2021-01-18 19:02:36 Controla tu negocio English ¿Sabes qué es un programa ERP? Conoce en QuickBooks qué son los ERP, para qué sirven y cuáles son las ventajas de implementarlos en tu... https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/es_mx_qrc/uploads/2021/01/rsz_hal-gatewood-tzc3vjpck-q-unsplash.jpg https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/controla-tu-negocio/que-es-un-software-erp-y-como-ayuda-a-tu-negocio/?utm_term=&utm_campaign=PMAX+%3E+GG+%3E+MX+%3E+ES+%3E+PM&utm_source=adwords&utm_medium=ppc&hsa_acc=6089519323&hsa_cam=12556554926&hsa_grp=&hsa_ad=&hsa_src=x&hsa_tgt=&hsa_kw=&hsa_mt=&hsa_net=adwords&hsa_ver=3&gclid=CjwKCAiA55mPBhBOEiwANmzoQn99nigvHzcVD1uoUhOF_Ns2IVX0hRbLye30J55oruOIu_60vLR9QBoCtwEQAvD_BwE Qué es un software ERP y para qué sirve | QuickBooks México

Características y ventajas de un sistema ERP

11 Minutos para leer

Conoce qué es un software ERP y las ventajas de implementarlo en tu negocio, así como las características de estos sistemas que integran todas las operaciones de tu empresa para que tengas una gestión eficiente, a través de una plataforma unificada e integral.

Qué es un sistema ERP

  • Características de los programas ERP
  • Para qué sirve un software ERP

Por qué usar un ERP en tu negocio

  • Tips de ERP
  • Aspectos para implementar un ERP

Un negocio, y en sí cualquier emprendimiento, mientras más orden y planeación tenga, mejores serán sus resultados, porque tendrá una estrategia y control; no estará dejando el rumbo operativo al azar. De ahí que cada vez sea más necesario contar con programas que ayuden con estas tareas, tal es el caso de los software ERP.

Si te preguntas qué significa ERP es “Planificación de Recursos Empresariales”, ya que proviene de las siglas en inglés: Enterprise Resource Planning. Un concepto fundamental para el desarrollo de una compañía. Seguramente los has escuchado, pero en ocasiones dejamos de lado la opción de usarlos en nuestra compañía porque creemos que solamente son para grandes empresas u operaciones muy complejas. Pero nada de eso.

En entidades como Chihuahua el crecimiento empresarial ha tenido como factor clave el uso de ERP y si se ha popularizado tanto el uso de estos sistemas es porque integran distintos departamentos y actividades de una empresa, lo cual se traduce en ahorro de tiempo, menos errores y mayor productividad, en cualquier tipo de compañía.

Un sistema ERP se convierte en un elemento esencial para una organización que busca crecer en el mercado donde tiene su operación. No importa qué tipo de información ni cuál sea el volumen de datos que maneje, estos programas la concentran y unifican, conectando todo entre sí para que esté a disposición de todos los colaboradores dentro de una compañía.

En este artículo te diremos qué son los ERP , para qué sirven , cuáles son sus ventajas y por qué debes considerar implementar un software ERP para tu negocio, con el fin de que tengas mayores ventajas competitivas en un mundo empresarial tan competido.

Qué es un sistema ERP

Se trata de plataformas, software o programas que integran diferentes aplicaciones y funcionalidades, con lo cual permite concentrar la información y operación de una empresa, sus departamentos y puestos. Impulsa el orden y la planeación, además de que automatiza muchos procesos de diferentes áreas como administración, compras, producción, logística, recursos humanos, marketing, servicios, etcétera.

Los sistemas ERP unifican una gran cantidad de datos, procesos y permiten mayor control y flujo de las operaciones. Estas plataformas se adaptan para cualquier tipo de negocio, independientemente de su giro, tamaño o nivel de operación.

Los ERP se distinguen de cualquier otro programa de gestión empresarial porque tiene una visión más amplia al integrar todo lo relacionado con un negocio. Si bien se habla de estos desde los 60’s, el concepto moderno realmente detonó a finales de los años 90. Es a partir del nuevo milenio cuando estas plataformas se estructuraron de forma más compleja.

Al ser un software informático constantemente se están actualizando y haciéndose más robustos, con lo cual te mantienes a la vanguardia.

