2020-03-15 12:59:45 Facturación electrónica English Te mostramos los pasos a seguir para consultar tus facturas electrónicas emitidas, a través del portal del Servicio de Administración... https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/es_mx_qrc/uploads/2020/02/s-o-c-i-a-l-c-u-t-r0saaqnjejq-unsplash.jpg https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/facturacion-electronica/consultar-facturas-electronicas/ Pasos para consultar tus facturas electrónicas emitidas

Pasos para consultar tus facturas electrónicas emitidas

12 Minutos para leer

Hoy en día, emitir y recibir facturas electrónicas es un hábito para los contribuyentes en México. No importa qué tan nuevos sean, o qué tan seguido realicen este procedimiento: tarde o temprano, es un proceso legal al que estamos comprometidos cada vez que hacemos un acuerdo comercial con otro contribuyente.

Lo cierto es que, al inicio es muy común que te sientas desfamiliarizado con el sistema y los requisitos del Servicio de Administración Tributaria (SAT) y que te pierdas entre tantas funciones.

Una de las herramientas que te ayudan a llevar un mejor control de aquellas facturas que recibes, en especial cuando has extraviado alguna por accidente, es la de consultar tus facturas electrónicas recibidas. Incluso cuando eres sumamente ordenado con tu contabilidad electrónica es posible que puedas sacarle provecho a esta herramienta. ¿No sabes cómo? Es muy sencillo. Aquí te compartimos estos y otros pasos que pueden serte de mucha utilidad.

El inicio de las facturas electrónicas (CFDI)

Si alguna vez te has preguntado en algún momento el origen y el por qué de la facturación electrónica, te ponemos en contexto:

A partir del año 2004, la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP) creó el primer esquema de facturas electrónicas. Éste se implementó con la versión 1.0 y, de acuerdo con la Asociación Mexicana de Proveedores Autorizados de Certificación (AMEXIPAC), en tan solo un año se realizaron más de 139 mil transacciones por este medio.

Este esquema de facturas electrónicas, como su nombre lo indica, genera facturas digitalmente, a través de diferentes medios electrónicos. Es por esto que, en el año 2010, se anunció la creación del Comprobante Fiscal Digital por Internet, conocido como CFDI, el cual es un comprobante electrónico implementado en México, respaldado por las normas y los estándares del sistema tributario del país.

Estos CFDI son la nueva representación de las facturas o recibos y cumplen con las funciones de avalar las operaciones de compra y venta, es decir, avalan ante el Sistema de Administración Tributaria (SAT), cada una de las operaciones donde intervienen un comprador y un vendedor. Además, este documento electrónico compromete a la persona que adquiere un bien o servicio a realizar el pago especificado en el cuerpo del comprobante.

Y si todavía no encuentras gran diferencia o ventaja entre las facturas electrónicas en comparación con las “antiguas”, incluso si desconfías de su validez o crees que son más proclives a la falsificación, te contamos que, cada una de las facturas electrónicas emitidas mediante el sistema gratuito del SAT o a través de algún otro sistema certificado, como QuickBooks, contiene un sello digital que le otorga un distintivo único y válido ante el SAT; una cadena digital que funciona como un resumen del contenido de la factura, y un folio, el cual señala el número de operaciones que realiza el vendedor o prestador de servicios.

Ya sea que emitas o recibas una factura, si consideras los puntos anteriores, puedes estar seguro de la legalidad de los CFDI’s que manejes.

En caso de que sigas dudando de la veracidad de una factura recibida, que tengas desconfianza del proveedor que la emite y creas que se trata de una factura apócrifa, no te preocupes, en este otro artículo te decimos cómo puedes detectarlas.

El primer paso para consultar tus facturas electrónicas

Si utilizas la página del Servicio de Administración Tributaria, esta serie de pasos te serán de gran utilidad si estás buscando una factura y necesitas encontrarla con rapidez.

Entre los requisitos para consultar tus facturas electrónicas se encuentran:

  • Haber tramitado tu Registro Federal de Contribuyentes (RFC). 
  • Tener activa tu e.firma.
  • Contar con tu contraseña de acceso al SAT. 

Todos los contribuyentes que hayan realizado o recibido sus facturas pueden utilizar la página del SAT para realizar esta consulta, pues el sistema cuenta con un buzón que recibe los comprobantes .XML de manera automática.

Cabe destacar que puedes realizar esta consulta en cualquier momento, solo necesitarás una conexión a internet, ya que este servicio se encuentra disponible totalmente en línea.

Paso a paso para consultar tus facturas  electrónicas

Existen dos formas de ingresar al Sistema de Administración Tributaria. La primera es ingresando los datos de tu RFC y contraseña; la segunda es a través de la e.firma. Es importante resaltar que, para poder ingresar con la firma electrónica, el navegador debe de contar con la versión actualizada de JAVA, esto con el fin de poder cargar correctamente los archivos .CER y .KEY, que corresponden a las extensiones o formatos de los archivos que la autoridad fiscal del SAT te entrega en una USB, cuando das de alta el trámite de tu e.firma.

