. Allez au menu Fichier et sélectionnez Créer une sauvegarde.... Sélectionnez ensuite Sauvegarde locale.
3. Dans la fenêtre, sélectionnez Local Backup (sauvegarde locale), puis Next (suivant).
4. Dans la section Local Backup Only (sauvegarde locale seulement), sélectionnez Browse (parcourir), puis sélectionnez l’endroit où vous voulez enregistrer le fichier de sauvegarde de votre entreprise.
5. Définissez le nombre de sauvegardes que vous voulez conserver (facultatif).
6. Un test est effectué pour vérifier que votre fichier de sauvegarde est adéquat avant que vous le sauvegardiez. En cas de problème, consultez notre section de dépannage.
7. Sélectionnez OK lorsque vous êtes prêt à continuer.
8. Sélectionnez Save it now (sauvegarder maintenant), puis Next (suivant). Un message de confirmation s’affiche lorsque la sauvegarde est terminée.

Les sauvegardes peuvent être effectuées manuellement, en effectuant la procédure ci-dessus, ou automatiquement. Consultez notre article pour en savoir plus sur les différentes façons de sauvegarder vos données.

2. Mettre à jour QuickBooks Desktop

Assurez-vous que QuickBooks Desktop est à jour avant de commencer la migration en suivant ces étapes pour télécharger et installer les dernières mises à jour :

1. Si vous êtes actuellement en mode multi-utilisateur, allez au menu File (fichier), puis sélectionnez Switch to Single-user Mode (passer en mode mono-utilisateur).
2. Sélectionnez Help (aide), puis Update QuickBooks Desktop… (mettre à jour QuickBooks Desktop).
3. Sélectionnez Mettre à jour maintenant.
4. Sélectionnez Obtenir les mises à jour, puis Fermer.
5. Sélectionnez File (fichier), puis Exit (sortir).
6. Redémarrez QuickBooks Desktop.
7. Si vous utilisez le service de paie, démarrez-le.

3. Vérifiez le total de vos cibles

Vérifiez ensuite votre nombre total de cibles. Dans QuickBooks Desktop, appuyez sur les touches Ctrl + 1 pour ouvrir la fenêtre Info sur le produit . Trouvez votre nombre total de cibles dans la section Info sur le fichier .

Si le nombre de cibles est supérieur à 1 200 000 au Canada ou à 500 000 au Royaume-Uni et en Afrique du Sud, vous ne pouvez obtenir qu’une conversion de liste et de soldes. Pour savoir comment faire, consultez nos articles de soutien.

4. Supprimer le ministère du Revenu (entreprises hors du Québec seulement)

1. Naviguez jusqu’à Fournisseurs, puis Centre fournisseurs.
2. Nom du ministère du Revenu.
3. Ouvrez le fournisseur.
4. Naviguez jusqu’à Paramètres de taxe de vente.

5. Décochez toutes les cases.
6. Marquez le fournisseur comme étant inactif.
7. Cliquez sur OK pour fermer la fenêtre.

5. Désactiver la paie dans le fichier QuickBooks Desktop

Important : Pour éviter les problèmes après la migration, il est préférable de désactiver la paie dans le fichier QuickBooks Desktop avant de commencer la migration.

1. Sélectionnez Modifier, puis sélectionnez Préférences dans le menu déroulant.

La fenêtre Préférences s’affiche.

2. Sélectionnez Paie et employés dans la barre de menu de gauche.
3. Sélectionnez l’onglet Préférences de l’entreprise dans la fenêtre Préférences .
4. Sélectionnez l’option Aucune paie .

6. Enregistrer votre rapport de taxe de vente à payer

Enregistrez ou imprimez une copie de votre rapport Sales Tax Liability (taxe de vente à payer). Vous en aurez besoin pour saisir des rajustements après votre migration. Suivez ces étapes :

1. Allez au menu Reports (rapports), puis sélectionnez Suppliers & Payables (fournisseurs et payables).
2. Sélectionnez Sales Tax Liability (taxe de vente à payer).
3. Dans le menu déroulant Dates, sélectionnez All (toutes).
4. Dans le menu déroulant Imprimer , sélectionnez Enregistrer au format PDF.
5. Choisissez le dossier dans lequel vous voulez l’enregistrer, nommez le fichier, puis sélectionnez Save (enregistrer).
6. Après avoir sauvegardé le fichier, vous pouvez l’imprimer si vous souhaitez avoir une copie papier.

