Empecemos a usar QuickBooks Online

Mientras tengas conexión a Internet en tu computadora o dispositivo móvil, podrás acceder a QuickBooks Online desde donde estés; siempre está actualizado y solo toma unos minutos crear una cuenta y poner todo en funcionamiento.

Para elegir tu suscripción a QuickBooks Online, visita la página de precios de QuickBooks. Si necesitas modificar tu suscripción más adelante, puedes hacerlo porque no tienes ningún contrato.

Consejo: Antes de comenzar, revisa los requisitos del sistema a fin de asegurarte de contar con todo lo que necesitas para tener la mejor experiencia con QuickBooks.

Si ya tienes una cuenta con Intuit para alguno de nuestros otros productos, puedes iniciar sesión con esas credenciales. Si no es así, llena el formulario de registro para crear una cuenta.

Después de iniciar sesión, responde las preguntas sobre tu negocio. Esto nos ayuda a configurar el archivo de tu empresa y a personalizar el programa para que se adapte mejor a tus necesidades.

Posteriormente, aparecerá el panel de QuickBooks, que funciona como página de inicio para todas las actividades de QuickBooks. Aquí también podrás encontrar un resumen del estado de tu negocio.

El panel muestra información básica sobre el estado actual de tus ingresos y gastos. Estos valores cambian en tiempo real y muestran información general actualizada sobre la situación financiera de tu empresa:

Consulta más información sobre el panel de inicio en nuestro artículo.

Ahora puedes empezar a agregar información sobre tu negocio.

Selecciona Configuración ⚙ y, luego, Cuenta y configuración. 

Llena la información en cada sección de la barra del menú izquierdo. Conforme vayas avanzando, QuickBooks te hará algunas preguntas sobre qué necesitas hacer y cómo planeas usar las distintas funciones. Se guardará tu información y se configurarán los ajustes automáticamente. Siempre tendrás la opción de cambiar esta configuración después.

La fuente bancaria es una de las características más útiles y de las que más ahorran tiempo en QuickBooks Online.

Cuando conectas tus cuentas bancarias y de tarjetas de crédito a QuickBooks Online, se descargan las últimas transacciones y se clasifican automáticamente para que las revises. Tendrás la información actualizada sobre las ventas y los gastos sin tener que introducir ningún dato.

Si tienes que agregar información más antigua, puedes cargar las transacciones manualmente. Esto será necesario si quieres incluir información previa a la fecha en que conectaste tus cuentas bancarias y de tarjetas de crédito con QuickBooks Online.

Sigue estos pasos para conectar una cuenta bancaria o de tarjeta de crédito:

1. Selecciona Banca.
2. Selecciona Agregar cuenta.
3. Selecciona el banco e inicia sesión en tu cuenta. 

Sigue las instrucciones paso a paso incluidas en nuestra guía para conectar cuentas a QuickBooks Online.

Si tienes listas actuales de otra empresa de QuickBooks o de otra aplicación contable; por ejemplo, las que se usan para proveedores, clientes, inventario o un plan de cuentas, puedes importarlas a QuickBooks Online.

Nota: Si ya importaste correctamente las listas de proveedores, clientes e inventario de otra aplicación, puedes avanzar directamente a Personalizar tu factura.

Sigue las instrucciones paso a paso incluidas en nuestra guía para enviar listas a QuickBooks Online.

Las facturas constituyen un aspecto importante de la operación de tu negocio. El proceso de facturación funciona mejor con facturas personalizadas para cada cliente.

En el menú izquierdo, selecciona + Nuevo y, luego, Factura: 

Para personalizar la apariencia de la factura, selecciona Personalizar al pie de esta. Puedes editar la plantilla existente o crear un estilo totalmente nuevo. 

En la página siguiente, puedes agregar un logotipo, cambiar la fuente y el color o importar un estilo personalizado:

Si tienes facturas existentes que te gustaría importar a QuickBooks, puedes hacerlo por lotes.

Mira el siguiente video para obtener instrucciones paso a paso sobre cómo crear, personalizar y enviar una factura.

Es fácil agregar el impuesto sobre las ventas a tus facturas y recibos, y realizar un seguimiento de lo que debes. En el menú izquierdo, selecciona Impuestos.

QuickBooks te guiará en el proceso mediante preguntas sobre tu empresa y sobre cómo manejas el impuesto sobre las ventas actualmente.

Para conocer las instrucciones paso a paso, lee nuestro artículo de ayuda acerca de cómo configurar los códigos del impuesto sobre las ventas.

Los usuarios que agregas pueden ayudarte a administrar tus libros según el nivel de acceso que les otorgues.

QuickBooks Online tiene cinco tipos de usuarios:

• Administrador principal
• Administrador de la empresa
• Usuarios estándar
• Usuarios para informes solamente
• Usuarios para seguimiento de horas trabajadas solamente

Selecciona Configuración ⚙️ y, luego, Administrar usuarios. La persona que configuró la cuenta de QuickBooks Online será el administrador principal de manera predeterminada, pero puedes asignar esa función a otro usuario si lo prefieres.

En la mayoría de los casos, puedes personalizar tanto el usuario como su nivel de acceso. Puedes cambiar o ajustar el acceso que les das a los usuarios en cualquier momento. 

Además, tienes acceso al Registro de auditoría. Esta función es útil si quieres ver lo que ha hecho un usuario específico dentro de QuickBooks Online. Selecciona Configuración ⚙️ y, luego, Administrar usuarios. Selecciona la flecha hacia abajo junto a un nombre y, luego, Ver la actividad del usuario.

Si tienes contador, puedes invitarlo a que maneje tu empresa de QuickBooks. He aquí cómo:

1. Selecciona Configuración ⚙️ y, luego, Administrar usuarios. 
2. Ve a la pestaña Estudios contables y, luego, introduce su dirección de correo electrónico en el campo de texto.
3. Selecciona Invitar.

Consulta otros recursos que ofrecemos sobre QuickBooks Online:

Información y soporte de QuickBooks Online: Para acceder a las guías de usuario, tutoriales en video y más, visita Información y soporte de QuickBooks Online.