Si no cuentas con la versión más actualizada de este software, no te preocupes: el SAT, te redirigirá a la página oficial del software para su correcta descarga o actualización.

1.- Una vez que poseas todos los documentos para el acceso a la plataforma, tienes que entrar a la página del Sistema de Administración Tributaria a través de este link: sat.gob.mx.

2.- Una vez dentro del portal, deberás seleccionar el icono de “Factura Electrónica”, el cual está representado por una hoja de papel con una arroba y ubicado en el menú superior de la página.

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3.- Al seleccionar este icono, se abrirá un menú desplegable con 6 opciones. En esta lista deberás seleccionar el apartado “Cancela y recupera tus facturas”.

4.- En la siguiente página, tendrás que autentificarte para entrar al sitio, utiliza tu RFC y contraseña o tu e.firma para entrar.

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5.- Al acceder, verás varias opciones, en orden de aparición, las cuales te explicaremos enseguida:

Consultar facturas emitidas:

En esta opción podrás ver todas las facturas electrónicas que tú, como contribuyente, has expedido a terceros, es decir, a las personas que han adquirido un bien o servicio que vendes u ofreces.

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Consultar facturas recibidas:

En este apartado, puedes consultar facturas electrónicas que los proveedores o empleados emitieron para ti, por ejemplo, si eres una empresa que ocupa servicios de personal por honorarios, aquí podrás checar las facturas que ellos han expedido para ti.

Recuperar descargas CFDI:

Cada vez que generas una factura, aparecen dos archivos: uno .PDF y otro .XML. El primero es la representación impresa del segundo documento, y ambos son necesarios para la contabilidad electrónica. Esta opción te permite recuperar tus descargas, en caso de que las hayas perdido o no las encuentres.

Consultar solicitudes de cancelación:

Antes era posible cancelar los CFDI sin autorización; ahora, en algunos casos, se necesita que el receptor de la factura te autorice una cancelación. Tiene aproximadamente 48 horas para hacerlo o, de lo contrario, tu solicitud será aceptada de forma automática.

Consultar tus facturas electrónicas emitidas

Para consultar estas facturas, tienes que seleccionar la primera opción en el menú. Una vez dentro, hay dos maneras de proceder con tu búsqueda:

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La primera es mediante tu folio fiscal, y éste aparece en la parte superior de la página. Para utilizar esta opción, es necesario que introduzcas de forma manual el folio fiscal de la factura en cuestión (generalmente este folio consta de 32 caracteres entre letras y números). Este número lo encuentras en el nombre del archivo descargado, o en caso de que lo hayas cambiado, también puedes revisarlo en tu factura (lo encontrarás en la parte superior).

La segunda forma es mediante la fecha de emisión. Aquí consultarás la factura de acuerdo al año, mes y día en que generaste dicho comprobante. Para esto, debes seleccionar específicamente la fecha inicial y final de emisión, incluso puedes agregar la hora (en caso de que la recuerdes) para hacerlo más sencillo. Esto es para que tengas un rango de tiempo en el que se buscará la factura.

En la plataforma también existen otros campos que no son obligatorios pero te pueden ayudar a encontrar tu factura. Estos son:

RFC receptor: En esta opción debes agregar el Registro Nacional de Contribuyentes de la persona o la empresa a la que enviaste la factura.

Estado del comprobante: Esta opción te permite seleccionar en una lista el estatus de tu factura, es decir, si tu factura ya fue cancelada o está vigente.

Tipo de comprobante: Aquí encontrarás un menú desplegable con distintas opciones de comprobantes que puedes buscar, entre ellas están: acreditamiento de IEPS, certificado de destrucción, compra-venta de divisas, donatarias, estados de cuenta bancarios, ingresos de hidrocarburos, obras de artes y antigüedades, pago en especie, recibo de donativo, recibo de pago de salarios, timbre fiscal digital, venta de vehículo, entre otras.

Consultar facturas electrónicas recibidas

Una vez que sigas el procedimiento anterior te será mucho más sencillo llevar a cabo otras consultas similares. Si necesitas consultar tus facturas electrónicas recibidas, sigue estos pasos.

Para consultar estas facturas debes de seleccionar la opción en el menú “Cancela y Recupera tus Facturas”. Una vez que lo hagas, el proceso para buscar una factura recibida es exactamente el mismo antes mencionado, es decir, el de consultar tus facturas emitidas. Puedes buscarlas y revisarlas mediante el folio fiscal y la fecha en que te fue emitido elcomprobante tributario.

Una vez que encontraste la factura emitida o recibida mediante el folio fiscal o por medio de la fecha de emisión, podrás encontrar en ella los datos completos: el folio fiscal, el RFC emisor, nombre o razón social, el RFC receptor, el nombre o razón social del receptor, la fecha de emisión, la fecha de certificación, el PAC que certificó, el total de la factura, el efecto del comprobante y, finalmente, el estatus del comprobante.