7. Exporter vos rapports et vos listes

Note : L’exportation de vos rapports et listes est facultative. Cela n’est généralement nécessaire que si votre entreprise compte plus de 1 200 000 cibles. Sinon, vous pouvez passer àCréer un compte QuickBooks en ligne.

Enregistrer vos listes avant de les migrer vous évite d’avoir à configurer les éléments de vos listes un par un lorsque vous commencez à utiliser QuickBooks en ligne. Voici comment exporter vos rapports et listes d’une entreprise QuickBooks Desktop :

1. Dans QuickBooks Desktop, allez au menu Reports (rapports) et sélectionnez Report Centre (centre de rapports).
2. Ouvrez un rapport.
3. Sélectionnez la période voulue dans le menu déroulant Dates .
4. Dans la barre d’outils, sélectionnez Excel. Vous pouvez également sélectionner Print or Email (imprimer ou envoyer par courriel) pour sauvegarder le rapport en format PDF.
5. Dans le menu déroulant Excel , sélectionnez Créer une nouvelle feuille de travail pour créer un nouveau fichier Excel. Pour ajouter les données du rapport à un fichier existant, sélectionnez Mettre à jour une feuille de travail existante.
6. Sélectionnez Exporter et trouvez le classeur sur votre ordinateur.
7. Si vous voulez formater les données d’une manière précise, sélectionnez Options avancées. Cette étape est facultative.
8. Si un message s’affiche indiquant que votre rapport contient trop de colonnes, sélectionnez Advanced (options avancées). Décochez la case Espace entre les colonnes , puis sélectionnez OK.
9. Sélectionnez OK lorsque vous êtes prêt à procéder à l’exportation.

Répétez ces étapes pour chaque rapport ou liste à exporter.

8. Créer un compte QuickBooks en ligne

Créez votre abonnement à QuickBooks en ligne et préparez-vous pour le processus de migration. Passez en revue la liste des options pour choisir l’abonnement qui vous convient le mieux. Consultez nos exigences système avant de commencer pour vous assurer que vous avez ce qu’il vous faut pour profiter de la meilleure expérience de QuickBooks en ligne.

Note importante : Vous ne pouvez déplacer un fichier d’entreprise que dans les 60 jours suivant votre inscription à QuickBooks en ligne. Assurez-vous d’être prêt à convertir dans ce délai lorsque vous vous connectez.

Lorsque vous êtes invité à vous connecter, utilisez le nom d’utilisateur et le mot de passe que vous avez utilisés pour vous connecter à votre compte QuickBooks Desktop. Si vous ne vous en souvenez plus, réinitialisez votre mot de passe pour QuickBooks Desktop.

Ne configurez pas votre entreprise QuickBooks en ligne pour le moment. Nous le ferons à l’étape suivante.

Comment migrer vos données

Vous pouvez maintenant exporter votre fichier QuickBooks Desktop vers QuickBooks en ligne. Voici comment faire, selon votre version de QuickBooks Desktop :

QuickBooks Desktop Pro ou Premier

1. Dans QuickBooks Desktop, ouvrez une session en tant qu’administrateur pour accéder au fichier d’entreprise que vous voulez importer.
2. Allez au menu Company (entreprise), puis sélectionnez Export Company File to QuickBooks Online (exporter le fichier d’entreprise vers QuickBooks en ligne).
3. Sélectionnez Commencer.
4. Choisissez Sélectionner une destination, puis connectez-vous à votre compte QuickBooks en ligne.

QuickBooks Desktop Enterprise

1. Dans QuickBooks Desktop, ouvrez une session en tant qu’administrateur pour accéder au fichier d’entreprise à importer.
2. Appuyez sur la touche F2 pour ouvrir l’info sur le produit.
3. Lorsque l’info sur le produit est ouverte, appuyez sur les touches CTRL+B+Q, puis sélectionnez le bouton OK au bas de la page d’info sur le produit pour commencer.

