Apprenez comment corriger des soldes de Comptes clients (CC) ou de Comptes fournisseurs (CF) sur un bilan de comptabilité de caisse.
Les problèmes de solde sont généralement attribuables à l’une des deux causes suivantes : soit une opération liée à des comptes fournisseurs ou à des comptes clients a affecté le compte de bilan, soit un paiement n’a pas été appliqué.
Dans cet article, vous apprendrez ce qui suit :
- Opérations qui ont une incidence sur un bilan
- Comment créer une écriture de journal pour des comptes clients
- Comment créer une écriture de journal pour des comptes fournisseurs
- Paiements non appliqués
- Comment appliquer des paiements aux comptes clients
- Comment appliquer des paiements aux comptes fournisseurs
Opérations ayant une incidence sur un bilan
Un solde de comptes clients ou de comptes fournisseurs sur un bilan de comptabilité de caisse est souvent attribuable à une opération liée à des Comptes clients (CC) ou à des Comptes fournisseurs (CF).
Dès que l’écriture est enregistrée, le compte client ou le compte fournisseur affiche un solde positif jusqu’à ce que vous receviez le paiement ou payiez la facture.
Voici quelques exemples courants :
- Taxe de vente : compte de passif normalement déclaré sous la TPS/TVH à payer. Note : Le nom de ce compte peut varier selon l’administration fiscale que vous avez configurée.
- Dépôts de garantie : ils sont souvent saisis sur une facture au moyen d’un article de produit/service qui relève d’un compte de passif de dépôt de garantie.
- Provisions sur honoraires : elles sont souvent saisies au moyen d’un article de produit/service qui relève d’un compte de passif.
- Achat d’actifs : facture à payer saisie pour l’achat d’un actif.
Dans ces cas, vous pouvez laisser le solde tel quel. Ces soldes n’ont aucune incidence sur le rapport État des résultats, ce qui est la principale préoccupation de la comptabilité de caisse, qui n’a pas pour objet de faire en sorte que le solde des comptes clients ou des comptes fournisseurs soit de zéro. Votre comptable peut contrepasser les soldes de Comptes clients (CC) ou de Comptes fournisseurs (CF) en utilisant les comptes appropriés lors de la préparation de votre déclaration de revenus.
Il est déconseillé d’essayer de corriger ces comptes en créant une écriture de journal, surtout pour la taxe de vente, car il faudrait alors saisir un poste distinct pour chaque compte client ayant un solde de taxe de vente.
Toutefois, si vous décidez de créer une écriture de journal, vous devriez saisir une date de fin de la période et la configurer pour qu’elle soit contrepassée le jour suivant. Pour les factures, l’écriture de journal débite le compte visé par la facture et crédite les comptes clients. Pour les factures à payer, elle crédite le compte d’actif et débite les comptes fournisseurs.
Avertissement : Il est important de consulter un comptable avant d’essayer de corriger ces comptes au moyen d’une écriture de journal.
Les sections suivantes décrivent les étapes de création et de contrepassation d’une écriture de journal. Pour voir les étapes, sélectionnez l’option ci-dessous :
Créer une écriture de journal pour des comptes clients
- Sélectionnez + Nouveau.
- Sous Autre, sélectionnez Écriture de journal.
- Saisissez la Date de l’écriture de journal. La Date de l’écriture de journal est la date de fin de la période.
- Sur la première ligne, sélectionnez le compte visé par la facture dans la liste déroulante de la colonne Compte.
- Saisissez le montant dans la colonne Débits.
- Saisissez la raison de cette écriture de journal dans le champ Description.
- Sur la deuxième ligne, sélectionnez Comptes clients (CC) dans la liste déroulante de la colonne Compte. Le montant est automatiquement saisi dans la colonne Crédits.
Note : Si vous répartissez ce montant sur plusieurs comptes clients, modifiez le montant pour qu’il reflète la taxe de vente d’un seul client. - Sélectionnez le client dans la liste déroulante de la colonne Nom.
- Sélectionnez Enregistrer et fermer.
L’écriture de journal est créée.
Créer une écriture de journal pour des comptes fournisseurs
Veuillez noter que pour compenser les comptes fournisseurs ou les soldes de fournisseurs, le type de compte « Crédit » est généralement une dépense ou un passif. Mais il est très important que vous consultiez un comptable. Il en va de même pour le rajustement des comptes clients.
- Sélectionnez + Nouveau.
- Sous Autre, sélectionnez Écriture de journal.
- Saisissez la Date de l’écriture de journal. La Date de l’écriture de journal est la date de fin de la période.
- Sur la première ligne, sélectionnez le compte de dépenses ou de passif visé par la facture à payer dans la liste déroulante de la colonne Compte.
- Saisissez le montant dans la colonne Crédits.
