2020-02-07 12:41:43 Controla tu negocio English Te explicamos c贸mo funciona QuickBooks y te decimos c贸mo utilizar cada una de sus herramientas para hacer crecer tu negocio al... https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/es_mx_qrc/uploads/2020/01/dan-dimmock-snwnjxm8ety-unsplash.jpg https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/controla-tu-negocio/como-funciona-quickbooks/ 驴C贸mo funciona QuickBooks?

驴C贸mo funciona QuickBooks?

8 Minutos para leer

Para sacarle el m谩ximo provecho a tu negocio, tomar las mejores decisiones, mantener tus finanzas en orden y optimizar tus procesos contables, necesitas saber c贸mo funciona QuickBooks.

Si todav铆a no lo conoces, QuickBooks es un sistema de contabilidad en l铆nea que tiene diversas funciones para ayudar a crecer a tu empresa. Cuenta con herramientas 煤tiles en distintas 谩reas que te permitir谩n ahorrar horas de capturas de datos y otros detalles que hacen que tengas que dedicar horas a tu contabilidad.

Adem谩s, QuickBooks te permite emitir una cantidad ilimitada de facturas electr贸nicas, as铆 como cumplir con tus obligaciones fiscales ante el Sistema de Administraci贸n Tributaria.

De modo que, si todav铆a no sabes c贸mo funciona QuickBooks, en este art铆culo te explicamos a detalle la forma en que puedes utilizarlo y todas las 谩reas te ser谩 煤til.

En caso de que todav铆a no cuentes con el servicio, habla con un asesor de ventas para adquirir QuickBooks para tu negocio marcando al 800-461-0093.

Para comenzar

Si quieres comenzar a utilizar QuickBooks, lo primero que tienes que hacer es entrar a la p谩gina oficial. Desde ah铆, selecciona alguno de los planes de QuickBooks, cada uno ofrece opciones distintas dependiendo de tu tipo de negocio y si vas empezando o si eres una empresa m谩s grande.

Posteriormente tendr谩s que crear tu cuenta con tu correo electr贸nico y una contrase帽a fuerte. Despu茅s de crearla, QuickBooks te pedir谩 tus datos bancarios para hacer el cargo a tu tarjeta. Los planes son mensuales y puedes cancelar en el momento que quieras. Recuerda que QuickBooks te brinda la seguridad de que toda tu informaci贸n est谩 protegida.

Ya que tienes tu cuenta, tendr谩s que realizar la configuraci贸n inicial. Te recomendamos hacerla junto a tu contador o a la persona que est茅 a cargo de tu contabilidad o finanzas. Y 隆listo!, ya puedes empezar a utilizar QuickBooks de las siguientes formas:

Facturaci贸n electr贸nica

Quiz谩 el proceso m谩s importante para entender c贸mo funciona QuickBooks es el de la facturaci贸n. Los datos de tus facturas te permitir谩n obtener informaci贸n de tu empresa que utilizar谩s en otros procedimientos futuros.

La facturaci贸n es uno de los dolores de cabeza de muchas empresas. No muchas veces saben c贸mo facturar o a veces no pueden utilizar la herramienta b谩sica que proporciona el SAT.

La mejor opci贸n es utilizar un facturador electr贸nico especializado que te permita generar y timbrar la factura digital 3.3.

Para hacer una factura en QuickBooks solo tienes que dar clic en 鈥Crear鈥 y luego en 鈥Factura a clientes鈥. Enseguida te aparecer谩 el formato que deber谩s llenar con los datos de la operaci贸n que quieras facturar.

Lo primero que debes hacer es colocar los datos del cliente a quien quieres emitir la factura. Si ya lo tienes registrado en tu lista de clientes, solo deber谩s seleccionarlo y sus datos te aparecer谩n autom谩ticamente. De lo contrario, podr谩s agregar un nuevo cliente a tu lista colocando su raz贸n social, RFC y correo electr贸nico.