Si vous effectuez le suivi des stocks sur QuickBooks Desktop :

1. Sélectionnez Yes (oui) pour les transférer, puis saisissez la date de début.
2. Sélectionnez No (non) si vous voulez configurer d’autres articles plus tard dans QuickBooks en ligne.
3. Une fois la conversion terminée, nous vous enverrons un courriel. Cliquez sur le boutonCompléter votre configuration dans le courriel.
4. Connectez-vous à votre compte QuickBooks en ligne.
5. Choisissez le fichier d’entreprise à ouvrir.

Le tableau de bord de QuickBooks en ligne s’ouvre.

Déplacer vos listes

Lors d’une étape antérieure, vous avez exporté vos listes de QuickBooks Desktop afin de pouvoir les importer dans QuickBooks en ligne. Vous devez effectuer des étapes différentes pour chaque type de listes. Choisissez une liste ci-dessous pour connaître les étapes d’importation.

• Plan comptable
• Produits et services
• Client
• Fournisseur

Configurer l’inventaire

Vous pouvez activer le suivi des stocks dans QuickBooks en ligne en effectuant les étapes suivantes :

1. Allez au menu Paramètres ⚙️ et sélectionnez Compte et paramètres.
2. Sélectionnez Ventes.
3. Sélectionnez Modifier ✏ dans la section Produits et services.
4. Activez l’option Afficher la colonne produit/service sur les formulaires de vente.
5. Activez les options Suivi de la quantité et des prix/taux et Suivi de la quantité en stock.
6. Sélectionnez Enregistrer, puis Terminé.

QuickBooks en ligne calcule les coûts des stocks à partir de la date du début de l’inventaire en utilisant la méthode du premier entré, premier sorti (PEPS). Toutes les opérations effectuées à cette date ou après celle-ci sont également recalculées à l’aide de la méthode PEPS. C’est pourquoi nous vous suggérons d’utiliser le premier jour suivant la dernière période de déclaration de votre entreprise afin d’éviter de soumettre des formulaires modifiés.

Pour ajouter des stocks à QuickBooks en ligne, suivez les étapes indiquées dans notre article. Une fois la configuration terminée, il est facile de faire le suivi des stocks dans QuickBooks et d’ajouter des produits aux formulaires de vente. QuickBooks met à jour la quantité en stock au fur et à mesure que vous travaillez.

Pour les produits et services vendus dont vous ne faites pas le suivi aux fins d’inventaire, reportez-vous à ce guide.

Étapes à suivre après la migration

Il vous reste encore quelques tâches à effectuer avant de commencer à utiliser QuickBooks en ligne. Il est préférable de les terminer dès que possible avant d’apporter des modifications aux données ou de saisir de nouvelles opérations.

Après la migration, vérifiez la liste de contrôle suivante pour vous assurer que toutes vos données ont été déplacées comme prévu. Vous pouvez également ajouter des renseignements qui ne faisaient pas partie de la migration.

1. Vérification de vos données en comparant les rapports

Comparez les rapports ci-dessous dans QuickBooks en ligne et QuickBooks Desktop pour vous assurer que vos données ont été transférées correctement :

• Rapport du bilan
• Balance de vérification – Toutes les dates
• Sommaire du solde du client – Toutes les dates
• Sommaire du solde du fournisseur – Toutes les dates
• Rapport sommaire de taxe de vente pour la dernière période
• Les autres rapports que vous voulez vérifier

Pour vérifier vos rapports, exécutez les rapports par « Toutes les dates » et réglez votre méthode comptable sur Exercice dans QuickBooks en ligne et QuickBooks Desktop.

2. Confirmer les paramètres de l’entreprise

Nous pouvons transférer vos données comptables dans QuickBooks en ligne, mais ce n’est pas le cas des renseignements comme le nom, l’adresse et le courriel de l’entreprise. Vous devez saisir ces renseignements pour votre entreprise dans QuickBooks en ligne en effectuant les étapes ci-dessous.

