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Téléverser vos reçus et vos factures à payer dans QuickBooks en ligne

RÉSOLUde QuickBooksQuickBooks en ligne15Mis à jour il y a 4 jours

Apprenez comment téléverser vos reçus et vos factures à payer dans QuickBooks en ligne.

Gagnez du temps en faisant le suivi et l’enregistrement de vos reçus et des factures à payer de vos fournisseurs. Vous pouvez les téléverser dans QuickBooks en ligne à partir de votre ordinateur ou de votre appareil mobile, ou même de votre compte de courriel.

Une fois que vous aurez téléversé votre reçu ou votre facture à payer, QuickBooks en extraira les renseignements pertinents et créera une opération que vous devrez vérifier. Vous pourrez ensuite modifier le reçu ou la facture à payer, l’ajouter à un compte ou l’apparier à une opération existante sous l’onglet Reçus.

Étape 1 : Téléverser les reçus et les factures à payer dans QuickBooks

Il existe plusieurs façons d’ajouter des reçus ou des factures à payer. Suivez la procédure qui vous convient le mieux.

Note :

  • Nous vous déconseillons de téléverser des reçus ou des factures à payer contenant des renseignements sensibles ou personnels, comme des numéros de carte de crédit et des identifiants gouvernementaux.
  • QuickBooks prend en charge les images PDF, JPEG, JPG, GIF et PNG. Si vous avez un iPhone ou un iPad plus récent, vos images pourraient être au format HEIC. Vous pouvez convertir des images HEIC dans un format compatible.
  • Découvrez nos 5 conseils pour numériser correctement vos reçus avec votre téléphone.
  • Téléverser un seul reçu à la fois
  • Nous vous déconseillons de téléverser des reçus ou des factures à payer contenant des renseignements sensibles ou personnels, comme des numéros de carte de crédit et des identifiants gouvernementaux.
  • QuickBooks prend en charge les images PDF, JPEG, JPG, GIF et PNG. Si vous avez un iPhone ou un iPad plus récent, vos images pourraient être au format HEIC. Vous pouvez convertir des images HEIC dans un format compatible.
  • Conservez les reçus originaux, car les dépenses saisies avec la gestion des dépenses n’ont aucune valeur probante pour les autorités fiscales.

Téléverser des reçus ou des factures à payer à partir de votre ordinateur ou de Google Disque

  1. Ouvrez une session dans QuickBooks en ligne
  2. Allez à Tenue des livres, sélectionnez Opérations, puis sélectionnez Reçus (Accéder).
  3. Sélectionnez Téléverser à partir d’un ordinateur ou Téléverser à partir de Google Disque.
    Note : Chaque image ou fichier ne doit contenir qu’un seul reçu ou facture.

Prendre une photo de votre reçu ou de votre facture à payer sur votre appareil mobile

Vous pouvez utiliser l’appli mobile de QuickBooks en ligne pour saisir et téléverser des reçus et des factures à payer à partir de votre appareil mobile.

Note : Si ce n’est pas déjà fait, installez l’appli QuickBooks en ligne pour iOS ou Android.

  1. Ouvrez l’appli mobile QuickBooks en ligne.
  2. Sélectionnez le Menu ≡ icône.
  3. Sélectionnez Capture de reçus.
  4. Sélectionnez le Icône de caméra et prenez une photo de votre reçu ou de votre facture.
  5. Sélectionner Utiliser cette photo, puis Terminé.

Note : Votre appareil Android émet-il un signal sonore lorsque vous capturez des reçus? Voici comment désactiver.

Envoyer des reçus ou des factures à payer par courriel à QuickBooks

Si vous avez un reçu ou une facture à payer, vous pouvez également envoyer votre reçu ou votre facture à payer par courriel à QuickBooks en ligne. Nous en extrairons les renseignements pertinents pour créer une opération que vous devrez réviser.

Étape 2 : Réviser, ajouter ou apparier des reçus et des factures à payer

Vous avez maintenant téléversé vos reçus et vos factures à payer dans QuickBooks. Ces reçus et factures à payer ne figurent pas encore dans vos documents comptables. Vous devez d’abord les réviser, les modifier, les ajouter ou les apparier à des opérations existantes. Voici comment procéder.

