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Contador revisando una factura proforma
contabilidad

¿Qué es la factura proforma?

La factura proforma es uno de los documentos que se puede entregar de manera provisional al cliente, aquí se pueden ver los detalles de las actividades realizadas entre dicho cliente y la empresa o negocio.


Esta factura por sí sola no tiene un valor comercial, pero sí sirve para detallar los puntos que debe contener una factura definitiva, ya que se trata de un documento informativo que se usa en compañías y comercio internacional.


Los conceptos que no deben faltar en este tipo de documentos son referidos principalmente a aquellos que notifican valores, precios, condiciones del bien o servicio y hasta los impuestos aplicables, todo esto es comparable con un presupuesto, donde tenemos que tomar en cuenta todos los cargos que se realizarán en la transacción para no perder el objetivo. 



¿Cómo hacer una factura proforma?


El proceso para elaborar una factura proforma es similar al de una factura normal, por lo que se deben incluir los detalles de identificación de actividad, de la prestación del servicio o bien y los datos tanto del prestador de los servicios como de quien recibe el beneficio. 


Al momento de crear la factura proforma se deben incluir la siguiente información: 


  1. La leyenda “factura proforma” de manera legible y clara. Dicha leyenda debe estar ubicada en el título del documento.
  2. La fecha en la que fue emitida. 
  3. Datos de la entidad que la emite o genera; aquí se deberá incluir el nombre de la empresa, número de identificación fiscal, así como los datos de contacto, además del domicilio, datos de identificación del vendedor y razón social.
  4. Datos del cliente que está realizando la operación con la entidad. 
  5. Descripción del producto o servicio que se está proporcionando o está adquiriendo, así como el detalle desglosado de precio de cada unidad, número de artículos, sin dejar de lado el precio total. En este apartado, en caso de ser necesario o requerirse, se deben de agregar los datos de transportación y los costos adicionales que genere esta operación. 
  6. Los impuestos aplicables sobre la operación también deben estar detallados.


Estos datos son indispensables porque servirán de guía al momento de crear la factura definitiva, facilitando que todo quede registrado dentro de la operación.





¿Para qué sirve una factura proforma?


Como ya lo comentamos, el objetivo de una factura proforma es poder brindar facilidades al comprador en cuestión de gestionar los detalles derivados de una compra. Aquí puede conocer los detalles de los gravámenes, impuestos, licencias, permisos y más, por lo que es fundamental que esa información se encuentre expresa en la factura. 


Para poder emitir este tipo de factura, se deben designar folios consecutivos para cada una de las operaciones; así es más fácil poder identificar el proceso. Además, es de suma importancia que en la factura proforma y en la factura definitiva fiscal no haya diferencias en las cifras documentadas. Esto aplicaría tanto para los costos como para la descripción del concepto.



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Elementos de una factura proforma


Uno de los elementos más importantes que debe tener esta factura es la aclaración de que se trata de un documento “Proforma”, lo anterior debe ser visible para que no se llegue a confundir con las facturas fiscales y comerciales. 


Además, se deben incluir los detalles de la operación para que quede constancia del compromiso que adquiere el vendedor de proporcionar los servicios o productos al precio especificado.


Los elementos de una factura proforma son: 


  1. Los datos del prestador del bien y servicio: deberán incluirse datos como el nombre comercial, razón social, entre otros.
  2. Datos del comprador o cliente: deberá tener registro de nombre comercial, razón social, etcétera.
  3. Concepto y descripción del bien o servicio.
  4. Precio: costo por unidad, así como el costo por volumen y el costo total de la operación.
  5. Fecha de emisión.



Modelos de facturas proforma


Para aquellas personas u organizaciones que busquen eficientar su actividad y registro económico, hay modelos de facturas que pueden facilitar este proceso, por lo que elegir aquella en la que se demuestre su actividad y que vaya de acuerdo a sus operaciones es fundamental. Aquí podrás conocer un modelo básico que brindará una aclaración sobre el concepto de esta factura.

Formato de Factura Proforma





ID Concepto Cantidad Costo unitario Costo total
1 Audífonos inalámbricos 2 $1,000.00 $2,000.00
2 Teclado inalámbrico 5 $799.99 $3,999.95
3 Silla gamer 2 $2,500.00 $5,000.00
$10,999.95

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