1. Sélectionnez le menu des paramètres (roue dentée), puis Compte et paramètres.
2. Dans l’onglet Entreprise, saisissez les renseignements de votre entreprise et vos coordonnées.
3. Dans la case Courriel de l’entreprise, saisissez l’adresse courriel à laquelle vous voulez recevoir des factures mensuelles de la part d’Intuit au sujet de votre abonnement à QuickBooks en ligne.
4. Si vous ne voulez pas que vos clients utilisent l’adresse courriel de l’entreprise pour communiquer avec vous, saisissez une adresse courriel dans la case Courriel destiné aux clients .
5. Sélectionnez Enregistrer.

3. Configurer vos paramètres de taxe de vente

Avant de commencer à utiliser QuickBooks en ligne, vous devez d’abord configurer le logiciel pour indiquer le bon numéro d’entreprise de l’ARC et déterminer la période de déclaration. Vous pouvez sauter les étapes ci-dessous si votre entreprise n’est pas inscrite pour la taxe de vente.

Suivez ce lien pour suivre les étapes dans le produit

1. SélectionnezConfigurer la taxe de vente.
2. Choisissez la province ou le territoire où vous exercez vos activités, puis sélectionnez Enregistrer.
3. À l’écran suivant, saisissez l’information requise, puis sélectionnez Suivant.
4. À l’écran suivant, sélectionnez OK.
5. Vous pouvez revenir modifier ces paramètres à tout moment.

4. Connecter vos comptes bancaires et de carte de crédit

Pour votre sécurité, les renseignements bancaires et sur les cartes de crédit ne sont pas transférés lorsque vous migrez de QuickBooks Desktop vers QuickBooks en ligne. Effectuez les étapes suivantes pour connecter vos comptes dans QuickBooks en ligne :

Suivez ce lien pour suivre les étapes dans le produit

1. Sélectionnez Connect Account (connecter le compte) sur la page d’accueil ou sélectionnez Add account (ajouter un compte) si vous avez déjà créé un compte.
2. Recherchez votre banque.
3. Sélectionnez Continue (continuer) et, dans la fenêtre contextuelle, saisissez le nom d’utilisateur et le mot de passe que vous utilisez pour vous connecter au site de votre banque.
4. Sélectionnez les comptes que vous voulez connecter.
5. Sélectionnez le type de chaque compte dans le menu déroulant. Ces comptes font actuellement partie de votre plan comptable.
6. Sélectionnez la période de téléchargement désirée.
7. Cliquez sur Connect (connecter).

En savoir plus sur la connexion de vos comptes bancaires et de carte de crédit dans QuickBooks en ligne.

5. Mettre de l’ordre dans les rapprochements bancaires

Comme vous n’avez pas encore effectué de rapprochement bancaire dans QuickBooks en ligne, aucune opération bancaire n’a été rapprochée. Vous devez indiquer à QuickBooks de marquer toutes les opérations effectuées avant la date de conversion comme étant rapprochées. Cela signifie qu’il ne regarde que les opérations futures pour le rapprochement.

1. Sélectionnez le menu des paramètres (roue dentée), puis Rapprocher.
2. Dans le menu déroulant, choisissez le compte bancaire pertinent, ajoutez le solde de fermeture et la date de fermeture, puis sélectionnez Rapprocher maintenant.
3. Une liste des opérations s’affiche. Cochez les cases du haut pour sélectionner toutes les opérations de la liste. Si les données sont réparties sur deux colonnes, assurez-vous que vous avez sélectionné toutes les opérations des deux colonnes.
4. Trouvez et décochez les transactions qui n’ont toujours pas été rapprochées. Lorsque la différence est de zéro, vous avez terminé le rapprochement avec succès.
5. Sélectionnez Finir maintenant.
6. Répétez ces étapes pour chaque compte connecté à QuickBooks en ligne.