  1. Allez à Tenue des livres, sélectionnez Opérations, puis sélectionnez Reçus (Accéder).
  2. Sous l’onglet Pour révision, vous pouvez réviser les reçus et les factures à payer que vous avez téléversés. QuickBooks vous indique s’il a trouvé dans vos documents comptables des opérations existantes qui correspondent aux reçus ou aux factures à payer que vous avez téléversés.
  3. Vérifiez les étiquettes dans la colonne Action pour connaître les prochaines étapes.

Si QuickBooks ne trouve aucun document

Si QuickBooks ne peut pas trouver une opération existante qui correspond, vous pouvez créer une nouvelle opération à partir de votre reçu ou de votre facture à payer.

  1. Sélectionner Réviser pour apporter des corrections ou ajouter des renseignements manquants.
  2. Sélectionner Enregistrez et cliquez sur Suivant.
  3. Sélectionner Créer une facture à payer ou Créer une dépense.

Si QuickBooks trouve un document

Cela signifie que QuickBooks a trouvé une opération existante qui correspond au reçu ou à la facture à payer que vous avez téléversés.

  1. Sélectionnez le liste déroulante▼ à côté de Apparier, puis Réviser. Ou sélectionnez Apparier pour lier immédiatement votre reçu ou votre facture à payer à l’opération.
  2. Passez en revue la correspondance potentielle.
  3. Sélectionner Apparier pour connecter le reçu ou la facture à payer à votre opération existante.

Si QuickBooks trouve plus d’un document

  1. Sélectionnez la liste déroulante ▼ à côté de Apparier, puis sélectionnez Réviser.
  2. Comparez les correspondances potentielles, puis sélectionnez la facture à payer ou la dépense appropriée.
  3. Sélectionnez Apparier pour associer l’opération au reçu ou à la facture à payer.
  1. Allez à Menu ≡.
  2. Sélectionnez Capture de reçus.
  3. Vous trouverez les reçus et les factures à payer qui ne sont pas encore dans vos documents comptables sous l’onglet Pour révision.
  4. Vérifiez les reçus et les factures à payer que vous avez téléversés. Vérifiez l’étiquette sous le montant du reçu ou de la facture à payer pour connaître les prochaines étapes.

S’il y a un ou plusieurs documents trouvés

Si QuickBooks trouve une ou plusieurs opérations qui correspondent au reçu ou à la facture à payer que vous avez téléversé, voici ce que vous pouvez faire.

  1. Sélectionnez le reçu pour afficher les opérations correspondantes.
  2. Sélectionnez l’opération à laquelle vous voulez apparier le reçu ou la facture à payer.

Si QuickBooks ne trouve aucun document (aucune étiquette sous le montant du reçu ou de la facture à payer)

Si aucune étiquette n’apparaît sous le montant d’un reçu ou d’une facture à payer, cela signifie que QuickBooks n’arrive pas à trouver d’opération correspondante. Vous pouvez créer une nouvelle opération en fonction de votre reçu ou de votre facture à payer.

  1. Sélectionnez le reçu ou la facture à payer.
  2. Créez une dépense ou une facture à payer.

Conseil : Vous pouvez également faire glisser le reçu ou la facture à payer pour ajouter rapidement une dépense ou une facture impayée à vos documents comptables.

S’il manque des renseignements dans le reçu ou la facture à payer

Cela signifie que QuickBooks ne peut pas extraire tous les renseignements pertinents et a besoin de plus de détails avant de pouvoir créer une dépense ou une facture à payer.

  1. Sélectionnez le reçu ou la facture à payer pour ajouter des détails. 
  2. Sélectionner Enregistrer le reçu ou Enregistrer la facture à payer.
  3. Créez une dépense ou une facture à payer.

Note : Allez à l’onglet Révisé pour afficher tous les reçus et toutes les factures à payer que vous avez ajoutés à vos documents comptables. Vous pouvez faire glisser un reçu ou une facture à payer vers la droite pour annuler tout changement et retourner à l’onglet Pour révision.

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