Luego deber谩s llenar el resto de los datos de la factura: m茅todo de pago, forma de pago, clave del producto o servicio, clave de unidad, precio y cuenta de ingresos en el que vas a registrar la operaci贸n. Una vez que el formulario est茅 completo, da clic en 鈥Guardar y cerrar鈥 o en 鈥Timbrar鈥.

En caso de que est茅s facturando por primera vez, el sistema te pedir谩 subir tu Certificado de Sello Digital (CSD). Para finalizar, agrega tu RFC y contrase帽a y da clic en 鈥Enviar鈥. Podr谩s descargar tu factura en formato XML y PDF, adem谩s de enviarla por correo electr贸nico.

QuickBooks tambi茅n tiene otras opciones que te permitir谩n gestionar tus facturas, saber el estatus de cada una y enviarte recordatorios de pago o de fechas. Asimismo, podr谩s configurar una lista de facturas recurrentes, entre otras funciones para que no se te acumulen ni te olvides de tus facturas. Todos los planes de QuickBooks incluyen facturas ilimitadas.

Conciliaciones bancarias

Una de las grandes ventajas de QuickBooks es que tiene varias opciones para automatizar procesos que antes se tardaban demasiado tiempo.

Por ejemplo, antes en realizar la conciliaci贸n bancaria se invert铆an demasiadas horas, pero ahora la puedes hacer r谩pidamente, gracias a la opci贸n que te permite conectar tu cuenta bancaria con tu usuario de QuickBooks para que puedas realizar una conciliaci贸n r谩pida y eficaz.

Una conciliaci贸n bancaria te sirve para verificar que el estado de cuenta de tu banco coincide con las operaciones registradas en QuickBooks.

Antes que nada, recuerda que deber谩s registrar todas tus transacciones en QuickBooks. As铆, a final de mes, cuando cuentes con tu estado de cuenta bancario, podr谩s realizar la conciliaci贸n de manera sencilla.

Solo da clic en 鈥Conciliar鈥 y podr谩s ver el saldo inicial de tu estado de cuenta. Deber谩s ingresar manualmente el saldo final y la fecha de corte. El sistema te mostrar谩 el balance de tu estado de cuenta y el saldo de tus transacciones registrada en QuickBooks, as铆 como la diferencia entre ellos.

En caso de que existan transacciones registradas en tu estado de cuenta que no se encuentren en QuickBooks, lo m谩s probable es que hayas olvidado ingresar la operaci贸n en el sistema de contabilidad. De ser as铆, registra la o las transacciones faltantes. Al finalizar, la diferencia entre tu estado de cuenta y tus cuentas en QuickBooks deber谩 ser igual a cero. En ese momento, tus cuentas estar谩n conciliadas.

Al conectar tu banco a QuickBooks tambi茅n sabes que puedes dar seguimiento a tus facturas y darles categor铆as espec铆ficas para mayor orden.

Genera reportes sobre tu empresa

Otra gran forma de automatizar tu negocio es creando reportes r谩pidamente. QuickBooks te permite realizar reportes de egresos, ingresos, p茅rdidas, de flujo de caja, o de otros tipos. Adem谩s, te permite personalizar qu茅 informaci贸n necesitas en cada uno de ellos.

A煤n ahora muchos negocios siguen utilizando Excel como una manera de manejar su informaci贸n, pero a煤n utiliz谩ndolo, crear reportes requiere mayor tiempo y conocimiento para lograrlo. Esto no es igual con un sistema de contabilidad electr贸nica. Si sabes c贸mo funciona QuickBooks, te puedes olvidar de la carga de hacer reportes trimestrales o anuales.

Para generar uno de los reportes est谩ndar que QuickBooks te ofrece, da clic en 鈥Reportes鈥 y luego en 鈥淓st谩ndar鈥. Podr谩s ver la lista de reportes disponibles y seleccionar el que desees. Si quieres modificar la forma en que el reporte est谩 presentado, da clic en el bot贸n 鈥Personalizar鈥. Podr谩s seleccionar el periodo que quieres abarcar, el m茅todo de contabilidad, organizar las filas y las columnas y agregar algunos filtros.

