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Hélène R
Niveau 1

Rapprochement de plusieurs paiements avec une facture

Bonjour,

 

Comment rapprocher plusieurs paiements concernant une seule facture?

Merci d'avance pour vos réponses.

 

Cordialement,

 

Hélène R

5 RÉPONSES 5
Nawel
Modérateur

Rapprochement de plusieurs paiements avec une facture

Bonjour @Hélène R

Nous sommes ravis de vous revoir sur la Communauté QuickBooks Online France. 

 

Pourriez-vous me confirmer les informations suivantes : 

 

  • Avez-vous déjà créé les paiements ?

  • Avez-vous marqué comme payée la facture ? 

  • Souhaitez-vous rapprocher les paiements (document comptable) de la facture ou bien rapprocher les lignes de transaction bancaire correspondant aux différents paiements de la facture ? 

Trois options s’offrent à vous, tout dépendra de votre réel besoin : 

 

  1. Rapprochement comptable : Enregistrer les paiements d’une facture + rapprocher ces paiements de la banque (si vous utilisez la partie bancaire dans QuickBooks)

 

Lorsque vous recevez un paiement, vous devez indiquer que la facture associée a été payée, sans quoi elle restera en cours dans QuickBooks.

Votre client ne vous a réglé la facture en plusieurs versements ? Vous devez enregistrer tous les paiements. 

  1. Cliquez sur + Nouveau.

  2. Sélectionnez Paiement entrant.

  3. Sélectionnez le nom du client dans le menu déroulant.

  4. Choisissez le mode de paiement.

  5. Entrez le n° de référence et un mémo au besoin.

  6. Dans le champ Montant reçu, indiquez le montant effectivement réglé par votre client.

  7. Dans la section Opérations en cours, cochez les factures auxquelles appliquer le paiement.

  8. Choisissez le compte de dépôt (votre compte bancaire, par exemple).

  9. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

Reproduisez ces étapes pour chacun des versements effectué par votre client. 

 

==> Puis suivez le point 3 pour rapprocher les opérations bancaires constituant les versements de votre client avec les paiements comptables que vous venez de créer. 

 

2) Rapprochement bancaire : Si vous avez créé la facture dans QuickBooks, sans y associer de paiement (votre facture est encore marquée “à payer”) : 

 

Le rapprochement bancaire de la facture peut se faire directement sur la page Banque. 

 

Vous allez pouvoir rapprocher chaque ligne de transaction bancaire (paiement) à la même facture. Il faudra reproduire les mêmes étapes pour toutes les lignes de transaction bancaire correspondant à la facture. Une fois la dernière ligne de transaction bancaire rapprochée, la facture sera définitivement soldée et marquée comme payée. 

  1. Rendez-vous sur la page Banque - colonne à valider

  2. Sélectionnez l'opération pour développer l'affichage. 

  3. Cliquez sur Trouver une correspondance

  4. Filtrez par date vous assurant que la date de facture est bien comprise. 

  5. Sélectionnez la facture concernée par cette ligne de transaction bancaire constituant un des paiements.

  6. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Rapprocher/Valider. 

  7. Recommencez les mêmes étapes pour toutes les lignes de transactions bancaires correspondant aux différents versements de votre client pour solder la facture. 

 

3) Rapprochement bancaire : Si vous avez créé la facture dans QuickBooks mais aussi les différents paiements en marquant comme payée la facture (sans être encore passée par la banque). 

 

Vous allez pouvoir rapprocher ici chaque ligne de transaction bancaire (paiement) aux différents paiements comptables créés préalablement pour solder la facture. Il faudra reproduire les mêmes étapes pour toutes les lignes de transaction bancaire correspondant aux différents paiements de la facture. 

 

  1. Rendez-vous sur la page Banque - colonne à valider, 

  2. Sélectionnez l'opération pour développer l'affichage. 

  3. Cliquez sur Trouver une correspondance

  4. Filtrez par date vous assurant que la date de facture est bien comprise.

  5. Sélectionnez le paiement concerné par cette ligne de transaction bancaire

  6. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Rapprocher/Valider. 

  7. Recommencez les mêmes étapes pour toutes les lignes de transactions bancaires correspondant aux différents versements de votre client pour rapprocher toute la facture. 

L'article suivant qui est disponible sur notre Communauté, reprend pas à pas les différentes manières de rapprocher vos opérations bancaires à vos opérations comptables : Rapprocher une opération existante

 

J’espère que ces informations vous seront utiles. 

Je reste disponible pour tout éclaircissement que vous estimeriez nécessaire. 

 

Je vous souhaite en attendant une excellente journée,

Nawel 

Hélène R
Niveau 1

Rapprochement de plusieurs paiements avec une facture

Bonjour,

 

Merci pour ces informations précises.

Je n'ai pas précisé qu'il s'agit d'une facture fournisseurs : nous la réglons par prélèvements, mais plusieurs prélèvements sont faits (facturation mensuelle).

 

Merci d'avance pour votre aide.