Características de los programas ERP

Los software ERP son plataformas muy completas, con gran capacidad, pero a la vez con facilidad para su uso una vez que se ha implementado en una empresa. Entre las características que los hacen destacar se encuentran:

Modular: Son programas que trabajan por módulos, de tal forma que cualquier tipo de organigrama que tenga un negocio tendrá cabida para su manejo y control de operaciones desde esta plataforma. Los módulos que generalmente abarcan son: procesos financieros, administración de recursos humanos, cadena de suministros, procesos de manufactura y servicio al cliente.

Usabilidad: Fácil implementación y uso, muy intuitivo. Presenta una gran capacidad de mantenimiento con muy poco esfuerzo.

Adaptable: Las funciones y aplicaciones son flexibles, ya que se adaptan justo al tipo de operación de cada empresa. Aunque sea un ERP prediseñado lo podrás configurar con base en tus necesidades.

Integral: Estas plataformas operan de forma integral, por lo tanto, vincula toda la información aunque sea de distintos departamentos o incluso entre sucursales o a distancia.

Escalable: Es una de las características esenciales que ha impulsado el uso de los sistemas ERP, ya que puedes empezar con una gestión menor, sin tantas aplicaciones o probando en un departamento específico y conforme vayas teniendo resultados lo puedes escalar a más divisiones o si tu operación se vuelve más compleja las plataformas escalan a un nivel superior para poder soportar el ritmo de tu negocio.

Centralizado: Cuando te cuestiones qué son los ERP, inmediatamente debes pensar en la unificación de información y de datos, es lo más valioso que puedes tener para control, visibilidad y orden de todas las actividades que se llevan a cabo dentro de una organización.

Personalización: Estos sistemas te permiten una gran personalización y configuración particular para tu negocio; no se basan en una operación general con la cual tu empresa se adapte al programa, al contrario, los ERP se amoldan justo a tu operación.

Compatibilidad: Los programas ERP presentan una gran compatibilidad con otros sistemas, aplicaciones y modelos de negocio que utilices, por lo cual asimilan y trabajan sin problema con otros programas que van integrando a su control y gestión desde una misma plataforma.

Automatización: Además de la captura de datos automática, muchas actividades se pueden automatizar de forma eficiente.

Sincronización: Todos los departamentos o áreas se sincronizan a través de esta plataforma.

Para qué sirven los ERP

Estos sistemas te ayudan en general a la mejor gestión de tu negocio, para optimizar procesos, automatizar actividades, tener mayor control, en fin, a ser más productivo y rentable. Dependiendo del uso que le des a una plataforma de este estilo, los beneficios pueden ser mayores, por eso es recomendable que conozcas a fondo el programa que usarás y tengas claro los alcances del mismo.

Contar con toda la información y que esta sea visible en tiempo real, vinculada y disponible de forma fácil, hará más potente a tu negocio. Asimismo, reduces costos operacionales, simplificas procesos, generas mejores prácticas y puedes establecer una política de mejora continua.

Aquí una lista de algunas ventajas de implementar un software ERP para cualquier organización:

  • Control y trazabilidad.
  • Fácil de usar e implementar.
  • Ahorro de tiempo y recursos.
  • Optimizas procesos.
  • Seguridad de datos.
  • Mejora la toma de decisiones.
  • Mayor productividad.
  • Planificación.
  • Rápido retorno de inversión.
  • Se evita la duplicación de datos.
  • Impulsa ambientes de trabajo colaborativos.
  • Procesos eficaces y eficientes.
  • Cuentas con una infraestructura homogénea.
  • Menores riesgos y factores de error.
  • Integración óptima de datos.
  • Aumenta la satisfacción y fidelización de clientes.

Por qué usar un ERP en tu negocio

Los mercados se han vuelto más complejos y exigentes, destacar frente a la competencia es cada vez más difícil, así que necesitas fluir de forma integral para que tu negocio marche de tal forma que no des margen de error.

Esto lo logras a través de programas ERP, es decir, un nivel de amplio control en todos los aspectos de tu empresa. Piensa que estos sistemas no van en contra de tu modelo de negocio o cómo haces las cosas en tu compañía, porque se adaptan a tu operación con el fin de que seas más rápido y eficiente.

Si estás analizando por qué usar un sistema ERP en tu negocio, ponte de lado del cliente o usuario, sin duda cuando tienes una gran experiencia de compra porque todo está en orden, te responden rápidamente y tienes el servicio ideal, entonces te sientes bien como para seguir siendo cliente de una compañía. Es justo lo que quieres hacer con tus clientes.

El tiempo es valioso para todos; para ti como emprendedor o dueño de un negocio, para tu equipo de trabajo, para tus proveedores y clientes. Con este tipo de programas optimizas los tiempos de todos en una gran forma.