6. Lier les paiements et les crédits aux factures impayées

Étant donné que le téléchargement des opérations dans QuickBooks en ligne n’a pas permis de lier les factures aux paiements correspondants, vous remarquerez peut-être des noms associés à un solde nul dans vos rapports de classement chronologique des CC et des CF. Vous pouvez facilement lier les crédits et les paiements à vos factures impayées en activant la préférence Appliquer automatiquement les crédits :

1. Sélectionnez le menu des paramètres (roue dentée) dans le coin supérieur droit de l’écran, puis Compte et paramètres.
2. Sous l’onglet Options avancées, sélectionnez Appliquer automatiquement les crédits, puis Enregistrer.

7. Passer en revue les sous-types de vos comptes

Après la conversion, QuickBooks en ligne respecte la hiérarchie de vos comptes rattachés. Cependant, le logiciel utilise aussi un niveau de compte supplémentaire qu’on appelle « sous-type ». Les sous-types vous permettent de préciser davantage l’organisation de votre compte.

Le processus de conversion attribue des sous-types aux comptes où les sous-types sont évidents. Pour les comptes où le sous-type est moins évident, le processus de conversion attribue un sous-type générique, par exemple Autres revenus divers. Vous pouvez corriger la situation.

Exécutez le rapport Liste de comptes pour vérifier et modifier les sous-types de vos comptes :

Suivez ce lien pour suivre les étapes dans le produit

1. Cherchez et ouvrez le rapport Liste de comptes.
2. Vérifiez vos comptes.
3. Sélectionnez le nom d’un compte pour en modifier le sous-type.
4. Dans le menu déroulant Sous-type, sélectionnez le sous-type approprié.
5. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

8. Terminez la configuration de la paie

Les opérations et les comptes de la paie sont convertis pour équilibrer vos livres, mais les détails des opérations, par exemple, la ventilation d’éléments de paie et les données CDA des employés, ne sont pas convertis.

Les remboursements d’obligations, les opérations de rajustement et les opérations de solde d’ouverture qui ont un effet sur des comptes sont convertis en écritures de journal.

Pour finir la configuration de la paie :

Suivez ce lien pour suivre les étapes dans le produit

1. Dans la colonne Payé en [année], vérifiez que l’option Oui est activée pour chaque employé qui a reçu un chèque de paie cette année. Les employés qui n’ont pas été payés au cours de l’année courante recevront automatiquement la mention Non.
2. Sélectionnez Finir la configuration de la paie pour saisir ou vérifier les totaux cumulatifs de l’année et les renseignements sur les employés.
3. Suivez les instructions à l’écran pour terminer la configuration.
4. Utilisez Exécuter la paie lorsque vous êtes prêt à payer vos employés.

On peut aussi vous demander d’apparier vos éléments de paie si aucun mappage n’a été effectué entre vos types de paie dans QuickBooks Desktop et les types de paie standard de QuickBooks en ligne. Effectuez les étapes ci-dessous pour mapper vos types de paie dans QuickBooks Desktop avec ceux de QuickBooks en ligne :

1. Sélectionnez le menu déroulant (faire un choix) dans la colonne QuickBooks en ligne.
2. Sélectionnez le type de paie qui correspond le mieux à la configuration de l’élément dans votre fichier QuickBooks Desktop.
3. Une bonne pratique pour être certain que les types de paie concordent consiste à vérifier la configuration de vos éléments dans votre fichier QuickBooks Desktop.
4. Sélectionnez Save and close (enregistrer et fermer) après avoir terminé le mappage.
5. Suivez la même procédure pour chaque élément devant être mappé, puis sélectionnez Continue (continuer).

Vous ne voyez pas d’options parmi lesquelles choisir? Certains types de rémunérations importés ne sont pas pris en charge par le service de paie de QuickBooks en ligne. Si c’est le cas, sélectionnez Skip for now (ignorer pour le moment) dans le coin inférieur droit de l’écran. Note : Vous ne pouvez pas revenir en arrière pour mapper vos types de rémunérations si vous sélectionnez l’option Skip for now (ignorer pour le moment). Vous devez créer manuellement des types de rémunérations pour vos employés pour terminer la configuration de la paie.