Si es una factura que apenas está en proceso de cancelación, también te aparecerá el estatus del proceso de cancelación. Si es una factura que ya se canceló, podrás ver también la fecha del proceso de cancelación.

Hay 4 opciones que puedes realizar con tu factura: la primera es “Ver detalle”, esto te permitirá ver la factura desde la misma plataforma; la segunda opción es “Descargar”, ésta bajará en tu computadora el archivo .XML para que lo tengas almacenado y puedas visualizarlo en el momento que necesites; la tercera es “Recuperar representación impresa”, esta opción descargará la factura en un archivo .PDF, donde podrás ver toda la información de tu comprobante, incluso imprimirlo.

También podrás seleccionar un pequeño cuadro a la izquierda, al activarlo verás desplegada una o varias acciones para la factura como: descargar seleccionados, descargar metadata, exportar resultados a .PDF y, finalmente, cancelar seleccionados. Esta última opción es para que enviar la solicitud de cancelación al receptor de la factura.

Contingencia Sanitaria 2020

Para poder ingresar a la plataforma del SAT, es necesario contar con todos los documentos obligatorios mencionados en un inicio: RFC, contraseña y firma electrónica. Si no cuentas con alguno de ellos, no te será posible consultar las facturas emitidas o recibidas.

Si no cuentas con alguno de estos requisitos, o requieres actualizar estos datos (la contraseña, por ejemplo), es necesario realizar una cita y acudir a las oficinas del Sistema de Administración Tributaria. Sin embargo, a partir de la emergencia sanitaria por COVID-19, es posible y más conveniente que lo hagas a través de la página de internet: satid.sat.gob.mx.

Mediante el minisitio, los contribuyentes podrán generar o actualizar una contraseña, solo con la ayuda de una identificación oficial vigente y un dispositivo con conexión a internet.

Beneficios de usar las facturas electrónicas

Como has podido ver a lo largo de este artículo, los beneficios de usar las facturas electrónicas son múltiples pero, entre todos ellos, destaca el ahorro de dinero y de espacio físico en tu oficina, pues eliminan los gastos en insumos de oficina como: papel, tinta, sellos, etcétera. Además, al hablar de comprobantes totalmente digitales, hablamos de la eliminación de cualquier gastos de envío y de una mayor seguridad ante posibles errores humanos que, con la llegada de la facturación en su versión 3.3, disminuyen en gran medida, gracias a la automatización de datos, por ejemplo, el autollenado de los campos de registro.

Para explicar mejor estas funciones, al acceder al portal gratuito del SAT o a través de otro sistema de facturación electrónica, como QuickBooks, puedes guardar muchos datos de tus clientes y proveedores, de modo que te evitas la fatiga de capturar toda la información, dígito por dígito, cada vez que realizas una factura. Ejemplo de esto es el autollenado del RFC y la razón social de clientes frecuentes.

Por otro lado, la seguridad y la accesibilidad a estos archivos digitales se vuelve más fácil, gracias a que estas facturas quedan almacenadas en tu computadora o en la nube, y puedes disponer de ellas en cualquier momento para una posible corrección o cancelación, o simplemente como una medida de verificación, para llevar un orden contable y preparar tus declaraciones.

Pero, si el portal SAT todavía te parece laberíntico y lento, y quieres hacer todavía más fácil el proceso de tu contabilidad electrónica cotidiana, acércate a QuickBooks: los planes que ofrece son muy accesibles para las PyME’s e independientes, y se adapta a las necesidades que buscas. A través de este sistema en la nube puedes ahorrar hasta 16 horas al mes en trámites contables, realizar tus conciliaciones bancarias, crear reportes específicos para tu empresa, entre muchas más funciones.

Mantente en constante aprendizaje

Como puedes notar, consultar tus facturas electrónicas recibidas o emitidas, entre otras funciones similares, es un proceso que consta de pocos y sencillos pasos. Para éste y otros trámites, no necesariamente tienes que ser un experto en contabilidad ni contratar los servicios de un contador: puedes hacerlo tú mismo, y una vez que crees la disciplina de llevar al día la contabilidad de tu negocio o de tus proyectos (en caso de que seas trabajador independiente), verás que las historias que se suelen escuchar respecto al SAT y sus procesos son, en su mayoría, grandes prejuicios. Para erradicarlos e instruirte en aspectos sobre contabilidad y educación financiera, te invitamos a desmontar los mitos de la facturación electrónica que debes abandonar y, por supuesto, a seguir pendiente del material que compartimos en el blog de QuickBooks.

Mantente informado y en constante aprendizaje financiero. Recuerda que la educación financiera y contable es una buena manera de hacer crecer tus proyectos laborales.

La información puede ser resumida y por lo tanto incompleta. Este documento / información no constituye, y no debe considerarse un sustituto de asesoramiento legal o financiero. Cada situación financiera es diferente, el asesoramiento proporcionado está destinado a ser general. Póngase en contacto con sus asesores financieros o legales para obtener información específica de su situación.

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