Los filtros te permiten seleccionar las cuentas que quieres que se muestren en el reporte. Tambi茅n podr谩s elegir los clientes, proveedores y productos o servicios que quieres incluir en el reporte.

Una vez que hayas creado un reporte con los detalles que quieres incluir, podr谩s programarlo para que se genere autom谩ticamente. Para hacerlo, guarda tu reporte y as铆gnale un nombre. Luego ve a la lista de reportes y da clic en 鈥Reportes personalizados鈥 y en 鈥Editar鈥.

Da clic en 鈥Establecer programaciones de correo electr贸nico鈥 y selecciona la periodicidad con que quieres que se genere, ya sea diaria, semanal, quincenal o mensual. Deber谩s completar otros campos, como la cantidad de repeticiones que deseas programar, y la fecha de finalizaci贸n. Por 煤ltimo, indica las direcciones de correo electr贸nico a las que quieres que se env铆en los reportes. Y listo: llegar谩n autom谩ticamente en la fecha que hayas programado.

Ventajas de usar QuickBooks

Si ya cuentas con nuestro sistema de contabilidad electr贸nica, puedes solicitar asistencia t茅cnica gratuita o consultar tutoriales sobre c贸mo sacarle el m谩ximo provecho a esta herramienta. Al saber c贸mo funciona QuickBooks, podr谩s descubrir algunas de las siguientes ventajas:

鈥 Conoce si tu empresa es rentable

Puedes saber en unos minutos qu茅 tan rentable es tu empresa cuando QuickBooks compare todos tus egresos e ingresos dependiendo del periodo que selecciones, por lo que sabr谩s cu谩nto has ganado neto en cierto periodo.

鈥 Mejor manejo de tu n贸mina

Otra ventaja es que puedes calcular la n贸mina de tu empresa, ya que hacerlo manualmente puede llevar a errores y afectar la relaci贸n con tus empleados o meterte en problemas a la hora de pagar tus impuestos. Gracias a la opci贸n de QuickBooks, podr谩s hacerlo casi autom谩ticamente para calcular el pago de cada uno de ellos.

Incluso puedes crear cuentas para cierto n煤mero de empleados para que registren las horas de entrada y salida, y as铆 sepas cu谩nto se les debe pagar por quincena o mensualmente.

鈥 Control de inventario

Esto es muy 煤til para las empresas que manejan inventario que cambia constantemente. Por ejemplo, aquellos que comercializan alg煤n producto pueden utilizar esta herramienta. Adem谩s QuickBooks tiene varios reportes predeterminados que te permitir谩n controlar mejor tu inventario.

Hacerlo en Excel puede ser una opci贸n pero eso consume demasiado tiempo que podr铆as utilizar en otras 谩reas de tu empresa.

鈥 Invita a tus colaboradores

Al ser administrador, QuickBooks te permite crear cierto n煤mero de cuentas para dar acceso a tu informaci贸n a otros colaboradores. Podr谩s decidir a qui茅n le das acceso total y a quien le das uno m谩s restringido.

鈥 Siempre puedes pedir ayuda

Si todav铆a no sabes c贸mo usar QuickBooks, la buena noticia es que contamos con distintos medios para que conozcas m谩s de sus funciones y aprendas paso a paso c贸mo utilizar estas herramientas para ayudarle a tu negocio.

No solo tienes el servicio a cliente disponible para cuando lo necesites, tambi茅n hay diversos art铆culos de ayuda, videos e incluso webinars para que aprendas paso a paso c贸mo ocupar QuickBooks.

La informaci贸n puede ser resumida y por lo tanto incompleta. Este documento / informaci贸n no constituye, y no debe considerarse un sustituto de asesoramiento legal o financiero. Cada situaci贸n financiera es diferente, el asesoramiento proporcionado est谩 destinado a ser general. P贸ngase en contacto con sus asesores financieros o legales para obtener informaci贸n espec铆fica de su situaci贸n.

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