9. Lier votre compte Paiements

Vous ne pouvez pas transférer votre compte de paiement actuel vers QuickBooks en ligne, mais vous pouvez en créer un nouveau. Effectuez les étapes suivantes pour autoriser les paiements dans QuickBooks en ligne :

1. Sélectionnez le menu des paramètres (roue dentée), puis Account and Settings (compte et paramètres).
2. Sélectionnez Paiements. Dans la section Paiements QuickBooks, sélectionnez Learn more (en savoir plus).
3. Sélectionnez Set-up Payments (configurer les paiements). Une fenêtre d’inscription en trois sections s’affiche.
4. Dans la section Business (entreprise), sélectionnez Start (commencer). Remplissez le formulaire, puis sélectionnez Next (suivant).
5. Dans la section Owner/Proprietor (propriétaire), sélectionnez Start (commencer). Remplissez le formulaire, puis sélectionnez Suivant.
6. Dans la section Bank (banque), sélectionnez Start (commencer). Sélectionnez Add a new bank connection (ajouter une nouvelle connexion avec une banque) et cherchez votre banque.
7. Sélectionnez le compte dans lequel vous voulez verser les paiements des clients.
8. Saisissez les renseignements de connexion à votre compte bancaire, puis sélectionnez Connect (connexion).
9. Lorsque vous avez rempli toutes les sections, sélectionnez Activer les paiements.

Consultez notre article pour en savoir plus sur l’abonnement à Paiements QuickBooks.

10. Ajouter des utilisateurs

Faites en sorte que tous les utilisateurs que vous souhaitez ajouter à QuickBooks en ligne disposent d’un accès approprié. Vous pouvez voir les utilisateurs actuels en sélectionnant le menu des paramètres (roue dentée), puis Gérer les utilisateurs.

Pour ajouter des utilisateurs :

1. Sélectionnez le menu des paramètres (roue dentée), puis Gérer les utilisateurs.
2. Sélectionnez Ajouter un utilisateur.
3. Sélectionnez le type d’utilisateur que vous voulez créer. Plus d’options s’affichent à l’écran selon le type d’utilisateur que vous sélectionnez.
4. Saisissez le nom et l’adresse courriel de votre nouvel utilisateur, puis sélectionnez Enregistrer.

Une fois ces étapes terminées, votre nouvel utilisateur recevra un courriel de QuickBooks. Demandez-lui de suivre le lien dans le courriel, qui ouvre une page d’ouverture de session ou de création de compte.

11. Inviter un comptable

Vous pouvez inviter jusqu’à deux comptables à travailler avec vous dans votre entreprise QuickBooks en ligne. Effectuez les étapes ci-dessous pour inviter un comptable :

Suivez ce lien pour suivre les étapes dans le produit

1. Saisissez l’adresse courriel de votre comptable et sélectionnez Inviter; ou
2. Allez au menu des paramètres (roue dentée) et sélectionnez Gérer les utilisateurs.
3. Sélectionnez Accounting firms (cabinets comptables).
4. Sélectionnez Inviter.
5. Remplissez les champs obligatoires et sélectionnez Enregistrer.

Régler les problèmes de migration

La conversion de QuickBooks Desktop à QuickBooks en ligne est généralement rapide, mais vous pouvez rencontrer certains problèmes pendant ou après la conversion. Jetons un coup d’œil aux problèmes les plus courants et à leurs solutions.

Reconstitution des données de votre entreprise

Si vous avez de la difficulté à importer votre fichier d’entreprise QuickBooks Desktop pour Windows dans QuickBooks en ligne, vous pouvez facilement régler ce problème en rétablissant le fichier de données et en reprenant le processus d’exportation.

Étape 1 : Vérifier les données de votre entreprise

1. Dans QuickBooks Desktop, sélectionnez Window (fenêtre), puis Close All (fermer tout) pour fermer toutes les fenêtres ouvertes.
2. Sélectionnez File (fichier), puis Utilities (utilitaires) et Verify Data (vérifier les données).

Si QuickBooks signale un problème, passez à l’étape 2 : Reconstituer les données de votre entreprise pour corriger les problèmesci-dessous.