- Saisissez la raison de cette écriture de journal dans le champ Description.
- Sur la deuxième ligne, sélectionnez Comptes fournisseurs (CF) dans la liste déroulante de la colonne Compte. Le montant devrait être automatiquement saisi dans la colonne Débits.
- Sélectionnez le Fournisseur dans la liste déroulante de la colonne Nom.
- Sélectionnez Enregistrer et fermer.
L’écriture de journal est créée.
Configurer l’écriture de journal de manière à la contrepasser
Une fois que l’écriture de journal des comptes clients ou des comptes fournisseurs aura été créée, vous devrez la configurer de manière à ce qu’elle soit contrepassée :
- Sélectionnez l’icône Rechercher dans la barre d’outils.
- Repérez l’écriture de journal que vous avez créée et sélectionnez-la pour l’ouvrir.
- Sélectionnez Contrepasser.
- Repoussez la Date de l’écriture de journal à un jour après la date de l’écriture de journal d’origine.
- Sélectionnez Enregistrer et fermer.
L’écriture de journal que vous avez créée sera contrepassée en conséquence.
Paiements non appliqués
Les paiements non appliqués constituent la deuxième cause la plus fréquente d’un solde dans les comptes clients ou les comptes fournisseurs.
Les paiements de factures qui ne sont pas appliqués aux factures à payer, ou les paiements reçus qui ne sont pas appliqués aux factures, ont une incidence négative sur les comptes fournisseurs et les comptes clients. Vous pouvez corriger cette situation en ouvrant les paiements dans les registres des clients ou des fournisseurs et en les appliquant.
Il arrive parfois que des paiements ne soient pas appliqués parce que vous n’avez pas saisi les factures correspondantes. Pour corriger cette situation, vous devez saisir les factures manquantes avant de leur appliquer les paiements.
Les sections suivantes fournissent des renseignements sur la façon de trouver et de traiter les paiements non appliqués.
Trouver les paiements non appliqués
Pour trouver les paiements non appliqués, consultez le rapport Détails du solde des clients ou Détails du solde des fournisseurs.
- Allez à Rapports (Accéder),
- Repérez et sélectionnez le rapport Détails du solde des clients ou Détails du solde des fournisseurs.
- Passez en revue le rapport afin de repérer les paiements non appliqués.
Une fois que vous aurez repéré les paiements non appliqués, vous pourrez les appliquer dans les Comptes clients (CC) ou les Comptes fournisseurs (CF). Pour voir les étapes, sélectionnez l’option ci-dessous :
Appliquer les paiements aux comptes clients
- Allez à Ventes et sélectionnez Toutes les ventes (Accéder).
- Dans l’onglet Toutes les ventes, sélectionnez Filtre.
- Dans la liste déroulante Type, sélectionnez Argent reçu.
- Sélectionnez le nom d'un Client dans la liste.
- Sélectionnez Appliquer.
- Repérez et sélectionnez le paiement non appliqué pour ouvrir la fenêtre Recevoir un paiement.
- Dans la section Opérations non réglées, sélectionnez la ou les factures auxquelles le paiement doit être appliqué.
- Sélectionnez Enregistrer et fermer.
Le paiement est appliqué correctement.
Appliquer les paiements aux comptes fournisseurs
- Allez à Dépenses, puis sélectionnez Dépenses (Accéder).
- À partir de l’écran Dépenses, sélectionnez Filtre.
- Dans la liste déroulante Type, sélectionnez Paiements récents.
- Sélectionnez Appliquer.
- Sélectionnez le paiement de facture non appliqué dans la liste pour ouvrir la fenêtre Paiement de facture.
- À partir du panneau Ajouter au paiement de facture, sélectionnez Ajouter en regard des factures à payer auxquelles appliquer le paiement.
- Sélectionnez Enregistrer et fermer.
Le paiement est correctement appliqué à la facture.
Réviser les rapports d’opérations
Le Rapport d’opérations peut vous montrer le solde du client ou du fournisseur qui crée un total dans les comptes clients ou les comptes fournisseurs.
- Allez à Rapports (Accéder).
- Repérez et ouvrez le Bilan.
- Sélectionnez le montant indiqué pour les Comptes clients (CC) ou les Comptes fournisseurs (CF) afin d’ouvrir le Rapport d’opérations pour ce compte.
- Sélectionnez Personnaliser.
- Dans le volet Personnaliser un rapport, sélectionnez l’élément Lignes/Colonnes pour ouvrir la section.
- Dans la liste déroulante Regrouper par, sélectionnez Client pour les comptes clients ou Fournisseur pour les comptes fournisseurs.
- Sélectionnez Exécuter le rapport.
Vous pouvez utiliser l’information figurant dans le rapport pour identifier la cause du solde et déterminer les mesures à prendre.