 

Cordialement,

 

Hélène R

Nawel
Modérateur

Rapprochement de plusieurs paiements avec une facture

Bonjour @Hélène R

 

Je vous remercie de votre prompt retour !

 

La facture fournisseur se voit appliquer les mêmes règles quant au rapprochement avec la banque. 

 

Vous avez deux possibilités : 

 

A) Créer un paiement sortant pour chaque prélèvement -  puis rapprocher le paiement à la ligne de transaction bancaire 

 

Pour créer le paiement sortant : 

  1. Cliquez sur + Nouveau.
  2. Sous Fournisseurs, sélectionnez Paiement sortant.
  3. Sélectionnez un compte de paiement et entrez ou vérifiez la date du paiement. Utilisez le compte à partir duquel vous payez les factures. Si vous souhaitez enregistrer des paiements à des dates différentes, vous devrez entrer chaque paiement partiel séparément en fonction de la date des prélèvements. 
  4. Renseignez par Paiement sortant le montant d'un prélèvement.
  5. Cliquez sur enregistrer. 

 

Pour rapprocher le paiement sortant de la ligne de transaction bancaire : 

  1. Rendez-vous sur la page Banque - colonne à valider, 

  2. Sélectionnez l'opération pour développer l'affichage. 

  3. Cliquez sur Trouver une correspondance

  4. Filtrez par date vous assurant que la date de facture est bien comprise.

  5. Sélectionnez le paiement sortant concerné par cette ligne de transaction bancaire

  6. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Rapprocher/Valider. 

  7. Recommencez les mêmes étapes pour toutes les lignes de transactions bancaires correspondant aux différents prélèvements de votre fournisseur pour rapprocher toute la facture. Une fois tous les prélèvements effectués et rapprochés, votre facture sera définitivement soldée. 

 

 

B) Rapprocher la facture directement à la ligne de transaction bancaire 

 

Vous allez pouvoir rapprocher chaque ligne de transaction bancaire (prélèvement) à la même facture. Il faudra reproduire les mêmes étapes pour toutes les lignes de transaction bancaire correspondant à la facture. Une fois la dernière ligne de transaction bancaire rapprochée, la facture sera définitivement soldée et marquée comme payée. 

  1. Rendez-vous sur la page Banque - colonne à valider

  2. Sélectionnez l'opération pour développer l'affichage. 

  3. Cliquez sur Trouver une correspondance

  4. Filtrez par date vous assurant que la date de facture est bien comprise. 

  5. Sélectionnez la facture fournisseur concernée par cette ligne de transaction bancaire constituant un des prélèvements.

  6. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Rapprocher/Valider. 

  7. Recommencez les mêmes étapes pour toutes les lignes de transactions bancaires correspondant aux différents prélèvements de votre fournisseur pour solder la facture.

 

J'espère que ces informations vous seront utiles. 

Je vous souhaite en attendant de vous lire, une agréable journée, 

À bientôt, 

Nawel 

Sylvie33
Niveau 2

Rapprochement de plusieurs paiements avec une facture

Bonjour,

 

Je me permets de relancer le sujet car je dois rapprocher une facture fournisseurs à plusieurs débits bancaires (Pour les frais bancaires, nous avons une facture mensuelle, mais les frais sont prélevés en plusieurs fois dans le mois, ce qui donne lieu à plusieurs écritures bancaires)

J'ai essayé de faire avec votre 2e solution (B). Or quand je clique sur "trouver une correspondance", même en mettant les bons filtres, ma facture mensuelle de la banque n'apparait pas. Après plusieurs tests, j'ai l'impression que QB fait un filtre et affiche uniquement les dépenses dont le montant est inférieur ou égal à la ligne à justifier. Or ma facture à un montant supérieur (et je dois la rattacher à plusieurs débits bancaires).

Je précise que cette facture a été enregistrée en "achat comptant", est-ce pour cela que QB fait un filtre sur le montant ?

Je n'ai pas réussi à l’enregistrer en tant que facture fournisseur car il s'agit d'un abonnement Simple start. Comment faire dans ce cas ? Peut-on enregistrer des factures fournisseurs avec un abonnement Simple start? (si le problème vient de là ...)

Merci par avance pour votre aide.

Bien cordialement

Sylvie BONNEVIN

sm121792
Modérateur

Rapprochement de plusieurs paiements avec une facture

Bonjour @Sylvie33

 

Merci d'avoir contacté la Communauté QuickBooks France. 

 

Il n'est pas possible de lier un achat comptant à plusieurs opérations bancaires, car un achat comptant en comptabilité en considéré étant une dépense payée au comptant (en une seule fois) p.ex. restaurant. 

 

Vu que vous avez une version Simple Start et que les factures fournisseurs sont disponibles que sur les versions Essentials et Plus, je vous conseille de créer un achat comptant par chaque opération bancaire ou de changer vers la version Essentials pour pouvoir créer des factures fournisseurs entre autres. 

 

Cordialement, 

 

Soraia, Modératrice de la Communauté QuickBooks Online France.