Étape 2 : Reconstituer les données de votre entreprise pour corriger les problèmes

1. Sélectionnez Window (fenêtre), puis Close All (fermer tout) pour fermer toutes les fenêtres ouvertes.
2. Sélectionnez Fichier, ensuite Utilitaires, puis Reconstituer les données.
3. Si vous voyez le message Reconstitution terminée, passez à l’étape 3 : Vérifier les données reconstituées de l’entrepriseci-dessous.

Étape 3 : Vérifier les données reconstituées de votre entreprise

1. Sélectionnez Window (fenêtre), puis Close All (fermer tout) pour fermer toutes les fenêtres ouvertes.
2. Sélectionnez File (fichier), puis Utilities (utilitaires) et Verify Data (vérifier les données).
3. Si vous voyez le message QuickBooks n’a détecté aucun problème avec vos données, passez à l’étape 4 : Relancer le processus d’exportationci-dessous.

Étape 4 : Relancer le processus d’exportation

1. Faites la mise à jour de QuickBooks vers la version la plus récente : sélectionnez Help (aide), puis Update QuickBooks (mettre à jour QuickBooks).
2. Fermez et rouvrez QuickBooks pour installer la mise à jour.
3. Sélectionnez Company (entreprise), puis Export Company File to QuickBooks Online (exporter un fichier d’entreprise vers QuickBooks en ligne).
4. Suivez les instructions à l’écran.

Messages d’erreur

Certaines des erreurs de migration les plus courantes sont décrites dans ce guide.

Problèmes après la conversion

Problème : Les soldes des clients sont erronés dans QuickBooks en ligne

Si vous avez utilisé des écritures de journal pour imputer des paiements à des factures, les liens entre les crédits et les factures peuvent être rompus lorsque vous les importez. Les soldes des clients deviennent ainsi inexacts. Pour résoudre ce problème, activez les crédits automatiques dans QuickBooks en ligne :

1. Allez àParamètres (roue dentée), puis sélectionnez Compte et paramètres.
2. Sélectionnez l’onglet Options avancées, puis la section Automatisation.
3. Activez l’option Appliquer automatiquement les crédits.
4. Sélectionnez Enregistrer, puis Terminé.

Vous ne voulez pas activer l’application automatique pour tous les paiements? Vous pouvez enregistrer les paiements en appariant les crédits dans les écritures de journal avec les factures existantes. Faites-le pour chaque client.

Problème : Factures ou opérations de vente converties en écritures de journal après l’importation dans QuickBooks en ligne

Cette situation peut se produire si vous avez défini des taux fixes (0,00) pour des éléments ou groupes de taxe de vente dans votre fichier QuickBooks Desktop. Cela se produit souvent dans les fichiers Mac, car vous pouvez enregistrer un élément de taxe de vente sans signe de pourcentage.

Pour éviter que vos opérations de vente se transforment en écritures de journal, modifiez les taux des articles de taxe de vente. Si vous avez plusieurs articles avec des taux fixes de taxe de vente, modifiez-les tous pour vous assurer que toutes vos opérations sont importées correctement.

Commencez à utiliser QuickBooks en ligne!

Maintenant que vous êtes configuré dans QuickBooks en ligne, découvrez ses fonctions dans notre guideMise en route de QuickBooks en ligne.

Vous avez besoin d’un peu plus d’aide pour naviguer dans QuickBooks en ligne? Dans la vidéo ci-dessous, vous apprendrez comment naviguer dans le logiciel et où trouver les fonctions les plus couramment utilisées :

Ou regardez de courtes vidéos sur des sujets variés. Découvrez des conseils et des astuces ainsi que des guides étape par étape concernant le processus d’utilisation de QuickBooks en ligne.

Autres ressources pour obtenir de l’aide

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Raccourcis clavier : QuickBooks en ligne et QuickBooks Desktop ont chacun leur liste de raccourcis clavier. Accélérez votre navigation en apprenant les raccourcis clavier de QuickBooks en ligne.

Regardez cette vidéo pour savoir comment exporter un fichier d’entreprise vers QuickBooks en ligne :

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