Comment préparer des relevés 1 (RL-1) et un sommaire dans QuickBooks en ligne

Les relevés 1 sont utilisés pour déclarer à Revenu Québec tous les revenus que vous avez payés à vos employés du Québec au cours de l’année civile précédente. Vous devez les préparer et les transmettre à Revenu Québec..

• Réviser les renseignements de vos employés
• Préparer les relevés 1 et les formulaires de fin d’année
• Envoyer des relevés 1 à vos employés à l’aide de Main-d’œuvre
• Transmettre votre sommaire 1 à Revenu Québec
• Déclaration de clôture de l’entreprise
• Information sur la modification des feuillets

Pour une meilleure expérience, ouvrez cet article dans QuickBooks. Lancer la vue côte à côte.

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Réviser les renseignements de vos employés

Avant de préparer le relevé 1, vous devez vérifier les données de l’employé, les renseignements sur les avantages sociaux et les retenues sur la paie :

1. Accédez à Paie et sélectionnez Employés (Accéder).
2. Sélectionnez un employé.
3. Sélectionnez Modifier ✏ pour ajouter ou modifier ces renseignements.
4. Sélectionnez Terminer.

Préparer les relevés 1 et les formulaires de fin d’année

Vous devez par la suite préparer un relevé 1 à l’intention de chaque employé :

1. Naviguez vers Taxes et sélectionnez Cotisations sociales (Accéder).
2. Sélectionnez l’onglet Déclarations.
3. Sélectionnez Vérifier pour Sommaire RL-1 sous VOTRE INTERVENTION EST REQUISE pour vous assurer que les montants agrégés sont exacts. Sélectionnez Suivant pour continuer à Relevés 1 de l’employeur. 
   Note : Cette section ouvre le 1er janvier, date limite pour la production des relevés 1.
4. Sous Relevés 1 de l’employeur, sélectionnez Prévisualiser pour vous assurer que les montants sont exacts. Sélectionnez Suivant pour continuer dans Relevés 1 de l’employé.
5. Sous Relevés 1 de l’employé, sélectionnez Prévisualiser pour enregistrer ou imprimer la copie des feuillets T4 à envoyer aux employés. Sélectionnez Enregistrer la soumission pour passer à l’étape suivante.
6. Sous Envoyer à Main-d’œuvre, sélectionnez les employés auxquels vous voulez envoyer les relevés 1 dans Main-d’œuvre et cliquez sur Soumettre.
7. Cliquez sur Terminer pour terminer.

Note : pour les employés qui travaillent au Québec, vous devez préparer les relevés RL-1 et les feuillets T4.

Envoyer des relevés 1 à vos employés en utilisant Main-d’œuvre

Inviter votre employé dans Main-d’œuvre :

1. Allez à Employés, puis sélectionnez Employés (Accéder).
2. Sélectionnez Inviter les employés à utiliser QuickBooks Main-d’œuvre.
3. Sélectionnez l’employé que vous voulez inviter.
4. Sélectionnez Envoyer une invitation. Votre employé recevra une invitation par courriel.

Lorsque votre employé accepte l’invitation et se connecte à Main-d’œuvre, il est prêt à recevoir son Relevé 1.

Si vous n’avez pas envoyé les relevés 1 à vos employés lors de la préparation des relevés 1 et des formulaires de fin d’année, ou si vous devez envoyer les relevés 1 de nouveau, suivez les étapes ci-dessous :

1. Allez à Taxes, puis sélectionnez Cotisations sociales (Accéder).
2. Sélectionnez Déclarations, puis faites défiler vers le bas jusqu’à la section Terminer.
3. Sélectionnez Envoyer dans la case Relevés 1 de l’employé.
4. Sélectionnez les employés auxquels vous voulez envoyer les relevés 1 dans Main-d’œuvre, puis sélectionnez Soumettre.

Note : Vous ne pouvez pas envoyer les relevés 1 aux employés avant le 1er janvier.

Transmettre votre relevé 1 à Revenu Québec

Finalement, vous devrez soumettre votre sommaire 1 à Revenu Québec. :

1. Allez à Taxes, puis sélectionnez Cotisations sociales (Accéder).
2. Sélectionnez l’onglet Déclarations.
3. Sous Relevés 1 de l’employeur, sélectionnez Fichier et téléchargez le fichier XML à téléverser sur le site Web de Revenu Québec.
4. Allez à la page Transmettre les relevés sur le site Web de Revenu Québec.
5. Lisez l’avis de non-responsabilité et sélectionnez Démarrer.
6. Saisissez les renseignements requis et sélectionnez Suivant.
7. Repérez le fichier RL-1 XML sur votre ordinateur et téléversez- le sur le site Web de Revenu Québec.
8. Soumettez votre déclaration.

Note : Revenu Québec a mis à jour ses exigences de soumission par voie électronique. Toute personne qui produit six formulaires ou plus du même type doit le faire par voie électronique sur le site Web de Revenu Québec. Pour soumettre vos Sommaires 1,‌visitez le site Web de Revenu Québec pour voir les options qui s’offrent à vous pour soumettre des feuillets de renseignements.

Déclaration de clôture de l’entreprise

Lorsque vous fermez une entreprise, vous devez soumettre vos relevés 1 et votre sommaire dans les 30 jours suivant la fermeture de l’entreprise. La section À VENIR affiche une année d’accumulation où vous pouvez prévisualiser et imprimer des formulaires PDF pour la production sur papier. Suivez les étapes ci-dessous pour obtenir les documents de relevé 1 requis pour vos déclarations de fermeture d’entreprise.

1. Sélectionnez Taxes, puis Cotisations sociales (Accéder).
2. Sélectionnez l’onglet Déclarations, puis accédez à la section À venir.
3. Sélectionnez Prévisualiser pour afficher et imprimer le Sommaire 1, les relevés 1 de l’employeur et les relevés 1 de l’employé.
4. Produisez les formulaires requis sur papier.

Modification des feuillets

L’envoi de relevés 1 modifiés n’est pas pris en charge dans QuickBooks en ligne. Pour savoir comment soumettre des formulaires modifiés, consultez les instructions de Revenu Québec sur la modification d’un relevé.