Con esa rapidez, más un flujo óptimo y el gran control sobre tu información, ten por seguro que habrá más pedidos, más clientes satisfechos y, por lo tanto, mayores ventas en tu negocio. Conoce aquí cómo aumentar los beneficios de una empresa.

Tipos de ERP

Estas plataformas puedes implementarlas en las áreas o departamentos que decidas, aunque siempre será mejor que toda la operación de tu empresa se gestione a través de un sistema ERP . Por ello hay dos grandes tipos de ERP:

ERP personalizado:

Se trata de un software o una plataforma diseñados exclusivamente para tu organización, desde cero, en lo que podríamos llamar un traje a la medida. Esto sin duda sería valioso y te haría marcar la diferencia, pero es más costoso y puede tardar más tiempo su implementación.

ERP modular:

Son programas prediseñados que presentan una gran variedad de configuraciones para que se adapte a las necesidades de tu operación. Estos pueden ser software desarrollados para una industria específica, para un tipo de actividad o departamento en particular o programas generales pensados para una administración estándar de una empresa.

Aspectos para implementar un ERP

Antes de que implementes un software ERP considera las necesidades de tu empresa y además debes tener muy clara la operación de tu organización. Para este punto será ideal que analices tu modelo de negocio, tu plan de acción, estrategias, el organigrama y todos los fundamentos que le dan sentido a tu empresa; de esta forma identificarás dónde están las áreas de oportunidad con tu sistema ERP.

Es importante que en esa revisión previa de tu esquema empresarial identifiques los flujos de información en tu operación por departamentos o áreas, por puestos clave, etcétera. Recuerda que un programa ERP unifica y concentra todos los datos con los que operas.

Si en esta revisión consideras que hay un proceso o flujo que debas modificar para optimizarlo, hazlo, es una gran oportunidad de que hagas mejoras en tu empresa.

Posteriormente, determina cuál será el área por la que iniciarás la implementación de tu sistema y realiza un plan de cómo irás integrando los demás departamentos y puestos.

Genera un documento de capacitación para todos los que integran tu negocio para que puedas explicar de forma precisa cómo usarán esta plataforma, respuestas a dudas frecuentes, etcétera. Este también te servirá como fuente de capacitación para el personal que se vaya sumando a tu compañía.

Destina un tiempo realista para la configuración e implementación de tu sistema, no quieras hacerlo tan rápido que termines siendo descuidado o sin conocer su potencial porque desperdiciarás esta herramienta. Asegúrate que tu proveedor del software ERP te dará el soporte adecuado en todo momento para que utilices al máximo la plataforma. Además debes contar con garantías de que todos tus datos estarán protegidos.

Finalmente, toma en cuenta que estos programas te representará un costo fijo mensual, que bien lo vale porque ahorrarás más y el retorno de inversión es muy rápido, pero debes tenerlo dentro de tu plan de inversiones.

Verifica cómo son las actualizaciones de la plataforma para que no tengas problema después de un tiempo de operarla por cuestiones de versiones. Asimismo, las necesidades de conexión de internet que requieras y si conlleva un equipo físico.

Ahora ya conoces las características y ventajas de un sistema ERP , principalmente por la optimización de procesos, control, ahorro en tiempo y la integración de aplicaciones, justo lo que te ofrece QuickBooks Online, un software contable ERP especializado con el que tienes el control total de tu empresa.

QuickBooks Online se ha enfocado en las PyMEs para ser su socio estratégico en todo lo relacionado con la contabilidad, desde facturación ilimitada hasta reportes avanzados, además puedes monitorea tus ventas, gastos y cuentas para tener la información en tiempo real de tu negocio al alcance de la mano.

Ahorra tiempo con la automatización de procesos, haz un seguimiento de quién te debe y recibe tus pagos fácil y rápido. Es importante tener un ERP especializado en contabilidad porque esta actividad es fundamental para que un negocio tenga orden y prospere, pero a veces se pueden dificultar estos procesos porque no son parte del corazón de tu actividad empresarial, así que QuickBooks Online está para ayudarte. Conoce más sobre QuickBooks Online aquí.

La información puede ser resumida y por lo tanto incompleta. Este documento / información no constituye, y no debe considerarse un sustituto de asesoramiento legal o financiero. Cada situación financiera es diferente, el asesoramiento proporcionado está destinado a ser general. Póngase en contacto con sus asesores financieros o legales para obtener información específica de su situación.

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