Comment préparer les relevés 1 et le sommaire dans QuickBooks en ligne

Les relevés 1 sont utilisés pour déclarer à Revenu Québec tous les revenus versés à vos employés du Québec durant l’année civile précédente. Vous devez les préparer et les transmettre à Revenu Québec.

• Réviser les renseignements de vos employés
• Préparer les relevés 1 et les formulaires de fin d’année
• Envoyer des relevés 1 à vos employés à l’aide de Main-d’œuvre
• Transmettre votre sommaire 1
• Déclaration de clôture de l’entreprise
• Information sur la modification des feuillets

Révisez les renseignements de vos employés

Avant de préparer les relevés 1 (RL-1), vous devez vérifier :

• Les données des employés
• Les renseignements relatifs aux avantages des employés
• Les retenues sur la paie

1. Naviguez vers Paie et sélectionnez Employés (Accéder).
2. Sélectionnez un employé.
3. Sélectionnez Modifier ✏ pour ajouter ou modifier ces renseignements.
4. Sélectionnez Terminé.

Préparer les relevés 1 et les formulaires de fin d’année

Vous devez par la suite préparer un relevé 1 à l’intention de chaque employé :

1. Naviguez vers Taxes et sélectionnez Cotisations sociales (Accéder).
2. Sélectionnez l’onglet Déclarations.
3. Sélectionnez Réviser pour Sommaire RL-1 sous Action requise pour vous assurer que les montants agrégés sont exacts. Sélectionnez Suivant pour continuer dans Relevés 1 de l’employeur.
   Note :Cette section ouvre le 1er janvier, date limite pour la production des relevés 1.
4. Sous Relevés 1 de l’employeur, sélectionnez Prévisualiser pour vous assurer que les montants sont exacts. Sélectionnez Suivant pour continuer dans Relevés 1 de l’employé.
5. Sous Relevés 1 de l’employé, sélectionnez Prévisualiser pour enregistrer ou imprimer la copie des feuillets T4 à envoyer aux employés. Sélectionnez Enregistrer la soumission pour passer à l’étape suivante.
6. Sous Envoyer à Main-d’œuvre, sélectionnez les employés auxquels vous voulez envoyer les relevés 1 dans Main-d’œuvre et cliquez sur Soumettre.
7. Cliquez sur Terminer pour terminer.

Envoyer des relevés 1 à vos employés en utilisant Main-d’œuvre

Inviter votre employé dans Main-d’œuvre :

1. Allez à Employés, puis sélectionnez Employés (Accéder).
2. Sélectionnez Inviter les employés à utiliser QuickBooks Main-d’œuvre.
3. Sélectionnez l’employé que vous voulez inviter.
4. Sélectionnez Envoyer une invitation. Votre employé recevra une invitation par courriel.

Lorsque votre employé accepte l’invitation et se connecte à Main-d’œuvre, il est prêt à recevoir son Relevé 1.

Si vous n’avez pas envoyé les relevés 1 à vos employés lors de la préparation des relevés 1 et des formulaires de fin d’année, ou si vous devez envoyer les relevés 1 de nouveau, suivez les étapes ci-dessous :

1. Allez à Taxes, puis sélectionnez Cotisations sociales (Accéder).
2. Sélectionnez Déclarations, puis faites défiler vers le bas jusqu’à la section Terminer.
3. Sélectionnez Envoyer dans la case Relevés 1 de l’employé.
4. Sélectionnez les employés auxquels vous voulez envoyer les relevés 1 dans Main-d’œuvre, puis sélectionnez Soumettre.

Note : Vous ne pouvez pas envoyer les relevés 1 aux employés avant le 1er janvier.

Transmettre votre relevé 1 à Revenu Québec

En dernier lieu, vous devez transmettre votre Sommaire 1 à Revenu Québec :

1. Téléchargez votre formulaire de Sommaire 1 (Sommaire des retenues et des cotisations de l’employeur) à partir du site Web de Revenu Québec.
2. Allez à Taxes, puis sélectionnez Cotisations sociales (Accéder).
3. Sélectionnez l’onglet Déclarations.
4. Sélectionnez Réviser dans la case Sommaire 1.
5. Sélectionnez Prévisualiser pour ouvrir le sommaire dans Adobe Acrobat.
6. Utilisez cette information pour vous aider à remplir le Sommaire 1. Lorsque c’est fait, fermez la fenêtre d’Adobe Acrobat.
7. Envoyez vos relevés 1 remplis et votre Sommaire 1 à Revenu Québec avant le dernier jour de février.

Note : Revenu Québec a mis à jour ses exigences de soumission par voie électronique. Toute personne qui produit six formulaires ou plus du même type doit le faire par voie électronique sur le site Web de Revenu Québec. Pour soumettre vos Sommaires 1,‌visitez le site Web de Revenu Québec pour voir les options qui s’offrent à vous pour soumettre des feuillets de renseignements.

Déclaration de fermeture d’entreprise

Lorsque vous fermez une entreprise, vous devez soumettre vos relevés 1 et votre sommaire dans les 30 jours suivant la fermeture de l’entreprise. La section À VENIR affiche une année d’accumulation où vous pouvez prévisualiser et imprimer des formulaires PDF pour la production sur papier. Suivez les étapes ci-dessous pour obtenir les documents de relevé 1 requis pour vos déclarations de fermeture d’entreprise.

1. Sélectionnez Taxes, puis Cotisations sociales (Accéder).
2. Sélectionnez l’onglet Déclarations, puis accédez à la section À venir.
3. Sélectionnez Prévisualiser pour afficher et imprimer le Sommaire 1, les relevés 1 de l’employeur et les relevés 1 de l’employé.
4. Produisez les formulaires requis sur papier.

Modification des feuillets

L’envoi de relevés 1 modifiés n’est pas pris en charge dans QuickBooks en ligne. Pour savoir comment soumettre des formulaires modifiés, consultez les instructions de Revenu Québec sur la modification d’un relevé.